Attività di base in SharePoint Server 2010

Introduzione a SharePoint 2010 Vengono illustrate alcune attività e informazioni di base su come utilizzare Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo


Panoramica di SharePoint Foundation e SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 è la tecnologia alla base dei siti di SharePoint. Questa tecnologia, disponibile gratuitamente, è nota come Windows SharePoint Services nelle versioni precedenti. SharePoint Server 2010 si basa sulla tecnologia SharePoint Foundation per offrire una struttura familiare e uniforme per elenchi e raccolte e per l'amministrazione e la personalizzazione dei siti. Tutte le caratteristiche disponibili in SharePoint Foundation sono presenti anche in SharePoint Server 2010.

SharePoint Server 2010 tuttavia estende la tecnologia SharePoint Foundation offrendo ulteriori caratteristiche e funzionalità. Sia SharePoint Server che SharePoint Foundation ad esempio includono modelli di sito per collaborare con colleghi in siti di team, blog e aree di lavoro riunioni. SharePoint Server tuttavia include caratteristiche di social computing avanzate, ad esempio tagging e newsfeed, che consentono agli utenti di un'organizzazione di individuare, organizzare ed esplorare informazioni, nonché condividerle con i propri colleghi. In SharePoint Server è inoltre disponibile una tecnologia di ricerca più sofisticata rispetto alla tecnologia offerta da SharePoint Foundation grazie a caratteristiche utili per dipendenti di grandi organizzazioni, ad esempio la capacità di cercare dati business in SAP, Siebel e altre applicazioni aziendali.

SharePoint Foundation e SharePoint Server sono entrambi progettati per interagire con altri programmi, server e tecnologie, inclusi quelli disponibili in Microsoft Office System. È ad esempio possibile utilizzare un sito, un elenco o una raccolta offline in SharePoint Workspace, lavorare al contenuto del sito mentre si è disconnessi dalla rete e quindi sincronizzare automaticamente le modifiche nel momento in cui si effettua di nuovo la connessione. È possibile eseguire molte attività di SharePoint utilizzando applicazioni familiari di Microsoft Office, ad esempio avviare o partecipare a un flusso di lavoro per approvare una nota spese da Microsoft Word.

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Funzionalità di SharePoint Server

Le funzionalità di SharePoint Server 2010 si articolano in sei aree. In questo articolo vengono presentate brevemente tutte queste funzionalità e vengono forniti collegamenti ad articoli correlati contenenti ulteriori informazioni.

Collaborazione e social computing

SharePoint Server 2010 estende le caratteristiche di collaborazione di SharePoint Foundation offrendo la possibilità di eseguire facilmente attività di creazione e modifica dal browser o da applicazioni familiari, ad esempio Microsoft Word, e consentendo agli utenti di correlare le risorse con tagging e valutazioni e di trovare rapidamente le risposte tramite newsfeed e ricerche utenti.

Una delle aree principali in cui è possibile usufruire di queste funzionalità è il sito personale, ovvero un sito di SharePoint in cui condividere documenti, collegamenti e informazioni personali in un profilo online. È inoltre possibile creare blog su argomenti di interesse o cercare informazioni necessarie per il proprio lavoro.

Profilo

È possibile scegliere quali informazioni condividere e quali mantenere private nel sito personale e quindi applicare tag per collegamenti a informazioni e trovare informazioni contrassegnate con tag o condivise da altri utenti nei relativi newsfeed. Per ulteriori informazioni sulla gestione delle informazioni nel sito personale, vedere Gestire le informazioni condivise tramite il sito personale e il profilo.

SharePoint Server 2010 consente inoltre di partecipare ovunque ci si trovi grazie a un'interfaccia utente SharePoint Workspace completa utilizzabile sia quando si è connessi che quando si è disconnessi dalla rete, in modo che sia possibile collaborare anche durante gli spostamenti.

Gestione contenuto aziendale

Gestione contenuto aziendale di Microsoft consente alle organizzazioni di ovviare ai problemi che possono derivare da volumi elevati di contenuto non gestito. SharePoint Server 2010 costituisce un elemento essenziale della soluzione Gestione contenuto aziendale di Microsoft, che estende la funzionalità di gestione del contenuto a tutti i dipendenti di un'organizzazione grazie all'integrazione con strumenti familiari, ad esempio Microsoft Office System. La soluzione Gestione contenuto aziendale di Microsoft offre in una singola piattaforma unificata funzionalità per la gestione dell'intero ciclo di vita del contenuto, dalla creazione alla modifica e collaborazione fino alla scadenza.

SharePoint Server 2010 consente alle organizzazioni di gestire l'intero ciclo di vita del contenuto offrendo gruppi distinti di caratteristiche per raggiungere gli obiettivi seguenti:

  • Gestire contenuto di tipo diverso    Le funzionalità di gestione dei documenti in SharePoint Server 2010 consentono alle organizzazioni di consolidare contenuto diverso di origini diverse in un archivio gestito centralmente con categorizzazione uniforme. La nuova caratteristica di set di documenti consente a un'organizzazione di creare e gestire prodotti di lavoro costituiti da più documenti. Funzionalità di ricerca integrate consentono agli utenti di trovare, condividere e utilizzare queste informazioni. Le funzionalità di gestione dei metadati, ad esempio la nuova caratteristica di archivio termini, consentono alle organizzazioni di gestire i metadati in modo centralizzato tra i siti. I metadati sono informazioni sui dati utilizzate per identificare, strutturare, individuare e gestire informazioni. Il nuovo supporto per lo spostamento basato su metadati e la possibilità di incorporare campi di metadati in documenti migliorano le funzionalità di ricerca e individuazione di informazioni. È inoltre possibile proteggere il contenuto da accessi non autorizzati. Gli strumenti di collaborazione, ad esempio il flusso di lavoro, consentono agli utenti di collaborare efficientemente per creare, esaminare e approvare documenti in modo strutturato.
  • Soddisfare requisiti di conformità e di tipo legale    Le funzionalità di gestione dei record in SharePoint Server 2010 consentono alle organizzazioni di archiviare e proteggere i record commerciali, sia record in posizione accanto a record in corso che record in un archivio centrale bloccato. Le organizzazioni possono applicare criteri di scadenza ai record in modo che vengano conservati per il periodo di tempo appropriato in conformità alle normative o ai criteri aziendali interni, riducendo così il rischio di problemi di tipo legale per l'organizzazione. Gli audit trail forniscono una prova ai controllori interni ed esterni della corretta conservazione dei record. È possibile applicare esenzioni a record specifici sottoposti a indagini legali per impedirne l'eliminazione.
  • Gestire in modo efficiente più siti Web    Le funzionalità di gestione di contenuto Web in SharePoint Server 2010 consentono agli utenti di pubblicare contenuto Web con uno strumento di creazione e modifica e un processo di approvazione incorporato di facile utilizzo. I dipendenti possono caricare tempestivamente contenuto, tra cui immagini e file audio e video, sui siti Web senza richiedere assistenza al personale IT. Il nuovo supporto per risorse multimediali elaborate include una nuova Raccolta risorse, con visualizzazioni e selezioni avanzate, il supporto di video come tipo di contenuto SharePoint, un'infrastruttura di flusso video e un lettore multimediale Silverlight adattabile all'interfaccia. Modelli in formato di pagine master e layout di pagina consentono alle organizzazioni di applicare una personalizzazione uniforme alle pagine. Caratteristiche Web Analytics incorporate forniscono il supporto per report avanzati di tipo Traffico, Ricerca e Inventario. SharePoint Server 2010 offre inoltre una singola infrastruttura di distribuzione e gestione per siti Intranet, Extranet e Internet, nonché per siti multilingue.

Ricerca contenuti organizzazione

In SharePoint Server 2010 è disponibile una sofisticata infrastruttura di ricerca che completa altre funzionalità di produttività aziendale, come Ricerca contenuti organizzazione, e funzionalità di collaborazione che consentono agli utenti di ottenere risposte più pertinenti e di amplificare l'impatto di conoscenze ed esperienze.

La funzionalità di ricerca tiene conto del contesto personale e consente di affinare l'ambito di ricerca utilizzando lo spostamento interattivo per indirizzare l'utente alle informazioni desiderate. SharePoint Server estende la portata della ricerca a più origini e tipi di contenuto in modo da connettersi a tutte le informazioni disponibili in ambito aziendale, incluse applicazioni aziendali quali SAP, Siebel o database personalizzati, e rendere le informazioni disponibili per tutti.

Business intelligence

Per business intelligence si intende un insieme di metodologie, tecnologie e processi che utilizza le informazioni archiviate in sistemi organizzativi rendendole fruibili per tutte le persone che necessitano di tali dati per prendere decisioni consapevoli. In qualità di componente essenziale della piattaforma di business intelligence Microsoft, SharePoint Server 2010 consente di estenderne le funzionalità a tutti gli utenti di un'organizzazione, in modo che tutti possano accedere ai dati desiderati per un processo decisionale più efficiente.

In un'organizzazione in genere i dati vengono archiviati in diversi formati, ad esempio database, messaggi di posta elettronica e fogli di calcolo. SharePoint Server 2010 consente di estrarre i dati da origini diverse e di presentarli in modo da facilitare l'analisi e il processo decisionale.

Excel Services consente ai decisori di pubblicare, condividere e gestire cartelle di lavoro di Excel in un sito di SharePoint. Altri utenti dell'organizzazione possono quindi modificare i valori, le formule e la formattazione delle celle dal browser mentre analizzano i dati.

PerformancePoint Services in SharePoint Server 2010 può migliorare la visibilità in obiettivi e metriche organizzativi e consentire una maggiore profondità di analisi. È possibile insieme ad altri colleghi dell'organizzazione creare e utilizzare dashboard interattivi con scorecard, report e filtri per l'individuazione delle tendenze. È inoltre possibile aggiungere grafici sofisticati ai siti di SharePoint e connettere i grafici a dati di diverse origini, ad esempio elenchi SharePoint, elenchi dati esterni, servizi di integrazione applicativa dei dati, Excel Services o altre web part.

Portali

Con SharePoint Server 2010 le organizzazioni possono creare e gestire siti portale per ogni aspetto della struttura aziendale, ad esempio portali Intranet aziendali, siti Web Internet aziendali e siti portale dei reparti. I portali Intranet aziendali e dei reparti possono connettere singoli siti di un'organizzazione e consolidare l'accesso ad applicazioni aziendali esistenti. I team e gli individui di un'organizzazione possono utilizzare un sito portale per accedere alle esperienze, alle informazioni e alle applicazioni aziendali di cui necessitano per svolgere le proprie funzioni.

Gli individui di un'organizzazione che utilizzano un sito portale possono usufruire della funzionalità dei siti personali. Questi siti forniscono una posizione centralizzata per le gestione e l'archiviazione di documenti, contenuto, collegamenti e contatti. Il sito personale è un punto di contatto per altri utenti dell'organizzazione che possono in questo modo trovare informazioni sul proprietario di tale sito, sulle sue competenze e sui suoi interessi. I siti personali includono le caratteristiche di social computing citate più indietro in questo articolo.

SharePoint Server 2010 include inoltre caratteristiche che possono essere utilizzate dalle organizzazioni per personalizzare un sito portale per singoli utenti, ad esempio indirizzando contenuto specifico a determinati tipi di utenti. L'organizzazione può personalizzare ulteriormente il sito portale utilizzando un programma di progettazione Web compatibile con SharePoint, ad esempio SharePoint Server 2010.

Processi e moduli aziendali

SharePoint Server 2010 offre numerose caratteristiche che consentono di integrare e semplificare i processi aziendali. I flussi di lavoro possono ridurre i costi necessari per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio l'approvazione dei progetti o la revisione dei documenti, tramite la gestione e la verifica delle attività che tali processi comportano. In SharePoint Server 2010 sono disponibili diversi flussi di lavoro predefiniti che possono essere utilizzati così come sono o personalizzati in base alle proprie esigenze. È inoltre possibile utilizzare SharePoint Designer per creare flussi di lavoro personalizzati che supportano processi aziendali specifici.

È inoltre possibile creare moduli basati su browser e raccogliere dati da organizzazioni che non utilizzano Microsoft InfoPath 2010.

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Componenti di un sito di SharePoint

Un sito è un gruppo di pagine Web correlate in cui un'organizzazione può gestire progetti, tenere riunioni e condividere informazioni. Il proprio team potrebbe ad esempio disporre di un proprio sito in cui archiviare pianificazioni, file e informazioni sulle procedure. Il sito del team può far parte di un più vasto sito portale dell'organizzazione in cui reparti come Risorse umane scrivono e pubblicano informazioni e risorse per il resto dell'organizzazione.

Tutti i siti di SharePoint sono costituiti da elementi comuni che è opportuno conoscere per iniziare a utilizzare il prodotto, ovvero elenchi, raccolte, web part e visualizzazioni.

Sito del team

Elenchi    Un elenco è un componente di sito Web in cui un'organizzazione può archiviare, condividere e gestire informazioni. È ad esempio possibile creare un elenco di attività per tenere traccia delle assegnazioni oppure utilizzare un calendario per tenere traccia degli eventi di un team. È inoltre possibile condurre un sondaggio oppure ospitare discussioni in un'area discussioni.

Raccolte    Una raccolta è un tipo speciale di elenco in cui vengono archiviati file e informazioni sui file. È possibile definire la modalità di visualizzazione, verifica, gestione e creazione dei file nelle raccolte.

Visualizzazioni    Le visualizzazioni consentono di visualizzare gli elementi di un elenco o di una raccolta che hanno maggiore rilevanza o che meglio si adattano a uno scopo specifico. È ad esempio possibile creare una visualizzazione di tutti gli elementi di un elenco che si applicano a un reparto specifico oppure evidenziare documenti specifici di una raccolta. È possibile creare più visualizzazioni di un elenco o di una raccolta da cui gli utenti possono effettuare selezioni, nonché utilizzare una web part per mostrare una visualizzazione di un elenco o di una raccolta in una pagina separata del sito.

Visualizzazione Attività personali

Web part    Una web part è un'unità modulare di informazioni che costituisce un componente di base della maggior parte delle pagine di un sito. Se si dispone dell'autorizzazione per la modifica delle pagine di un sito, è possibile utilizzare le web part per personalizzare il sito e visualizzare immagini e grafici, parti di altre pagine Web, elenchi di documenti, visualizzazioni personalizzate di dati business e così via.

Web part

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Dettagli del sito che influiscono sull'esperienza utente

I dettagli dell'installazione e della configurazione di SharePoint determinano gli elementi visualizzati e le opzioni disponibili per l'utente nel proprio sito.

Autorizzazioni    Se si dispone del livello di autorizzazione predefinito Controllo completo, sarà possibile utilizzare l'intera gamma di opzioni per la gestione del sito. Se invece si dispone del livello di autorizzazione Collaborazione o Lettura, le opzioni e l'accesso al contenuto del sito saranno più limitati. Molte delle opzioni illustrate in questo articolo non sono disponibili per gli utenti con il livello di autorizzazione Lettura, che consente di leggere il contenuto ma non di modificarlo. Poiché le autorizzazioni sono progettate in modo da essere flessibili e personalizzabili, è possibile che nella propria organizzazione siano state configurate impostazioni univoche.

Personalizzazione    È possibile che nella propria organizzazione siano state apportate modifiche alle autorizzazioni e alla personalizzazione del sito, sia stata personalizzata la struttura di spostamento del sito e siano stati spostati alcuni controlli, come il menu Azioni sito, in un altro punto della pagina. Analogamente, è possibile che si sia scelto di non utilizzare la funzionalità barra multifunzione introdotta in SharePoint 2010.

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Aggiunta di contenuto a un sito

È possibile aggiungere elementi agli elenchi e file alle raccolte utilizzando un Web browser. I pulsanti utilizzati per eseguire le azioni più comuni sono presenti sulla barra multifunzione, disponibile sulla parte superiore della maggior parte delle pagine di un sito.

Barra multifunzione

I pulsanti della barra multifunzione possono non essere disponibili se si verifica una delle situazioni seguenti:

  • L'azione non è applicabile o dipende da altre azioni. È ad esempio necessario selezionare la casella di controllo di un documento per poterlo estrarre.
  • Non si dispone dell'autorizzazione per eseguire l'attività.
  • La caratteristica non è attivata per il sito. I flussi di lavoro ad esempio potrebbero non essere attivati nel sito.

È inoltre possibile salvare file in una raccolta utilizzando applicazioni client compatibili con SharePoint Server, ad esempio salvare un documento di Microsoft Word in una raccolta di un sito di SharePoint mentre si utilizza Word.

Per aggiungere un elemento a un elenco o un file a una raccolta, è necessario disporre dell'autorizzazione per collaborare all'elenco o alla raccolta. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo delle autorizzazioni e dei livelli di autorizzazione nella propria organizzazione, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

Quando si aggiunge la voce o il file, altri utenti che dispongono dell'autorizzazione per la lettura dell'elenco possono visualizzare la voce o il file, a meno che non sia necessaria l'approvazione. In tal caso, la voce o l'elenco vengono archiviati in uno stato di attesa nell'elenco o nella raccolta fino a quando non vengono approvati da un utente con le autorizzazioni appropriate. Se durante l'aggiunta di un elemento o di un file si sta già visualizzando l'elenco o la raccolta, potrebbe essere necessario aggiornare il browser per visualizzare la nuova voce o il nuovo file.

Gli elenchi e le raccolte possono inoltre sfruttare le caratteristiche della posta elettronica, a condizione che nel sito sia abilitata la posta elettronica in arrivo e in uscita. Alcuni elenchi, ad esempio i calendari, gli annunci, i blog e le aree discussioni, possono essere configurati in modo da consentire agli utenti di aggiungere contenuto tramite l'invio di posta elettronica. Altri elenchi, ad esempio gli elenchi delle attività e quelli per la gestione dei problemi, possono essere configurati per l'invio di posta elettronica agli utenti quando vengono assegnate le rispettive voci.

Oltre alle autorizzazioni per l'aggiunta di contenuto agli elenchi e alle raccolte esistenti, è possibile disporre di autorizzazioni per creare nuovi elenchi e raccolte. I modelli per gli elenchi e le raccolte possono essere utilizzati come punto di partenza. In base al livello di autorizzazione, è inoltre possibile creare e personalizzare nuovi siti e pagine.

Elenchi

Sebbene i tipi di elenchi possano variare, la procedura per l'aggiunta di elementi resta sempre invariata. Non è necessario pertanto apprendere nuove tecniche per utilizzare tipi diversi di elenchi. Un elemento di elenco contiene testo in una serie di colonne, ma alcuni elenchi possono accettare l'aggiunta di allegati all'elemento.

Aggiungere un elemento a un elenco

  1. Nell'elenco in cui si desidera aggiungere l'elemento fare clic sulla scheda Elementi sulla barra multifunzione (o sulla scheda Eventi per un calendario).
  2. Fare clic su Nuovo elemento (Nuovo evento per un calendario).

 Suggerimento   Un altro modo per aggiungere rapidamente un evento a un calendario consiste nel posizionare il puntatore del mouse sulla data sul calendario e quindi fare clic su Aggiungi.

  1. Completare i campi obbligatori e gli eventuali altri campi desiderati.
  2. Fare clic su Salva.

Modificare o eliminare un elemento da un elenco

  1. Posizionare il puntatore del mouse su un elemento e quindi selezionare la casella di controllo visualizzata accanto a tale elemento.

 Suggerimento   È possibile eseguire azioni su più elementi selezionando più caselle di controllo.

  1. Nella scheda Elementi sulla barra multifunzione fare clic su Modifica elemento o Elimina elemento, a seconda dell'azione che si desidera eseguire.

In molti tipi di siti alcuni elenchi vengono creati automaticamente. Tali elenchi predefiniti possono spaziare da un'area discussioni a un elenco di tipo calendario. Se si dispone dell'autorizzazione appropriata, è inoltre possibile creare elenchi da diversi tipi di modelli specifici, che offrono la struttura e le impostazioni da utilizzare come punto di partenza.

Creare un elenco

  1. Per creare un elenco, scegliere Altre opzioni di creazione dal menu Azioni sito Menu Azioni sito.

 Nota   Se il menu Azioni sito o l'opzione di creazione non è visibile, è possibile che non si disponga dell'autorizzazione per la creazione di un elenco.

  1. Nella pagina Crea fare clic sul tipo di elenco che si desidera creare, ad esempio Collegamenti.
  2. Specificare un nome per l'elenco nel campo Nome, completare gli eventuali altri campi desiderati e quindi fare clic su Crea.

Raccolte

Una raccolta è una posizione in un sito nella quale è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire file insieme agli altri membri del team. In ogni raccolta vengono visualizzati un elenco dei file e le informazioni principali su tali file, in modo che gli utenti possano individuare e utilizzare facilmente i file per attività di collaborazione.

È possibile aggiungere un file a una raccolta caricandolo dal Web browser. Dopo l'aggiunta, il file sarà visibile anche ad altri utenti che dispongono dell'autorizzazione appropriata per la visualizzazione del file. Se durante l'aggiunta si sta già visualizzando la raccolta, potrebbe essere necessario aggiornare il browser per visualizzare il nuovo file.

Se si utilizza un'applicazione compatibile con SharePoint Server, è possibile creare un nuovo file a partire da un modello mentre si utilizza la raccolta. È inoltre possibile salvare un file nella raccolta da un'altra applicazione, ad esempio SharePoint Workspace o Microsoft Word.

Aggiungere un file a una raccolta

  1. Nella raccolta in cui si desidera aggiungere il file fare clic sulla scheda Documenti sulla barra multifunzione.
  2. Fare clic su Carica documento.
  3. Selezionare il documento e quindi fare clic su OK.

 Suggerimento   Se si utilizza un'applicazione compatibile con SharePoint Server 2010, ad esempio Microsoft Word 2010, è possibile trascinare i documenti da Esplora risorse nella finestra di dialogo Carica documento.

Modificare o eliminare un file da una raccolta

  1. Posizionare il puntatore del mouse su un file e quindi selezionare la casella di controllo visualizzata accanto a tale file.
  2. Nella scheda Documenti sulla barra multifunzione fare clic su Modifica documento o Elimina documento, a seconda dell'azione che si desidera eseguire.

Quando si creano diversi tipi di siti, viene creata automaticamente una raccolta predefinita denominata Documenti condivisi. Questa raccolta può essere utilizzata per archiviare diversi tipi di file. È possibile creare più raccolte, ad esempio una raccolta immagini per l'archiviazione di immagini, se si dispone dell'autorizzazione per la gestione degli elenchi.

Creare una raccolta documenti

  1. Per creare una raccolta documenti, scegliere Nuova raccolta documenti dal menu Azioni sito Menu Azioni sito.

 Nota   Se il menu Azioni sito o l'opzione di creazione non è visibile, è possibile che non si disponga dell'autorizzazione per la creazione di una raccolta.

  1. Specificare un nome per la raccolta nel campo Nome, completare gli eventuali altri campi desiderati e quindi fare clic su Crea.

 Nota   Per visualizzare gli altri tipi di raccolte che è possibile creare, scegliere Altre opzioni di creazione dal menu Azioni sito. Posizionare il puntatore del mouse su un'opzione relativa a una raccolta per visualizzare la descrizione corrispondente.

Creare un altro tipo di raccolta

  1. Per creare una raccolta, scegliere Altre opzioni dal menu Azioni sito Menu Azioni sito.

 Nota   Se il menu Azioni sito o l'opzione di creazione non è visibile, è possibile che non si disponga dell'autorizzazione per la creazione di una raccolta.

  1. Posizionare il puntatore del mouse su un'opzione relativa a una raccolta per visualizzare la descrizione corrispondente.
  2. Specificare un nome per la raccolta nel campo Nome, completare gli eventuali altri campi desiderati e quindi fare clic su Crea.

 Nota    Per impostare opzioni come la visualizzazione della raccolta sulla barra di avvio veloce, fare clic su Altre opzioni prima di fare clic su Crea.

Siti e pagine

È possibile utilizzare un sito per uno scopo di carattere generale, ad esempio per archiviare informazioni di riferimento utilizzate di frequente dal team, quali pianificazioni, linee guida e file. In alternativa, è possibile utilizzare un sito per uno scopo più specifico, ad esempio per tenere traccia di una riunione o per ospitare un blog in cui i membri dell'organizzazione inseriscono di frequente notizie e idee.

Sito blog

In un'organizzazione è possibile utilizzare pagine, siti secondari (sito secondario: Sito Web completo archiviato in una sottodirectory denominata del sito Web principale. Per ogni sito secondario si possono impostare autorizzazioni per l'amministrazione, la modifica e l'esplorazione indipendenti dalle autorizzazioni dei siti Web principali e degli altri siti secondari.) e siti principali (sito principale: Sito Web in cima alla gerarchia in una raccolta di siti, dal quale è possibile gestire le funzionalità delle raccolte di siti. Può disporre di diversi siti secondari.) per suddividere il contenuto del sito in siti distinti, gestibili separatamente. Ogni reparto di un'organizzazione ad esempio può disporre di un proprio sito del team appartenente a un sito portale più vasto.

È possibile aggiungere contenuto ai siti aggiungendo elenchi e raccolte. Se si dispone dell'autorizzazione necessaria, è inoltre possibile aggiungere pagine al sito, ad esempio pagine web part (pagina web part: Tipo speciale di pagina Web che contiene una o più web part. In una pagina web part, i dati, come gli elenchi e i grafici, e il contenuto Web, come il testo e le immagini, vengono consolidati in un portale di informazioni dinamico basato su un'attività comune.) che consentono di utilizzare le web part per aggiungere rapidamente contenuto dinamico.

Se è necessario creare nuovi siti, è possibile scegliere tra diversi tipi di modelli di sito da utilizzare come punto di partenza. La scelta di creare siti e siti secondari dipende dalla configurazione dei siti nell'organizzazione e dall'eventuale disponibilità delle autorizzazioni necessarie per la creazione. Per ulteriori informazioni sulla modalità di gestione dell'autorizzazione per i siti nella propria organizzazione, contattare il proprietario o l'amministratore del sito.

Creare un sito

  1. Per creare un sito, scegliere Nuovo sito dal menu Azioni sito Menu Azioni sito.

 Nota   Se il menu Azioni sito o l'opzione di creazione non è visibile, è possibile che non si disponga dell'autorizzazione per la creazione di un sito.

  1. Specificare un titolo e un nome di URL per il sito rispettivamente nei campi Titolo e Nome URL.
  2. In Selezione modello selezionare un modello di sito.
  3. Scegliere le eventuali altre opzioni desiderate e quindi fare clic su Crea.

Creare una pagina

 Nota   La procedura per la creazione di una pagina può variare in base al tipo di sito e a seconda che siano attivate le caratteristiche di pubblicazione e che sia necessaria l'approvazione per la pubblicazione di pagine.

  1. Per creare una pagina, scegliere Nuova pagina dal menu Azioni sito Menu Azioni sito.

 Nota   Se il menu Azioni sito o l'opzione di creazione non è visibile, è possibile che non si disponga dell'autorizzazione per la creazione di una pagina.

  1. Digitare un nome per la pagina e quindi fare clic su Crea.
  2. Nella nuova pagina creata eseguire una o più delle operazioni seguenti:
    • Per aggiungere testo, digitarlo o copiarlo nella casella di testo.
    • Per formattare il testo, fare clic sulla scheda Formatta testo sulla barra multifunzione e selezionare un pulsante.
    • Per inserire una web part o un elenco esistente, fare clic sulla scheda Inserisci, fare clic sul pulsante appropriato, selezionare la web part o l'elenco desiderato e quindi fare clic su Aggiungi.
    • Per inserire un nuovo elenco, fare clic sulla scheda Inserisci, digitare un titolo per l'elenco, fare clic su un tipo di elenco per selezionarlo e quindi fare clic su OK.
  3. Dopo aver modificato la pagina, fare clic su Salva sulla barra multifunzione.

Modificare una pagina

  1. Per modificare una pagina, fare clic sul pulsante Modifica sulla barra multifunzione.

 Nota   Se il pulsante Modifica non è visibile, è possibile che non si disponga dell'autorizzazione per la modifica di una pagina.

  1. Eseguire una o più delle operazioni seguenti:
    • Per aggiungere testo, digitarlo o copiarlo nella casella di testo.
    • Per formattare il testo, fare clic sulla scheda Formatta testo sulla barra multifunzione e selezionare un pulsante.
    • Per inserire una web part o un elenco esistente, fare clic sulla scheda Inserisci, fare clic sul pulsante appropriato, selezionare la web part o l'elenco desiderato e quindi fare clic su Aggiungi.
    • Per inserire un nuovo elenco, fare clic sulla scheda Inserisci, digitare un titolo per l'elenco, fare clic su un tipo di elenco per selezionarlo e quindi fare clic su OK.
  2. Dopo aver modificato la pagina, fare clic su Salva sulla barra multifunzione.

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Gestione e utilizzo del contenuto di un sito

Per migliorare la produttività del team, è possibile gestire ed estendere in vari modi il contenuto di elenchi, raccolte e siti. Alcune caratteristiche consentono al team di trovare e utilizzare le informazioni in modo più efficiente, mentre altre consentono di gestire l'accesso alle informazioni.

Spostamento nel contenuto

Gli elementi di spostamento consentono agli utenti di visualizzare il contenuto necessario. Due elementi della struttura di spostamento che è possibile personalizzare sono la barra dei collegamenti superiore e la barra di avvio veloce.

Tramite le pagine di impostazioni relative a ogni elenco o raccolta, è possibile scegliere gli elenchi e le raccolte da visualizzare sulla barra di avvio veloce, nonché modificare l'ordine dei collegamenti, aggiungere o eliminare collegamenti e aggiungere o eliminare le sezioni in cui sono organizzati. Se ad esempio la sezione Elenco include troppi elenchi, sarà possibile aggiungere una nuova sezione per Elenchi di attività in cui aggiungere collegamenti a elenchi di attività. Tutte queste modifiche alla barra di avvio veloce possono essere apportate all'interno di un browser compatibile con SharePoint Server 2010. È inoltre possibile aggiungere collegamenti a pagine esterne al sito.

Avvio veloce

La barra dei collegamenti superiore consente agli utenti del sito di passare ad altri siti della raccolta siti visualizzando una riga di schede nella parte superiore di ogni pagina del sito. Quando si crea un nuovo sito, è possibile scegliere se includere il sito sulla barra dei collegamenti superiore del sito padre e se utilizzare tale barra.

Barra dei collegamenti superiore

Se nel sito viene utilizzata una barra dei collegamenti superiore univoca, è possibile personalizzare i collegamenti in essa visualizzati. È inoltre possibile visualizzare sulla barra dei collegamenti superiore tutti i siti creati nell'ambito del sito padre, a condizione che i siti siano configurati in modo da ereditare la barra dei collegamenti superiore del sito padre. Possono inoltre essere inclusi collegamenti ad altri siti esterni alla raccolta siti.

Gestione dell'accesso al contenuto

Il proprietario o l'amministratore del sito può concedere i livelli di autorizzazione agli utenti e ai gruppi di SharePoint che includono gli utenti. Le autorizzazioni possono essere applicate a un sito, agli elenchi e alle raccolte di un sito e gli elementi di elenchi e raccolte.

È possibile assegnare livelli di autorizzazione diversi per oggetti diversi, ad esempio un elemento specifico quale un sito, un elenco, una raccolta, una cartella all'interno di un elenco o di una raccolta, una voce di elenco o un documento.

Organizzazione di elenchi e raccolte

L'organizzazione di elenchi e raccolte dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di ricerca delle stesse. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per l'organizzazione.

Negli elenchi e nelle raccolte le informazioni sono archiviate in colonne, ad esempio Titolo, Cognome o Società. È possibile utilizzare le colonne per ordinare e filtrare gli elementi come in un foglio di calcolo facendo clic sulle intestazioni di colonna in un elenco o in una raccolta. È inoltre possibile utilizzare le visualizzazioni per mostrare gli elementi di un elenco o di una raccolta più pertinenti.

Cambiare la visualizzazione di un elenco o di una raccolta

  1. Nell'elenco o nella raccolta in cui si desidera cambiare la visualizzazione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta sulla barra multifunzione.
  2. In Visualizzazione corrente nel gruppo Gestisci visualizzazioni fare clic sulla freccia accanto all'elenco di visualizzazioni e quindi selezionare una visualizzazione.

Visualizzazione Attività personali

Se si ha necessità di archiviare informazioni aggiuntive relative agli elementi di un elenco o ai file di una raccolta, è possibile aggiungere colonne che consentano di ordinare, raggruppare e creare più visualizzazioni dell'elenco. È ad esempio possibile ordinare un elenco in base alla data di scadenza o raggruppare gli elementi in base al nome del reparto.

Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, ad esempio riga singola di testo, elenco a discesa, numero calcolato da altre colonne o addirittura nome e fotografia di un utente del sito.

Creare una colonna

  1. Nell'elenco o nella raccolta in cui si desidera aggiungere il file fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta sulla barra multifunzione.
  2. Fare clic su Crea colonna.
  3. Digitare un nome per la colonna e selezionare un tipo di colonna.
  4. Selezionare eventuali impostazioni aggiuntive e quindi fare clic su OK.

È inoltre possibile utilizzare le colonne di un elenco o di una raccolta per creare visualizzazioni che consentano a reparti specifici di trovare le informazioni a cui sono interessati, ad esempio le attività con priorità più alta o tutti gli elementi assegnati a ogni persona.

Alcune caratteristiche o alcuni elenchi possono essere utili per il team per creare e gestire in modo efficiente gli elementi in più elenchi o raccolte. È ad esempio possibile creare una colonna contenente informazioni su elementi di elenco e quindi condividerle con altri elenchi. Se inoltre si desidera rendere disponibile un file in più raccolte, è possibile copiarlo senza difficoltà in altre raccolte del sito. Se il file è cambiato, è possibile che venga richiesto di aggiornarlo.

Per informazioni sulla gestione di elenchi e raccolte di grandi dimensioni, vedere Gestire elenchi e raccolte che includono molti elementi.

Utilizzo delle funzionalità di accessibilità

I siti sono progettati in modo da poter accedere con facilità a elenchi, raccolte e altre caratteristiche utilizzando soltanto sequenze di tasti. Una modalità di accessibilità consente agli utenti delle tecnologie di accessibilità di interagire più facilmente con menu e controlli vari. Il collegamento Torna a contenuto principale consente agli utenti che si servono della tastiera di saltare collegamenti di spostamento ripetitivi fino al contenuto più significativo in una pagina.

Il codice delle intestazioni è stato progettato per definire la struttura in modo più accurato e migliorare le attività di spostamento degli utenti che si servono di screen reader. Le immagini caricate nel sito consentono di definire testo alternativo personalizzato. È possibile ad esempio assegnare testo alternativo personalizzato all'immagine visualizzata nella home page nella web part Immagine sito o in un'immagine aggiunta a una raccolta immagini. Per la visualizzazione dei siti, le opzioni a contrasto elevato di Windows risultano molto utili agli utenti con problemi di vista.

Per ulteriori informazioni sull'esplorazione di siti e l'utilizzo della modalità di accessibilità, vedere Caratteristiche di accessibilità.

Controllo delle versioni

È possibile configurare l'elenco o la raccolta per tenere traccia delle versioni, in modo da consentire il ripristino di una versione precedente se si commette un errore e la visualizzazione di una cronologia delle versioni relativa alle modifiche. Quando le versioni vengono rilevate, le revisioni delle voci o dei file e delle relative proprietà vengono archiviate, consentendo in tal modo una migliore gestione del contenuto revisionato e persino il ripristino di una versione precedente se ad esempio si commette un errore nella versione corrente. Il controllo delle versioni è particolarmente utile quando più utenti condividono progetti o quando le informazioni vengono sottoposte a diverse fasi di sviluppo e revisione.


Cronologia delle versioni

Callout 1 La versione principale pubblicata corrente è evidenziata e il numero di versione corrisponde a un numero intero.
Callout 2 Viene creata una versione in caso di modifica delle proprietà o dei metadati.
Callout 3 La prima versione di un file corrisponde sempre al numero di versione secondaria 0.1.

Il controllo delle versioni è disponibile per gli elementi di elenco di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati, nonché per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, tra cui pagine web part.

Creazione condivisa di documenti

È possibile per due o più utenti contemporaneamente modificare uno stesso documento di Word o una stessa presentazione di PowerPoint. Questa nuova caratteristica consente di leggere e scrivere parti di un file archiviato in SharePoint. È ad esempio possibile lavorare a un paragrafo di un documento di Word mentre un collega lavora contemporaneamente a un altro paragrafo dello stesso documento.

Aggiornamento in base alle modifiche

La tecnologia RSS consente di distribuire e ricevere informazioni in un formato standardizzato, inclusi gli aggiornamenti apportati a elenchi e raccolte. È possibile visualizzare le informazioni in un formato di file XML standardizzato con diversi programmi, nonché sottoscrivere elenchi e raccolte impostando avvisi per essere informati in caso di modifica del contenuto.

Un team può utilizzare i relativi feed al fine di personalizzarne il contenuto per i membri che li sottoscrivono e di offrire collegamenti ai relativi siti Web. I feed RSS consentono di tenere traccia facilmente dello stato e degli aggiornamenti di progetto del team. Anziché visualizzare più siti Web del team, si ricevono automaticamente le ultime notizie o gli aggiornamenti da tali siti.

Gestione del flusso di lavoro

I flussi di lavoro consentono la collaborazione degli utenti sui documenti e la gestione delle attività di progetto tramite l'implementazione di processi aziendali specifici in documenti ed elementi di un sito. Grazie ai flussi di lavoro, le organizzazioni possono garantire processi aziendali coerenti migliorando inoltre l'efficienza e la produttività interna tramite la gestione delle attività e delle operazioni di processi aziendali specifici. In questo modo, gli utenti addetti possono concentrarsi sull'esecuzione delle attività anziché sulla gestione del flusso di lavoro.

I flussi di lavoro possono ridurre il costo e i tempi necessari per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio l'approvazione dei progetti o la revisione dei documenti, tramite la gestione e la verifica delle attività del personale che tali processi comportano. Un'organizzazione ad esempio può utilizzare un flusso di lavoro di approvazione predefinito o creare e distribuire un flusso di lavoro personalizzato per gestire un altro processo aziendale.

Utilizzo dei tipi di contenuto

L'elenco o la raccolta può supportare più tipi di contenuto. In ambito aziendale, tali tipi consentono di organizzare, gestire e distribuire con maggiore efficienza grandi quantità di informazioni. Se l'elenco o la raccolta vengono configurati per consentire più tipi di contenuto, è possibile aggiungere i tipi di contenuto da un elenco di opzioni disponibili utilizzate di frequente nell'organizzazione, ad esempio Presentazioni commerciali o Contratti.

Dopo aver aggiunto un tipo di contenuto a un elenco o una raccolta, è possibile inserire in tale elenco o raccolta elementi del tipo aggiunto. Il pulsante Nuovo elemento dell'elenco o della raccolta consente agli utenti di creare nuovi elementi di tale tipo.

Uno dei principali vantaggi associati ai tipi di contenuto per elenchi e raccolte è costituito dalla possibilità di includere in un unico elenco o in un'unica raccolta più tipi di elementi o di documenti, ognuno dei quali può essere caratterizzato da metadati, criteri o comportamenti univoci. Per ulteriori informazioni su come utilizzare i tipi di contenuto, vedere Introduzione ai tipi di contenuto e alla pubblicazione di tipi di contenuto.

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Si applica a:
SharePoint Server 2010