Aggiungere uno o più file a una raccolta

In una raccolta (raccolta: Posizione in un sito di SharePoint nella quale viene gestito un insieme di file. Nella raccolta possono essere visualizzate informazioni su ogni file, incluse le proprietà definite dall'utente.) è possibile creare e gestire documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altri tipi di file. Alcuni tipi di file tuttavia sono bloccati per motivi di sicurezza.

La procedura per l'aggiunta di file alle raccolte dipende dall'operazione che si intende eseguire, ovvero creare un nuovo file, aggiungere un file esistente o più file contemporaneamente. Se l'amministratore ha configurato la raccolta consentendo la ricezione di posta elettronica, è possibile anche aggiungere un file alla raccolta inviandolo come allegato di un messaggio di posta elettronica.



Creare un file in una raccolta

È possibile creare un nuovo file all'interno di una raccolta, se si ha intenzione di utilizzare un programma compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office Word 2007.

Se il programma che si desidera utilizzare non è compatibile, è comunque possibile memorizzare il file e gestirlo nella raccolta. Sebbene non sia possibile utilizzare il comando Nuovo per creare il file, è possibile creare il file nel programma e quindi aggiungerlo in un secondo momento alla raccolta.

Nel caso di una raccolta immagini è necessario creare il file in un programma diverso e quindi aggiungerlo alla raccolta. È possibile creare una cartella in una raccolta immagini o in un altro tipo di raccolta, a meno che le impostazioni della raccolta non prevedano dei limiti per la creazione di cartelle.

Il tipo di file che viene creato dipende dal modello o dai modelli che il proprietario del sito o l'amministratore associa alla raccolta. Se si desidera creare un tipo di file aggiuntivo nella raccolta, rivolgersi all'amministratore o al proprietario del sito.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome della raccolta.

  1. Fare clic sulla freccia nel menu Nuovo e quindi fare clic su Nuovo tipo file, ad esempio Nuovo documento.

Se alla raccolta sono associati modelli aggiuntivi, vengono visualizzate altre opzioni, ad esempio Nuovo foglio di lavoro oppure Nuovo contratto.

 Suggerimento   Per creare un file che si basa sul modello predefinito per la raccolta, è sufficiente fare clic su Nuovo.

  1. Aggiungere il testo e altri elementi che si intende inserire nel file.
  2. Salvare il file normalmente facendo clic sul pulsante Salva o sul comando Salva nel menu File e assegnando un nome al file.

Quando il file viene salvato, viene aggiunto alla raccolta e inserito nell'elenco dei file.

  1. Se i file aggiunti non sono visualizzati nella raccolta, aggiornare il browser.

 Note 

  • A seconda delle impostazioni della raccolta, è possibile che vengano richieste informazioni aggiuntive sul file al momento del salvataggio. Potrebbe essere richiesto ad esempio di scegliere il tipo di contenuto del file o di immettere altri dettagli relativi al file.
  • Se il file viene salvato in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, il file viene inizialmente estratto per l'utente. Per consentire ad altri utenti di modificare il file, è necessario archiviarlo.
  • Se per la raccolta è richiesta l'approvazione del contenuto, potrebbe essere necessario approvare il file per renderlo visibile a tutti gli utenti dotati dell'autorizzazione per la visualizzazione dei file della raccolta.

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Aggiungere un file a una raccolta

È possibile aggiungere un nuovo file a una raccolta oppure sostituire un file esistente con una versione aggiornata di un file. Se la configurazione della raccolta prevede che venga tenuta traccia delle versioni dei file, è possibile aggiungere il file aggiornato come versione nuova che diventa parte della cronologia delle versioni del file.

Se si desidera caricare un file che ha lo stesso nome di un file esistente nella raccolta e non si intende sostituire il file esistente o aggiungere una nuova versione di tale file, è necessario rinominare uno dei due file duplicati.

Quando si aggiunge un file a una raccolta, potrebbe essere richiesto di compilare le proprietà del file. Tali proprietà possono includere informazioni di base su un file, ad esempio la descrizione o parole chiave che ne facilitano la ricerca oppure informazioni specifiche dell'organizzazione, ad esempio il nome del reparto o un numero di progetto.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome della raccolta.

  1. Scegliere Carica documento dal menu Carica.
  2. Fare clic suSfoglia per trovare il file da aggiungere, selezionare il file e quindi fare clic su Apri.
  3. Per caricare una versione aggiornata di un file esistente, eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Se la configurazione della raccolta non prevede che venga tenuta traccia delle versioni dei file, è possibile sostituire il file esistente con il file aggiornato. Nella sezione Carica documento selezionare la casella di controllo Sovrascrivi il file o i file esistenti.
    • Se la configurazione della raccolta prevede che venga tenuta traccia delle versioni dei file, è possibile sostituire il file esistente con la nuova versione come parte della cronologia del documento. Nella sezione Carica documento selezionare la casella di controllo Aggiungi come nuova versione ai file esistenti.
  4. Fare clic su OK.
  5. Se viene visualizzato un modulo in cui viene richiesto di inserire informazioni aggiuntive sul file, immettere le informazioni nelle caselle, ad esempio il titolo. Un asterisco rosso indica le caselle in cui l'immissione di informazioni è obbligatoria. A seconda del tipo di configurazione della raccolta e della necessità di proprietà personalizzate per il gruppo, vengono visualizzate caselle diverse.
  6. Fare clic su OK.
  7. Se i file non vengono visualizzati nella raccolta, aggiornare il browser.

 Note 

  • Se si carica un file in una raccolta in cui è richiesta la specifica di determinate proprietà, e tali proprietà non sono state specificate, il file rimane estratto per l'utente e sarà possibile archiviarlo solo dopo aver compilato le proprietà richieste.
  • Se il file viene caricato in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, il file viene inizialmente estratto per l'utente. Per consentire ad altri utenti di modificare il file, è necessario archiviarlo.
  • Se per la raccolta è richiesta l'approvazione del contenuto, potrebbe essere necessario approvare il file per renderlo visibile a tutti gli utenti dotati dell'autorizzazione per la visualizzazione dei file della raccolta.
  • In una raccolta pagine Wiki è possibile creare nuove pagine Wiki ma non è possibile caricare i file esistenti.

 Suggerimento   Se si carica una nuova versione di un file, è consigliabile immettere dei commenti relativi alle modifiche apportate per tenere traccia della cronologia del file.

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Aggiungere più file a una raccolta

Se nel computer in uso è installato un programma compatibile con Windows SharePoint Services, è possibile che venga visualizzata un'opzione per il caricamento di più file quando si fa clic sulla freccia nel menu Carica. Se ad esempio è installato Microsoft Office System 2007, viene visualizzata l'opzione Carica più documenti. Se tale opzione non è visualizzata, eseguire le operazioni seguenti :

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome della raccolta.

  1. Scegliere Apri con Esplora risorse dal menu Azioni Menu Azioni.
  1. Nella finestra di Esplora risorse visualizzata individuare i file che si desidera caricare e quindi selezionarli.
  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei file e quindi scegliere Copia dal menu di scelta rapida.
  3. Fare clic sul pulsante Indietro fino a visualizzare la raccolta.
  4. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota nella finestra della cartella, quindi scegliere Incolla dal menu di scelta rapida.
  1. Chiudere Esplora risorse.
  1. Se i file non vengono visualizzati nella raccolta, aggiornare il browser.

 Nota   

 Note 

  • Se si caricano più immagini in una raccolta immagini, è possibile che venga visualizzato un editor di immagini compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Picture Manager. Seguire le istruzioni nell'editor di immagini per la selezione e il caricamento di più file. Se si caricano più immagini, è possibile che venga richiesto se il file che si sta caricando ha lo stesso nome di un file esistente nella raccolta.
  • Se si carica un file in una raccolta in cui è richiesta la specifica di determinate proprietà, e tali proprietà non sono state specificate, il file rimane estratto per l'utente e sarà possibile archiviarlo solo dopo aver compilato le proprietà richieste.
  • Se il file viene caricato in una raccolta che richiede l'estrazione dei file, il file viene inizialmente estratto per l'utente. Per consentire ad altri utenti di modificare il file, è necessario archiviarlo.
  • Se per la raccolta è richiesta l'approvazione del contenuto, potrebbe essere necessario approvare il file per renderlo visibile a tutti gli utenti dotati dell'autorizzazione per la visualizzazione dei file della raccolta.
  • In una raccolta pagine Wiki è possibile creare nuove pagine Wiki ma non è possibile caricare i file esistenti.

 Suggerimento   È inoltre possibile trascinare i file da un'altra finestra dell'elenco delle cartelle, ad esempio Esplora risorse o Documenti, nel sito di SharePoint visualizzato in Esplora risorse.

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Aggiungere file a una raccolta inviando un messaggio di posta elettronica

Per poter inviare un messaggio di posta elettronica a una raccolta, è necessario verificare che la raccolta sia configurata per la ricezione di posta elettronica e conoscerne l'indirizzo.

  1. Per ottenere l'indirizzo di posta elettronica della raccolta, eseguire una o più delle operazioni seguenti:
    • Cercare l'indirizzo nella rubrica del programma di posta elettronica in uso. Se l'indirizzo non è disponibile, chiederlo alla persona che ha configurato la raccolta. L'indirizzo potrà essere aggiunto all'elenco dei contatti del programma di posta elettronica.
    • Controllare la descrizione della raccolta visualizzata sotto il titolo. È possibile che il proprietario del sito abbia aggiunto l'indirizzo della raccolta alla descrizione.
    • Visualizzare le impostazioni di posta elettronica per la raccolta, se l'indirizzo non è visualizzato nella descrizione della raccolta e si dispone dell'autorizzazione per visualizzare le impostazioni della raccolta:
      1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome della raccolta.

Scegliere il comando relativo alle impostazioni per il tipo di raccolta che si desidera aprire dal menu Impostazioni Menu Impostazioni.

In una raccolta documenti, ad esempio, scegliere Impostazioni raccolta documenti.

  1. Se la raccolta è abilitata per la ricezione di messaggi di posta elettronica, l'indirizzo viene visualizzato sotto Informazioni elenco accanto a Indirizzo di posta elettronica.
  1. Nel programma di posta elettronica allegare il file, ad esempio un documento o un foglio di lavoro, al messaggio di posta elettronica.
  2. Nella casella A o Cc immettere l'indirizzo della raccolta. Se il gruppo di SharePoint già include la raccolta, immettere l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint.
  3. Inviare il messaggio. Nella maggior parte delle applicazioni il messaggio viene inviato facendo clic su Invia.
  1. Se i file non vengono visualizzati nella raccolta, aggiornare il browser.

A seconda delle impostazioni del server, è possibile che i file vengano visualizzati solo dopo alcuni secondi.

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Si applica a:
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0