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Flussi di lavoro I: Nozioni fondamentali

Invio di messaggi di posta elettronica dalla raccolta documenti a tre revisori

Percorso di un file per il flusso di lavoro Approvazione.

Il più semplice dei tre flussi di lavoro è il flusso di lavoro Approvazione. Per questo motivo sarà il primo a essere presentato in questo corso, in modo da poter illustrare alcuni concetti fondamentali prima di procedere con gli altri due tipi di flusso di lavoro, più complicati. Si noti che gli altri due tipi di flusso di lavoro sono presentati nei corsi II e III di questa serie.

Il funzionamento generale del flusso di lavoro Approvazione è piuttosto semplice. Quando si avvia questo tipo di flusso di lavoro da un file in una raccolta documenti, vengono eseguite le operazioni seguenti:

Callout 1 Viene inviato un messaggio di posta elettronica speciale al primo responsabile approvazione. Nel sito di SharePoint questo messaggio di posta elettronica viene definito "attività” perché si tratta di un elemento "da fare" per qualcuno coinvolto nel flusso di lavoro. Nell'attività viene richiesta l'approvazione del file. Gli utenti che ricevono questo messaggio potranno approvare il file facendo clic sul pulsante Approva.
Callout 2 A questo punto, la persona successiva riceve un'attività e fa clic sul pulsante Approva.
Callout 3 Viene quindi inviata un'attività all'ultimo revisore. Quando l'ultimo utente fa clic sul pulsante Approva il flusso di lavoro è completo.

È importante sottolineare che ogni attività viene inviata a un singolo responsabile approvazione alla volta, in un ordine prestabilito. Se uno dei partecipanti nella sequenza non approva il file potrebbe impedire alla persona successiva di eseguire l'attività assegnata. È comunque possibile impostare una data di scadenza in modo che il flusso di lavoro invii un messaggio promemoria. Tutti questi particolari sono illustrati in dettaglio nella prossima animazione.

Nota per gli utenti di Microsoft Office Outlook    Le "attività" di un flusso di lavoro non hanno le stesse caratteristiche delle attività in Outlook progettate per tenere traccia degli impegni. Queste attività sono diverse.

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