Microsoft Office Web Apps estende l'esperienza di uso di Microsoft Office al Web browser, consentendo di gestire i documenti direttamente nel browser dal sito Web in cui sono archiviati. Office Web Apps è disponibile per uso personale in SkyDrive, nelle organizzazioni che hanno provveduto a installarlo e configurarlo nel proprio sito di SharePoint e per i professionisti e le organizzazioni che si abbonano a servizi Office 365 selezionati.
Le applicazioni di Office Web Apps funzionano in alcuni dei browser più diffusi e sono ufficialmente supportate in Windows Internet Explorer 7 e versioni successive, Chrome, Safari 4 e versioni successive per Mac e Firefox 3.5 e versioni successive per Windows, Mac e Linux.
Integrazione completa con Office
In genere ci si avvale di Microsoft Office per creare documenti che presentano informazioni, esprimono pensieri o idee e vengono utilizzati come riferimento per decisioni personali o dei propri colleghi. Tali documenti vengono archiviati nel computer, su un dispositivo di archiviazione rimovibile oppure in un server. Office Web Apps offre un nuovo metodo di archiviazione che consente di visualizzare e persino di modificare i documenti nel browser. Con Office Web Apps, un sito Web diventa un vero e proprio dispositivo di archiviazione che rende i documenti di Office facilmente accessibili e condivisibili.
Nelle applicazioni di Microsoft Office 2010 come Word, Excel, PowerPoint e OneNote è possibile iniziare a utilizzare Office Web Apps salvando un documento nel proprio spazio SkyDrive o nella propria raccolta SharePoint.
Il documento ora può essere visualizzato e modificato nel browser oppure essere riaperto normalmente in Office.
Nota Non è necessario creare i documenti in Office 2010 per poterli aprire in Office Web Apps. Per ottenere la massima compatibilità, usare Office 2003 o versioni successive oppure Office per Mac 2008 versione 12.2.9 o Office per Mac 2011. Con Office 2003 installare il Service Pack più recente e salvare i documenti nel computer nel formato di file Office Open XML (ad esempio, file con estensione docx, xlsx o pptx). Caricare quindi il documento in un sito di SharePoint in cui sono configurate le applicazioni di Office Web Apps oppure caricare il documento in SkyDrive.
Esplorazione dei documenti
Con Office Web Apps i documenti vengono gestiti in modo analogo alle pagine Web, dal momento che sono archiviati in un sito Web e visualizzati nel browser. Per visualizzare il documento è infatti sufficiente farvi clic. Per condividerlo con altri utenti, è solo necessario inviare un collegamento.
Non è importante che la versione di Office di cui si dispone corrisponda a quella dei propri amici o colleghi, né è necessario scaricare un visualizzatore. I documenti avranno nel browser lo stesso aspetto che hanno nelle applicazioni di Office.
Modifica immediata
Office Web Apps consente di visualizzare i documenti, ma anche di modificarne il contenuto nel browser.
La modifica basata su browser è stata ottimizzata per le situazioni in cui si desidera riscrivere parte del testo, immettere alcuni dati, aggiungere una diapositiva o inserire rapidamente note. Se il documento è già visualizzato, è sufficiente fare clic su Modifica nel browser nell'applicazione di Office Web Apps e apportare le modifiche. Nella maggior parte dei casi gli aggiornamenti vengono salvati automaticamente. In Word Web App è invece necessario fare clic su Salva.
Creazione condivisa in tempo reale in Word Web App, Excel Web App e OneNote Web App
In Word Web App (solo SkyDrive), Excel Web App e OneNote Web App è possibile lavorare contemporaneamente ad altri utenti sullo stesso documento.
La preparazione di un documento o la raccolta di informazioni è spesso un'attività di gruppo. Ad esempio, si può usare Word Web App per un progetto scolastico, Excel Web App per raccogliere i dati in modo strutturato oppure OneNote Web App per raccoglierli in formato libero. In tutti i casi il file verrà archiviato in una posizione centralizzata a cui possono accedere tutti coloro che ne hanno necessità. Non è quindi più necessario aspettare che un utente termini di lavorare sul file perché l'utente successivo possa iniziare a usarlo, così come non è più necessario inviare tramite posta elettronica diverse copie da uniformare in seguito per eliminare le eventuali differenze.
Non è presente alcun comando speciale per la collaborazione in tempo reale. È infatti possibile modificare direttamente il file nell'applicazione di Office Web Apps mentre i propri colleghi fanno altrettanto.
Facile transizione a Office
In alcune circostanze può essere necessario apportare modifiche significative che richiedono l'utilizzo delle funzionalità più numerose e avanzate incluse nelle applicazioni desktop di Office. In questi casi è possibile passare senza problemi all'applicazione desktop di Office corrispondente direttamente da Office Web Apps. Se infatti il documento è già aperto in un'applicazione di Office Web Apps, sarà sufficiente utilizzare il comando Apri per aprire il file dal browser nell'applicazione di Office installata nel proprio computer. Al termine, sarà semplicemente necessario fare clic su Salva nell'applicazione di Office perché il file venga salvato di nuovo nel server. Nell'applicazione desktop di OneNote le modifiche vengono salvate automaticamente nel server.
Nota L'apertura di documenti direttamente dal browser nell'applicazione desktop di Office è supportata nei browser Firefox, Internet Explorer (Windows) e Safari (Mac). Per usare questa caratteristica in Windows, è inoltre necessario usare Office 2003 o versioni successive con Internet Explorer oppure Office 2010 con Firefox. OneNote Web App richiede OneNote 2010 per usare questa caratteristica. In ambiente Mac, per questa caratteristica è richiesto l'uso di Microsoft Office per Mac 2008 versione 12.2.9 o Office per Mac 2011 e l'applicazione desktop OneNote non è disponibile.
