Il sito personale offre una posizione centralizzata per la gestione e l'archiviazione di documenti, contenuti, collegamenti e contatti, fungendo da punto di contatto per gli altri utenti nell'organizzazione, che possono reperirvi informazioni sull'utente e sulle sue conoscenze e interessi. I provider di contenuti possono utilizzare il sito personale come metodo di personalizzazione delle informazioni rese disponibili agli utenti.

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• Panoramica

• Sito

• Modalità di utilizzo del sito personale

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Panoramica

Il sito personale offre:

• Una posizione centralizzata per visualizzare e gestire tutti i documenti, le attività, i collegamenti, il calendario, i colleghi e altre informazioni personali dell'utente.
• Un modo per gli altri utenti di informarsi sull'utente e sul suo grado di esperienza, sui progetti correnti e sulle relazioni con i colleghi.
• Un luogo dove i provider di contenuti possono assegnare informazioni all'utente in base alle informazioni inserite nel profilo dall'utente e dalla sua organizzazione, ad esempio titolo, reparto e interessi.
• Un luogo dove gli amministratori possono presentare siti Web personalizzati.

Come sito personale dedicato, il sito personale offre una posizione unica dove gestire tutti i documenti, i contenuti e le attività dell'utente in qualsiasi sito dell'organizzazione. È inoltre possibile presentare contenuti e documenti ad altre persone, creare proprie aree di lavoro, offrire ad altre persone informazioni su se stessi e apprendere informazioni sullo stato dei propri colleghi.

Nel sito personale sono inclusi elenchi di appartenenze, ad esempio liste di distribuzione, e viene mostrato in che modo è possibile condividere tali elenchi con altri utenti. Il sito personale visualizza l'elenco dei propri colleghi e un diagramma gerarchico dell'organizzazione che mostra la posizione dell'utente all'interno del proprio team di riferimento. Quando altre persone visitano il sito personale, possono visualizzare rapidamente gli elementi in comune tra loro e l'utente, i colleghi conosciuti da entrambi, le appartenenze comuni e il primo responsabile condiviso.

I gruppi di privacy consentono di stabilire chi può visualizzare alcune delle informazioni nella pagina pubblica dell'utente, ad esempio l'elenco dei colleghi, le appartenenze alle liste di distribuzione, le conoscenze e gli interessi dell'utente e altre informazioni che si desideri siano visualizzate solo dal proprio gruppo di lavoro o dal proprio responsabile. Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sui gruppi di privacy.

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Sito

Per impostazione predefinita, il sito personale include due aree: un sito personale denominato Home pagina personale e una pagina di profilo pubblica denominata Profilo personale.

L'utente è l'amministratore del sito personale, la cui prima pagina è una home pagina privata. Il sito personale è analogo a un sito personale di Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. È possibile creare raccolte documenti e raccolte immagini, calendari, sondaggi, attività e altri elenchi di SharePoint. È possibile creare altre pagine nel sito personale e includere collegamenti a esse utilizzando l'home pagina pubblica. Qualsiasi documento ed elenco creato nel sito personale può essere condiviso con altre persone oppure visualizzato solo dall'utente.

L'amministratore determina l'aspetto della pagina di profilo, ma è l'utente a decidere se aggiungere dettagli ulteriori. È inoltre possibile controllare la modalità di condivisione di parte del contenuto della pagina di profilo pubblica con gruppi diversi di persone, analogamente a un filtro. Per ulteriori informazioni sulla privacy del contenuto, vedere Privacy delle informazioni nel sito personale .

Altri gruppi nell'organizzazione possono creare siti che includono contenuti personalizzati per l'utente. Questi siti sono detti siti di personalizzazione e vengono visualizzati come una scheda separata nel sito personale dell'utente, per offrirgli un accesso semplificato alle informazioni. Ad esempio, il reparto Risorse umane potrebbe creare un sito che include la cronologia di paghe e stipendi, le ferie godute e non e collegamenti a informazioni sui benefit dell'utente.

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Modalità di utilizzo del sito personale

Di seguito sono indicate alcune delle modalità di utilizzo del sito personale:

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• Utilizzare e tenere traccia dei collegamenti

• Tenere traccia dei colleghi

• Impostare un flusso di lavoro per i documenti

• Condividere documenti e salvarli in siti di SharePoint

• Creare siti aree di lavoro riunioni e siti aree di lavoro documenti

• Condividere informazioni sulla pagina pubblica del sito personale

• Ottenere risultati di ricerca migliori quando si condividono informazioni

• Accedere a versioni precedenti dei documenti

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Utilizzare e tenere traccia dei collegamenti

La pagina Collegamenti personali consente di a tenere traccia dei siti Web preferiti e di accedere a essi da qualsiasi computer sulla rete. Quando si accede al sistema, Collegamenti personali viene visualizzato nell'angolo in alto a destra di ogni sito. Utilizzando il menu Collegamenti personali è possibile aggiungere facilmente nuovi collegamenti, riorganizzare i collegamenti esistenti, accedere a siti di cui si è membri e fare clic sui collegamenti per salvarli nell'elenco Collegamenti personali.

I siti di personalizzazione, resi disponibili dagli amministratori o dai provider di contenuti, possono essere aggiunti al sito personale. Questo significa che il sito verrà visualizzato come una scheda aggiuntiva accanto alla home pagina e alla pagina pubblica. A volte è possibile aggiungere e rimuovere l'associazione dei siti di personalizzazione utilizzando un menu nella scheda. Questo semplifica l'aggiunta e la rimozione della scheda dal sito personale.

Tenere traccia dei colleghi

La web part Colleghi consente di tenere traccia degli eventi, ad esempio se i propri colleghi sono in ufficio, in riunione o al telefono. È inoltre possibile ricevere una notifica quando i colleghi cambiano reparto o responsabilità, aggiungono documenti a una raccolta di SharePoint oppure festeggiano un anniversario o il compleanno. Inoltre, è possibile scegliere i colleghi che vengono visualizzati nell'elenco Colleghi e organizzare quest'ultimo per gruppi.

Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sull'utilizzo della web part Colleghi.

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Impostare un flusso di lavoro per i documenti

È possibile impostare un flusso di lavoro nella raccolta Documenti condivisi per inviare i documenti per l'approvazione. Questo consente di richiedere approvazione, raccogliere commenti, suggerimenti e firme, impostare attività e visualizzare la cronologia del flusso di lavoro.

Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sull'utilizzo del flusso di lavoro.

Condividere documenti e salvarli in siti di SharePoint

La web part Siti di SharePoint nella home pagina è utile per elencare tutti i documenti creati, salvati o modificati dall'utente su qualsiasi sito nell'organizzazione. La web part Siti di SharePoint visualizza automaticamente i documenti per cinque siti in cui l'utente compare nel gruppo di SharePoint Membro di Nome sito. La web part Siti di SharePoint elenca inoltre eventuali attività cui l'utente sia assegnato in qualsiasi sito. È possibile aggiungere qualsiasi numero di siti alla web part Siti di SharePoint

La web part Documenti nella pagina pubblica consente di condividere documenti con altri utenti. Tutti i documenti salvati in qualsiasi raccolta nell'organizzazione, fatta eccezione per la raccolta Documenti privati dell'utente, vengono visualizzati automaticamente nell'elenco e sono accessibili dagli altri utenti. È possibile modificare le autorizzazioni per gli elementi di elenco e per le raccolte per impedirne la visualizzazione nella web part Documenti.

È possibile utilizzare il collegamento alle posizioni del sito personale nei programmi di Microsoft Office per salvare file nel proprio sito personale. La cartella delle posizioni del sito personale verrà visualizzata nelle raccolte documenti, nei siti di SharePoint e nei siti dell'area di lavoro documenti creati sul sito personale. Per impostazione predefinita, sono disponibili quattro raccolte documenti in cui salvare i file: Pagine personali, Immagini personali, Documenti privati e Documenti condivisi.

Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sull'utilizzo della web part Siti di SharePoint e della web part Documenti.

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Creare siti aree di lavoro riunioni e siti aree di lavoro documenti

È possibile utilizzare il sito personale per creare un sito area di lavoro per progetti, un sito del team, un sito Wiki, un nuovo blog o un archivio record. Due tra i modi più comuni per utilizzare il sito personale consistono nei siti aree di lavoro riunioni e nei siti aree di lavoro documenti.

Sito area di lavoro riunioni   Utilizzare questo sito Web per raccogliere tutte le informazioni e i materiali relativi a una o più riunioni. Se i materiali per una riunione, ad esempio ordini del giorno, documenti correlati, obiettivi e attività, risultano spesso dispersi, un sito area di lavoro riunioni può semplificarne il mantenimento in un'unica posizione.

Un sito area di lavoro riunioni offre una posizione cui i partecipanti alla riunione possono accedere per informazioni aggiornate sulla riunione, indipendentemente dal fatto che si stia gestendo un progetto della durata di un anno con riunioni ricorrenti o pianificando un evento di respiro più limitato.

Di seguito sono illustrate alcune delle modalità di utilizzo di un sito area di lavoro riunioni:

• Prima della riunione, pubblicare l'ordine del giorno, l'elenco partecipanti e i documenti che si prevede di discutere.
• Durante la riunione, aggiungere le attività, registrare le decisioni e rivedere i documenti correlati.
• Dopo la riunione, pubblicare il verbale, aggiungere altre informazioni di completamento e tenere traccia dello stato delle attività.

Sito area di lavoro documenti   Questo tipo di sito Web consente di coordinare lo sviluppo di uno o più documenti correlati insieme ad altre persone. Il sito offre strumenti per condividere e aggiornare i file e per mantenere gli utenti informati sullo stato dei file stessi.

L'utente e i suoi colleghi possono collaborare all'interno di un sito area di lavoro documenti per sviluppare un documento nei modi seguenti:

• Utilizzare direttamente la copia che si trova nel sito area di lavoro documenti.
• Utilizzare una copia locale e aggiornare regolarmente la copia sul sito area di lavoro documenti.

L'utenti e gli altri membri dell'area di lavoro possono inoltre utilizzare un sito area di lavoro documenti per pubblicare annunci, assegnare attività, condividere collegamenti rilevanti e ricevere avvisi sulle modifiche apportate al contenuto del sito. È possibile creare un sito area di lavoro documenti per un progetto a breve termine, eliminandolo quando il progetto termina o mantenendolo senza limiti di tempo.

Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione dei siti aree di lavoro riunioni e dei siti aree di lavoro documenti.

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Condividere informazioni nella pagina pubblica del sito personale

La pagina pubblica del sito personale consente di mostrare dettagli sull'utente ai visitatori del sito personale. Queste informazioni diventano parte del profilo utente e possono includere una fotografia, testo che descriva l'utente, i suoi progetti e interessi. L'amministratore può aggiungere dettagli ulteriori visualizzati nella pagina pubblica e che vengono anch'essi inclusi nel profilo utente.

Alcune delle informazioni incluse possono essere filtrate in modo che solo alcune persone possano visualizzarle. A tale scopo utilizzare i gruppi di privacy. Ad esempio, è possibile rendere il proprio numero di cellulare visibile solo al proprio gruppo di lavoro.

Eseguire una ricerca utilizzando i dettagli del profilo   È possibile utilizzare qualsiasi dettaglio in un profilo utente per cercare un utente nell'organizzazione, anche se non se ne conosce il nome. Ad esempio, se si desidera trovare qualcuno che abbia conoscenze relative agli indicatori di prestazioni chiave (KPI) o a Microsoft Office Excel, è possibile cercare questi termini e trovare persone per le quali essi sono specificati nelle caselle Interessi o Conoscenze nella pagina Dettagli del profilo pubblico.

Elementi in comune con altri utenti   Quando qualcuno visita la pagina pubblica dell'utente o quando questi visita una pagina altrui, nella web part Elementi in comune sono visualizzati i colleghi conosciuti da entrambi, le liste di distribuzione e i siti di SharePoint cui entrambi appartengono e il primo responsabile comune.

Visualizzare le relative affiliazioni   La web part Appartenenze visualizza gli elenchi di distribuzione del servizio directory Active Directory e i siti di SharePoint dei quali l'utente è membro. Come con altri tipi di informazioni nella pagina, è possibile scegliere chi visualizzerà le appartenenze o se esse saranno visualizzate.

Mostrare i propri colleghi   È possibile visualizzare un elenco delle persone con cui si lavora e raggrupparle per progetto, in base al relativo responsabile o in qualsiasi tipo di raggruppamento significativo. Le informazioni sulla disponibilità in Microsoft Office Outlook consentono di mantenersi aggiornati su dove si trovano i diversi utenti.

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Ottenere risultati di ricerca migliori quando si condividono le informazioni

Alcune delle informazioni nella pagina pubblica dell'utente potrebbero venire visualizzate automaticamente dall'amministratore, che potrebbe utilizzare origini come Active Directory o altre applicazioni compatibili con LDAP. È probabile che queste informazioni derivino da databases analoghi a quelli utilizzati dal reparto Risorse umane e che offrano dettagli come il titolo, il nome del reparto e i rapporti gerarchici dell'utente.

La maggioranza delle informazioni nella pagina pubblica sono facoltative. Tuttavia, più informazioni vengono condivise relativamente a progetti, responsabilità, grado di esperienza, conoscenze e interessi, migliore potrà essere la collaborazione all'interno dell'organizzazione. È possibile limitare gli utenti che possono visualizzare le informazioni condivise, ma quando la condivisione è generale, si consente alle altre persone di reperire l'utente, la sua esperienza e collegamenti ai suoi colleghi e progetti.

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Accedere a versioni precedenti dei documenti

Se si impostano gli elenchi o le raccolte del sito personale perché tengano traccia delle versioni degli elementi di elenchi o dei file, è possibile visualizzare la cronologia delle versioni, che include informazioni su quando l'elemento o il file è stato modificato e sull'autore della modifica. Nelle raccolte, la cronologia delle versioni può inoltre includere commenti degli utenti relativi alle modifiche da loro apportate.

La cronologia delle versioni include inoltre modifiche alle proprietà, a volte dette metadati. Un esempio di modifica alle proprietà è quella relativa al nome della persona cui l'elemento di elenco è assegnato, o alla scadenza per il completamento del file. Le raccolte possono tenere traccia delle versioni principali, ad esempio quelle in cui una nuova sezione è stata aggiunta a un documento, e delle versioni secondarie, ad esempio quelle in cui è stato corretto un errore ortografico. Gli elenchi possono tenere traccia solo delle versioni principali. Per visualizzare la cronologia delle versioni, è necessario disporre dell'autorizzazione per la lettura degli elementi in un elenco o raccolta.

Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sulla cronologia di elementi o file.

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