Collaborazione e creazione condivisa di documenti

La possibilità di collaborare alla creazione di documenti è un elemento cruciale per lavorare in modo efficiente in team all'interno delle organizzazioni. SharePoint e Office offrono in combinazione un'ampia gamma di metodi per la collaborazione ai documenti, sia che si tratti di creare in modo condiviso un foglio di calcolo o di instradare un piano aziendale lungo un flusso di lavoro. La conoscenza dei metodi disponibili per la collaborazione ai documenti è fondamentale per scegliere le opzioni migliori in base alle esigenze specifiche e migliorare la produttività degli Information Worker.

Indipendentemente da quali siano le esigenze di collaborazione ai documenti, l'inoltro di allegati tramite posta elettronica è ormai una pratica del passato. Non sarà più necessario distribuire in giro i documenti ai vari colleghi e poi combattere per riconciliare i conflitti nelle varie versioni, unire e coordinare manualmente le varie modifiche, tenere traccia di chi ha apportato quale modifica, nonché essere sempre certi di individuare la versione più aggiornata.

 Nota    Per ulteriori informazioni sulle procedure per la creazione condivisa di documenti, vedere la Guida di Word, PowerPoint, OneNote e Office Online . Per ulteriori informazioni sulla configurazione di SharePoint per la collaborazione e la creazione condivisa di documenti, vedere il sito Web TechNet.

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Scelte disponibili per la collaborazione ai documenti

Il termine "collaborazione ai documenti" indica la possibilità per più autori di lavorare insieme su un documento o una raccolta di documenti, ad esempio creando contemporaneamente un nuovo documento oppure rivedendo una specifica tramite un flusso di lavoro strutturato. La creazione condivisa di documenti indica la possibilità di lavorare a un documento in contemporanea con altri utenti. Sono disponibili diversi metodi per la collaborazione e la creazione condivisa di documenti che implicano progressivamente una maggiore strutturazione e un maggior controllo dell'esperienza di collaborazione. Un buon modo per decidere il metodo e l'applicazione più idonei per la collaborazione ai documenti consiste nell'individuare le opzioni migliori all'interno di una gamma di scelte possibili.

Scelte disponibili per la collaborazione ai documenti

Callout 1  Creazione condivisa semiformale: più autori possono apportare modifiche contemporaneamente in qualsiasi posizione del documento. Alcuni esempi: minute di riunioni ricorrenti, sessioni di brainstorming e materiale di riferimento per OneNote; modelli finanziari, budget ed elenchi di inventario gestiti da un team per Excel.
Callout 2  Creazione condivisa formale: più autori possono apportare modifiche contemporaneamente in modo controllato salvando il contenuto quando è pronto per essere reso pubblico. Alcuni esempi: piani aziendali, notiziari e note legali per Word; presentazioni di marketing e per conferenze di PowerPoint.
Callout 3  Raccolta di commenti e revisione: un autore principale richiede modifiche e commenti (anche in forma di discussioni in thread) instradando il documento in un flusso di lavoro, ma controlla la pubblicazione finale del documento. Alcuni esempi sono una Guida, white paper e specifiche.
Callout 4  Set di documenti: gli autori avviano flussi di lavoro sull'intero set di documenti o sui singoli elementi del set per gestire attività comuni come la revisione e l'approvazione.

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Creazione condivisa con Office e Office Online

Nelle sezioni seguenti vengono descritti i metodi di creazione condivisa disponibili in Office e Office Online, nonché le procedure consigliate per l'utilizzo di raccolte di SharePoint per la gestione dei file.

Riepilogo delle applicazioni disponibili per la creazione condivisa

Diverse applicazioni di Office e Office Online consentono a più autori di modificare documenti in contemporanea. Per ogni applicazione, le funzionalità di creazione condivisa sono molto simili. Esistono tuttavia alcune differenze a livello di progettazione che supportano metodi di collaborazione e scenari di utilizzo diversi. Nella tabella seguente sono riepilogate le caratteristiche principali di ogni applicazione per la creazione condivisa.

Applicazione Requisiti del server Scenari comuni
Word Tecnologie SharePoint Qualsiasi documento, inclusi piani, proposte, presentazioni strategiche, minute, notiziari e relazioni
PowerPoint Tecnologie SharePoint Qualsiasi presentazione, incluse presentazioni per formazione, conferenze, post-mortem, panoramiche di nuovi prodotti, manuali e rapporti sullo stato dei progetti
Excel Online Tecnologie SharePoint e Office Online Qualsiasi foglio di calcolo, inclusi modelli finanziari per team, aggiornamenti di linee di prodotti business-to-business in una pagina Web e fogli di calcolo per la registrazione di quotazioni in tempo reale
OneNote Tecnologie SharePoint Qualsiasi blocco appunti, inclusi minute di riunioni ricorrenti, sessioni di brainstorming per i progetti, materiale di ricerca e riferimento condiviso, nonché corsi di formazione condivisi
OneNote Online Tecnologie SharePoint e Office Online

Creazione condivisa, controllo delle versioni, estrazione di documenti e ambienti misti di Office

Nelle sezioni seguenti vengono descritte le procedure consigliate per le attività di creazione condivisa con altri utenti.

Creazione condivisa ed estrazione di documenti

Le funzionalità di creazione condivisa non sono compatibili con il processo di estrazione e archiviazione dei documenti in una raccolta di SharePoint. L'estrazione dei documenti consente infatti di apportare modifiche in modo esclusivo per poi archiviarli in modo che le modifiche siano visibili anche per gli altri utenti e che altri utenti possano elaborarli ulteriormente. Ciò significa che quando si estrae un file nessun altro può collaborare allo stesso documento. Per impostazione predefinita, le raccolte di SharePoint non prevedono l'estrazione obbligatoria dei file e questa funzionalità non dovrebbe essere abilitata se si prevede di utilizzare la creazione condivisa. È inoltre necessario evitare di estrarre un documento in modo esplicito se si desidera utilizzarlo in modalità di creazione condivisa.

Creazione condivisa di documenti e controllo delle versioni

Il controllo delle versioni consente agli utenti di salvare versioni dei documenti, eseguire il rollback delle modifiche oppure creare uno snapshot dello stato di un documento corrispondente a una attività cardine specifica di un progetto. SharePoint consente di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti durante il processo stesso di modifica, di archiviare le versioni precedenti e anche di registrare versioni principali e secondarie di un documento. Poiché più coautori potrebbero mantenere aperto un documento per periodi di tempo estesi, il controllo delle versioni dei documenti gestiti con la creazione condivisa viene eseguito a intervalli di tempo specifici e non necessariamente al momento del salvataggio del documento. Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni non è abilitato per le raccolte di SharePoint.

Per la creazione condivisa di documenti di Word e PowerPoint è consigliabile utilizzare il controllo delle versioni, sia principali che secondarie, in modo che gli utenti possano recuperare le modifiche apportate da altri quando necessario. Il periodo per il controllo delle versioni, inoltre, determina la frequenza con cui viene creata una nuova versione di un documento creato in modalità condivisa tramite SharePoint. Il valore predefinito di 30 minuti è probabilmente appropriato per la maggior parte degli ambienti, ma può essere modificato da un amministratore, se necessario. L'impostazione di un intervallo più breve consente di acquisire versioni e modifiche più frequentemente, ma potrebbe richiedere maggiore spazio di archiviazione nel server.

Per le raccolte che contengono blocchi appunti di OneNote, è consigliabile conservare solo le versioni principali. Le versioni secondarie potrebbero infatti causare errori di sincronizzazione con la conseguente impossibilità di salvare le modifiche. Per i blocchi appunti di OneNote aggiornati frequentemente potrebbero venire inoltre create molte versioni. Il numero di versioni può diventare notevole nel tempo ed è quindi consigliabile limitare il numero di versioni conservate impostando il numero massimo di versioni su un valore ragionevole in base alle esigenze degli utenti. Si noti che il periodo per il controllo delle versioni non ha effetto sui blocchi appunti di OneNote, perché in OneNote vengono conservate informazioni più dettagliate sulle versioni all'interno del blocco appunti.

Creazione condivisa di documenti in un ambiente con versioni miste di Office

In alcune organizzazioni si utilizza un ambiente in cui gli utenti dispongono di versioni diverse di Microsoft Office, ad esempio Office 2007 e Office.

In alcune organizzazioni si utilizza un ambiente in cui gli utenti dispongono di versioni diverse di Microsoft Office, ad esempio Office 2007 e Office 2010.

Sebbene sia possibile caricare file tramite Word e PowerPoint 2007 o versioni precedenti in una raccolta di SharePoint, la creazione condivisa per questi documenti con tali applicazioni legacy non è supportata. Quando, inoltre, un utente apre un documento OOXML di Word o PowerPoint con Word o PowerPoint 2007, tramite SharePoint viene creato un blocco sul documento, che impedisce ad altri utenti di Office di utilizzare la creazione condivisa per modificare tale documento. Per sfruttare al meglio i vantaggi delle funzionalità di creazione condivisa in Word o PowerPoint, è consigliabile che tutti gli utenti utilizzino Microsoft Office 2010 o 2012. La creazione condivisa per le cartelle di lavoro di Excel è disponibile solo in Excel 2010 o Excel 2012 Web App. Se si utilizza Excel 2012 o un'applicazione client precedente, viene sempre creato un blocco esclusivo sul documento nel server, che impedisce la creazione condivisa.

Problemi relativi alla creazione condivisa di documenti

Se non è possibile procedere alla creazione condivisa di un documento di Word o una presentazione di PowerPoint, il problema potrebbe essere causato da uno o più dei motivi seguenti:

  • Nel file viene utilizzato Information Rights Management (IRM) o Digital Rights Management (DRM).
  • Il file è stato estratto.
  • Il file è crittografato.
  • Il formato di file non è supportato. Sono supportati solo i formati di file docx e pptx. Nella maggior parte dei casi, è possibile salvare il formato di file non supportato in un formato supportato.
  • Il file è contrassegnato come finale. Il proprietario del file ha deciso di interrompere il processo di modifica o creazione condivisa del file, che ora è di sola lettura.
  • Alcune impostazioni di Criteri di gruppo per Microsoft Office impediscono la creazione condivisa, ad esempio i criteri client per la disabilitazione dell'unione automatica e i criteri client e server per la disabilitazione della creazione condivisa.
  • Il file contiene controlli ActiveX.
  • Il file contiene determinati oggetti che non è possibile identificare in modo univoco, ad esempio un oggetto OLE, un elemento grafico SmartArt, un grafico o un oggetto Input penna.
  • Nel documento di Word vengono utilizzati documenti master con documenti secondari, sono inclusi set di frame HTML o il documento viene pubblicato come blog.
  • Per il documento di Word non è stata selezionata la casella di controllo Memorizza numeri casuali per migliorare la precisione della combinazione. Fare clic sulla scheda File sulla barra multifunzione, fare clic su Opzioni per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni di Word, fare clic su Centro protezione, fare clic su Impostazioni Centro protezione per visualizzare la finestra di dialogo Centro protezione, fare clic su Opzioni privacy e quindi, nella sezione Impostazioni specifiche del documento verificare che la casella di controllo Memorizza numeri casuali per migliorare la precisione della combinazione sia selezionata.

Scenari di collaborazione ai documenti

Nelle sezioni seguenti sono disponibili ulteriori dettagli su ogni applicazione di creazione condivisa, i diversi metodi di collaborazione supportati e gli scenari previsti.

Creazione condivisa semiformale

L'esempio migliore per illustrare il metodo semiformale di creazione condivisa è probabilmente una classica sessione di brainstorming di gruppo. Utilizzando OneNote, OneNote Online o anche le due applicazioni in combinazione, più autori possono acquisire rapidamente idee e pensieri durante la sessione, contemporaneamente e nello stesso blocco appunti, che può essere paragonato a una lavagna virtuale. Come per qualsiasi sessione di brainstorming efficace, è fondamentale esprimere un flusso libero di pensieri, senza occuparsi di correggere o rifinire i risultati. Tutti gli autori possono aggiungere contenuto contemporaneamente e vedere immediatamente il contenuto aggiunto da altri. Alla fine della sessione di brainstorming si ottiene una registrazione dei risultati della sessione, che potranno poi essere riordinati e ripuliti nei modi preferiti. Ogni blocco di contenuto è contrassegnato con l'alias dell'autore ed è quindi facile mettersi in contatto con gli altri autori all'occorrenza e anche eseguire ricerche nel contenuto in base all'autore.

Altri scenari comuni di utilizzo di OneNote per la collaborazione a un blocco appunti sono le minute di riunioni ricorrenti, ricerche condivise per un progetto veloce, corsi di formazione e materiale di riferimento.

È possibile utilizzare Excel per eseguire calcoli e confronti statistici sui dati, creare e utilizzare rapporti di tabella pivot per visualizzare dati gerarchici con un layout compatto e flessibile, illustrare visivamente i dati con grafici di aspetto professionale, icone di formattazione condizionale, barre dei dati, scale dei colori e grafici sparkline, nonché eseguire analisi di simulazione sui dati.

Con Excel Online è possibile eseguire molte di queste attività analitiche contemporaneamente ad altri utenti. Tutti gli utenti possono lavorare contemporaneamente su diversi fogli di lavoro, altre sezioni di un foglio di lavoro o anche modificare le stesse celle, incluse quelle che contengono formule e funzioni. In quest'ultimo caso, l'ultima modifica sarà prioritaria se più utenti si ritrovano a modificare la stessa cella. L'uso di Excel Online durante la creazione condivisa è una soluzione efficace per verificare subito le idee degli altri, provare formule e calcoli diversi, confrontare risultati e anche controllare il lavoro degli altri per individuare eventuali errori.

Creazione condivisa formale

Quando si archivia un documento di Word o una presentazione di PowerPoint in una raccolta di SharePoint, due o più utenti possono lavorare contemporaneamente e in modo condiviso al documento o alla presentazione. In uno stesso documento di Word, ad esempio, un utente può lavorare a un paragrafo mentre un collega interviene su un altro paragrafo. In modo analogo, un utente può preparare una diapositiva per una presentazione mentre un collega lavora a un'altra. Non è necessario attivare funzionalità particolari o ricordarsi di eseguire configurazioni speciali per utilizzare la creazione condivisa. Vale la pena di sottolineare, inoltre, che durante la creazione condivisa è comunque possibile accedere a praticamente tutte le numerose caratteristiche di modifica e formattazione avanzate di Word o PowerPoint, inclusi il rilevamento delle modifiche, l'aggiunta di commenti e le versioni dei documenti.

Con il processo di creazione condivisa formale, le modifiche apportate dai vari autori vengono memorizzate nel buffer e quindi rilasciate quando gli autori sono pronti a salvare le modifiche in modo esplicito. In termini generali, questo metodo consente di evitare la condivisione di contenuti non definitivi con altri autori o interruzioni continue mentre si elabora un documento. Durante la creazione condivisa in Word e PowerPoint, tuttavia, è sempre possibile individuare la posizione in cui stanno intervenendo altri autori tramite l'utilizzo di icone, indicatori sulla barra di stato e riquadri di navigazione del documento o della presentazione.

In breve, la creazione condivisa formale consente di conoscere la posizione degli altri autori, ma ogni autore renderà pubbliche le modifiche solo quando è pronto a condividerle con gli altri.

Il processo di creazione condivisa formale consente inoltre di ridurre al minimo i conflitti, perché è semplice rilevare le modifiche e coordinarle in tempo reale. Se nel computer è installato Office Communicator è persino possibile fare clic sul pulsante della presenza per inviare un messaggio istantaneo, un messaggio di posta elettronica o chiamare un collega per discutere di eventuali problemi. Dopo aver completato le modifiche in modalità di creazione condivisa, infine, è facilissimo individuare la versione più aggiornata del documento nella raccolta documenti, dato che è sempre rimasto nella stessa posizione di SharePoint per tutta la durata del processo.

Raccolta di commenti e revisione

La revisione con raccolta di commenti è un metodo di collaborazione ai documenti comune e più tradizionale. In questo caso, un singolo autore richiede la revisione di un documento insieme a commenti e suggerimenti da altri autori, come colleghi o esperti di un particolare argomento, ma desidera esercitare un maggiore controllo sull'inserimento delle modifiche e la pubblicazione finale.

Per dedicare meno tempo alla gestione dei dettagli del processo di revisione dei documenti e impiegarlo in modo più produttivo sui documenti, è possibile raccogliere commenti e suggerimenti su un documento utilizzando un flusso di lavoro in un sito di SharePoint. I flussi di lavoro consentono di ottimizzare i costi e il tempo richiesti per coordinare i processi aziendali comuni, ad esempio la revisione dei documenti, mediante gestione e registrazione delle attività umane legate a questi processi. Poiché il flusso di lavoro consente di assegnare attività, inviare promemoria, registrare la partecipazione, applicare le date di pianificazione e creare una registrazione dell'intero processo, è possibile concentrarsi sullo svolgimento del proprio lavoro anziché sulla gestione della logistica del processo di revisione dei documenti.

È possibile avviare un flusso di lavoro per la raccolta di commenti e suggerimenti, ad esempio, compilando un modulo di avvio del flusso di lavoro in cui saranno specificati i nomi delle persone che dovranno rivedere il documento. È possibile fornire istruzioni specifiche ai revisori e indicare la data entro la quale si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro completino la revisione. I partecipanti possono visualizzare lo stato del flusso del lavoro durante l'esecuzione oppure controllare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare se le attività del flusso di lavoro sono state completate. Il proprietario del flusso di lavoro può impostarlo in modo che i partecipanti possano lavorare alle attività in parallelo o in sequenza uno alla volta, aggiornare le attività attive, aggiungere o aggiornare i revisori, specificare una data di scadenza per il risultato finale e infine contrassegnare il flusso di lavoro come completato al termine di tutte le attività.

Altri argomenti che possono essere di interesse:

Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta
Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file

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Si applica a:
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E3 ed E4), SharePoint Online Midsize Business, SharePoint Online per aziende (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard