Stampare etichette, badge o biglietti da visita diversi sullo stesso foglio

In genere il metodo più efficiente per stampare di etichette, badge o biglietti da visita consiste nella stampa di un'intera serie su un unico foglio. È possibile effettuare questa operazione in Microsoft Office Publisher 2007 selezionando l'opzione Più pagine per foglio nella finestra di dialogo Stampa. L'opzione è disponibile solo se le dimensioni della pagina della pubblicazione sono inferiori a quelle del foglio su cui verrà stampata.

 Nota   In Office Publisher 2007 le dimensioni della pagina coincidono con l'area della pubblicazione. Con dimensioni della carta o del foglio si intende invece la grandezza del foglio utilizzato per la stampa.

È possibile creare una pubblicazione con più pagine in due modi: manualmente, inserendo le pagine, o automaticamente, utilizzando la stampa unione.

In questo articolo


Scegliere il metodo migliore per l'attività

Si supponga di voler creare delle etichette per una raccolta di CD o di dover stampare cartelli per i saldi di fine stagione.

Più pagine stampate su un singolo foglio

Forse si desidera anche aggiornare e stampare un indice dei CD oppure apporre delle etichette sulle cartelline che verranno distribuite a ogni partecipante del convegno annuale della propria associazione professionale. Potrebbe anche essere necessario stampare badge per tutti i partecipanti e targhette personalizzate per i posti a loro assegnati.

Per determinare se sia meglio utilizzare il metodo manuale o automatizzato, occorre considerare quanto segue:

  • I diversi modi e tempi in cui si pensa di utilizzare le stesse informazioni
  • Il numero di pagine differenti che si desidera produrre

Il metodo manuale

Quando si desidera stampare più pagine sullo stesso foglio ed è necessario creare un numero contenuto di etichette, badge, volantini, biglietti da visita o altre piccole pubblicazioni, è consigliabile utilizzare il metodo manuale. Questo metodo è utile inoltre se si prevede di utilizzare il testo aggiunto a ogni pubblicazione una sola volta.

Il metodo automatizzato

Quando si desidera stampare più pagine sullo stesso foglio e occorre utilizzare un lungo elenco di nomi, indirizzi e altri dati che dovranno essere riutilizzati in futuro, è consigliabile utilizzare la stampa unione per unire e archiviare i dati nell'elenco. . In seguito sarà così più facile realizzare progetti con lo stesso testo e con gli stessi dati immagine.

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Utilizzare il metodo manuale

Quando si utilizza questo metodo, si aggiungono pagine a una pubblicazione principale, in modo da incollare una pagina da ognuna delle diverse pubblicazioni in ogni pagina aggiuntiva.

Il metodo manuale prevede tre passaggi principali.

  1. Aggiungere pagine alla pubblicazione principale.
  2. Copiare pagine dalle altre pubblicazioni.
  3. Stampare la pubblicazione.

 Note 

  • Se si utilizzano file che si differenziano per tipo di pubblicazione, schema o combinazione di colori, dimensioni di pagina od orientamento, il contenuto preso dalle altre pubblicazioni e incollato nella pubblicazione principale verrà modificato per rispecchiare le opzioni utilizzate nella pubblicazione principale. Potrebbe essere necessario modificare il layout per consentire l'inserimento di tutto il contenuto nella pagina.
  • È possibile utilizzare i diversi set di informazioni aziendali presenti in ciascuna pubblicazione incollata nella pubblicazione principale.

Aggiungere pagine alla pubblicazione principale

  1. Aprire la pubblicazione da utilizzare come pubblicazione principale e copiarvi le altre pubblicazioni.

Ad esempio, se si stanno stampando badge, aprire una delle pubblicazioni badge.

  1. Scegliere Pagina dal menu Inserisci.
  2. Nella finestra di dialogo Inserisci pagina immettere il numero di pagine da aggiungere.

Ad esempio, per stampare 8 badge diversi sullo stesso foglio, inserire sette pagine.

  1. Selezionare Prima della pagina corrente o Dopo la pagina corrente e accertarsi che sia selezionata l'opzione Inserisci pagine vuote.
  2. Scegliere OK.

Copiare pagine dalle altre pubblicazioni

  1. Aprire la pubblicazione o le pubblicazioni che si desidera copiare nella pubblicazione principale.
  2. Nella pubblicazione da copiare scegliere Seleziona tutto dal menu Modifica.
  3. Scegliere Copia dal menu Modifica oppure premere CTRL+C.
  4. Nella pubblicazione principale fare clic su una delle pagine vuote inserite.
  5. Scegliere Incolla dal menu Modifica oppure premere CTRL+V.
  6. Ripetere i passaggi da 1 a 5 per ogni pubblicazione diversa che si desidera stampare sulla stessa pagina.

Stampare la pubblicazione

  1. Scegliere Stampa dal menu File, quindi scegliere la scheda Impostazioni pubblicazione e foglio.
  2. In Opzioni di stampa selezionare Più pagine per foglio.

 Nota   Questa opzione è disponibile solo se le dimensioni della pagina della pubblicazione sono inferiori a quelle del foglio su cui verrà stampata.

  1. Fare clic su Stampa.

Finestra di dialogo Stampa con l'opzione Più pagine per foglio

 Suggerimento   Per verificare che la pubblicazione venga stampata come previsto, stampare uno o due fogli di prova su carta normale prima di utilizzare carta o prodotti più costosi.

 Note 

  • Se la pubblicazione principale utilizza una pagina master, quest'ultima può essere ignorata nelle pagine con le pubblicazioni copiate. Nella pubblicazione principale passare alla pagina in cui si desidera nascondere gli oggetti della pagina master, quindi scegliere Ignora pagina master dal menu Visualizza.
  • Per stampare la pubblicazione in una posizione specifica del foglio, modificare la posizione della pubblicazione sul foglio regolando le opzioni relative a riga e a colonna e i valori di distanza orizzontale e verticale in Altre opzioni di stampa. Per ulteriori informazioni, vedere Stampa di etichette, cartoline, badge o biglietti da visita in una posizione specifica su un foglio.
  • Per facilitare l'allineamento di una pubblicazione con il prodotto di una marca specifica o per stampare più pagine di una pubblicazione su un solo foglio, attivare gli indicatori di ritaglio, quindi stampare un foglio di prova su carta normale. Sovrapporre il prodotto di marca sulla prova di stampa, guardarli in controluce per verificare che l'allineamento sia corretto, apportare le eventuali correzioni necessarie alle impostazioni in Altre opzioni di stampa, quindi stampare un altro foglio di prova per verificare che l'allineamento sia corretto. Dopo aver allineato la pubblicazione sul foglio è possibile disattivare gli indicatori di ritaglio. Per ulteriori informazioni sulla stampa degli indicatori di ritaglio per consentire l'allineamento delle pubblicazioni, vedere Stampa degli indicatori di ritaglio.

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Utilizzare il metodo automatizzato

Se si archiviano i nomi e le affiliazioni di ogni partecipante al convegno annuale della propria associazione professionale in un elenco di indirizzi inserito in un file o in un'origine dati separata, è possibile utilizzare tali informazioni per vari scopi. Ad esempio, la stessa origine dati può essere utilizzata per generare:

  • Una serie di badge e di segnaposto completi di nomi e di affiliazioni.
  • Biglietti da visita per i membri dell'associazione.
  • Etichette con indirizzi per una spedizione speciale.

È possibile utilizzare la stessa origine dati per altri progetti, ad esempio un elenco dei membri attuali o un notiziario mensile personalizzato con il nome e l'indirizzo di ogni membro dell'associazione.

 Importante    Se l'origine dati include numeri, quali date, orari, prezzi o percentuali, salvare l'origine dati come file di testo (txt) o formattare le colonne dei numeri come testo, in modo che la disposizione dei numeri sia corretta quando vengono uniti alle etichette.

Questo metodo prevede sei passaggi principali.

  1. Impostare un'origine dati.
  2. Aprire una pubblicazione con etichette.
  3. Connettere l'origine dati.
  4. Aggiungere e formattare un segnaposto.
  5. Visualizzare in anteprima la pubblicazione.
  6. Stampare la pubblicazione unita.

Impostare un'origine dati

È possibile impostare un'origine dati utilizzando Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook o Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager. Di seguito è riportato un esempio di origine dati creata in Office Publisher 2007 per i membri di un'associazione professionale.


File di dati di esempio

Callout 1 Ogni colonna rappresenta una categoria di informazioni. Le intestazioni delle colonne corrispondono ai segnaposto, o campi dati, che vengono aggiunti alla pubblicazione etichetta generica.
Callout 2 In ogni riga è riportata una serie completa di informazioni che verranno visualizzate in un'etichetta nel foglio di etichette.

Dopo aver impostato l'origine dati, è possibile creare un foglio di etichette per badge inserendo nelle etichette le informazioni contenute nell'origine dati. Per ulteriori informazioni sull'impostazione di origini dati, vedere Creazione di un'origine dati per una stampa unione.

Aprire una pubblicazione etichetta

  1. Avviare Publisher.
  2. Nell'elenco Tipi di pubblicazione fare clic su Pagine vuote, quindi scegliere il tipo di pubblicazione desiderato, ad esempio Etichette postali, Badge o Biglietti da visita.

In Personalizza è possibile specificare le combinazioni di colori e di tipi di carattere e il set di informazioni aziendali da applicare allo schema.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Fare clic sulle dimensioni di pagina con cui iniziare.
    • Se si prevede di utilizzare fogli di un produttore specifico per i badge, le etichette o i biglietti da visita, cercare il nome del produttore, espandere l'elenco e selezionare il numero o le dimensioni corrispondenti al prodotto desiderato.

.

  1. Scegliere Crea.

MostraIl prodotto cercato non è nell'elenco

Se non viene visualizzato un numero di pubblicazione esattamente corrispondente al numero del prodotto acquistato, cercarlo sulla confezione o tra le informazioni che accompagnano il prodotto. È possibile che sulla confezione siano riportati altri numeri di prodotto disponibili in Publisher ed equivalenti in dimensioni e layout. Ad esempio, per stampare su Avery 8163, è possibile selezionare Avery 8463, 8663, 15163 o 18163 in Publisher.

Se nell'elenco non è disponibile alcun prodotto corrispondente alle dimensioni e al layout del prodotto acquistato, è possibile personalizzare la pubblicazione.

  1. Fare clic sulla pubblicazione in elenco che si dispone sul foglio con lo stesso numero di colonne e righe dei fogli acquistati, quindi scegliere Crea.
  2. In Opzioni Tipo pubblicazione nel riquadro attività Formato pubblicazione fare clic su Modifica dimensioni pagina.
  3. In Guide margini nella finestra di dialogo Imposta pagina fare clic su Avanzate.
  4. Nella finestra di dialogo Formato pagina personalizzato digitare un nome per l'etichetta, ad esempio Etichette indirizzi marca X. Utilizzando le linee guida nell'anteprima a destra, modificare le dimensioni dei margini e delle distanze per farle combaciare con quelle dei fogli acquistati. Accertarsi che in Tipo layout sia selezionato Più pagine per foglio.
  5. Scegliere OK.

Connettere l'origine dati

A questo punto è possibile connettere la pubblicazione aperta al file contenente i nomi, gli indirizzi o gli altri dati che si desidera stampare. Dopo aver stabilito la connessione, è possibile inserire le informazioni contenute in ciascuna riga dell'origine dati nelle pagine del foglio da stampare. Di seguito viene descritta la procedura per stabilire la connessione.

  1. Scegliere Indirizzi e cataloghi dal menu Strumenti, quindi fare clic su Stampa unione.
  2. In Creazione dell'elenco dei destinatari nel riquadro attività Stampa unione selezionare Usa un elenco esistente, quindi fare clic su Successivo: creazione o connessione a un elenco destinatari.
  3. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati fare clic sull'origine dati contenente l'elenco di partecipanti.

Per impostazione predefinita, in Publisher le origini dati vengono archiviate nella cartella Origini dati utente. Potrebbe essere necessario cercare il percorso dell'origine dati.

  1. Scegliere Apri.

In base al tipo di origine dati selezionata potrebbero essere visualizzate altre finestre di dialogo in cui vengono chieste informazioni specifiche. Ad esempio, se l'origine dati è una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel contenente informazioni in più fogli di lavoro, è necessario selezionare il foglio di lavoro contenente le informazioni desiderate e scegliere OK.

  1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione è possibile restringere oppure ordinare le voci nell'origine dati. Ad esempio, poiché è probabile che non tutti i membri dell'associazione professionale partecipino, non è necessario stampare badge per gli assenti.

Per restringere oppure ordinare le informazioni, effettuare una o più delle operazioni seguenti:

  • Per non inserire le informazioni di una determinata riga in un badge, deselezionare la casella di controllo all'inizio della riga per rimuoverla dall'unione.
  • Per ordinare le righe in base all'ordine crescente o decrescente delle informazioni in una determinata colonna, fare clic sull'intestazione della colonna.
  • Per restringere l'elenco di righe in base a criteri specifici, fare clic sulla freccia accanto a un'intestazione di colonna.
  1. Scegliere OK per tornare al riquadro attività Stampa unione.

Aggiungere e formattare un segnaposto

I segnaposto, anche denominati campi dati, corrispondono alle intestazioni di colonna all'interno dell'origine dati. Inserendo i campi dati corrispondenti al nome e all'organizzazione in una pubblicazione etichetta, si indica la posizione in cui le informazioni contenute nelle colonne del nome e dell'organizzazione verranno aggiunte nelle copie stampate. È possibile formattare i campi, affinché le informazioni nelle pubblicazioni stampate assumano l'aspetto desiderato.

  1. Fare clic nell'angolo superiore sinistro dell'etichetta. Digitare le informazioni che si desidera visualizzare in ogni pubblicazione che verrà stampata, come il nome dell'associazione professionale. È anche possibile inserire un'immagine, ad esempio un logo.
  2. Nel riquadro attività Stampa unione, in Preparazione della pubblicazione, fare clic su uno dei campi che corrisponde alle informazioni da inserire nella pubblicazione. Nel caso di un badge, ad esempio, fare clic sul campo del nome, premere la barra spaziatrice per inserire uno spazio, quindi fare clic sul campo del cognome. In alternativa, se nome e cognome si trovano nello stesso campo nell'origine dati, fare clic su quel campo.
  3. Premere INVIO o fare clic nella casella di testo in cui si desidera inserire informazioni aggiuntive, come il nome dell'organizzazione, quindi fare clic sul nome del campo dati corrispondente alle informazioni da inserire.
  4. Selezionare i campi da formattare, includendo le virgolette acute (« ») ai lati dei nomi di campo del segnaposto.
  5. Scegliere Carattere dal menu Formato.
  6. Nella finestra di dialogo Tipo di carattere modificare il tipo, la dimensione, il colore del carattere e qualunque altra opzione desiderata, quindi scegliere OK.

La figura seguente illustra l'aspetto di un badge per la riunione primaverile di un'organizzazione dopo aver inserito il contenuto e aggiunto i segnaposto.


Pubblicazione etichetta per badge con campi

Callout 1 Nome e logo dell'associazione professionale digitati e inseriti nella pubblicazione etichetta che verranno stampati su ogni etichetta.
Callout 2 Segnaposto per il nome e il cognome del partecipante, separati da uno spazio. I nomi lunghi possono occupare due o anche tre righe.
Callout 3 Segnaposto per l'azienda o l'affiliazione del partecipante.

Si noti che i campi segnaposto sono sempre racchiusi tra virgolette acute (« »).

Visualizzare in anteprima la pubblicazione

Prima di completare l'unione e passare alla stampa, è utile visualizzare in anteprima i risultati dell'unione per accertarsi che l'aspetto delle pubblicazioni sia quello desiderato. La visualizzazione in anteprima delle pubblicazioni consente di identificare gli eventuali problemi da correggere prima della stampa. È possibile visualizzare in anteprima i risultati dell'unione in due modi.

  • Durante la fase di perfezionamento del layout è possibile visualizzare in anteprima il layout delle singole pubblicazioni.
  • Durante la fase di preparazione della stampa è possibile visualizzare in anteprima la disposizione delle pubblicazioni sul foglio.

Visualizzare in anteprima il layout

Le informazioni contenute nel primo record dell'origine dati popolano i campi dati. Utilizzando i pulsanti di spostamento è possibile visualizzare in anteprima le informazioni contenute negli altri record dell'origine dati.

  1. Nel riquadro attività Stampa unione fare clic sui pulsanti di spostamento Icona del pulsante Icona del pulsante per visualizzare l'aspetto di ogni voce nelle pubblicazioni unite.

Le voci dell'origine dati non possono essere modificate qui, ma è possibile formattare, spostare o eliminare dati formattando, spostando o eliminando i campi dati.

Nella figura è mostrato l'aspetto di una pubblicazione unita.

Badge per un partecipante alla riunione

  1. Se sono presenti dei problemi, è il momento di correggerli. Ad esempio, è possibile che si desideri modificare il tipo di carattere o la dimensione e il colore dei nomi dei partecipanti. Selezionare i campi dei nomi includendo le virgolette acute. Scegliere Carattere dal menu Formato per aprire la finestra di dialogo Tipo di carattere, quindi apportare le modifiche desiderate.
  2. Se l'anteprima risulta soddisfacente, nella parte inferiore del riquadro attività fare clic su Successivo: creazione di pubblicazioni unite.

Visualizzare in anteprima la disposizione delle pubblicazioni sul foglio

È possibile fare un controllo finale sulla pubblicazione unita visualizzando in anteprima l'unione prima della stampa.

  1. Scegliere Imposta stampante dal menu File.
  2. Nella finestra di dialogo Imposta stampante selezionare Più pagine per foglio, quindi scegliere OK.

 Nota   Questa opzione è disponibile solo se le dimensioni della pagina della pubblicazione sono inferiori a quelle del foglio in cui verrà stampata.

  1. Nel riquadro attività Stampa unione, in Creazione di pubblicazioni unite, fare clic su Anteprima di stampa per verificare che le informazioni siano allineate correttamente nel foglio di badge o di etichette.
  2. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra di anteprima.

Stampare e salvare la pubblicazione unita

Dopo aver stampato la pubblicazione, è possibile salvarla in modo da poterla utilizzare come base per creare rapidamente altre pubblicazioni, se necessario. In questo modo non si salva la serie di badge stampati, ma la pubblicazione con la connessione all'origine dati e i campi segnaposto. La pubblicazione mantiene il collegamento all'origine dati, consentendo di saltare il passaggio della visualizzazione in anteprima.

  1. Nel riquadro attività Stampa unione, in Creazione di pubblicazioni unite, fare clic su Stampa, quindi scegliere la scheda Impostazioni pubblicazione e foglio.
  2. In Opzioni di stampa nella finestra di dialogo Stampa selezionare Più pagine per foglio, modificare eventuali altre impostazioni e scegliere Stampa.
  3. Scegliere Salva dal menu File per salvare la pubblicazione.

 Nota   Per facilitare l'allineamento di una pubblicazione con il prodotto di una marca specifica o per stampare più pagine di una pubblicazione su un solo foglio, attivare gli indicatori di ritaglio, quindi stampare un foglio di prova su carta normale. Sovrapporre il prodotto di marca sulla prova di stampa e guardarli in controluce per verificare che l'allineamento sia corretto. Dopo aver allineato la pubblicazione sul foglio è possibile disattivare gli indicatori di ritaglio. Per ulteriori informazioni sulla stampa degli indicatori di ritaglio per consentire l'allineamento delle pubblicazioni, vedere Stampa degli indicatori di ritaglio.

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Si applica a:
Publisher 2007