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Con Microsoft Publisher è possibile creare due tipi di pubblicazioni: pubblicazioni stampate e pubblicazioni Web. Quando si crea una pubblicazione Web, si lavora in modalità Web e le opzioni disponibili sono specifiche per questo tipo di pubblicazioni, consentendo di preparare una pubblicazione ottimizzata per la visualizzazione in un browser (browser: Programma che interpreta i file HTML, li formatta come pagine Web e li visualizza. Un browser, come Windows Internet Explorer, consente di visitare collegamenti ipertestuali, trasferire file ed eseguire file audio o video incorporati nelle pagine Web.). Alcune opzioni di formattazione del testo e altre funzioni specifiche delle pubblicazioni stampate, tra cui Strumenti di stampa esterna, non sono pertanto disponibili in modalità Web.

È sempre possibile determinare quale sia la modalità attiva guardando la barra del titolo (barra del titolo: Barra orizzontale nella parte superiore di una finestra, di una finestra di dialogo o di una barra degli strumenti che visualizza il nome del documento, dell'applicazione o della barra degli strumenti.) della pubblicazione aperta. In tale barra comparirà infatti Pubblicazione stampata o Pubblicazione Web a seconda del tipo di pubblicazione.