Creare criteri di gestione delle informazioni e applicarli

I criteri di gestione delle informazioni consentono di controllare gli utenti che possono accedere ai dati aziendali, le operazioni consentite e la durata di conservazione di tali dati. Un criterio può consentire di restare conformi alle normative legali e governative o ai processi aziendali interni. L'amministratore può configurare un criterio per controllare la modalità di monitoraggio dei documenti, gli utenti che possono accedervi e la durata di conservazione di tali documenti.

Ogni criterio può stabilire un gruppo di regole per un tipo specifico di contenuto. Ciascuna regola rappresenta una caratteristica di criterio. Una caratteristica di un criterio di gestione delle informazioni può specificare, ad esempio, la durata di conservazione di un tipo di contenuto.

Per creare un criterio di gestione delle informazioni in un sito, è possibile procedere in tre modi:

  1. Creare un criterio di gestione delle informazioni da utilizzare in più tipi di contenuto in una raccolta siti.
  2. Creare un criterio di gestione delle informazioni per un tipo di contenuto del sito.
  3. Creare un criterio di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta.
Per saperne di più


Creare un criterio per più tipi di contenuto in una raccolta siti

Per essere certi che un criterio di informazioni sia applicato a tutti i documenti di un certo tipo di una raccolta siti, valutare l'opportunità di creare il criterio a livello di raccolta siti e successivamente applicare il criterio ai tipi di contenuto. Questi criteri sono detti criteri per le raccolte siti. Per ulteriori informazioni, vedere Applicare un criterio per la raccolta siti a un tipo di contenuto.

  1. Nella home page della raccolta siti scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.
  2. Nell'elenco Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito fare clic su Criteri raccolta siti.
  3. Nella pagina Criteri di raccolta siti fare clic su Crea.
  4. Immettere un nome e una descrizione per il criterio, quindi compilare una breve informativa che illustri lo scopo del criterio. Un'informativa può essere costituita da un massimo di 512 caratteri.
  5. Per informazioni su come impostare le caratteristiche da associare al criterio, vedere Creare un criterio per un tipo di contenuto.
  6. Fare clic su OK per tornare alla pagina Criteri di raccolta siti.

Creare un criterio per un tipo di contenuto del sito

L'aggiunta di un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto semplifica l'associazione delle caratteristiche dei criteri a più elenchi o raccolte. È anche possibile scegliere di aggiungere a un tipo di contenuto un criterio di gestione delle informazioni esistente oppure di creare un criterio univoco specifico di un singolo tipo di contenuto.

 Nota   È inoltre possibile aggiungere un criterio di gestione delle informazioni a un tipo di contenuto specifico di elenchi. Ciò consente di applicare il criterio solo agli elementi inclusi nell'elenco in questione e che utilizzano il tipo di contenuto.

  1. Nella home page della raccolta siti scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.
  2. Nella sezione Raccolte della pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.
  3. Nella pagina Impostazioni tipi di contenuto sito selezionare il tipo di contenuto a cui si desidera aggiungere un criterio.
  4. Nella sezione Impostazioni della pagina Tipo di contenuto del sito fare clic su Impostazioni criteri di gestione delle informazioni.
  5. Nella pagina Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni, selezionare Definisci criterio e quindi fare clic su OK.
  6. Nella pagina Modifica criterio immettere un nome e una descrizione per il criterio, quindi scrivere una breve descrizione dello scopo. La descrizione può essere costituita da un massimo di 512 caratteri.
  7. Nelle sezioni successive selezionare le singole caratteristiche che si desidera aggiungere al criterio di gestione delle informazioni definito.
  8. Per specificare un periodo di conservazione per i documenti e gli elementi soggetti al criterio, selezionare Attiva conservazione e quindi specificare il periodo di conservazione e le azioni da eseguire alla scadenza degli elementi.

Per specificare un periodo di conservazione

1. Fare clic su Aggiungi fase di conservazione per record.
2.

Selezionare un'opzione per il periodo di conservazione per impostare una data di scadenza dei documenti o degli elementi. Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per impostare una data di scadenza basata su una proprietà di data, nella sezione Evento fare clic su Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento e quindi selezionare il documento o l'azione per l'elemento (ad esempio, creazione o modifica) e l'intervallo di tempo che deve trascorrere dopo l'azione (ad esempio, il numero di giorni, mesi o anni) prima che l'elemento scada.
  • Per utilizzare una formula di conservazione personalizzata per definire la scadenza, fare clic su Impostato da una formula personalizzata specifica installata nel server.

 Nota    Questa opzione è disponibile solo se l'amministratore ha impostato una formula personalizzata.

3. L'opzione Avvia flusso di lavoro è disponibile solo se si definisce un criterio per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro.
4.

Nella sezione Occorrenza selezionare Ripeti questa azione di fase e immettere la frequenza con cui deve aver luogo l'azione.

 Nota    Questa opzione è disponibile solo se l'azione selezionata può essere ripetuta. Non è possibile, ad esempio, impostare l'occorrenza per l'azione Elimina definitivamente .

5. Fare clic su OK.
  1. Per attivare il controllo per i documenti e gli elementi soggetti al criterio, selezionare Attiva controllo e quindi specificare gli eventi di cui si desidera eseguire il controllo.

Per attivare il controllo

1. Nella sezione Controllo della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva controllo e quindi le caselle di controllo corrispondenti agli eventi per cui si desidera gestire un itinerario di controllo.
2. Se si desidera richiedere agli utenti di inserire tali codici a barre nei documenti, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa.
3. Fare clic su OK per applicare al criterio la caratteristica di controllo.
La caratteristica dei criteri di controllo consente alle organizzazioni di creare e analizzare audit trail per i documenti e di ottenere elenchi di elementi, ad esempio elenchi di attività, elenchi di problemi, gruppi di discussione e calendari. Questa caratteristica mette a disposizione un registro di controllo in cui vengono registrati eventi quali la data in cui un contenuto è stato visualizzato, modificato o eliminato.
Se un criterio di gestione delle attività prevede l'attivazione della caratteristica di controllo, gli amministratori possono visualizzare i dati di controllo nei report sull'utilizzo dei criteri basati su Microsoft Excel, quindi utilizzare questi report per capire come vengono utilizzate le informazioni nell'organizzazione. Questi report possono inoltre aiutare le organizzazioni a verificare e documentare la conformità alle norme vigenti oppure ad analizzare possibili problemi.
Nel registro di controllo vengono memorizzate informazioni quali nome dell'evento, data e ora dell'evento e nome del sistema dell'utente che esegue l'azione.
  1. Dopo essere stati attivati in un criterio, i codici a barre vengono aggiunti alle proprietà del documento e visualizzati nell'area dell'intestazione del documento a cui sono applicati. Analogamente alle etichette, possono essere rimossi da un documento manualmente. È possibile specificare se al momento del salvataggio o della stampa di un elemento agli utenti deve essere richiesto di inserire il codice a barre oppure se quest'ultimo deve essere inserito manualmente tramite la scheda Inserisci disponibile nei programmi di Office 2010.

Per attivare i codici a barre

1. Nella sezione Codici a barre della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva codici a barre.
2. Se si desidera richiedere agli utenti di inserire tali codici a barre nei documenti, selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barre prima del salvataggio o della stampa.
3. Fare clic su OKper applicare al criterio la caratteristica dei codici a barre.

     Nota    I criteri codice a barre generano codici a barre standard basati sul codice 39. Nell'immagine di ogni codice a barre, sotto il simbolo che rappresenta il valore del codice a barre, è visualizzato un testo che consente di utilizzare i dati del codice a barre anche quando non è disponibile l'hardware di digitalizzazione. Per individuare l'elemento in un sito, gli utenti possono digitare manualmente il numero del codice a barre nella casella di ricerca di Microsoft Office SharePoint Server 2010.

    1. Per rendere obbligatoria l'apposizione di etichette ai documenti soggetti a questo criterio, selezionare Attiva etichette e quindi specificare le impostazioni desiderate per le etichette.

    Per attivare le etichette

    1.

    Per chiedere agli utenti di aggiungere un'etichetta a un documento, selezionare la casella di controlloRichiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.

     Nota    Se invece si desidera che l'apposizione delle etichette sia facoltativa, non selezionare la casella di controllo.

    2.

    Per bloccare un'etichetta in modo che non possa essere più modificata dopo l'inserimento, selezionare la casella di controllo Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.

     Nota    Questa impostazione impedisce che il testo dell'etichetta venga aggiornato dopo che l'etichetta è stata inserita in un elemento in un'applicazione client quale Word, Excel o PowerPoint. Se si desidera che le etichette possano essere modificate quando vengono aggiornate le proprietà del documento o dell'elemento, non selezionare la casella di controllo.

    3.

    Nella casella Formato etichetta digitare il testo da visualizzare nell'etichetta. Nelle etichette possono essere presenti fino a dieci riferimenti a colonne, ognuno contenente al massimo 255 caratteri. Per creare il formato dell'etichetta, eseguire una delle operazioni seguenti:

    Digitare i nomi delle colonne da includere nell'etichetta, nell'ordine in cui si desidera che vengano visualizzati. Racchiudere i nomi di colonna tra parentesi graffe ({}), come illustrato nell'esempio della pagina Modifica criteri.

    Digitare le parole che consentono di identificare le colonne all'esterno delle parentesi, nel modo illustrato nell'esempio presente nella pagina Modifica criterio.

    4. Per aggiungere un'interruzione di riga, digitare \n nel punto in cui si desidera inserire l'interruzione di riga.
    5.

    Selezionare la dimensione e lo stile del carattere e specificare se all'interno del documento l'etichetta deve essere giustificata a sinistra, al centro o a destra.

     Suggerimento    Selezionare un tipo e uno stile di carattere disponibili nel computer degli utenti. Le dimensioni del tipo di carattere hanno effetto sulla quantità di testo che può essere visualizzata nell'etichetta.

    6. Digitare i valori dell'altezza e della larghezza dell'etichetta, che possono variare da 0,635 a 50,80 cm. Il testo dell'etichetta viene sempre allineato al centro e orientato verticalmente rispetto all'immagine dell'etichetta.
    7. Fare clic su Aggiorna per visualizzare un'anteprima del contenuto dell'etichetta.
    1. Fare clic su OK.

    Creare un criterio per un elenco, una raccolta o una cartella (criterio di conservazione basato sulla posizione)

    È possibile definire un criterio di conservazione applicabile solo a un elenco, a una raccolta o a una cartella specifica. Se si crea un criterio di conservazione in questo modo, non è possibile riutilizzare il criterio per altri elenchi, raccolte, cartelle o siti.

     Nota    Non è possibile applicare un criterio della raccolta siti a un criterio basato sulla posizione.

    Se si desidera applicare uno stesso criterio di conservazione a tutti i tipi di contenuto presenti in una posizione, è consigliabile utilizzare la conservazione basata sulla posizione. Nella maggior parte degli altri casi, è consigliabile verificare che sia specificato un criterio di conservazione per tutti i tipi di contenuto.

     Nota    Ogni sottocartella eredita il criterio di conservazione della cartella padre, a meno che non si scelga di interrompere l'ereditarietà e di definire un nuovo criterio di conservazione a livello di cartella figlio.

    Se per un elenco o una raccolta si desidera definire un criterio di gestione delle informazioni diverso da un criterio di ritenzione, è necessario definire un criterio di gestione delle informazioni per ogni singolo tipo di contenuto associato all'elenco o alla raccolta. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un criterio per un tipo di contenuto del sito.

     Importante    Se in qualsiasi momento si desidera passare da un criterio basato sul tipo di contenuto a un criterio basato sulla posizione per un elenco o una raccolta, come criterio basato sulla posizione verrà utilizzato solo il criterio di conservazione. Tutti gli altri criteri di gestione (ad esempio controlli e codici a barre) verranno ereditati dai tipi di contenuto associati.

     Suggerimento    I criteri basati sulla posizione possono essere disattivati per una raccolta siti disattivando la caratteristica Conservazione basata su raccolte e cartelle. In questo modo gli amministratori della raccolta siti possono essere certi che i loro criteri per i tipi di contenuto non vengano sostituiti dai criteri basati sulla posizione definiti da un amministratore di elenchi.

    Per modificare le impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta, è necessario disporre almeno del livello di autorizzazione Design.

    1. Passare all'elenco o alla raccolta per cui si desidera specificare un criterio di gestione delle informazioni.
    2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Raccolta o Elenco e quindi fare clic su Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco a seconda che si utilizzi una raccolta o un elenco.
    3. In Autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
    4. Nella pagina Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni controllare che l'origine dei criteri di conservazione per l'elenco o la raccolta sia Raccolta e cartelle. Se l'origine è Tipo di contenuto, eseguire le operazioni seguenti:
    • Fare clic sul pulsante Cambia origine.

    Cambiare l'origine dei criteri

    • Nella sezioneOrigine criteri di conservazione della pagina Modifica criterio selezionare Raccolta e cartelle. Verrà visualizzato un avviso che informa che i criteri di conservazione verranno ignorati.
    • Fare clic su OK.
    1. Nella sezione Pianificazione di conservazione basata su raccolta della pagina Modifica criterio digitare una breve descrizione del criterio creato.
    2. In Non record fare clic su Aggiungi fase di conservazione.

       Importante    Si noti che in Record è possibile scegliere di definire diversi criteri di conservazione per i record selezionando l'opzione Definire diverse fasi di conservazione per i record.

    3. Nella finestra delle proprietà della fase selezionare un'opzione per il periodo di conservazione per impostare una data di scadenza dei documenti o degli elementi. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Per impostare una data di scadenza basata su una proprietà di data, nella sezione Evento fare clic su Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento e quindi selezionare il documento o l'azione per l'elemento (ad esempio, creazione o modifica) e l'intervallo di tempo che deve trascorrere dopo l'azione (ad esempio, il numero di giorni, mesi o anni) prima che l'elemento scada.
    • Per utilizzare una formula di conservazione personalizzata per definire la scadenza, fare clic su Impostato da una formula personalizzata specifica installata nel server.

       Nota    Questa opzione è disponibile solo se l'amministratore ha impostato una formula personalizzata.

    • In Azione specificare l'azione da eseguire alla scadenza del documento o dell'elemento. Per attivare un'azione specifica per il documento o l'elemento (ad esempio, l'eliminazione), selezionare un'azione dall'elenco.
    1. L'opzione Avvia flusso di lavoro è disponibile solo se si definisce un criterio per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto a cui è già associato un flusso di lavoro.
    2. Nella sezione Occorrenza selezionare Ripeti questa azione di fase e immettere la frequenza con cui deve aver luogo l'azione.

       Nota    Questa opzione è disponibile solo se l'azione selezionata può essere ripetuta. Non è possibile, ad esempio, impostare l'occorrenza per l'azione Elimina definitivamente.

    3. Fare clic su OK.

    Applicare criteri della raccolta siti a un tipo di contenuto

    Se per il sito sono già stati creati criteri di gestione delle informazioni come criteri della raccolta siti, è possibile applicare uno di questi criteri a un tipo di contenuto. In questo modo è possibile applicare lo stesso criterio a più tipi di contenuto di una raccolta siti che non condividono lo stesso tipo di contenuto padre.

     Nota   Se si desidera applicare criteri a più tipi di contenuto di una raccolta siti ed è stato configurato il Servizio metadati gestiti, è possibile utilizzare Pubblicazione tipo di contenuto per pubblicare i criteri di gestione delle informazioni per più raccolte siti. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Applicare un criterio a tipi di contenuto in più raccolte siti .

    1. Passare all'elenco o alla raccolta che contiene il tipo di contenuto a cui si desidera applicare un criterio.
    2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Raccolta o Elenco e quindi fare clic su Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco a seconda che si utilizzi una raccolta o un elenco.
    3. In Autorizzazioni e gestione fare clic su Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
    4. Verificare che come origine del criterio sia impostato Tipi di contenuto e in Criteri tipo di contenuto selezionare il tipo di contenuto che si desidera applicare al criterio.
    5. Nella sezione Impostazione del criterio fare clic su Usa criterio raccolta siti e quindi selezionare nell'elenco il criterio da applicare.

       Nota   Se l'opzione Usa criterio raccolta siti non è disponibile, significa che non sono stati definiti criteri della raccolta siti per la raccolta siti in questione.

    6. Fare clic su OK.

       Importante    Se l'elenco o la raccolta supporta la gestione di più tipi di contenuto, in Tipi di contenuto è possibile fare clic sul tipo di contenuto per cui si desidera specificare un criterio di gestione delle informazioni. Questo porta direttamente al precedente passaggio 5.

    Applicare un criterio a più raccolte siti

    Per condividere tipi di contenuto tra diverse raccolte siti è possibile utilizzare un'applicazione del servizio metadati gestiti per impostare la pubblicazione dei tipi di contenuto. La pubblicazione consente una gestione coerente dei contenuti e dei metadati dell'organizzazione in tutti i siti, in quanto i tipi di contenuto possono essere creati e aggiornati in modo centralizzato e gli aggiornamenti possono essere pubblicati in più applicazioni Web o raccolte siti di sottoscrizione.

    Per ulteriori informazioni sulla pubblicazione dei tipi di contenuto, vedere Gestire la pubblicazione dei tipi di contenuto.

    Creare un modello in base a un criterio esistente da utilizzare tra più raccolte siti

    È possibile definire un criterio di gestione delle informazioni e quindi creare un modello in base ad esso da utilizzare all'occorrenza per più raccolte siti. Questo metodo è utile se si desidera avere un backup dei criteri per la gestione delle informazioni oppure come metodo alternativo alla pubblicazione dei tipi di contenuto per l'applicazione di un criterio a più raccolte siti. Per creare un modello o backup del criterio, esportare il criterio da una raccolta siti e quindi importarlo in una posizione salvata o in un'altra raccolta siti.

     Importante    Se si utilizza la caratteristica di importazione/esportazione per creare un set di modelli di criteri, tenere presente che nel file xml del criterio esiste un ID univoco. Per questo motivo non è possibile importare tale criterio in un sito più di una volta senza modificare l'ID univoco.

    Esportare un criterio

    1. Nella home page della raccolta siti in cui si trova il criterio scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.
    2. Nella sezione Amministrazione raccolta siti della pagina Impostazioni sito fare clic su Criteri raccolta siti.
    3. Selezionare il criterio che si desidera esportare, scorrere in fondo al criterio, quindi scegliere Esporta.
    4. Quando viene chiesto se si desidera salvare o aprire il file, scegliere Salva, quindi selezionare la posizione in cui salvare il file. Selezionare una posizione disponibile per le raccolte siti in cui si importa il criterio.
    5. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Download completato, scegliere Chiudi.

    Importare un criterio in un'altra raccolta siti

    Se si importa un criterio di gestione delle informazioni, sarà possibile applicarlo a più tipi di contenuto a livello di sito o di elenco nella raccolta siti desiderata. I vantaggi sono due: non è necessario ridefinire e riapplicare il criterio a ogni tipo di contenuto ed è possibile gestire più facilmente le modifiche cambiando il criterio in una sola posizione.

    1. Nella home page della raccolta siti a cui si desidera applicare il criterio scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.
    2. Nella sezione Amministrazione raccolta siti fare clic su Criteri di raccolta siti.
    3. Nella pagina Criteri di raccolta siti selezionare Importa, quindi fare clic su Sfoglia per individuare il file XML relativo al criterio.
    4. Selezionare il file XML in cui è stato salvato il criterio, quindi scegliere Apri.
    5. Nella pagina Importa un criterio di raccolta siti scegliere Importa per aggiungere il criterio alla raccolta siti.

    I criteri importati potranno essere applicati a uno o più tipi di contenuto a livello di sito o elenco. Vedere Applicare criteri della raccolta siti a un tipo di contenuto, più indietro.

    Selezionare un criterio per la gestione delle informazioni da applicare a un tipo di contenuto

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    Si applica a:
    SharePoint Server 2010