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I codici della struttura funzionale del progetto (WBS, Work Breakdown Structure) (struttura funzionale del progetto (WBS, Work Breakdown Structure): Struttura gerarchica che consente di organizzare le attività per la creazione di relazioni sulla programmazione e la verifica dei costi. In Microsoft Project è possibile rappresentare la struttura funzionale del progetto tramite l'utilizzo degli ID delle attività o l'assegnazione di un codice WBS personalizzato a ogni attività.) sono codici alfanumerici che identificano la posizione univoca di ogni attività nella struttura (struttura: Organizzazione gerarchica del progetto che rappresenta le interdipendenze tra determinate attività e i raggruppamenti più ampi. In Microsoft Project le sottoattività appaiono rientrate sotto le attività di riepilogo.) del progetto. I codici WBS possono essere utilizzati per creare relazioni sulle programmazioni (programmazione: Definizione dei tempi e dell'ordine di esecuzione delle attività di un progetto. Include essenzialmente le attività, le relazioni tra attività, la durata, i vincoli e le informazioni cronologiche del progetto.) e per registrare i costi (costo: Costo totale programmato per un'attività, risorsa, assegnazione o per l'intero progetto. Viene anche definito costo corrente. In Microsoft Project i costi previsti vengono in genere definiti ''preventivo''.).

• Informazioni sui codici WBS

• Definire codici WBS personalizzati

• Rinumerare i codici WBS

Informazioni sui codici WBS

I codici WBS in Microsoft Office Project sono di due tipi: numeri di struttura (numero di struttura: Numero che indica la posizione esatta di un'attività all'interno della struttura. Ad esempio un numero di struttura pari a 7,2 corrisponde alla seconda sottoattività della settima attività di riepilogo del livello superiore.) e codici WBS personalizzati. Nelle sezioni seguenti sono riportate ulteriori informazioni.

Numeri di struttura

I numeri di struttura costituiscono il tipo più semplice di codifica WBS. In Microsoft Office Project viene calcolato automaticamente un numero di struttura per ogni attività, utilizzando come base per la numerazione la struttura dell'elenco di attività. Ad esempio, se il numero della prima attività nell'elenco delle attività è 1 e questa attività include tre sottoattività, queste ultime saranno numerate 1.1, 1.2 e 1.3.

I numeri di struttura sono costituiti solo da numeri, non da lettere, e non possono essere modificati. Vengono tuttavia modificati automaticamente quando si sposta un'attività in alto o in basso nell'elenco delle attività e quando si imposta il rientro (impostazione di un rientro: Spostamento di un'attività a un livello di struttura inferiore [verso destra] nel campo Nome attività. Quando si imposta un rientro per un'attività, questa diventa una sottoattività dell'attività immediatamente precedente a un livello di struttura superiore.) o si annulla il rientro (annullamento di un rientro: Spostamento di un'attività a un livello di struttura superiore [verso sinistra] nel campo Nome attività.). Ad esempio, se attualmente il numero di struttura di una sottoattività è 3.5.4 e questa viene spostata di una riga in alto nell'elenco, il numero di struttura viene aggiornato automaticamente in 3.5.3. Se successivamente si annulla il rientro di questa sottoattività, il numero di struttura viene aggiornato automaticamente in 3.6.

 Suggerimento   Per visualizzare i numeri di struttura, è possibile aggiungere il campo Numero di struttura a una visualizzazione tabella (tabella: Insieme di colonne che riportano informazioni specifiche su attività, risorse e assegnazioni in una visualizzazione ad elenco.) o elenco (elenco: Rappresentazione di informazioni su attività o risorse in formato simile a un foglio di calcolo, con righe e colonne. Ogni riga contiene una singola attività o risorsa. Ogni colonna [campo] contiene uno specifico tipo di informazioni, ad esempio le date di inizio o le tariffe standard.) oppure è possibile scegliere di visualizzare i numeri di struttura accanto ai nomi delle attività. A questo scopo, scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi fare clic sulla scheda Visualizza. In Opzioni di struttura per selezionare la casella di controllo Mostra numeri di struttura.

Codici WBS personalizzati

Se risulta utile per il progetto utilizzare codici WBS dettagliati costituiti da lunghezze, sequenze o insiemi di numeri e lettere specifici, è possibile definire un'unica maschera di codice  (maschera di codice: Formato che viene definito per il codice WBS oppure per il codice di struttura personalizzato. La maschera specifica la sequenza e il numero delle lettere o delle cifre necessarie per ogni livello oltre al simbolo che separa tali livelli.) WBS personalizzato per il progetto. È possibile assegnare una sola maschera di codice personalizzato per progetto. Il codice WBS personalizzato viene registrato nel campo WBS.

Come avviene per i numeri di struttura, ogni livello di un codice WBS personalizzato costituisce un livello di struttura (livello di struttura: Numero di livelli in base ai quali un'attività risulta rientrata rispetto al livello superiore della struttura. Per le attività è possibile impostare un rientro corrispondente a uno dei 65.000 livelli disponibili in Microsoft Project.) nell'elenco delle attività. È possibile utilizzare un formato univoco per ogni livello del codice e ogni livello viene elencato nel codice in base alla gerarchia delle attività, delle attività di riepilogo e delle sottoattività.

Ad esempio, se si desidera pianificare un progetto in più fasi allineato con le direttive dell'organizzazione per il prossimo anno contabile, è possibile creare una maschera di codice WBS personalizzato che rappresenti ogni attività utilizzando la direttiva, il trimestre e il progetto corrispondenti. Utilizzando questo codice, si potrebbe avere un'attività con il codice WBS personalizzato SoddCli.T3.StrumSuppCli.11, per indicare l'attività 11 nel progetto Aggiornamento strumenti di supporto clienti che inizia nel terzo trimestre e supporta la direttiva aziendale Soddisfazione dei clienti per l'anno contabile pianificato.

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Definire codici WBS personalizzati

1. Scegliere una visualizzazione elenco, ad esempio Elenco attività, dal menu Visualizza.

   Per utilizzare una visualizzazione non disponibile nel menu Visualizza, scegliere Altre visualizzazioni, selezionare quella desiderata nell'elenco Visualizzazioni, quindi scegliere Applica.

2. Scegliere WBS dal menu Progetto, quindi fare clic su Definisci codice.
3. Per distinguere le attività nel progetto corrente dalle attività in altri progetti, digitare un prefisso di codice specifico per il progetto nella casella Prefisso codice progetto.

   Questo prefisso consente di identificare più facilmente il progetto al livello più alto del codice WBS e può risultare utile per identificare i sottoprogetti in un progetto principale o per creare relazioni tra attività nei diversi progetti.

   Per il prefisso del codice di progetto è possibile immettere una combinazione qualsiasi di numeri, lettere maiuscole/minuscole e simboli.

4. Per specificare la stringa di codice per le attività di primo livello, nella prima riga della colonna Sequenza selezionare il tipo di carattere che si desidera utilizzare per questo livello:
   • Fare clic su Numeri (in ordine) per visualizzare un codice WBS numerico per questo livello, ad esempio 1, 2 e 3 per le prime tre attività di riepilogo nel progetto.
   • Fare clic su Lettere maiuscole (in ordine) per visualizzare codici WBS alfabetici in lettere maiuscole, ad esempio A, B e C per le prime tre attività di riepilogo nel progetto.
   • Fare clic su Lettere minuscole (in ordine) per visualizzare codici WBS alfabetici in lettere minuscole, ad esempio a, b e c per le prime tre attività di riepilogo nel progetto.
   • Fare clic su Caratteri (non in ordine) per visualizzare una combinazione qualsiasi di numeri e lettere maiuscole e minuscole, ad esempio Arch1, Costr1 e Ispez1 per le prime tre attività di riepilogo nel progetto.

     Scegliendo questa opzione, sarà possibile immettere i codici WBS personalizzati in modo più flessibile. Fino a quando non si digita o non si immette una stringa di caratteri per questo livello del codice, nel campo WBS del progetto verrà visualizzato un asterisco (*).

5. Nella colonna Lunghezza digitare o selezionare il numero di caratteri per ogni livello della stringa di codice. È possibile immettere il numero esatto di caratteri oppure selezionare Qualsiasi per consentire l'utilizzo di un numero qualsiasi di caratteri per quel livello di codice.

   Ad esempio, è possibile digitare 3 per impostare su tre caratteri il numero obbligatorio di caratteri da immettere in un singolo livello del codice WBS. La lunghezza totale di un codice WBS può essere compresa tra 1 e 255 caratteri.

6. Nella colonna Separatore digitare o selezionare un carattere per separare la stringa di codice di un livello dalla stringa di codice del livello successivo.

   Per impostazione predefinita, il carattere separatore è un punto. È possibile utilizzare un carattere separatore diverso per ogni livello del codice.

   È inoltre possibile scegliere di non utilizzare alcun carattere separatore tra i livelli del codice. In questo caso, eliminare il carattere nel campo Separatore.

7. Specificare una stringa di codice per ogni livello di attività rientrate nella struttura.

   Per specificare singole stringhe di codice per ogni livello, fare clic nella riga successiva e completare le colonne Sequenza, Lunghezza e Separatore.

8. Se non si desidera che venga assegnato automaticamente un codice WBS ogni volta che si immette una nuova attività, deselezionare la casella di controllo Genera codice WBS per nuova attività.
9. Per consentire l'utilizzo dello stesso codice WBS per più attività, deselezionare la casella di controllo Verifica univocità dei nuovi codici WBS.

  Note  

• Non è possibile utilizzare nel codice il carattere utilizzato come separatore. Ad esempio, se si utilizza un segno meno come separatore, non sarà possibile inserire un segno meno nel codice utilizzato per rappresentare un'attività.
• Non è possibile definire più di un insieme di codici WBS per progetto. Se è necessario visualizzare una struttura organizzativa aggiuntiva per le attività, è possibile utilizzare campi personalizzati per creare o applicare un insieme di codici distinto.
• Per visualizzare i codici WBS, è necessario aggiungere il campo WBS alla visualizzazione in uso.
• Per modificare il codice WBS per un'attività di riepilogo (attività di riepilogo: Attività composta da più sottoattività delle quali contiene le relative informazioni di riepilogo. Per creare questo tipo di attività, utilizzare la funzionalità di strutturazione. Le informazioni delle attività di riepilogo [ad esempio la durata, il costo e così via] vengono determinate automaticamente da Microsoft Project in base alle informazioni delle sottoattività.) e per tutte le relative sottoattività (sottoattività: Attività che fa parte di un'attività di riepilogo. Le informazioni delle sottoattività vengono consolidate nell'attività di riepilogo. Per definire le sottoattività è possibile utilizzare la funzionalità di strutturazione di Microsoft Project.), modificare il codice esistente, ovvero l'insieme di asterischi, nel codice WBS dell'attività di riepilogo sostituendolo con un altro insieme di caratteri.

  Si supponga, ad esempio, che il codice WBS per una specifica sottoattività sia Fase3.Prog5.ElabSol.Attività3, dove "Attività3" rappresenta la sottoattività "Elaborazione piani" ed "ElabSol" rappresenta l'attività di riepilogo "Elaborazione soluzione". Il nome dell'attività di riepilogo viene cambiato in "Progettazione soluzione", quindi è necessario aggiornare il codice dell'attività di riepilogo e di tutte le relative sottoattività. Se si modifica il codice WBS in modo che l'attività di riepilogo sia rappresentata da "ProgettSol", il codice WBS per la sottoattività "Elaborazione piani" viene aggiornato automaticamente in Fase3.Prog5.ProgettSol.Attività3.

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Rinumerare i codici WBS

Dopo avere spostato o eliminato delle attività, i relativi codici WBS personalizzati potrebbero non essere più nella sequenza corretta. I codici WBS non vengono rinumerati automaticamente, in quanto potrebbero essere utilizzati in documenti o in altri sistemi non collegati al file di Project in uso. È possibile rinumerare i codici WBS di tutte le attività o delle attività selezionate:

1. Scegliere una visualizzazione elenco contenente le attività da rinumerare, ad esempio Elenco attività, dal menu Visualizza.

   Per utilizzare una visualizzazione non disponibile nel menu Visualizza, scegliere Altre visualizzazioni, selezionare quella desiderata nell'elenco Visualizzazioni, quindi scegliere Applica.

2. Selezionare le attività che si desidera rinumerare. La prima attività in una selezione di attività non viene rinumerata, ma viene utilizzata come punto di riferimento per la rinumerazione delle altre.

   Per rinumerare i codici WBS per tutte le attività, non selezionare alcuna attività.

3. Scegliere WBS dal menu Progetto, quindi fare clic su Rinumera.
4. Per correggere la sequenza di codici WBS solo per le attività adiacenti selezionate, fare clic su Attività selezionate.

   Per correggere la sequenza di codici WBS per tutte le attività nel progetto, fare clic su Intero progetto.

  Note  

• Se nel progetto sono inclusi sottoprogetti (sottoprogetto: Progetto inserito in un altro progetto. L'utilizzo dei sottoprogetti consente di suddividere un progetto complesso in unità minori più semplici da gestire. Viene inoltre definito progetto inserito.), è possibile rinumerare alcune o tutte le attività in ogni sottoprogetto visualizzando tutte le sottoattività. Fare clic su Mostra , quindi fare clic su Tutte le sottoattività. In Project non è possibile rinumerare le attività di sottoprogetti non visualizzati.
• La rinumerazione di sottoprogetti inserirti in un progetto principale comporta inoltre la modifica del codice che rappresenta ogni sottoprogetto a livello di progetto.
• Per visualizzare i codici WBS, è possibile aggiungere una colonna WBS a una visualizzazione elenco.
• Per modificare i codici WBS dopo il calcolo automatico in Project, scegliere WBS dal menu Progetto, quindi fare clic su Definisci codice. Nella colonna Sequenza modificare il tipo di carattere di qualsiasi livello della maschera di codice. Quando si aggiorna un codice a livello dell'attività di riepilogo, tutte le sottoattività di quell'attività di riepilogo vengono aggiornate automaticamente.

  Eventuali difficoltà nella modifica dei codici WBS potrebbero essere causate da uno dei seguenti motivi:

  • Si sta tentando di modificare un codice WBS, cui è associata una maschera di codice, dopo che il codice è stato calcolato   Se è stata creata una maschera di codice WBS e i codici WBS sono già stati calcolati per le attività, è possibile modificare il codice WBS solo mediante la ridefinizione dei livelli della maschera di codice. Dopo avere effettuato questa operazione, sarà possibile modificare qualsiasi livello della maschera di codice da numeri in ordine, lettere maiuscole in ordine, lettere minuscole in ordine o caratteri non in ordine in un altro tipo.
  • Si sta tentando di modificare i codici WBS in un livello inferiore nell'elenco attività   Non è possibile modificare i caratteri nel codice WBS per una sottoattività, ma solo per l'attività di riepilogo in cui è definito quel livello di codice WBS.

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