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Tramite Microsoft Office Project è possibile valutare e registrare le informazioni di base sui costi (costo: Costo totale programmato per un'attività, risorsa, assegnazione o per l'intero progetto. Viene anche definito costo corrente. In Microsoft Project i costi previsti vengono in genere definiti ''preventivo''.) del progetto. È possibile utilizzare numerosi tipi di costi che vengono calcolati automaticamente durante l'avanzamento del progetto.

• Tipi di costi disponibili in Project

• Come si creano preventivi e si verificano i costi in relazione ai preventivi

• Cosa sono i costi basati su tariffe e come vengono calcolati

• Cosa sono i costi per uso e come vengono calcolati

• Cosa sono i costi fissi e come vengono calcolati

• Cosa sono le risorse di costo e come vengono calcolate

• Come si regola il flusso di cassa

Tipi di costi disponibili in Project

I costi sono un aspetto importante della programmazione e del controllo del progetto e in Project ne esistono diversi tipi. Utilizzando Project è possibile immettere e registrare i seguenti tipi di costi:

• Il costo basato sulle tariffe è un costo che viene calcolato sulla base delle tariffe (tariffa: Costo orario di una risorsa. Sono disponibili due tipi di tariffe: standard e per il lavoro straordinario.) specificate per una risorsa (risorse: Personale, attrezzature e materiali utilizzati per completare le attività di un progetto.) e la quantità di lavoro (lavoro: Nel caso delle attività, le ore totali necessarie per completare l'attività. Nel caso delle assegnazioni, la quantità di lavoro assegnata a una risorsa. Nel caso delle risorse, la quantità di lavoro totale a cui una risorsa è assegnata per tutte le attività. Il lavoro non corrisponde alla durata dell'attività.) svolta dalla risorsa.
• Il costo per uso (costo per uso: Tariffa fissa per l'utilizzo di una risorsa. Questo costo può essere utilizzato in sostituzione di una variabile oppure in aggiunta ad essa. Se si tratta di risorse lavoro, il costo per uso viene attribuito per ogni utilizzo della risorsa. Per le risorse materiali, il costo per uso viene attribuito solo una volta.) è un costo sostenuto una volta, per ciascun utilizzo di una risorsa, oppure una volta per ogni attività (attività: Operazione con una data di inizio e di fine stabilite. I piani di progetto includono varie attività.) completata a cui è assegnata la risorsa.
• Un costo fisso (costi fissi: Costi impostati per un'attività che rimangono costanti indipendentemente dalla durata dell'attività o dal lavoro svolto da una risorsa.) è un costo impostato per un'attività e non per una risorsa. Un costo fisso non viene modificato, indipendentemente dalla durata (durata: Numero totale dei giorni e delle ore di lavoro attivo necessari per il completamento di un'attività. In genere corrisponde ai giorni e alle ore di lavoro compresi tra la data di inizio e la data di fine dell'attività, definite nel calendario del progetto e delle risorse.) dell'attività o dal lavoro svolto da una risorsa per l'attività.
• Una risorsa di costo (risorse di costo: Risorse che non dipendono dalla quantità di lavoro o dalla durata prevista per un'attività, come tariffe aeree o affitto.) è una risorsa che consente di accumulare costi occasionali o periodici appartenenti a un'attività. Le risorse di costo possono includere, ad esempio, tariffe aeree o affitto e in genere costituiscono un costo occasionale per attività, anche se nel ciclo di vita di un'attività possono essere presenti più voci distinte per questo costo.
• Una risorsa preventivo (risorsa in preventivo: Una risorsa in preventivo rappresenta la massima capacità di un progetto di consumare unità di materiale, denaro o lavoro. I preventivi possono essere applicati solo a livello di progetto mediante l'assegnazione di una risorsa in preventivo all'attività di riepilogo progetto.) è una risorsa che viene applicata al progetto nel suo insieme. Le risorse preventivo rappresentano la capacità massima di un progetto di consumare unità di denaro, lavoro o materiali. Ciò non significa tuttavia che un progetto non possa superare il preventivo: una risorsa preventivo offre piuttosto un modo per confrontare le cifre pianificate con i costi in fase di avanzamento, in modo da tenere più facilmente sotto controllo lo stato del progetto dal punto di vista contabile.

  Note  

• Per una singola risorsa lavoro è possibile immettere più di un tipo di costo. Ad esempio, è possibile immettere una tariffa oraria per il lavoro della risorsa, ma anche un costo per uso per un viaggio o altre spese.
• Il funzionamento dei vari tipi di costo è diverso per molti aspetti, a seconda che si tratti di una risorsa lavoro, ovvero una persona, di una risorsa materiale (risorsa materiale: Attrezzature o altri articoli di consumo utilizzati per completare le attività di un progetto.), ad esempio cemento o ferro di armatura, o di una risorsa di costo (risorse di costo: Risorse che non dipendono dalla quantità di lavoro o dalla durata prevista per un'attività, come tariffe aeree o affitto.) come tariffe aeree. Per le risorse lavoro la tariffa viene applicata per unità di tempo. Per le risorse materiali e le risorse di costo la tariffa viene invece applicata per altre unità specificate, ad esempio tonnellate, metri o un'unità di valuta selezionata.

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Come si creano preventivi e si verificano i costi in relazione ai preventivi

I preventivi possono essere creati e verificati da due direzioni, utilizzando un metodo di stima dal basso verso l'alto (stima dal basso verso l'alto: Metodo di stima per calcolare i costi di base di singoli elementi del lavoro o delle risorse allo scopo di determinare i costi totali del progetto, delle attività e delle risorse.) o dall'alto verso il basso (stima dall'alto verso il basso: Metodo di stima in base al quale vengono utilizzati i costi effettivi di un progetto precedente simile per calcolare i costi totali del progetto corrente. In genere questo metodo viene applicato quando è disponibile una quantità limitata di informazioni sul progetto.). In Microsoft Office Project sono supportati entrambi i metodi.

Creazione di un preventivo utilizzando il metodo dal basso verso l'alto

In un approccio dal basso verso l'alto vengono stimati le tariffe di base o i costi per uso delle risorse e i costi fissi o le risorse di costo (risorse di costo: Risorse che non dipendono dalla quantità di lavoro o dalla durata prevista per un'attività, come tariffe aeree o affitto.) per singole attività (attività: Operazione con una data di inizio e di fine stabilite. I piani di progetto includono varie attività.). In Microsoft Office Project vengono calcolati i totali dei costi per le risorse, le attività e l'intero progetto. Questo metodo, detto anche stima dal basso verso l'alto (stima dal basso verso l'alto: Metodo di stima per calcolare i costi di base di singoli elementi del lavoro o delle risorse allo scopo di determinare i costi totali del progetto, delle attività e delle risorse.), consente di produrre risultati affidabili e accurati.

Quando si crea un preventivo dal basso verso l'alto in Microsoft Office Project:

• Innanzitutto si immettono le tariffe, i costi per uso, i costi fissi e le risorse di costo.
• Quindi si immette il lavoro stimato o la durata per ogni attività.
• Infine si assegnano le risorse alle attività.

 Nota   Le risorse preventivo sono più appropriate per la pianificazione dall'alto verso il basso. Possono essere applicate a livello di progetto solo assegnando una risorsa preventivo (risorsa in preventivo: Una risorsa in preventivo rappresenta la massima capacità di un progetto di consumare unità di materiale, denaro o lavoro. I preventivi possono essere applicati solo a livello di progetto mediante l'assegnazione di una risorsa in preventivo all'attività di riepilogo progetto.) all'attività di riepilogo del progetto (attività di riepilogo: Attività composta da più sottoattività delle quali contiene le relative informazioni di riepilogo. Per creare questo tipo di attività, utilizzare la funzionalità di strutturazione. Le informazioni delle attività di riepilogo [ad esempio la durata, il costo e così via] vengono determinate automaticamente da Microsoft Project in base alle informazioni delle sottoattività.).

In Microsoft Office Project vengono quindi calcolati i costi stimati totali per il completamento di tutte le attività del progetto. Se il totale non è allineato con il preventivo, è necessario modificare le tariffe, le assegnazioni delle risorse e così via.

Dopo l'ottimizzazione dei costi stimati è possibile salvare una previsione (previsione: Insieme dei piani originali di un progetto [fino a 11 per ogni progetto] utilizzati per verificare lo stato di avanzamento del progetto stesso. La previsione rappresenta la programmazione al momento del salvataggio della previsione stessa e include informazioni su attività, risorse ed assegnazioni.), definendo il questo modo un preventivo per il progetto.

Dopo avere definito un preventivo, sarà possibile confrontare le spese effettive con gli importi che si è previsto di spendere, quindi apportare le eventuali modifiche necessarie per rientrare nel preventivo. Nella maggior parte dei casi è sufficiente immettere gli importi di costo effettivi per ogni attività. Il costo dell'attività viene calcolato automaticamente da Microsoft Office Project in base all'avanzamento del progetto. Se necessario, è inoltre possibile immettere costi specifici.

 Nota   È possibile visualizzare i costi totali ai fini della verifica in tre modi: nella finestra di dialogo Informazioni progetto, nelle visualizzazioni di Project, in particolare nelle visualizzazioni Gestione attività e Uso risorse, o in una relazione. Utilizzando la funzionalità Relazioni grafiche è inoltre possibile esportare queste informazioni sui costi in altri programmi, ad esempio Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office Visio 2007.

Creazione di un preventivo utilizzando il metodo dall'alto verso il basso

In un approccio dall'alto verso il basso alla stima del preventivo, i totali dei costi complessivi per le risorse, le attività e il progetto vengono stimati in base a precedenti esperienze di progetti simili. Se si dispone di una quantità fissa massima di denaro che è possibile spendere per un progetto, il metodo di stima del preventivo dall'alto verso il basso è preferibile al metodo dal basso verso l'alto.

Quando si crea un preventivo dall'alto verso il basso per un progetto:

• Per prima cosa creare risorse preventivo (risorsa in preventivo: Una risorsa in preventivo rappresenta la massima capacità di un progetto di consumare unità di materiale, denaro o lavoro. I preventivi possono essere applicati solo a livello di progetto mediante l'assegnazione di una risorsa in preventivo all'attività di riepilogo progetto.) che rappresentino il preventivo complessivo del progetto, incluse le risorse preventivo per costi, lavoro e materiali.
• Secondo, assegnare le risorse preventivo all'attività di riepilogo del progetto, in modo che i preventivi vengano applicati all'intero progetto.
• Terzo, immettere i valori per le risorse preventivo.
• Quarto, indicare quali altre risorse nel progetto si desidera verificare e misurare in relazione alle risorse preventivo complessive. Per effettuare questa operazione, creare un campo personalizzato per tutte le risorse del progetto, quindi suddividere in categorie tutte le risorse, incluse le risorse preventivo, specificando un valore nel campo personalizzato per indicare in relazione a quale tipo di preventivo vengono misurate le risorse.
• Infine, dopo avere suddiviso in categorie tutte le risorse per tipo di preventivo, raggruppare le risorse per metterle a confronto con il preventivo complessivo del progetto.

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Cosa sono i costi basati su tariffe e come vengono calcolati

I costi delle risorse basati su tariffe sono costi di risorse lavoro (risorsa lavoro: Persona o attrezzatura che esegue il lavoro necessario per il completamento di un'attività. Le risorse lavoro impiegano del tempo [ore o giorni] per completare le attività.), ad esempio persone o attrezzature a noleggio, a cui si assegnano tariffe standard e, se necessario, tariffe straordinario (straordinario: Lavoro eseguito per un'assegnazione programmata oltre il normale orario di lavoro della risorsa assegnata e remunerato in base alla tariffa per il lavoro straordinario. Lo straordinario indica la parte del lavoro dell'assegnazione specificato come lavoro straordinario.) solitamente valutate su base oraria. Quando si assegna una risorsa a un'attività, in Microsoft Office Project viene calcolato il costo totale della risorsa utilizzando le tariffe orarie specificate per la risorsa e il tempo, o la durata (durata: Numero totale dei giorni e delle ore di lavoro attivo necessari per il completamento di un'attività. In genere corrisponde ai giorni e alle ore di lavoro compresi tra la data di inizio e la data di fine dell'attività, definite nel calendario del progetto e delle risorse.), richiesto per il completamento dell'attività.

 Nota   Per impostazione predefinita, in Microsoft Office Project vengono utilizzate le tariffe standard delle risorse per calcolare i costi relativi all'intera quantità di lavoro impiegata per completare un'attività. Le ore aggiuntive non vengono calcolate automaticamente come lavoro straordinario, a meno che non siano espressamente assegnate come tale.

Poiché il lavoro rappresenta sempre la quantità totale del lavoro completato, la quantità di lavoro straordinario è inclusa, non sommata, nella quantità totale di lavoro. Ad esempio, se per una persona sono programmate 40 ore di lavoro in quattro giorni, ovvero 8 ore di lavoro standard e 2 ore di lavoro straordinario al giorno, si assegneranno 10 ore di lavoro al giorno, quindi si specificheranno 2 delle 10 ore complessive come lavoro straordinario. In Microsoft Office Project, il costo delle ore specificate come lavoro straordinario viene calcolato utilizzando la tariffa straordinario specificata. Le ore rimanenti vengono calcolate alla tariffa standard.

I costi dei materiali basati sulle tariffe sono i costi delle risorse materiali di consumo, ad esempio forniture o materiali da costruzione, a cui vengono assegnate tariffe standard, ma generalmente non calcolate su base oraria. Per assegnare i costi per le risorse materiali, impostare la tariffa per unità di materiale, ad esempio al metro o alla tonnellata. Quando si assegna una risorsa materiale a un'attività, i totali dei costi del materiale vengono calcolati automaticamente moltiplicando la tariffa della risorsa materiale specificata per il numero di unità di materiale utilizzate per completare l'attività.

Quando vengono calcolati i costi, alle risorse lavoro viene a volte applicata una tabella delle tariffe (tabella delle tariffe: Insieme di informazioni relative alle tariffe di una risorsa, inclusi la tariffa standard, la tariffa per il lavoro straordinario, il costo per uso e la data in cui viene applicata la tariffa retributiva. È possibile stabilire fino a un massimo di cinque tabelle delle tariffe per ogni risorsa.). Questo termine indica un insieme di tariffe e di costi per uso relativi a risorse materiali e risorse lavoro. In Microsoft Office Project sono disponibili cinque tabelle delle tariffe, denominate dalla A alla E (i nomi non possono essere modificati), in modo che se per una risorsa vengono addebitate tariffe diverse per tipi di lavoro diversi, sarà possibile assegnare alla risorsa fino a cinque insiemi distinti di tariffe. Ad esempio, se un carpentiere applica una tariffa più alta per il lavoro di finitura rispetto a quella per il lavoro strutturale, è possibile applicare una tabella delle tariffe all'assegnazione per il lavoro di finitura e un'altra all'assegnazione per il lavoro strutturale.

In ogni tabella delle tariffe è possibile utilizzare fino a 25 righe per immettere modifiche delle tariffe future, come aumenti delle tariffe o modifiche dei costi del materiale. Per ogni modifica della tariffa è necessario specificare la relativa data di validità. Ad esempio, se si prevede che una risorsa riceverà un aumento tra sei mesi, è possibile impostare l'utilizzo automatico della nuova tariffa a partire dalla data specificata.

 Nota   Se si utilizzano Microsoft Office Project Professional 2003 e risorse organizzazione (risorse dell'organizzazione: Risorse incluse nell'elenco completo delle risorse dell'organizzazione per consentire la relativa condivisione tra più progetti.), è possibile che l'organizzazione decida di applicare restrizioni alle tabelle delle tariffe. Ad esempio, l'organizzazione potrebbe designare la tabella A per le tariffe fatturabili e la tabella B per le tariffe non fatturabili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore (amministratore: Configura e gestisce gli account utente, assegna autorizzazioni e assiste agli utenti con problemi di accesso alla rete o al server. L'amministratore può inoltre gestire e personalizzare diversi elementi di Microsoft Project Professional e di Microsoft Project Server.).

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Cosa sono i costi per uso e come vengono calcolati

I costi per uso sono tariffe occasionali per l'utilizzo di una risorsa, ad esempio un'attrezzatura. I costi per uso non dipendono mai dalla quantità di lavoro svolto. Sono al contrario costi occasionali sostenuti ogni volta che si utilizza una risorsa. Mentre un costo per uso per una risorsa lavoro dipende dal numero di unità di assegnazione (unità di assegnazione: Percentuale del tempo (unità) di assegnazione di una risorsa lavoro a un'attività.) utilizzate, un costo per uso per una risorsa materiale viene applicato una sola volta. Ad esempio, se a un piastrellista viene riconosciuto un costo per uso di € 100, anziché una tariffa oraria, e sono necessari tre piastrellisti per completare un'attività, il costo sarà pari a € 300. Un costo di consegna per uso di € 100 per una risorsa materiale come il cemento, viene tuttavia applicato una sola volta per consegna, sia che vengano consegnate 10 che 100 tonnellate di cemento.

 Nota   I costi per uso vengono impostati nella scheda Costi della finestra di dialogo Informazioni risorsa.

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Cosa sono i costi fissi e come vengono calcolati

I costi fissi sono costi per un'attività che rimangono costanti indipendentemente dalla durata dell'attività, dalla quantità di lavoro svolto dalla risorsa e dal numero di unità di assegnazione.

 Nota   Il costo di una risorsa basato sulla tariffa può aumentare quando un'attività richiede più tempo del previsto, al contrario di un costo fisso che rimane invariato. Ad esempio, se un carpentiere è una risorsa basata sulla tariffa, ovvero viene pagato con una tariffa oraria, ed è programmato per completare un'attività in cinque giorni ma ne impiega in effetti sette, verrà pagato più di quanto preventivato. Se invece il carpentiere viene pagato a un costo fisso per il lavoro, il costo rimarrà lo stesso indipendentemente dal tempo impiegato per completare l'attività.

È possibile assegnare costi fissi a un'attività alla quale sono assegnati anche costi di risorse basati sulla tariffa. Ad esempio, se una risorsa basata sulla tariffa assegnata a un'attività sostiene anche dei costi di viaggio, è possibile aggiungere i costi di viaggio alla stessa attività come importo fisso. I costi fissi sono inclusi nei costi totali, sia delle fasi del progetto (nelle attività di riepilogo (attività di riepilogo: Attività composta da più sottoattività delle quali contiene le relative informazioni di riepilogo. Per creare questo tipo di attività, utilizzare la funzionalità di strutturazione. Le informazioni delle attività di riepilogo [ad esempio la durata, il costo e così via] vengono determinate automaticamente da Microsoft Project in base alle informazioni delle sottoattività.)), che dell'intero progetto.

 Nota   I costi fissi vengono impostati nella visualizzazione attività, ad esempio nella visualizzazione Diagramma di Gantt, applicando la tabella delle tariffe appropriata e impostando l'importo del costo nel campo Costo fisso.

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Cosa sono le risorse di costo e come vengono calcolate

A differenza dei costi fissi e dei costi per uso, le risorse di costo, come tariffe aeree e affitto, vengono create come un tipo di risorsa, quindi assegnate a un'attività. Diversamente dalle risorse lavoro, non è possibile applicare un calendario alle risorse di costo, pertanto non influiscono sulla programmazione dell'attività. L'importo delle risorse di costo non dipende dalla quantità di lavoro svolto per un'attività.

Le risorse di costo vengono utilizzate quando si desidera applicare a una singola attività più costi distinti che non vengono modificati dalla quantità di lavoro svolto per l'attività. Ad esempio, a un dirigente che lavora su una nuova proposta di progetto è possibile applicare tre diverse risorse di costo: una per la tariffa area, una per le spese di rappresentanza e una per le spese d'albergo. In questo modo, è possibile applicare diversi costi "fissi" a un'unica attività. A differenza delle risorse lavoro e delle risorse materiali, non è possibile applicare tariffe alle risorse di costo.

 Nota   Le risorse di costo vengono create nell'Elenco risorse. A questo scopo, nella scheda Generale della finestra di dialogo Informazioni risorsa fare clic su Costo nell'elenco Tipo. Dopo avere creato la risorsa di costo, è possibile assegnarla alle attività, secondo le esigenze. Una volta assegnata la risorsa di costo a un'attività, sarà possibile impostare l'importo del costo utilizzando la finestra di dialogo Informazioni attività o la finestra di dialogo Informazioni assegnazione relativa all'attività specifica. In alternativa, è possibile utilizzare la visualizzazione Gestione attività a cui è applicata la tabella dei costi.

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Come si regola il flusso di cassa

Quando si assegnano i costi alle attività e alle risorse, è possibile specificare come vengono attribuiti (metodo di attribuzione dei costi: Metodo che consente di determinare quando viene sostenuto il costo di una risorsa e quando vengono imputati a un progetto i relativi costi effettivi. I costi possono essere imputati all’inizio [Inizio] o alla fine [Fine] di un'attività oppure in quote [In quote] durante lo svolgimento dell'attività. i costi. Se il flusso di cassa costituisce un fattore critico nel progetto, è opportuno modificare il modo in cui vengono attribuiti i costi alle singole attività, in modo da far sì che l'attribuzione avvenga solo quando si dispone di fondi sufficienti per il pagamento.

Ad eccezione dei costi per uso, che vengono sempre attribuiti all'inizio di un'attività, per impostazione predefinita in Microsoft Office Project, i costi vengono attribuiti in quote e l'attribuzione viene calcolata in base alla percentuale di completamento dell'attività, distribuendola sull'intera durata dell'attività stessa. Tuttavia, è anche possibile attribuire i costi all'inizio di un'attività, se si dispone di una somma forfetaria pagabile all'inizio, oppure alla fine dell'attività, se il pagamento viene rinviato fino al completamento del lavoro.

 Nota   Il metodo di attribuzione può essere impostato in molti modi, a seconda del tipo di costo. Per la maggior parte delle risorse, incluse risorse lavoro, materiali e di costo oltre ai costi per uso, il metodo di attribuzione viene impostato nella scheda Costo della finestra di dialogo Informazioni risorsa. Per i costi fissi, il metodo di attribuzione viene impostato utilizzando il campo Attribuzione costi fissi.

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