Per i proprietari di siti del team può essere utile creare un modello di governance che definisca i criteri, i processi, i ruoli e le responsabilità per il sito.
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Informazioni sulla governance
Una parte importante, ma spesso invisibile, di ogni sito è il modello di governance, vale a dire l'insieme di criteri, ruoli, responsabilità e processi definiti dal proprietario del sito allo scopo di stabilire come dovrà essere utilizzato SharePoint dalle persone del suo gruppo.
Molte organizzazioni hanno un modello di governance dei siti definito a livello di amministrazione centrale o raccolta siti, di cui si occupa il reparto o il team IT (Information Technologies).
È consigliabile che il proprietario dei siti secondari di una raccolta siti, ad esempio di un sito del team, crei un ulteriore modello di governance per le questioni specifiche del suo sito.
Un modello di governance rende più semplici le attività seguenti:
- Fare in modo che gli utenti del sito sappiano quando devono creare un nuovo sito secondario anziché un elenco o altro contenuto del sito.
- Fare in modo che i siti secondari e i contenuti vengano ritirati quando diventano obsoleti, anziché occupare spazio di archiviazione e inquinare i risultati delle ricerche.
- Fare in modo che le persone giuste abbiano accesso ai contenuti giusti.
- Fare in modo che i proprietari dei siti secondari sappiano quali modelli e temi possono utilizzare.
- Consentire un passaggio senza problemi della proprietà di un sito da una persona a un'altra.
Elementi di un modello di governance
Il modello di governance deve affrontare temi quali:
- Creazione di siti
- Gestione delle autorizzazioni
- Architettura delle informazioni
- Ciclo di vita e ritiro dei siti
- Limiti per lo spazio di archiviazione
- Classificazione delle informazioni
- Personalizzazione
- Protezione dei dati
- Spostamento
- Ricerca
- Ruoli e responsabilità per il supporto del sito
Per alcuni di questi temi è possibile che siano già state prese decisioni a livello di modello di governance della raccolta siti o dell'organizzazione, ad esempio per la quantità di spazio di archiviazione a disposizione dei siti o per i tipi di personalizzazione consentiti per l'aspetto del sito. Altri temi potrebbero semplicemente non essere rilevanti, a seconda della complessità del sito del team o del numero di utenti. Anche se non è necessario prendere decisioni per tutti questi temi, è buona norma conoscere le decisioni già prese in modo da poter informare gli utenti e consentire loro di applicare adeguatamente le regole e i criteri previsti.
Di seguito sono riportati alcuni elementi da prendere in considerazione per l'impostazione di un nuovo sito.
Creazione di siti secondari
Può essere necessario consentire ai membri del team di creare siti secondari del sito del team da utilizzare per progetti specifici.
Poter creare spontaneamente nuovi siti secondari può essere vantaggioso per il gruppo, tuttavia in assenza di limitazioni e in presenza di un proliferare eccessivo di siti potrebbero verificarsi problemi. Ad esempio:
- Gli utenti non riescono a trovare il sito secondario corretto o non sono sicuri che il sito trovato sia quello corretto.
- Le informazioni possono risultare duplicate in diversi siti secondari e questo comporta l'occupazione di molto spazio di archiviazione e l'esigenza di investire risorse per attività di gestione duplicate.
- I siti secondari possono contenere informazioni obsolete, magari non aggiornate da anni, che potrebbero venire recuperate dalle ricerche. In questi casi sarebbe difficile sapere qual è la versione corretta delle informazioni.
- La gestione delle autorizzazioni per molti siti secondari può diventare un compito oneroso e potrebbe succedere che gli utenti accedano a informazioni che in realtà non dovrebbero vedere.
- Quando i dipendenti lasciano il gruppo, i siti secondari da loro creati potrebbero venire abbandonati, creando confusione e alterando i risultati delle ricerche per i restanti utenti del sito.
È possibile risparmiare tempo ed energie impostando alcuni criteri per la creazione di siti che affrontino i punti seguenti:
- Chi può creare siti secondari?
- I nuovi siti secondari devono essere approvati anticipatamente? Se sì, quali sono i criteri per l'approvazione e chi concede l'approvazione?
- I nuovi siti secondari devono utilizzare modelli e temi predefiniti?
- Quante informazioni possono essere memorizzate in un sito, ovvero quanto spazio su disco del server può essere occupato?
- Quali sono le regole da seguire se si desidera includere una strategia per gli spostamenti in un sito?
- Dopo quanto tempo di permanenza nei siti secondari le informazioni possono essere eliminate o archiviate?
Gestione delle autorizzazioni
L'integrità, la riservatezza e la privacy delle informazioni cruciali dell'organizzazione sono garantite dal livello di sicurezza del sito, in specifico dalle scelte attuate in termini di concessione dell'accesso al sito.
L'attività di concessione e limitazione dell'accesso a un sito è detta gestione delle autorizzazioni ed è una delle principali responsabilità del proprietario di un sito.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili per lo sviluppo di una strategia per le autorizzazioni.
- Seguire il principio del privilegio minimo necessario: assegnare alle persone i livelli di autorizzazione più bassi possibili per l'esecuzione delle attività loro assegnate.
- Concedere l'accesso alle persone aggiungendole a gruppi standard predefiniti (ad esempio Membri, Visitatori e Proprietari). Aggiungere la maggior parte delle persone ai gruppi Membri o Visitatori e limitare il numero di persone del gruppo Proprietari.
- Utilizzare l'ereditarietà delle autorizzazioni per creare una gerarchia pulita, facile da visualizzare. Evitare, cioè, di concedere autorizzazioni a singoli utenti e utilizzare invece i gruppi. Se possibile, fare in modo che i siti secondari ereditino le autorizzazioni dal sito del team, anziché avere autorizzazioni esclusive.
- Organizzare il contenuto in modo che sia possibile avvalersi dell'ereditarietà delle autorizzazioni. Valutare l'opportunità di segmentare il contenuto in base al livello di sicurezza, ad esempio creare un sito o una raccolta appositamente per i documenti riservati, anziché lasciare questi documenti in una raccolta più grande e generica e doverli proteggere con autorizzazioni esclusive.
Architettura delle informazioni
L'architettura delle informazioni di un sito è paragonabile al sommario di un libro. Determina in che modo sono organizzate e presentate le informazioni del sito, vale a dire pagine Web, documenti, elenchi e dati. L'architettura delle informazioni è spesso registrata come elenco gerarchico del contenuto del sito, delle parole chiave, dei tipi di dati e di altri concetti.
Per creare un'architettura delle informazioni è necessario analizzare le informazioni che devono essere presentate nel sito. Le domande riportate di seguito possono essere utili per sviluppare un'architettura delle informazioni:
- Quale tipo di contenuto sarà presente nel sito? Come si articolerà in siti secondari, elenchi, raccolte e così via?
- Come verranno presentate le informazioni nel sito?
- In che modo gli utenti si sposteranno nel sito?
- In che modo le informazioni verranno mirate a pubblici specifici?
- Come verrà configurata e ottimizzata la ricerca?
Parte dell'architettura delle informazioni potrebbe includere la classificazione delle informazioni.
Se le informazioni sono molto preziose per l'azienda o devono essere protette in modo particolare o sono disciplinate da norme, potrebbe essere utile impostare uno schema di classificazione per identificare tipi specifici di contenuto da gestire con attenzione.
Dopo aver organizzato le informazioni in elenchi e raccolte specifici, è possibile utilizzare le caratteristiche per la governance per gestire le modalità di gestione dei contenuti. Ad esempio:
Rendere obbligatoria l'estrazione dei file
Rendendo obbligatoria l'estrazione di un file, si è certi che solo una persona può modificare il file finché questo non viene archiviato. Se si rende obbligatoria l'estrazione dei documenti si impedisce che più persone possano apportare modifiche contemporaneamente, creando conflitti e confusione. Inoltre, l'estrazione è utile per chiedere ai membri del team di immettere un commento quando archiviano un file, in modo che risulti più facile tenere traccia dei cambiamenti apportati in ogni versione.
Tenere traccia delle versioni
Se è necessario mantenere le versioni precedenti dei file, è possibile utilizzare le raccolte che consentono di tenere traccia dei file nonché di memorizzarli e ripristinarli. È possibile decidere di tenere traccia di tutte le versioni allo stesso modo. In alternativa, è possibile designare alcune versioni come principali, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo capitolo a un manuale, e alcune versioni come secondarie, ad esempio quando viene corretto un errore di ortografia. Per semplificare la gestione dello spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di versioni da memorizzare per ogni tipo.
Rendere obbligatoria l'approvazione dei documenti
È possibile rendere obbligatoria l'approvazione per un documento. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi dispone dell'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa caratteristica è utile se la raccolta contiene linee guida o procedure importanti che devono essere mostrate ad altri utenti solo quando sono finalizzate.
Essere informati sulle modifiche
Le raccolte supportano la tecnologia RSS che consente ai membri del gruppo di lavoro di ricevere e visualizzare automaticamente gli aggiornamenti, o feed, di novità e informazioni in una posizione consolidata. È possibile utilizzare la tecnologia RSS per essere avvisati quando vengono apportate modifiche a una raccolta, ad esempio quando cambiano i file archiviati nella raccolta. I feed RSS consentono ai membri del gruppo di lavoro di visualizzare un elenco consolidato dei file che sono stati modificati. È inoltre possibile creare avvisi tramite posta elettronica per ricevere una notifica quando i file vengono modificati.
Creazione di flussi di lavoro
Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può utilizzare flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio la gestione della revisione o dell'approvazione dei documenti. Il gruppo può applicare ai documenti processi aziendali, detti flussi di lavoro, in cui sono specificate azioni che devono essere eseguite in sequenza, ad esempio l'approvazione o la traduzione di documenti. Un flusso di lavoro consente di automatizzare lo spostamento di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività. Per impostazione predefinita, per le raccolte sono disponibili tre flussi di lavoro: Approvazione, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per l'approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne i commenti e lo restituisce compilato all'utente che ha avviato il flusso di lavoro, e Raccolta firme, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne le firme digitali.
Definizione dei tipi di contenuto
Se il gruppo gestisce più tipi di file, ad esempio fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto. I tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità nell'ambito di più raccolte. Ogni tipo di contenuto può specificare un modello e persino processi di flusso di lavoro. I modelli rappresentano un punto di inizio per la formattazione di boilerplate e per le proprietà che si applicano ai documenti di quel tipo, ad esempio nome di reparto o numero di contratto.
Registrazione di controllo
Nel caso in cui sia utile sapere come venga utilizzato un gruppo di file dal contenuto riservato, è possibile definire un criterio che consente di attivare la registrazione di controllo degli eventi, ad esempio la modifica, la copia o l'eliminazione di testo nei file.
Ciclo di vita e ritiro dei siti
Spesso i siti come i siti area di lavoro documenti e i siti di discussione non vengono ritirati quando non sono più necessari e continuano a occupare spazio prezioso e a inquinare i risultati delle ricerche. È buona norma pianificare regolari controlli dei siti e dei contenuti (almeno una volta all'anno) per controllare se può essere utile conservarli o se è meglio ritirarli.
È anche utile ricordare che il modello di governance dell'organizzazione potrebbe prevedere interventi sui siti non utilizzati. Ad esempio, un amministratore potrebbe eliminare automaticamente i siti che non vengono toccati da più di 90 giorni, inviando prima un messaggio di posta elettronica al proprietario del sito per informarlo.
Limiti per lo spazio di archiviazione
Un amministratore potrebbe avere impostato un limite per lo spazio di archiviazione che può essere utilizzato da un gruppo. È necessario scoprire se vi è un limite e in caso affermativo decidere come suddividerlo tra i siti, le pagine e le raccolte.
Per impostazione predefinita SharePoint Server impone il limite di 50 MB per le dimensioni di un solo documento che può essere caricato in una raccolta documenti. Inoltre, per impostazione predefinita, i proprietari di siti del team ricevono avvisi quando viene occupato il 90% della quota di spazio di archiviazione a disposizione.
Dopo aver saputo quali sono i limiti, è possibile utilizzare caratteristiche come la registrazione delle versioni o la registrazione di controllo per essere certi che tali limiti vengano rispettati.
Personalizzazione
In molti casi le organizzazioni hanno marchi, modelli di sito o layout di sito standardizzati o comunque preferenziali. È possibile stabilire fino a che punto gli utenti possono personalizzare l'aspetto dei siti e delle pagine.
Per controllare la personalizzazione è possibile decidere di definire quali persone del team possono avere l'autorizzazione per personalizzare oppure è possibile scegliere di utilizzare layout di pagina standardizzati per essere certi che vengano rispettati determinati requisiti, ad esempio per avere il nome del proprietario del sito nell'angolo in alto a sinistra di tutti i siti.
Un'ulteriore possibilità è definire linee guida per la creazione dei siti secondari. Ad esempio, è possibile chiedere di non utilizzare web part che richiedano l'immissione di codice personalizzato.
Una scelta diametralmente opposta consisterebbe nel fornire SharePoint Designer a tutti i membri del team, affinché possano apportare tutte le modifiche desiderate.
Spostamento
Gli elementi di spostamento consentono agli utenti di visualizzare il contenuto necessario. Due elementi della struttura di spostamento che è possibile personalizzare sono la barra dei collegamenti superiore e la barra di avvio veloce.
Utilizzando la pagina delle impostazioni per ogni elenco o raccolta, è possibile scegliere quali elenchi o raccolte visualizzare sulla barra di avvio veloce. È inoltre possibile modificare l'ordine dei collegamenti, aggiungere o eliminare collegamenti e aggiungere o eliminare le sezioni in cui sono organizzati i collegamenti. Se, ad esempio, vi sono troppi elenchi nella sezione Elenco, è possibile aggiungere una nuova sezione Elenchi attività in cui inserire i collegamenti agli elenchi di attività.
La barra dei collegamenti superiore consente agli utenti del sito di passare ad altri siti della raccolta siti visualizzando una riga di schede nella parte superiore di ogni pagina del sito. Quando si crea un nuovo sito, è possibile scegliere se includere il sito nella barra dei collegamenti superiore del sito padre e se utilizzare tale barra.
Ricerca
I contenuti sono distribuiti in molte posizioni, tra cui siti, elenchi, raccolte, web parte e articoli. Per impostazione predefinita, quando viene eseguita una ricerca in un sito, nei risultati delle ricerche compaiono tutti i contenuti del sito o dei siti secondari.
Il proprietario del sito può scegliere se i contenuti del sito devono comparire o meno nei risultati delle ricerche. Se si impedisce che i contenuti del sito compaiano nei risultati delle ricerche, si impedisce anche che compaiano i contenuti dei siti secondari di tale sito.
Per impostazione predefinita, il contenuto con autorizzazioni limitate non compare nei risultati delle ricerche per gli utenti che non hanno le autorizzazioni per la lettura. È possibile cambiare questa impostazione in modo che anche il contenuto con limitazioni compaia nei risultati delle ricerche, ma non possa essere aperto dagli utenti che non hanno l'autorizzazione per farlo.
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Ruoli e responsabilità per il supporto del sito
È buona norma definire ruoli e responsabilità per ridurre la confusione che può generarsi in un sito quando i membri dello staff cambiano team. Di seguito sono riportati alcune osservazioni sulle responsabilità che è opportuno definire per un sito:
- Formazione: può essere molto utile organizzare una formazione di base su spostamenti, ricerca e gestione dei documenti per coloro che non conoscono il prodotto.
- Supporto: è consigliabile assegnare a un esperto del team il compito di risolvere i problemi e mantenere i contatti con un amministratore.
- Conformità alle linee guida legali e dell'organizzazione: in alcuni casi può trattarsi semplicemente di mantenere aggiornati i collegamenti alle linee guida appropriate, ma è buona norma nominare un responsabile.
Protezione dei dati
Con il backup e il ripristino si proteggono i dati da perdite accidentali. La frequenza del backup e la velocità e il livello di recupero sono definiti da un amministratore.
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