Una delle molte decisioni che è necessario prendere durante la configurazione di un elenco riguarda il controllo delle versioni. È infatti necessario stabilire se si desidera conservare varie versioni di ogni elemento per ogni modifica e, in caso affermativo, decidere il numero di versioni, se tutti gli utenti del sito dovranno vedere tutte le versioni bozza oppure se tali versioni dovranno essere visibili solo per l'autore e gli utenti con le autorizzazioni Progettazione o Controllo completo. La decisione per ognuno di questi aspetti deve essere basata sul tipo e l'importanza degli elementi negli elenchi, sugli scopi di ogni elemento, sulle esigenze specifiche del gruppo di utenti e sul livello di sicurezza che occorre garantire.
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Motivi validi per abilitare il controllo delle versioni
L'abilitazione del controllo delle versioni per gli elenchi di un sito consente di tenere traccia delle informazioni e di gestirle mano a mano che si evolvono nel tempo. In questo modo è possibile accedere a versioni precedenti e recuperarle, se necessario. Si tratta di un'opportunità molto comoda, ad esempio, se ci si accorge che le versioni precedenti di un elemento sono in effetti più accurate delle successive. Alcune organizzazioni conservano più versioni degli elementi negli elenchi per soddisfare requisiti di legge o di revisione contabile.
Il controllo delle versioni è disattivato per impostazione predefinita. Per attivarlo e implementare le decisioni prese in merito all'utilizzo di questa funzionalità, è necessario disporre delle autorizzazioni di Controllo completo o Progettazione.
Funzionamento delle impostazioni di controllo delle versioni
Nella finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni sono disponibili tre sezioni principali per gli elenchi. Durante la configurazione di un elenco è necessario prendere decisioni per le opzioni in ognuna di queste sezioni. Se si dispone delle autorizzazioni necessarie è naturalmente possibile modificare queste impostazioni in seguito.
- Sezione Approvazione contenuto . Utilizzare questa sezione per decidere se richiedere o meno l'approvazione obbligatoria degli elementi inviati all'elenco.
- Sezione Cronologia versioni elemento . Utilizzare questa sezione per selezionare le varie opzioni di controllo delle versioni disponibili. Nella tabella seguente vengono descritte le singole opzioni e vengono indicati gli effetti corrispondenti.
| Selezione |
Effetti |
Crea una versione ogni volta che si modifica un elemento nell'elenco? |
No è l'impostazione predefinita. Se si seleziona Sì viene creata una nuova versione dell'elemento per ogni modifica dell'elemento. La selezione di Sì in questa sezione influisce sulle selezioni consentite nella sezione Conserva bozze per il numero seguente di versioni approvate della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni. |
Numero di versioni da conservare |
Se si seleziona la casella di controllo per questa impostazione facoltativa, il numero che segue corrisponde al numero di versioni dell'elemento da conservare nel'elenco. Se si specifica il numero 25, ad esempio, la versione più vecchia verrà eliminata al momento della creazione della 26a versione e rimarranno disponibili solo le versioni da 2 a 26. |
Conserva bozze per il numero seguente di versioni approvate |
Questa opzione è valida solo se si seleziona Sì nella sezione Approvazione contenuto della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni. In questo caso, è possibile stabilire il numero di bozze che si desidera conservare per ogni versione approvata. Se non per soddisfare requisiti di legge o altre esigenze particolari, è poco probabile che occorra conservare tutte le bozze per ogni versione approvata. Si potrebbe scegliere, ad esempio, di conservare le bozze solo per le cinque versioni approvate più recenti. |
- Sezione Sicurezza elementi bozza . Utilizzare questa sezione per stabilire quali utenti saranno autorizzati a visualizzare le bozze degli elementi non ancora approvati.
Importante Questa opzione è disponibile solo quando la sezione Approvazione contenuto è impostata su Sì.
È possibile consentire la visualizzazione delle bozze a qualsiasi utente con le autorizzazioni di lettura per l'elenco oppure limitare la visualizzazione solo agli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi oppure solo all'autore dell'elemento e agli utenti autorizzati ad approvare gli elementi.
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Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco in un sito
Eseguire la procedura seguente per abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco.
- Passare all'elenco in cui si desidera abilitare questa funzionalità. Se il nome dell'elenco non viene visualizzato sulla barra di avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome dell'elenco.
- Fare clic sulla scheda Elenco nel gruppo Strumenti elenco sulla barra multifunzione.
- Fare clic su Impostazioni elenco
. Verrà aperta la pagina Impostazioni elenco.
- In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.
- Nella sezione Cronologia versioni elemento selezionare Sì in Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati.
- Facoltativo: selezionare il numero di versioni che si desidera conservare nell'elenco.
- Facoltativo: selezionare il numero di versioni approvate per cui si desidera conservare le bozze. Questa opzione è disponibile solo quando si seleziona Sì nella sezione Approvazione contenuto.
- Facoltativo: stabilire quali utenti devono essere autorizzati a visualizzare le bozze di elementi non ancora approvati. Questa opzione è disponibile solo quando si imposta Approvazione del contenuto obbligatoria per gli elementi inviati su Sì nella sezione Approvazione contenuto. Nella sezione Sicurezza elementi bozza selezionare una delle opzioni seguenti.
- Tutti gli utenti con autorizzazioni di lettura per gli elementi. Selezionare questa opzione per consentire l'accesso a chiunque disponga delle autorizzazioni di lettura per il sito.
- Solo gli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi. Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione delle bozze solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni di modifica.
- Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento). Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione solo all'autore originale dell'elemento e a coloro che dispongono delle autorizzazioni per approvare gli elementi nell'elenco.
- Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni elenco.
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Disabilitare il controllo delle versioni per un elenco
Si potrebbe decidere dopo un certo periodo di tempo che il controllo delle versioni per l'elenco non è effettivamente necessario. Un utente con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione può disabilitare il controllo delle versioni nell'elenco.
- Passare all'elenco in cui si desidera disabilitare questa funzionalità. Se il nome dell'elenco non viene visualizzato sulla barra di avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome dell'elenco.
- Fare clic sulla scheda Elenco nel gruppo Strumenti elenco sulla barra multifunzione.
- Fare clic su Impostazioni elenco . Verrà aperta la pagina Impostazioni elenco.
- In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.
- Nella pagina Impostazioni elenco fare clic su Impostazioni controllo versioni in Impostazioni generali.
- Nella sezione Cronologia versioni elemento selezionare No in Approvazione del contenuto necessaria per gli elementi inviati.
Verranno rimosse eventuali voci create in precedenza in questa sezione.
- Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni elenco.
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