Excel Services è una tecnologia di Microsoft Office SharePoint che semplifica l'utilizzo, la condivisione, la protezione e la gestione delle cartelle di lavoro di Microsoft Office Excel 2007, con estensione xslx o xslb, come rapporti interattivi in maniera uniforme all'interno dell'organizzazione.

• Informazioni su Excel Services

• Informazioni su Office Excel Web Access

• Interazione tra Excel Services e Office Excel 2007

• Interazione con una cartella di lavoro di Excel in Excel Services

• Scenari di Excel Services

• Creazione di una versione dell'originale

• Connessione a dati in modo sicuro

• Excel Services e Information Rights Management

• Utilizzo di Excel Services con altre funzionalità di Business Intelligence

Informazioni su Excel Services

Excel Services include tre componenti di base che, interagendo l'uno con l'altro e insieme, costituiscono la struttura complessiva di Excel Services.

 Servizi di calcolo Excel (ECS) è il "motore" di Excel Services. Questo componente carica la cartella di lavoro, esegue i calcoli conformemente a Microsoft Office Excel 2007, aggiorna i dati esterni e mantiene le sessioni.

 Excel Web Access (EWA) è una web part in grado di visualizzare e attivare l'interazione con la cartella di lavoro di Microsoft Office Excel in un browser utilizzando semplicemente il linguaggio DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) e JavaScript senza dover caricare i controlli ActiveX sul computer client. Può essere connessa ad altre web part in dashboard e altre pagine web part.

 Excel Web Services (EWS) è un servizio Web incluso in Microsoft Office SharePoint Services che fornisce numerosi metodi che gli sviluppatori possono utilizzare come API (application programming interface) per creare applicazioni personalizzate basate sulla cartella di lavoro di Excel.

Poiché Excel Services è un componente di Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile utilizzare molte funzioni della tecnologia SharePoint, ad esempio il controllo, la protezione e la gestione degli accessi ai fogli di calcolo, le prestazioni basate su server e la possibilità di adattamento quando si aggiungono altri utenti.

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Informazioni su Office Excel Web Access

Excel Web Access è una web part che visualizza dati e grafici da una cartella di lavoro di Excel e presenta un aspetto simile a quello di Microsoft Office Excel, ad esempio schede di fogli, pulsanti contorno e frecce a discesa. Consente di personalizzare la web part in molti modi.

  La sezione in alto include il titolo e la barra degli strumenti con i relativi menu, comandi e un elenco a discesa.

  Nella finestra principale vengono visualizzati uno o più fogli di lavoro in visualizzazione Foglio di lavoro, un elemento denominato, come un grafico o una tabella di Excel in visualizzazione Elemento denominato e facoltativamente un'area struttura.

 Il riquadro attività Parametri include etichette di parametri, caselle di testo per l'immissione di dati e descrizioni comandi facoltative che forniscono ulteriori informazioni su ciascun parametro.

 La sezione in basso include messaggi aggiornati sui dati.

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Interazione tra Excel Services e Office Excel 2007

È innanzitutto necessario creare una cartella di lavoro di Excel con Office Excel 2007, quindi salvarla in Excel Services. In sostanza, Office Excel 2007 è lo strumento di authoring ed Excel Services rappresenta lo strumento di reporting.

  L'autore di una cartella di lavoro, in genere un analista aziendale, utilizza Office Excel 2007 per creare la cartella di lavoro di Excel ed eventualmente specificare elementi denominati per la visualizzazione e definire parametri.

 L'autore salva quindi la cartella di lavoro in una raccolta di documenti, oppure in una rete o in una cartella Web, all'interno di Excel Services dove viene gestita e protetta da un amministratore di SharePoint.

 L'autore della cartella di lavoro e altri utenti possono creare rapporti, pagine web part e dashboard di Business Intelligence che utilizzano la cartella di lavoro.

 Molti utenti aziendali possono accedere alla cartella di lavoro visualizzandola in un browser e aggiornando i dati se la cartella viene connessa a un'origine dati esterna.

 Gli utenti aziendali che dispongono dell'autorizzazione appropriata possono copiare lo stato corrente della cartella di lavoro e tutte le interazioni effettuate durante la sessione attuale, ad esempio ordinamento e applicazione di un filtro, in un computer client per eseguire ulteriori analisi come cartella di lavoro di Excel o come snapshot.

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Interazione con una cartella di lavoro di Excel in Excel Services

Benché non sia possibile modificare le celle di una cartella di lavoro Excel in Excel Services, è tuttavia possibile interagire con i dati in molti modi. Per chiarire eventuali dubbi su questi dati, è spesso possibile cercare e visualizzare informazioni pertinenti utilizzando le seguenti funzionalità interattive:

• Visualizzare gli ultimi risultati delle formule ricalcolando i dati nella cartella di lavoro.
• Aggiornare dati dinamici da un'origine dati esterna quale un database o un cubo OLAP (Online Analytical Processing).
• Spostarsi tra diversi fogli di lavoro, sezioni di fogli di lavoro o elementi denominati selezionati nella cartella di lavoro, ad esempio un grafico o una tabella Excel.
• Ordinare e filtrare dati.
• Espandere o comprimere livelli di dati e utilizzare un filtro rapporto in un rapporto di tabella pivot.
• Modificare temporaneamente i valori delle celle mediante l'immissione di parametri per aggiornare i risultati di una formula o eseguire un'analisi di simulazione.
• Ottenere risultati o visualizzazioni diverse selezionando i dati da un'altra web part connessa, ad esempio una web part Filtro o Elenco visualizzazione, in un dashboard o in un'altra pagina web part.

 Nota   È inoltre possibile copiare la cartella di lavoro Excel, aprirla in Excel 2007 sul computer in uso e utilizzare tutte le funzionalità di Excel, incluse l'analisi di simulazione e la stampa con formattazione corretta.

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Scenari di Excel Services

Benché sia possibile utilizzare Excel Services in moltissimi modi, di seguito è riportato un elenco di scenari ed esempi tipici che aiutano a capire meglio i possibili utilizzi di Excel Services.

Dashboard di business intelligence   Un dirigente dispone dell'accesso a numerosi dashboard aziendali che fungono da tabella di stato con i dati finanziari aggiornati. Per valutare costantemente le prestazioni dell'organizzazione, nel dashboard principale è disponibile un riepilogo degli indicatori di prestazioni chiave (KPI) che includono gli obiettivi di vendite e ricavi e i margini di profitto mensili. In altri dashboard sono disponibili le informazioni sul mercato che consentono di analizzare i rischi finanziari per i progetti correnti e nuovi e, inoltre, di visualizzare i grafici dei dati finanziari critici per valutare i vari portafogli di investimento.

Sistema informativo di analisi di marketing   Il reparto marketing di un'azienda che si occupa della vendita di abbigliamento e attrezzature sportive gestisce un portale di informazioni in cui sono disponibili i dati demografici principali, quali sesso, età, paese, reddito e hobby preferiti. Quasi tutti i dipendenti del reparto marketing possono aprire facoltativamente le cartelle di Excel sui propri computer ed eseguire un'analisi di simulazione di tutti i dati oppure stampare rapporti con formattazione corretta. In futuro gli utenti potranno aggiungere rapporti da condividere con altri.

Statistiche sui giocatori sportivi professionisti   Un'importante organizzazione sportiva condivide le statistiche precedenti e attuali sulle prestazioni e i compensi di tutti i giocatori. Questi dati vengono utilizzati per trattare e negoziare i contratti. Nuovi rapporti e analisi vengono creati, revisionati e condivisi dai proprietari specialmente a inizio stagione.

Strumento decisionale per negozi   Una catena di negozi analizza i dati settimanali più importanti dei punti vendita e li condivide con fornitori, analisti finanziari e capi area. I rapporti includono gli articoli sotto scorta, i primi 20 articoli venduti suddivisi per categoria, le informazioni stagionali principali e il numero di transazioni per ogni negozio.

Sistema di rapporti sulla gestione dei conti vendite   Un gruppo vendite dispone dell'accesso a una serie di rapporti di istruzioni giornaliere che raccolgono dati quali i migliori venditori, i progressi verso gli obiettivi di vendita mensili, i programmi vendite riusciti e i canali di distribuzione di basse prestazioni. In altri rapporti sono illustrate le vendite in base a variabili chiave, quali area, linea di prodotti e mese, incontri di vendita settimanali e trattative concluse. Un addetto alle vendite che visualizza questi rapporti può individuare i propri numeri di vendita poiché viene identificato in base al nome utente.

Riepilogo giornaliero di progetti di ingegneria   Un gruppo di ingegneri sviluppa una pagina web part che include un riepilogo delle informazioni di pianificazione di progetti chiave quali calcolo di errori, stato delle specifiche, diagrammi sull'avanzamento, prossime tendenze e priorità e collegamenti a risorse e contatti chiave. I dati vengono recuperati da numerose origini dati esterne, ad esempio database di progetti ed elenchi di specifiche.

Modello di calcolo proprietario di analisi finanziarie   Un importante ente finanziario ha effettuato una ricerca e sviluppato un modello di determinazione dei prezzi di proprietà intellettuale. È necessario condividere i risultati della formula con alcuni responsabili di investimenti, tuttavia la formula utilizzata per calcolare il modello di determinazione dei prezzi deve essere protetta e mai diffusa pubblicamente. Questo modello di determinazione dei prezzi è molto complesso e richiede tempi di calcolo lunghi. Ogni notte, il modello di determinazione dei prezzi viene calcolato e creato su un server veloce, salvato in una posizione attendibile e visualizzato in una pagina web part accessibile solo da parte degli utenti che dispongono delle autorizzazioni appropriate.

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Creazione di "una sola versione della verità"

In quasi tutte le organizzazioni è spesso necessario creare cartelle di lavoro importanti in determinati periodi, in genere pianificati a intervalli regolari. Può essere utile, ad esempio, creare una cartella di lavoro sicura a una data e un'ora concordate di ogni trimestre fiscale per confrontare con certezza vendite, scorte, ricavi e profitti tra i trimestri. Si desidera evitare che le informazioni della cartella di lavoro vengano modificate da altri utenti e che differenze impreviste in calcoli e risultati rendano complicato prendere una decisione. Questo processo viene chiamato a volte "una sola versione della verità": quando si confronta con altri utenti il rapporto della stessa cartella di lavoro, è possibile basarsi su un unico periodo, ovvero la data e l'ora di creazione della cartella di lavoro, e disporre quindi di una visualizzazione coerente dei dati.

 Una cartella di lavoro principale contiene dati cumulativi che vengono aggiornati regolarmente.

 Una cartella di lavoro viene pubblicata alla fine di ogni trimestre fiscale.

 "Una sola versione della verità" rende più facile prendere una decisione e confrontare i trimestri fiscali.

Per ulteriori informazioni, vedere Guida di orientamento alla pubblicazione di una cartella di lavoro di Excel come "una sola versione della verità".

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Connessione a dati in modo sicuro

Per alcune cartelle di lavoro salvate in Excel Services tutti i dati vengono memorizzati nella cartella di lavoro. Per aggiornare i dati in Excel Services, è necessario salvare di nuovo la cartella di lavoro Excel. Per le altre cartelle, invece, esiste una o più connessioni alle origini dati esterne, come un database o un cubo OLAP. Queste connessioni includono informazioni sull'esecuzione delle operazioni di individuazione, connessione, interrogazione e accesso all'origine dati esterna. Benché queste informazioni sulla connessione possano essere memorizzate nella cartella di lavoro, spesso vengono archiviate in un file Office Data Connection (odc), specialmente quando sono condivise tra molti utenti e necessitano di frequenti aggiornamenti. L'autore della cartella di lavoro o un amministratore può creare le informazioni sulla connessione utilizzando Excel 2007 per eseguirne l'authoring ed esportarle in un file con estensione odc.

Una raccolta connessioni dati (DCL) rappresenta una raccolta speciale di documenti SharePoint, ovvero un insieme di posizioni attendibili, che semplifica le operazioni di archiviazione, protezione, condivisione e gestione di file odc. È ad esempio possibile che un amministratore debba spostare un database dal server di prova a quello di produzione, oppure aggiornare una query che accede ai dati. L'utilizzo di un file odc salvato in una raccolta connessioni dati semplifica l'amministrazione delle informazioni sulla connessione e l'accesso agli utenti dal momento che tutte le cartelle di lavoro utilizzano lo stesso file di connessione. Un'operazione di aggiornamento, sul computer client o server, mantiene il file di connessione sempre aggiornato dopo ogni modifica. È inoltre possibile impostare Office SharePoint Server e un computer client di un utente in modo da rilevare automaticamente le modifiche apportate al file di connessione e utilizzare quindi la versione più aggiornata.

Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Microsoft Office Excel 2007 e di Amministrazione centrale Office SharePoint Server.

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Excel Services e Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) consente di proteggere la riservatezza di un documento Microsoft Office e di garantire che le informazioni riservate vengano visualizzate solo dalle persone appropriate. Può essere utile, ad esempio, creare un rapporto trimestrale dei dati finanziari solo per i membri selezionati del consiglio di amministrazione un mese prima che tali dati vengano pubblicati su un rendiconto finanziario per consentire loro di preparare le relazioni e prendere decisioni appropriate.

Windows SharePoint Services 3.0 o versioni successive supporta IRM in una raccolta di documenti e in tutti i documenti inclusi nella raccolta, anche se i singoli documenti non sono attivati con IRM. Dopo che un documento viene caricato in una raccolta di documenti attivata con IRM, il documento diventa abilitato per IRM.

Excel Services non supporta il caricamento di cartelle di lavoro Excel attivate con IRM e quindi non consente di caricare una cartella di lavoro Excel se attivata con IRM o proveniente da una raccolta di documenti attivata con IRM. Per utilizzare comunque la tecnologia IRM, è possibile caricare una cartella di lavoro Excel senza IRM in Excel Services, aprirla come snapshot e quindi salvarla in una raccolta di documenti con attivazione IRM.

Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Microsoft Office Excel 2007 e di Amministrazione centrale Office SharePoint Server.

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Utilizzo di Excel Services con altre funzionalità di Business Intelligence

Excel Services è un componente della raccolta di funzionalità di Office SharePoint Server, chiamata collettivamente Business Intelligence, che può essere utilizzata da un utente, da un gruppo di utenti o da tutti i dipendenti di un'organizzazione. Queste funzionalità sono state progettate per interagire tra di loro e supportare lo sviluppo rapido e affidabile di strumenti decisionali personalizzati in grado di accedere a numerose origini dati, spesso senza l'utilizzo di codice.

Centro rapporti

Il Centro rapporti fornisce una posizione centrale per vari dati e oggetti di Business Intelligence e include speciali raccolte di documenti per l'archiviazione di rapporti, elenchi, web part, modelli di pagine web part e file odc. In un Centro rapporti è possibile cercare elementi in base a categorie, visualizzare un calendario dei rapporti imminenti e iscriversi a rapporti considerati importanti.

Per impostazione predefinita, una cartella di lavoro Excel pubblicata e salvata in una raccolta di documenti nel Centro rapporti è abilitata per l'apertura nella visualizzazione browser con un solo clic. In questo modo, è possibile visualizzarla senza aggiungerla alla pagina web part.

Web part Elenco KPI

La web part Elenco KPI recupera i dati dagli elenchi di SharePoint, dalle cartelle di lavoro di Excel, da Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services o immessi manualmente e visualizza un indicatore di prestazioni chiave (KPI), ovvero un suggerimento visivo che comunica l'avanzamento effettuato verso un obiettivo misurabile. Gli indicatori di prestazioni chiave consentono di rispondere alle seguenti domande:

• Su cosa sono avanti o indietro?
• Di quanto sono avanti o indietro?
• Qual è il minimo completato?

Gli utenti possono visualizzare i dettagli degli elementi KPI. Se ad esempio lo stato di un KPI è visualizzato in rosso, ovvero presenta un problema, è possibile fare clic su di esso per visualizzare automaticamente una pagina di rapporti con la tendenza del KPI nel tempo, i limiti e i dati utilizzati per determinarne lo stato corrente.

Ogni reparto può scegliere di controllare diversi tipi di KPI, in base agli obiettivi prefissati. Per aumentare la soddisfazione dei clienti, un servizio clienti può ad esempio prefissarsi l'obiettivo di rispondere a un determinato numero di richieste in un periodo più breve. Oppure, l'ufficio vendite può utilizzare i KPI per determinare gli obiettivi per le prestazioni, come il numero di nuovi incontri di vendita al mese.

Web part Filtro e pulsante Applica filtro

È possibile utilizzare le web part Filtro per visualizzare solo il sottoinsieme di dati che si desidera aprire in altre web part. Facoltativamente, è possibile utilizzare il pulsante Applica filtro per applicare un filtro. Un'origine dati può contenere, ad esempio, uno storico di cinque anni relativo a più prodotti per un intero paese e/o area. Con le web part Filtro e il pulsante Applica filtro è possibile visualizzare contemporaneamente i dati appropriati per un'area vendite, un prodotto o l'anno corrente in numerose web part Excel Web Access.

Office SharePoint Services dispone di numerose web part Filtro differenti che consentono di immettere o selezionare uno o più valori in modo da modificare il contenuto di una o più web part in una pagina e visualizzare solo le informazioni necessarie.

Per ulteriori informazioni, vedere Connettere web part filtro a Excel Web Access.

Dashboard di Office Shared Services

I dashboard di Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono strumenti che consentono di comunicare lo stato, osservare le tendenze, anticipare problemi e opportunità, prendere decisioni e gestire azioni, spesso con il supporto di immagini e grafici. Un dashboard corrisponde a una pagina web part in cui sono visualizzate informazioni quali rapporti, grafici, metrica e indicatori di prestazioni chiave (KPI) di diverse origini dati.

È possibile creare un dashboard personalizzato utilizzando uno dei modelli disponibili per connettersi rapidamente alle web part esistenti, aggiungere o rimuovere web part e personalizzare l'aspetto della pagina.

È possibile includere le seguenti web part con il modello di dashboard.

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