Implementare la gestione dei record

È possibile gestire i record in posizione, ovvero lasciare un documento nella sua posizione corrente in un sito o salvare i record in un archivio specifico, quale un sito Centro record.

Prima di implementare la gestione dei record, è consigliabile creare un piano di gestione dei record per la propria organizzazione. Per scegliere il sistema di gestione dei record appropriato, vedere Scegliere come archiviare e gestire i record.

Creare e configurare un sito Centro record

In questa sezione viene fornita una panoramica dei passaggi principali necessari per creare e configurare un sito Centro record.

  1. Creare il sito Centro record usando il modello di sito Centro record.
  2. Creare raccolte o elenchi di record per gestire e archiviare ogni tipo di record specificato nel piano file (definizione: un piano file descrive i tipi di documenti o elementi che vengono riconosciuti da un'organizzazione come record aziendali ufficiali. Indica dove sono archiviati i record e fornisce informazioni che consentono di distinguere un tipo di record da un altro).
  3. Aggiungere un tipo di contenuto associato alle raccolte e agli elenchi.
  4. Creare e aggiungere colonne del sito ai tipi di contenuto pertinenti per contenere e visualizzare i metadati per ogni tipo di record specificato nel piano file.
  5. Aggiungere un criterio per la gestione delle informazioni a un tipo di contenuto nel sito Centro record.
  6. Configurare Content Organizer in modo che ogni tipo di record venga distribuito alla posizione appropriata.

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Creare un sito Centro record

Per creare un sito è necessario avere almeno le autorizzazioni di progettista.

  1. Fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni, e quindi su Contenuto del sito.
  2. Nella pagina Contenuto del sito fare clic su Nuovo sito secondario.
  3. Nella pagina Nuovo sito di SharePoint digitare Titolo e Nome URL per il sito.
  4. Nella raccolta di modelli selezionare la scheda Organizzazione e quindi fare clic su Centro record.
  5. Digitare il nome del sito e il nome URL.
  6. Per impostare autorizzazioni esclusive, fare clic su Usa autorizzazioni esclusive.
  7. Fare clic su Crea.
  8. Nella pagina di benvenuto del Centro record fare clic su Azioni sito e quindi su Gestisci Centro record.

Seguire le istruzioni in Configurazione attività e creazione piano file per completare la configurazione del sito Centro record. I link e le informazioni che seguono sono utili per completare queste attività rimanenti.

Creare raccolte o elenchi per gestire i record

Le raccolte e gli elenchi sono elementi importanti nella gestione dei record. Fungono da file CAB per ogni tipo di record da archiviare o gestire. Se si associano i tipi di contenuto (spiegati più avanti) a raccolte ed elenchi, si migliora ulteriormente la categorizzazione dei record. È consigliabile creare un elenco o una raccolta documenti per ogni tipo di contenuto del piano file per i record.

Aggiungere un tipo di contenuto esistente a un elenco o a una raccolta

Quando si aggiunge un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta, è possibile inserire in tale elenco o raccolta elementi del tipo aggiunto. Quando i record vengono inviati al Centro record, vengono distribuiti all'elenco o alla raccolta pertinente in base al tipo di contenuto del documento.

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Creare e aggiungere colonne del sito a elenchi, raccolte o tipi di contenuto

Le colonne sono utili per raggruppare, categorizzare e registrare i record o altri elementi. Una colonna del sito definisce un elemento dei metadati che può essere associato a un tipo di contenuto, a un elenco o a una raccolta. È ad esempio possibile aggiungere colonne che definiscono l'autore o la data di completamento. Aggiungendo una colonna del sito a un tipo di contenuto dei record è possibile archiviare un elemento dei metadati che vengono inviati con un record oppure aggiungere metadati utili per gestire il record.

Creare una colonna del sito

  1. Nel sito Centro record fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.
  2. Nella pagina Impostazioni sito fare clic su Colonne sito in Raccolte.
  3. Nella pagina Colonne sito fare clic su Crea.
  4. Nella pagina Nuova colonna sito passare alla sezione Nome e tipo e quindi nella casella Nome colonna digitare il nome desiderato.
  5. Selezionare il tipo di informazioni che si vuole archiviare nella colonna, ad esempio valuta, data e ora o testo.
  6. Nella sezione Gruppo selezionare un gruppo esistente in cui archiviare la nuova colonna del sito oppure selezionare Nuovo gruppo per creare un nuovo gruppo. I gruppi sono utili per organizzare le colonne e agevolarne la ricerca.

Nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna selezionare le impostazioni di colonna aggiuntive preferite. Le opzioni disponibili in questa sezione variano in base al tipo di colonna selezionato nella sezione Nome e tipo. Se, ad esempio, le informazioni da memorizzare in una colonna sono di tipo Scelta, è possibile definire le scelte da enumerare nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna.

  1. Fare clic su OK .

Aggiungere una colonna del sito a un tipo di contenuto per i record

  1. Nella home page del sito Centro record fare clic su Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.
  2. Nella sezione Raccolte fare clic su Tipi di contenuto del sito.
  3. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul tipo di contenuto del sito che si vuole configurare.
  4. Dopo aver selezionato un tipo di contenuto del sito nel sito padre o aver creato un nuovo tipo di contenuto del sito, nella pagina del contenuto del sito selezionata passare alla sezione Colonne e fare clic su Aggiungi da colonne del sito esistenti.
  5. Nella pagina Aggiungi colonne a tipo di contenuto passare alla sezione Selezione colonne e selezionare il gruppo in base al quale si vuole filtrare i dati nell'elenco Seleziona colonne da.
  6. Selezionare la colonna che si vuole aggiungere nell'elenco Colonne disponibili e quindi fare clic su Aggiungi.
  7. Nella sezione Aggiornamento tipi di contenuto elenchi e siti specificare se i tipi di contenuto del sito figlio che ereditano da questo tipo di contenuto del sito verranno aggiornati con le modifiche apportate.
  8. Dopo avere aggiunto le colonne che si preferisce, fare clic su OK.

 Nota    Se il tipo di contenuto che si vuole selezionare non viene visualizzato come collegamento (disattivato) nella pagina, significa che il tipo di contenuto appartiene a un sito padre del sito Centro record e quindi deve essere selezionato e configurato dal sito padre. A questo scopo, fare clic sul collegamento sotto la colonna Origine accanto al tipo di contenuto del sito disattivato sotto la colonna Tipo di contenuto sito.

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Creare criteri di gestione delle informazioni per i record

Si definisce criterio di gestione delle informazioni un insieme di regole per un tipo di contenuto. I criteri di gestione delle informazioni consentono alle organizzazioni di controllare e registrare, ad esempio, il periodo di conservazione del contenuto e le azioni che gli utenti possono eseguire sul contenuto.

 Nota    Per eseguire questa attività è necessario essere membro del gruppo Proprietari del sito Centro record.

Aggiungere un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto

 Nota    Non è possibile specificare un criterio di gestione delle informazioni per un tipo di contenuto di base. I tipi di contenuto di base vengono installati quando viene creata una raccolta siti. È necessario creare un tipo di contenuto derivato da un tipo di contenuto di base e applicare un criterio di gestione delle informazioni al tipo di contenuto derivato.

  1. Nel sito scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.
  2. Nella sezione Raccolte della pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.
  3. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul tipo di contenuto a cui si vuole aggiungere un criterio di gestione delle informazioni.
  4. Nella pagina Tipo di contenuto fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
  5. Nella pagina Modifica criterio immettere una descrizione per il criterio, quindi compilare una breve informativa che ne illustri lo scopo. Un'informativa può essere costituita da un massimo di 512 caratteri.
  6. A questo punto è necessario aggiungere una o più caratteristiche dei criteri al criterio di gestione delle informazioni.

Aggiungere caratteristiche dei criteri al criterio di gestione delle informazioni

Le caratteristiche dei criteri che è possibile aggiungere a un criterio di gestione delle informazioni sono etichette, impostazioni di controllo, scadenza e codici a barre.

Aggiungere una caratteristica dei criteri di conservazione a un criterio di gestione delle informazioni

  1. Nella pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva conservazione
  2. Fare clic su Aggiungi fase di conservazione e selezionare una delle opzioni per il periodo di conservazione indicate di seguito per specificare la scadenza dei documenti: per impostare la data di scadenza in base a una proprietà data, selezionare Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento e quindi scegliere l'azione (Data di creazione o Data di modifica) e il periodo di tempo (giorni, mesi o anni).
  3. Digitare un valore nella casella situata tra gli elenchi per specificare il periodo di tempo.
  4. Selezionare l'azione che deve essere eseguita alla scadenza del documento.
  5. Se si vuole che l'azione selezionata venga ripetuta, selezionare la casella di controllo nella sezione Ricorrenza e quindi scegliere il periodo di ricorrenza.
  6. Fare clic su OK .

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Aggiungere una caratteristica dei criteri di controllo a un criterio di gestione delle informazioni

  1. Nella sezione Controllo della pagina Modifica criterio selezionare Attiva controllo e quindi le caselle di controllo corrispondenti agli eventi per cui si vuole gestire un audit trail.
  2. Fare clic su OK .

 Nota   Per visualizzare i registri di controllo, nella pagina Impostazioni raccolta siti fare clic su Report registro di controllo e quindi selezionare il report da visualizzare.

Aggiungere una caratteristica dei criteri per codici a barre a un criterio di gestione delle informazioni

  1. Nella sezione Codici a barre della pagina Modifica criterio selezionare Attiva codici a barre.
  2. Selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barreprima del salvataggio o della stampa se si vuole che le applicazioni client di Office richiedano agli utenti di inserire un codice a barre nei documenti.

Aggiungere una caratteristica dei criteri per etichette a un criterio di gestione delle informazioni

  1. Nella sezione Etichette della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva etichette.
  2. Per richiedere agli utenti di inserire un'etichetta prima di salvare o stampare un documento, selezionare Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.
  3. Per evitare che le etichette vengano modificate dopo che sono state aggiunte, selezionare Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.
  4. Nella casella Formato etichetta digitare il testo da visualizzare sull'etichetta. È possibile usare qualsiasi combinazione di testo fisso o proprietà del documento a eccezione di proprietà calcolate o incorporate, quali identificatori univoci globali (GUI) o date di creazione. Per iniziare una nuova riga, usare la sequenza di caratteri \n.
  5. Selezionare tipo, dimensione e stile del carattere e il tipo di giustificazione per il testo dell'etichetta.
  6. Digitare l'altezza dell'etichetta in pollici nella casella Altezza e la larghezza dell'etichetta in pollici nella casella Larghezza.
  7. Fare clic su Aggiorna per visualizzare le modifiche.
  8. Fare clic su OK .

Configurare la gestione dei record in posizione

Quando si usa il Centro record, si lavora in un archivio bloccato ed è possibile eseguire l'operazione Invia a per inviare i record a tale archivio. Tuttavia ogni sito può essere abilitato per la gestione dei record in posizione e configurato come sistema di gestione dei record. Diversamente dal Centro record, in questo tipo di sistema è possibile archiviare i record insieme ai documenti attivi in un'area per la collaborazione. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi aggiuntivi derivanti dall'uso di un sistema di gestione dei record in posizione:

  • I record possono esistere ed essere gestiti tra più siti.
  • Se è abilitato il controllo delle versioni, la gestione delle versioni dei record è automatica.
  • La ricerca eDiscovery può essere eseguita contemporaneamente su record e documenti attivi.
  • È possibile esercitare un maggiore controllo sulla natura di un record nell'organizzazione e su chi può crearlo.

I passaggi principali per configurare la gestione dei record in posizione sono tre:

  1. Attivare la gestione dei record in posizione a livello di raccolta siti
  2. Configurare le impostazioni per la dichiarazione come record a livello di raccolta siti
  3. Configurare le impostazioni per la dichiarazione come record a livello di elenco o raccolta

 Nota    Per dichiarare manualmente gli elementi come record è necessario essere un collaboratore o un amministratore dell'elenco.

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Attivare la gestione dei record in posizione a livello di raccolta siti

Il primo passaggio per la configurazione di un sistema di gestione dei record in posizione consiste nell'attivare la caratteristica a livello di raccolta siti. Attivando la caratteristica si abilita il comando Dichiara come record/Annulla dichiarazione come record sulla barra multifunzione.

 Nota    Per eseguire questa attività è necessario essere un amministratore della raccolta siti.

  1. Al livello del sito principale fare clic sul menu Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.
  2. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.
  3. Accanto a Gestione Record in posizione fare clic su Attiva.

Configurare le impostazioni per la dichiarazione come record a livello di raccolta siti

  1. Al livello del sito principale fare clic sul menu Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.
  2. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Impostazioni dichiarazione come record.
  3. Se si vuole limitare le operazioni eseguibili sugli elementi dichiarati come record, nella pagina Impostazioni dichiarazione record selezionare una delle opzioni nella sezione Restrizioni record.
  4. Nella sezione Disponibilità dichiarazione come record scegliere se rendere possibile, per impostazione predefinita, la dichiarazione manuale dei record negli elenchi e nelle raccolte. Se si sceglie l'opzione Non disponibile per tutte le posizioni per impostazione predefinita, i record possono essere dichiarati solo tramite criteri o flussi di lavoro.
  5. Nella sezione Ruoli dichiarazione selezionare i ruoli che possono eseguire e annullare manualmente dichiarazioni di elementi come record.
  6. Fare clic su OK.

Configurare le impostazioni per la dichiarazione come record a livello di elenco o raccolta

È possibile esercitare maggiore controllo sugli elementi che possono essere dichiarati come record configurando dichiarazioni come record per un elenco o una raccolta. Quando si configura un elenco o una raccolta per la dichiarazione come record, è possibile specificare che gli elementi devono essere dichiarati automaticamente come record quando vengono aggiunti all'elenco o alla raccolta.

  1. Dall'elenco o dalla raccolta in cui si vuole configurare le impostazioni per la dichiarazione come record fare clic sulla scheda Raccolta o Elenco sulla barra multifunzione.
  2. Per le raccolte fare clic su Impostazioni raccolta e per gli elenchi fare clic su Impostazioni elenco.
  3. Nella pagina Impostazioni raccolta documenti/elenco, in Autorizzazioni e gestione, fare clic su Impostazioni dichiarazione come record.
  4. Nella sezione Disponibilità dichiarazione come record manuale specificare:
  • se per la dichiarazione come record devono essere usate le impostazioni predefinite specificate per la raccolta siti,
  • se agli utenti deve essere sempre consentito dichiarare manualmente gli elementi come record per l'elenco o la raccolta, oppure
  • se gli utenti non possono mai dichiarare manualmente gli elementi come record nell'elenco o nella raccolta.
  1. Nella sezione Dichiarazione automatica selezionare la casella di controllo se si vuole che tutti gli elementi aggiunti all'elenco o alla raccolta vengano dichiarati automaticamente come record.
  2. Fare clic su OK .

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Si applica a:
SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online per aziende (E1 & E2), SharePoint Server 2013 Enterprise