Introduzione ai set di documenti

Grazie al nuovo tipo di contenuto Set di documenti, è possibile creare e gestire prodotti composti da più documenti. Un set di documenti è un gruppo di documenti correlati che può essere creato in un singolo passaggio e gestito come singola entità.

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Informazioni sui set di documenti

Le persone che lavorano a progetti, raramente creano singoli documenti. È più frequente che sia necessario realizzare un gruppo di documenti correlati. In alcuni casi, questo set di documenti può anche rappresentare il prodotto o "risultato finale" di un progetto. Una società che fornisce servizi professionali, ad esempio, potrebbe fornire un prospetto informativo completo in risposta a ogni richiesta di proposta ricevuta da un potenziale cliente. In altri casi, il set di documenti potrebbe rappresentare semplicemente diversi tipi di informazioni a supporto di un progetto più esteso per la creazione o realizzazione di altro. Una società di produzione, ad esempio, potrebbe creare un set di documenti standard correlati alla progettazione, al testing e alla fabbricazione di ogni prodotto fornito.

Questi documenti possono essere prodotti in contemporanea o in fasi diverse da uno o più utenti e possono includere documenti in formati diversi, ad esempio documenti di Word, presentazioni di PowerPoint, diagrammi di Visio, fogli di calcolo di Excel e così via.

Le organizzazioni che hanno l'esigenza di creare e gestire prodotti costituiti da più documenti in modo coerente possono configurare un nuovo tipo di contenuto Set di documenti per ogni prodotto utilizzato solitamente. Il tipo di contenuto Set di documenti è un tipo basato su cartella che consente di organizzare più documenti correlati in un'unica visualizzazione in cui possono essere utilizzati e gestiti come singola entità.

Quando si aggiunge un tipo di contenuto Set di documenti in una raccolta, gli utenti possono creare nuove istanze del set facendo clic su Nuovo documento nella barra multifunzione all'interno di una raccolta.

Comando Set di documenti nel menu Nuovo documento

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Funzionalità dei set di documenti

Il tipo di contenuto Set di documenti include varie funzionalità per semplificare la creazione e gestione efficaci di prodotti costituiti da più documenti. Durante la configurazione di un tipo di contenuto Set di documenti, è possibile:

  • Specificare i tipi di contenuto consentiti nel set di documenti, ad esempio file di documenti, immagini, audio o video.
  • Specificare gli eventuali documenti predefiniti che si desidera creare automaticamente ogni volta che viene creata una nuova istanza del set di documenti. È possibile definire le corrispondenze tra i documenti predefiniti e i tipi di contenuto consentiti. Se l'organizzazione utilizza modelli standard per documenti come i contratti, ad esempio, oppure se si dispone di modelli con il marchio da utilizzare per tipi specifici di comunicazioni, è possibile caricare tali modelli in fase di configurazione del tipo di contenuto Set di documenti.
  • Specificare eventuali metadati condivisi che si desidera sincronizzare con tutti i documenti in un set.
  • Personalizzare una pagina di benvenuto per un set di documenti, da visualizzare per ogni istanza di un prodotto creata da un tipo di contenuto Set di documenti. La pagina di benvenuto è una pagina web part che può essere configurata per visualizzare informazioni o risorse per il progetto allo scopo di supportare i membri del team che lavorano a un set di documenti, ad esempio pianificazione del progetto, collegamenti alle risorse e così via.
  • Configurare i flussi di lavoro che si desidera rendere disponibili per il set di documenti. È possibile utilizzare i flussi di lavoro standard Revisione e Approvazione. L'organizzazione può inoltre decidere di sviluppare flussi di lavoro personalizzati per i set di documenti utilizzando le quattro azioni di flusso di lavoro per set di documenti disponibili in Microsoft SharePoint Designer 2010. Per ulteriori informazioni, vedere Azioni di flusso di lavoro in SharePoint Designer 2010: guida di riferimento rapido.

Dopo aver configurato un tipo di contenuto Set di documenti e averlo aggiunto in una raccolta, gli utenti del sito che creano o gestiscono i documenti in un set possono utilizzare sia le funzionalità note per la gestione dei documenti che funzionalità speciali come la scheda Gestisci nella barra multifunzione Set di documenti.

Gli autori di set di documenti possono eseguire le operazioni seguenti:

  • Creare nuovi prodotti costituiti da più documenti in modo semplice e rapido tramite il comando Nuovo documento in una raccolta documenti.
  • Acquisire uno snapshot della cronologia delle versioni delle proprietà e dei documenti correnti all'interno del set di documenti.
  • Avviare flussi di lavoro sull'intero set di documenti o per singoli elementi nel set, allo scopo di gestire attività comuni come la revisione e l'approvazione.
  • Inviare un collegamento al set di documenti tramite posta elettronica.
  • Utilizzare il comando Invia a per spostare o copiare il set di documenti in un'altra posizione (la destinazione deve essere configurata in Amministrazione centrale).
  • Gestire le autorizzazioni per il set di documenti.

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Si applica a:
SharePoint Server 2010