Questo è il secondo articolo nella Guida alla pianificazione di SharePoint Online per Office 365 per professionisti e piccole imprese. In questo articolo viene illustrato come pianificare la struttura e il contenuto per il sito del team.
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Questo articolo contiene informazioni interessanti per gli amministratori di raccolte siti, i proprietari di siti o altri utenti responsabili della pianificazione del contenuto dei siti per SharePoint Online per Microsoft Office 365 per professionisti e piccole imprese. Nell'articolo verranno presentate alcune delle considerazioni fondamentali di cui tenere conto per la pianificazione della struttura e del contenuto dei siti.
Tipi di siti necessari
A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del volume di contenuto che si prevede di pubblicare nel sito del team, può risultare utile creare siti secondari nel sito del team per organizzare il contenuto. I siti all'interno di una raccolta siti sono disposti in una struttura gerarchica, che viene definita tramite la creazione di siti all'interno del sito del team. Si possono creare ulteriori siti secondari o pagine all'interno del sito del team e anche creare ulteriori siti secondari all'interno di altri siti secondari.
Qual è la differenza tra un sito e una pagina? Un sito è una raccolta di contenuti che può includere elementi quali pagine, raccolte documenti o elenchi. Una pagina è una singola pagina Web in cui è possibile visualizzare contenuto, web part o collegamenti.
Esistono molti modi possibili per organizzare i siti secondari. Ad esempio, è possibile decidere di creare i siti secondari in base a:
- Team e reparti
- Scopi funzionali
- Categorie di contenuto
- Progetti
- Clienti
- Livelli di autorizzazione o riservatezza del contenuto (in presenza di informazioni confidenziali, ad esempio, può essere utile isolarle in un sito specifico per limitarne l'accesso)
Prima procedere alla creazione dei siti, dedicare un po' di tempo a valutare il numero di siti necessari e la logica con cui si desidera organizzarli. Può risultare utile creare un diagramma della gerarchia dei siti per agevolare l'organizzazione e la pianificazione. Si può disegnare rapidamente un diagramma su un foglio di carta o una lavagna, ma è anche possibile creare un diagramma più formale utilizzando una delle forme gerarchiche disponibili come SmartArt in Microsoft Word o Microsoft PowerPoint. In questo modo sarà possibile salvare il diagramma e consultarlo ogniqualvolta necessario, nonché apportare tutte le modifiche richieste nel tempo.
Oltre a decidere il numero di siti che si desidera creare, è importante riflettere anche sugli scopi di ogni sito. Ciò consentirà di stabilire con maggiore facilità quali modelli utilizzare per creare i nuovi siti. SharePoint Online include una vasta gamma di modelli di sito tra i quali scegliere. L'utilizzo di un modello di sito progettato per uno scopo specifico consente di offrire agli utenti un ottimo punto di partenza. Se è necessario creare un sito utilizzabile dai membri del team per condividere o aggiornare periodicamente novità o idee interessanti, ad esempio, si potrebbe iniziare dal modello di sito blog perché tale modello è progettato proprio per questo tipo di comunicazioni.
I modelli di sito inclusi in Office 365 per professionisti e piccole imprese sono:
- Sito del team
- Sito del team di Express
- Sito blog
- Area di lavoro documenti
- Area di lavoro riunioni standard
- Area di lavoro riunioni decisioni
- Area di lavoro riunioni eventi sociali
- Area di lavoro riunioni vuota
- Area di lavoro riunioni a più pagine
- Sito del gruppo di lavoro
- Sito vuoto
- Centro ricerche di base
- Siti specifici per applicazioni
- Database Web Beni
- Database Web Contatti
- Database Web Problemi
- Database Web Progetti
- Database Web Beneficenza
Per ulteriori informazioni sulla creazione di siti, vedere Creare siti e pagine.
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Tipi di contenuto pubblicati nei siti
Dopo aver riflettuto sul numero e il tipo di siti che si desidera creare, è consigliabile dedicare un po' di tempo alla pianificazione del contenuto che verrà pubblicato in tali siti. L'obiettivo delle attività di pianificazione del contenuto è quello di stabilire:
- I tipi di contenuto che si desidera creare
- I tipi di metadati (colonne del sito) da associare a tali tipi di contenuto
- I tipi di elenchi o raccolte che si desidera creare nei siti per organizzare il contenuto
È possibile che l'organizzazione preferisca condurre questo tipo di attività di pianificazione in modo centralizzato, in particolare per i tipi di contenuto, ma si tratta anche del tipo di pianificazione che si dovrebbe invitare i proprietari dei siti a eseguire quando personalizzano i siti di cui sono responsabili.
Vantaggi della definizione dei tipi di contenuto
I tipi di contenuto consentono agli utenti del sito di creare rapidamente contenuti specializzati mediante il comando Nuovo elemento o Nuovo documento di un elenco o di una raccolta. I tipi di contenuto sono utili perché consentono ai proprietari dei siti di garantire l'uniformità e la coerenza del contenuto nei siti. Grazie ai tipi di contenuto, inoltre, un singolo elenco o una singola raccolta possono contenere più tipi di elementi o documenti. I proprietari dei siti possono preconfigurare dettagli specifici sul contenuto quando impostano i tipi di contenuto per un sito, un elenco o una raccolta.
I proprietari dei siti possono definire i tipi di contenuto per elementi di elenchi, documenti o cartelle. In SharePoint Online per Office 365 per professionisti e piccole imprese i proprietari dei siti possono specificare le impostazioni seguenti per un tipo di contenuto:
- Le colonne (metadati) che si desidera assegnare agli elementi di questo tipo.
- I flussi di lavoro disponibili per elementi di questo tipo di contenuto.
- Le soluzioni o le caratteristiche personalizzate associate ad elementi di questo tipo di contenuto.
- Il riquadro informazioni documento, visualizzato nelle applicazioni di Microsoft Office compatibili per gli elementi del tipo di contenuto.
- Il modello di documento da utilizzare per i nuovi elementi del tipo (solo per tipi di contenuto per documenti).
Può risultare utile definire tipi di contenuto per parte del contenuto se questo soddisfa i criteri seguenti:
| Condizione: |
Tipi di contenuto che potrebbero essere utili nei modi seguenti: |
| Sono disponibili tipi specifici di documenti con formato o scopi standard e si desidera che tali documenti siano coerenti in tutta l'organizzazione. |
Configurare tipi di contenuto del sito per questi tipi di documenti a livello di sito del team in modo che siano disponibili in tutti i siti secondari del sito del team. In questo modo tutti gli utenti dell'organizzazione creeranno questi documenti in modo uniforme. |
| Si dispone di modelli specifici che gli utenti sono tenuti a utilizzare per tipi particolari di documenti. |
Aggiungere questi modelli di documento ai tipi di contenuto pertinenti in modo che per tutti i nuovi documenti creati da un tipo di contenuto venga utilizzato il modello. |
| Esiste un set di informazioni standard di cui si desidera tenere traccia per tipi specifici di documenti o elementi. |
Aggiungere colonne al tipo di contenuto per tenere traccia di queste informazioni. Se un'informazione è particolarmente importante, è possibile designare le colonne come obbligatorie. È inoltre possibile fornire valori predefiniti per colonne specifiche quando si configura il tipo di contenuto. |
| Esiste un processo aziendale predefinito per la gestione o la revisione di tipi specifici di documento. |
Prendere in considerazione l'opportunità di configurare flussi di lavoro per tipi di contenuto specifici. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per gestire processi aziendali come revisione o approvazione di documenti. |
Dopo aver individuato il contenuto per cui potrebbe essere opportuno definire i tipi di contenuto, è necessario riflettere sulla posizione in cui definirli. Se si definiscono i tipi di contenuto a livello di sito del team, questi saranno diffusamente disponibili per il riutilizzo negli elenchi e nelle raccolte in tutti i siti secondari del sito del team. Anche i singoli proprietari di siti possono definire tipi di contenuto per i loro siti, ma in questo caso tali tipi di contenuto saranno disponibili per l'utilizzo solo negli elenchi e nelle raccolte di tale sito e degli eventuali siti secondari.
In fase di pianificazione dei tipi di contenuto può essere utile creare un foglio di calcolo o una tabella per raccogliere le informazioni da includere durante la definizione dei tipi di contenuto. Si potrebbe iniziare, ad esempio, creando un documento semplice come la tabella seguente e quindi adattarla in modo da includere tutte le informazioni aggiuntive che si ritiene utile registrare, come i siti o i team che utilizzeranno i tipi di contenuto:
| Nuovo tipo di contenuto |
Tipo di contenuto padre |
Colonne |
Modello di documento |
Flussi di lavoro |
| Specificare il nome del tipo di contenuto che si desidera creare. |
Specificare il tipo di contenuto padre da cui verrà creato. |
Elencare la colonna nuova o esistente che si desidera aggiungere al tipo di contenuto. |
Specificare se sarà disponibile un modello di documento associato al tipo di contenuto. |
Specificare se saranno disponibili flussi di lavoro associati al tipo di contenuto. |
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei tipi di contenuto, vedere gli argomenti della categoria Tipi di contenuto nella Guida di SharePoint Online.
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Tipi di raccolte documenti o elenchi da creare
Oltre a riflettere sui tipi di contenuto necessari, è inoltre consigliabile esaminare gli altri tipi di informazioni che verranno archiviate nei siti o i tipi di attività che gli utenti dell'organizzazione desiderano gestire tramite i siti. Queste analisi saranno utili per pianificare i diversi tipi di elenchi o raccolte da aggiungere ai siti per iniziare.
Non occorre creare subito tutti gli elenchi o tutte le raccolte ipoteticamente necessari. I proprietari dei siti potranno infatti aggiungere o eliminare elenchi e raccolte nel tempo, con il variare delle esigenze aziendali. Riflettere inizialmente su come si desidera personalizzare il contenuto dei siti, tuttavia, può contribuire ad assicurarsi che i siti siano in ogni caso immediatamente utili per gli utenti.
SharePoint Online include elenchi e raccolte utili per una vasta gamma di scopi aziendali, dall'archiviazione e gestione dei documenti, alla gestione e verifica dei progetti, alle comunicazioni. In un singolo sito si possono utilizzare pochi o tutti i componenti oppure si può decidere di raggruppare tipi particolari di elenchi e raccolte di siti diversi in siti dedicati a scopi specifici, come la gestione dei documenti o la gestione dei progetti.
| Scopi del sito: |
Componenti da creare: |
| Archiviare, gestire e collaborare a documenti o file |
- Raccolta documenti
- Raccolta moduli
- Raccolta pagine wiki
- Raccolta immagini
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| Comunicare informazioni |
- Elenco Annunci
- Elenco Contatti
- Area discussioni
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| Tenere traccia di progetti, informazioni, problemi o opinioni |
- Elenco Collegamenti
- Calendario
- Elenco Gestione problemi
- Elenco Attività di progetto
- Elenco Attività
- Sondaggio
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| Definire elenchi specialistici (ad esempio, per ricreare elenchi normalmente gestiti in Excel e condividerli in modo centralizzato) |
- Elenco personalizzato
- Elenco personalizzato nella visualizzazione Foglio dati
- Importazione di un foglio di calcolo
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Modalità di ricerca e accesso al contenuto
È inoltre importante dedicare tempo a pianificare in che modo gli utenti del sito potranno trovare e utilizzare il contenuto dei siti di SharePoint Online. Questo tipo di pianificazione risulterà utile per prendere decisioni in merito alla configurazione della struttura di spostamento e delle funzionalità di ricerca per il sito del team e i relativi siti secondari.
Siti da includere nella struttura di spostamento globale
Per pianificare la struttura di spostamento, può essere utile creare un diagramma dei siti nella gerarchia dei siti. Se è già stato creato un diagramma in fase di pianificazione dei siti, sarà possibile iniziare da tale diagramma e quindi modificarlo per includere tutti i siti secondari del sito del team. Può inoltre essere utile includere eventuali elenchi o raccolte importanti presenti nel sito del team e nei relativi siti secondari. In questo modo, basterà una sola occhiata per individuare le destinazioni importanti a cui potranno accedere con facilità gli utenti del sito partendo dalla home page del sito del team.
Nei siti di SharePoint, la barra dei collegamenti superiore rappresenta la cosiddetta struttura di spostamento globale e viene visualizzata nella parte superiore di tutte le pagine del sito, sotto il titolo del sito.
Per impostazione predefinita, ogni sito utilizza una specifica barra dei collegamenti univoca, ma è possibile decidere che i siti secondari ereditino la barra dei collegamenti superiore dal sito padre, in modo da ottenere un'esperienza di spostamento coerente in tutti i siti. Si possono configurare i siti da visualizzare nella barra dei collegamenti superiore ed è inoltre possibile personalizzare la barra in modo da includere collegamenti a qualsiasi URL desiderato, nel caso si desideri integrare collegamenti a risorse esterne nella struttura di spostamento del sito. Se si desidera aggiungere, rimuovere o ridisporre i collegamenti in una barra dei collegamenti superiore, utilizzare la pagina Barra dei collegamenti superiore in Impostazioni sito per il sito.
È importante riflettere sui modi in cui un utente cercherà e troverà il contenuto a partire dalla home page del sito del team. Se il sito del team contiene numerosi siti secondari, può essere preferibile evitare di esporli tutti nella barra dei collegamenti superiore perché potrebbe essere eccessivo per gli utenti del sito. È però altrettanto importante che i siti o il contenuto importanti non risultino introvabili. Fare riferimento al diagramma della gerarchia dei siti per individuare i siti fondamentali da esporre nella struttura di spostamento globale.
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Modalità di spostamento all'interno dei siti
Oltre alla barra dei collegamenti superiore, nei siti vengono visualizzati elementi per lo spostamento anche sul lato sinistro della pagina. Tali elementi di spostamento sono la barra di avvio veloce e la visualizzazione albero.
Nella barra di avvio veloce vengono in genere visualizzati i collegamenti specifici per il sito corrente ed è possibile utilizzarla per mettere in evidenza il contenuto più importante.
Come nel caso della barra dei collegamenti superiore, anche la barra di avvio veloce è personalizzabile e si possono aggiungere o rimuovere collegamenti agli elenchi e alle raccolte nel sito. I collegamenti possono inoltre essere raggruppati sotto a titoli personalizzati. Se i siti secondari vengono impostati in modo da ereditare la struttura di spostamento globale, è importante che i proprietari dei siti personalizzino gli elementi di spostamento nella barra di avvio veloce, perché questo sarà lo strumento principale utilizzato dagli utenti per trovare il contenuto in un sito secondario specifico. Se invece si decide che i siti secondari non ereditino la struttura di spostamento globale dal sito del team, gli utenti potranno utilizzare sia la barra dei collegamenti superiore che la barra di avvio veloce in un sito secondario per trovare il contenuto al suo interno.
Nella visualizzazione albero, il contenuto del sito come elenchi, raccolte e siti, viene visualizzato al di sotto del sito corrente in una struttura gerarchica. La visualizzazione albero viene in genere visualizzata sulla sinistra di ogni pagina in un sito ed è disattivata per impostazione predefinita.
Se si desidera visualizzare il contenuto del sito in una struttura gerarchica, è possibile attivare la visualizzazione albero per gli utenti del sito. A tale scopo, utilizzare la pagina Visualizzazione albero in Impostazioni sito per il sito.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei tipi di contenuto, vedere gli argomenti relativi alla struttura di spostamento nella Guida di SharePoint Online.
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Considerazioni utili per la pianificazione della ricerca
È probabile che gli utenti utilizzino più volentieri SharePoint Online se riescono a trovare facilmente le informazioni necessarie.
Disponibilità del contenuto nella ricerca
Il servizio di ricerca è pianificato per eseguire una ricerca per indicizzazione del contenuto di SharePoint Online ogni cinque minuti. Dopo l'aggiunta di un elemento in un sito di SharePoint Online, trascorrerà un certo periodo di tempo prima che tale elemento venga indicizzato e restituito nei risultati di ricerca. Il tempo richiesto varia in base alle attività utente correnti. Operazioni come la migrazione, l'aggiornamento e la manutenzione dei siti comportano un aumento del carico per la pipeline di indicizzazione. I nuovi elementi di contenuto vengono in genere visualizzati nei risultati di ricerca entro un'ora.
Miglioramento dei risultati di ricerca
Un proprietario di sito può adottare varie misure per migliorare l'esperienza utente per la ricerca. Alcune delle caratteristiche di gestione del contenuto presentate in questo articolo, come i tipi di contenuto e i metadati gestiti, possono contribuire a rendere il contenuto più facilmente rilevabile per la ricerca. È inoltre possibile impostare configurazioni specifiche correlate alla ricerca per migliorare questo aspetto, ad esempio impostare ambiti di ricerca, nonché configurare parole chiave ed elementi di maggiore rilevanza. È inoltre possibile scegliere di rimuovere siti oppure elenchi e raccolte specifici dai risultati di ricerca, in modo che il contenuto corrispondente non venga visualizzato nei risultati di ricerca. Ciò può risultare utile per evitare la visualizzazione di contenuto riservato o per escludere contenuto obsoleto dai risultati di ricerca.
Ambiti di ricerca Un ambito di ricerca definisce un sottoinsieme di informazioni contenute nell'indice di ricerca. Si supponga, ad esempio, di utilizzare una raccolta siti che include molti siti. Si potrebbe specificare un ambito di ricerca che consente agli utenti di limitare la ricerca a una particolare posizione o a un set di contenuto specifico.
Di solito, gi ambiti di ricerca comprendono argomenti e origini di contenuto specifici che sono importanti e comuni per gli utenti dell'organizzazione. Si potrebbe creare, ad esempio, un ambito di ricerca per tutti gli elementi correlati a un progetto specifico oppure a un particolare gruppo dell'organizzazione, come Finanza o Marketing. È inoltre possibile creare un ambito di ricerca che includa vari altri ambiti.
Parole chiave ed elementi di maggiore rilevanza Per migliorare l'efficacia delle ricerche di contenuto è inoltre possibile utilizzare le parole chiave e gli elementi di maggiore rilevanza. Questi strumenti consentono di evidenziare informazioni importanti nei risultati di ricerca per gli utenti del sito. Quando un utente immette nella casella di ricerca un termine corrispondente a una parola chiave preconfigurata, gli elementi di maggiore rilevanza vengono contrassegnati con una stella gialla 
e vengono visualizzati in una posizione prominente all'inizio della pagina dei risultati di ricerca principali. È possibile utilizzare le parole chiave per le query nella casella di ricerca.
Parole chiave ed elementi di maggiore rilevanza sono archiviati all'interno di tabelle di database specifiche e sono quindi effettivi immediatamente. Se si definiscono termini di ricerca di utilizzo frequente come parole chiave, è possibile creare un glossario standard di nomi, processi e concetti che costituiscono le conoscenze comuni condivise dai membri dell'organizzazione.
Se, ad esempio, si desidera indirizzare i dipendenti neoassunti a un sito contenente le informazioni sulle modalità per ottenere la formazione necessaria all'utilizzo di strumenti e processi, è possibile definire la parola chiave "formazione" o i nomi degli strumenti interni con l'URL del sito che contiene le informazioni. Ogni volta che i dipendenti neoassunti cercheranno il nome di uno strumento o il termine "formazione", il sito Web corretto verrà visualizzato come elemento di maggiore rilevanza nella parte superiore dei risultati di ricerca.
Impostazione del contenuto disponibile per la ricerca
Se esistono siti, elenchi o raccolte specifici con contenuto che si desidera escludere dai risultati di ricerca, è possibile rimuovere tali posizioni dalla ricerca. Per ulteriori informazioni su come impostare il contenuto disponibile per la ricerca, vedere l'articolo Impostare il contenuto disponibile per la ricerca.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo e la configurazione della ricerca, vedere gli articoli della categoria Ricerca nella Guida di SharePoint Online.
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Impiego del contenuto
È consigliabile integrare domande specifiche sugli scenari di utilizzo del contenuto nel processo di pianificazione del contenuto, in quanto tali domande risulteranno utili per stabilire come configurare siti, elenchi o raccolte specifici e di quali caratteristiche avranno necessità gli utenti del sito per l'utilizzo del contenuto.
È inoltre consigliabile verificare i requisiti software per Office 365 per professionisti e piccole imprese in modo da poter prevedere i potenziali problemi di utilizzo del contenuto di SharePoint Online all'interno dell'organizzazione in base alla configurazione dei computer locali degli utenti. Ad esempio, è necessario che gli utenti dispongano di Microsoft Office 2007 Service Pack 2 (SP2) o Microsoft Office 2010 installato nel computer per poter aprire o creare documenti in un sito di SharePoint Online.
| Domande: |
Considerazioni per la configurazione del contenuto: |
| È necessario tenere traccia delle diverse versioni di particolari tipi di documenti o elementi di elenco? |
- Valutare la possibilità di abilitare il controllo delle versioni per raccolte o elenchi specifici.
- Valutare la possibilità di impostare come obbligatoria l'estrazione dei documenti o degli elementi prima della modifica.
|
| Gli utenti del sito dovranno avere la possibilità di lavorare o collaborare contemporaneamente a tipi specifici di documenti? |
- Valutare la possibilità di abilitare la creazione condivisa per le raccolte pertinenti, in modo da agevolare la collaborazione.
|
| È richiesta l'approvazione di tipi specifici di contenuto prima di consentirne la divulgazione? |
- Valutare la possibilità di abilitare l'approvazione del contenuto per le raccolte o l'utilizzo di flussi di lavoro per gestire il processo di approvazione.
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| Sono previsti tipi di documenti particolari soggetti a processi aziendali o flussi di lavoro specifici? |
- Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro per i tipi di contenuto applicabili a questi documenti oppure per le raccolte che contengono tali documenti.
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| È previsto l'utilizzo di elenchi per indirizzare o gestire i processi? |
- Valutare la possibilità di creare o configurare flussi di lavoro basati su elenchi per processi come la registrazione e la gestione dei problemi.
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| Nei siti sarà disponibile contenuto riservato per cui occorre prevedere limitazioni di accesso? |
- Valutare la possibilità di creare siti o raccolte specifici configurati con autorizzazioni univoche per l'archiviazione del contenuto riservato.
- Valutare la possibilità di impostare autorizzazioni a livello di singoli elementi se è necessario limitare l'accesso solo a quantità minime di contenuto.
- Valutare la possibilità di assegnare gruppi di destinatari per visualizzare contenuti diversi a utenti diversi.
- Verificare se è opportuno escludere elenchi o raccolte specifici dall'indicizzazione per la ricerca.
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| È previsto che gli utenti debbano ricevere aggiornamenti per le modifiche del contenuto? |
- Valutare la possibilità di abilitare RSS per gli elenchi e le raccolte più importanti.
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Spostare il contenuto nel sito del team
Dopo aver definito la struttura del sito, si potrebbe avere del contenuto legacy da spostare nel sito. Sebbene attualmente Microsoft non fornisca strumenti per eseguire la migrazione di contenuto, esistono vari modi per spostare documenti e file dal computer locale o da condivisioni di file al sito del team.
Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Spostare documenti e file nel sito di SharePoint Online.
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