Attività di base in SharePoint Workspace 2010

Guida introduttiva a Office 2010 Di seguito sono illustrate alcune attività di base che possono essere eseguite per imparare a utilizzare Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Nota   SharePoint Workspace in precedenza era denominato Office Groove.

Contenuto dell'articolo


Informazioni su SharePoint Workspace

Microsoft SharePoint Workspace 2010 consente di accedere al contenuto di SharePoint indipendentemente dallo stato della connessione al server di SharePoint o quando si lavora in modalità offline. Quando si è connessi al server di SharePoint, tutti gli aggiornamenti al contenuto disponibili sul server e nell'area di lavoro vengono sincronizzati automaticamente. Quando non si è connessi, le modifiche apportate all'area di lavoro vengono memorizzate localmente nella cache. Tutte le modifiche vengono sincronizzate automaticamente alla successiva connessione al server di SharePoint.

Le aree di lavoro di SharePoint offrono una notevole semplicità di accesso e di utilizzo del contenuto di SharePoint. Gli utenti che hanno familiarità con i siti di SharePoint saranno in grado di iniziare a utilizzare immediatamente un'area di lavoro di SharePoint.

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Tipi di aree di lavoro disponibili in SharePoint Workspace

In SharePoint Workspace sono disponibili tre tipi di aree di lavoro, ovvero le aree di lavoro di SharePoint, le aree di lavoro di Groove e le cartelle condivise.

Le aree di lavoro di SharePoint   , una novità di questa versione, consentono di creare una copia di un sito di SharePoint nel computer in uso e tale copia viene sincronizzata automaticamente con il server. Questo tipo di area di lavoro può includere solo un membro, ovvero l'utente che ha creato l'area di lavoro.

Le aree di lavoro di Groove    sono note a chiunque abbia utilizzato una versione precedente di questo software, ad esempio Office Groove 2007. Questo tipo di area di lavoro include in genere diversi strumenti per la produttività, aggiunti in base alla necessità, e include in genere due o più membri, che vengono aggiunti tramite invito.

Una cartella condivisa è un tipo speciale di area di lavoro di Groove, che consente di condividere i contenuti di una cartella del file system di Windows. Per ulteriori informazioni su questo tipo di area di lavoro, vedere Informazioni sulle cartelle condivise.

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Parti di un'area di lavoro di SharePoint

Area di lavoro di SharePoint

Callout 1 Raccolte documenti di SharePoint sincronizzate in questa area di lavoro.
Callout 2 Elenchi i SharePoint sincronizzati in questa area di lavoro.
Callout 3 Raccolte o elenchi non supportati in un'area di lavoro di SharePoint. Per il passaggio a questo contenuto, nel sito di SharePoint è disponibile un collegamento Web.
Callout 4 Contenuto disponibile nella raccolta documenti selezionata.

In questo documento viene illustrato come creare un'area di lavoro di SharePoint partendo da un sito di SharePoint.

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Parti di un'area di lavoro di Groove

Le aree di lavoro di Groove consentono a organizzazioni o gruppi con interessi e obiettivi comuni di condividere idee e collaborare. Un'area di lavoro di Groove include in genere due o più "membri", ovvero utenti che vengono aggiunti all'area di lavoro tramite invito. Il contenuto dell'area di lavoro è estremamente dinamico. Tutti i membri connessi in un determinato momento possono visualizzare immediatamente eventuali aggiornamenti aggiunti personalmente o da altri membri. Tutti i membri ricevono e inviano aggiornamenti non appena si connettono.

Le aree di lavoro di Groove consentono ai membri di utilizzare numerosi strumenti Applicazione specializzati. Si supponga ad esempio di svolgere una riunione settimanale per esaminare i materiali marketing in fase di sviluppo. È possibile che le attività includano l'impostazione di scadenze, l'assegnazione di attività e la verifica del lavoro completato. Per agevolare questa riunione, i membri dell'area di lavoro possono inserire file in uno strumento Documenti, esaminare i problemi in uno strumento Discussione e collaborare sulle agende delle riunioni tramite uno strumento Calendario. Tutti i membri connessi in un determinato momento all'area di lavoro possono interagire utilizzando una chat in tempo reale.

Callout 1 Strumenti disponibili nell'area di lavoro.
Callout 2 Membri dell'area di lavoro.
Callout 3 Contenuto disponibile nello strumento dell'area di lavoro attualmente selezionato.
Callout 4 Elemento che include contenuto nuovo o non letto.
Callout 5 La casella Invita all'area di lavoro consente di invitare nuovi membri all'area di lavoro.
Callout 6 Trascrizione della chat dell'area di lavoro.

Creare un'area di lavoro di SharePoint

Per creare un'area di lavoro di SharePoint è possibile partire da un sito di SharePoint in un Web browser oppure dalla Finestra di avvio di SharePoint Workspace.

Creare un'area di lavoro di SharePoint che consente di scaricare elementi in tutti gli elenchi e in tutte le raccolte

Il modo più semplice per creare un'area di lavoro di SharePoint consiste nel passare al sito di SharePoint e sincronizzare il sito con il computer in uso. Tutti gli elementi inclusi nelle raccolte e negli elenchi supportati verranno scaricati nell'area di lavoro di SharePoint. Si noti che il contenuto degli elementi della raccolta documenti viene scaricato solo su richiesta, quando si aprono documenti nell'area di lavoro di SharePoint.

Le raccolte e gli elenchi non ancora supportati vengono visualizzati nel riquadro contenuto dell'area di lavoro e sono disponibili collegamenti al sito di SharePoint.

 Nota   In SharePoint Workspace verrà visualizzato un avviso se il sito di SharePoint selezionato è troppo grande e se per il download di tutti gli elementi è necessario un tempo troppo lungo.

  1. In un Web browser passare al sito di SharePoint che si desidera sincronizzare in un'area di lavoro di SharePoint.
  2. Fare clic su Azioni sito e quindi su Sincronizza con SharePoint Workspace.

Selezionare questa opzione per sincronizzare un sito di SharePoint con il computer in uso

  1. Nella finestra di dialogo Sincronizza con SharePoint Workspace fare clic su OK.

Finestra di dialogo Sincronizza con computer

Verrà visualizzata una finestra di dialogo "Stato sincronizzazione", nella quale sono disponibili informazioni sullo stato del download dal sito di SharePoint all'area di lavoro di SharePoint.

Finestra di stato di Sincronizza con computer

  1. Al termine del download fare clic su Apri area di lavoro o Chiudi.

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Creare un'area di lavoro di SharePoint che consente di sincronizzare un elenco o una raccolta selezionata

È possibile che a volte si desideri sincronizzare solo una raccolta o un elenco specifico con il computer in un'area di lavoro di SharePoint. Tale operazione consente di risparmiare tempo evitando di scaricare elementi da altri elenchi e raccolte.

 Nota   È inoltre possibile personalizzare la creazione dell'area di lavoro di SharePoint, in modo da scaricare un insieme di raccolte ed elenchi specifici. Per ulteriori informazioni, vedere "Creazione dell'area di lavoro di SharePoint mediante il download di elementi da raccolte ed elenchi selezionati" in Creazione di una nuova area di lavoro.

  1. In un Web browser passare al sito di SharePoint che si desidera sincronizzare in un'area di lavoro di SharePoint.
  2. Selezionare l'elenco o la raccolta che si desidera sincronizzare con il computer.
  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Se è stato selezionato un elenco, fare clic su Elenco in Strumenti elenco.

Scheda Elenco in Strumenti elenco in un sito di SharePoint

  • Se è stata selezionata una raccolta, fare clic su Raccolta in Strumenti raccolta.

Scheda Raccolta in Strumenti raccolta

  1. Sulla barra multifunzione di SharePoint fare clic su Sincronizza con SharePoint Workspace nel gruppo Connetti ed esporta.
  2. Fare clic su OK.
    Verrà visualizzata una finestra di dialogo relativa allo stato della sincronizzazione, nella quale sono disponibili informazioni sullo stato del download dal sito di SharePoint all'area di lavoro di SharePoint.
  3. Al termine del download fare clic su Apri area di lavoro o Chiudi.

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Sincronizzare contenuto in un'area di lavoro di SharePoint mediante un server SharePoint

Un'area di lavoro di SharePoint viene sincronizzata automaticamente con il sito di SharePoint in base ai criteri seguenti:

  • Tutti gli aggiornamenti apportati a un'area di lavoro di SharePoint vengono inviati immediatamente al sito di SharePoint quando gli aggiornamenti vengono salvati.
  • Tutto il contenuto disponibile nell'area di lavoro di SharePoint e nel sito di SharePoint viene sincronizzato automaticamente ogni 10 minuti, indipendentemente dalla presenza o meno di aggiornamenti.

Non è necessario eseguire alcuna azione per mantenere sincronizzato il contenuto. Poiché è previsto un intervallo di 10 minuti per gli aggiornamenti apportati al sito di SharePoint, è tuttavia possibile che si desideri avviare una sincronizzazione manuale, per assicurarsi di disporre del contenuto più recente.

È possibile sincronizzare una singola raccolta o un singolo elenco oppure sincronizzare contemporaneamente tutti gli elenchi e tutte le raccolte disponibili nell'area di lavoro di SharePoint.

Sincronizzare un singolo elenco o una singola raccolta

  1. Fare clic sull'elenco o sulla raccolta che si desidera sincronizzare nel riquadro Contenuto.
  2. Nella scheda Sincronizza fare clic su Sincronizza e quindi su Sincronizza strumento.

Comando Sincronizza strumento

Nella barra di stato viene visualizzato lo stato della sincronizzazione.

Sincronizzare tutti gli elementi e tutte le raccolte nell'area di lavoro di SharePoint

  • Nella scheda Sincronizza fare clic su Sincronizza e quindi su Sincronizza area di lavoroS.

Nella barra di stato viene visualizzato lo stato della sincronizzazione.

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Passare a un'area di lavoro di SharePoint

Passare a un'area di lavoro di SharePoint nella Finestra di avvio

Per passare a una delle aree di lavoro di SharePoint create, aprirla nella Finestra di avvio.

  1. Aprire l'area di lavoro di SharePoint.
  2. Nella Finestra di avvio fare clic sulla scheda Home.
  3. Fare doppio clic sul nome dell'area di lavoro di SharePoint per aprirla.

Area di lavoro di SharePoint nella Finestra di avvio

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Passare a un'area di lavoro di SharePoint nel file system

È possibile passare alle aree di lavoro di SharePoint direttamente nel file system.

Se si utilizza Windows Vista o versione successiva, le aree di lavoro vengono memorizzate nella cartella Aree di lavoro nella cartella Profilo utente.

Se si utilizza Windows XP, le aree di lavoro vengono memorizzate nella cartella Aree di lavoro nella cartella Documenti.

Se non è già in esecuzione, SharePoint Workspace verrà avviato automaticamente quando si apre la cartella Aree di lavoro. Le aree di lavoro sono elencate con le stesse icone utilizzate nella Finestra di avvio.

Le aree di lavoro di Share Point Workspace 2010 vengono visualizzate in questa cartella nel file system

 Nota   Nell'elenco vengono visualizzate solo le aree di lavoro di SharePoint 2010 o Groove. Le aree di lavoro di SharePoint vengono inoltre visualizzate solo se includono almeno una raccolta documenti e le aree di lavoro di Groove vengono visualizzate solo se includono almeno uno strumento Documenti.

Aprire qualsiasi "cartella" dell'area di lavoro per visualizzare un elenco di tutti gli strumenti Documenti disponibili in tale area di lavoro.

Aree di lavoro di SharePoint Workspace 2010

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Creare un'area di lavoro di Groove

È possibile creare una nuova area di lavoro di Groove nella Finestra di avvio.

  1. Nella scheda Home fare clic su Nuovo e quindi su Area di lavoro di Groove.
  2. Digitare un nome per l'area di lavoro.
  3. Fare clic su Crea.

L'area di lavoro di Groove viene creata in SharePoint Workspace e l'utente attivo viene elencato come membro iniziale con ruolo di Responsabile. È ora possibile aggiungere o aggiornare gli strumenti dell'area di lavoro e invitare altri utenti a partecipare come membri.

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Invitare utenti a un'area di lavoro di Groove

Per invitare un utente a un'area di lavoro di Groove, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  1. Aprire l'area di lavoro.
  2. Nel riquadro Membri digitare l'indirizzo di posta elettronica del destinatario nella casella Invita all'area di lavoro e quindi fare clic su Vai.

Invito a un'area di lavoro tramite indirizzo di posta elettronica

 Nota   Se la persona che si desidera invitare è già membro di altre aree di lavoro di Groove oppure è presente nel proprio elenco di contatti, sarà possibile individuarla rapidamente digitando nella casella le prime lettere del nome visualizzato di tale utente.

  1. Nella casella Invia invito fare clic su Invita.

Finestra di dialogo Invia invito

Quando l'invito viene inviato, il destinatario deve aprirlo e accettarlo. Il mittente riceverà quindi un messaggio di conferma dell'accettazione.

Dopo la conferma dell'accettazione, l'area di lavoro viene inviata al computer del nuovo membro. Il nuovo membro viene aggiunto all'elenco di membri nell'area di lavoro.

Per informazioni dettagliate sull'invio di inviti, vedere Invito di utenti a un'area di lavoro di Groove.

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Si applica a:
SharePoint Workspace 2010