Verifica dei costi del progetto

Per stabilire se il progetto rientra nei limiti del preventivo, è possibile utilizzare le funzionalità di verifica dei costi di Microsoft Office Project 2003. Tramite Project è possibile confrontare le stime iniziali dei costi, i costi effettivi e i costi previsti per verificare le variazioni, in qualsiasi momento e con qualsiasi livello di dettaglio.

Informazioni sul processo di verifica dei costi

Visualizzazione delle informazioni sui costi

Esempio di verifica dei costi

Informazioni sul processo di verifica dei costi

Per consentire la verifica dei costi del progetto, è necessario definire innanzitutto un preventivo (preventivo: Costo stimato di un progetto stabilito in Microsoft Project tramite la previsione.) specificando le tariffe retributive (tariffa: Costo orario di una risorsa. Sono disponibili due tipi di tariffe: standard e per il lavoro straordinario.)e i costi per uso (costo per uso: Tariffa fissa per l'utilizzo di una risorsa. Questo costo può essere utilizzato in sostituzione di una variabile oppure in aggiunta ad essa. Se si tratta di risorse lavoro, il costo per uso viene attribuito per ogni utilizzo della risorsa. Per le risorse materiali, il costo per uso viene attribuito solo una volta.) e fissi (costi fissi: Costi impostati per un'attività che rimangono costanti indipendentemente dalla durata dell'attività o dal lavoro svolto da una risorsa.) per le attività (attività: Operazione con una data di inizio e di fine stabilite. I piani di progetto includono varie attività.), le risorse (risorse: Personale, attrezzature e materiali utilizzati per completare le attività di un progetto.)e, se necessario, per le assegnazioni (assegnazione: Risorsa specifica assegnata a una determinata attività.). Specificare quindi il lavoro (lavoro: Nel caso delle attività, le ore totali necessarie per completare l'attività. Nel caso delle assegnazioni, la quantità di lavoro assegnata a una risorsa. Nel caso delle risorse, la quantità di lavoro totale a cui una risorsa è assegnata per tutte le attività. Il lavoro non corrisponde alla durata dell'attività.) o la durata (durata: Numero totale dei giorni e delle ore di lavoro attivo necessari per il completamento di un'attività. In genere corrisponde ai giorni e alle ore di lavoro compresi tra la data di inizio e la data di fine dell'attività, definite nel calendario del progetto e delle risorse.) stimata per le attività e assegnare le risorse alle attività. Solo dopo avere completato tutti questi passaggi sarà possibile utilizzare Project per calcolare automaticamente i costi stimati totali per il progetto. In seguito queste stime potranno essere perfezionate. Al termine, salvare un piano di previsione per definire un preventivo per il progetto.

Una volta iniziato il progetto, occorre aggiornare l'avanzamento delle attività, ovvero la quantità di lavoro svolta per le attività o la percentuale delle attività completate. I costi vengono calcolati automaticamente in Project in base all'avanzamento delle attività.

 Nota   È inoltre possibile disattivare il calcolo automatico dei costi e immettere manualmente i costi effettivi (costo effettivo: Costo realmente sostenuto fino alla data corrente per un'attività, una risorsa o un'assegnazione. Ad esempio, se la retribuzione oraria dell'unica risorsa assegnata all'attività è € 20 e la risorsa ha lavorato per due ore, il costo effettivo alla data corrente per l'attività è pari a € 40.) , oltre all'avanzamento delle attività.

Combinando i costi effettivi del lavoro completato con i costi stimati per il lavoro rimanente (lavoro rimanente: Quantità di tempo necessaria per completare un'attività, calcolata in unità di tempo quali ore o giorni. Il lavoro rimanente viene calcolato in base alla formula Lavoro rimanente = Lavoro - Lavoro effettivo, in Project vengono calcolati automaticamente i costi programmati (costo programmato o corrente: Costo aggiornato relativo ad attività, risorse, assegnazioni e all'intero progetto. Viene visualizzato nel campo del costo come costo o costo totale. Viene aggiornato in base alle modifiche apportate ai costi e allo stato di avanzamento del progetto.) , o previsti. Un aspetto ancora più importante è la capacità di calcolo automatico della differenza tra i costi programmati e quelli previsti. Tale differenza, o variazione dei costi (CV: Differenza tra il costo preventivato del lavoro eseguito [BCWP] per un'attività e il relativo costo effettivo del lavoro eseguito [ACWP]. Se il valore risultante è positivo, il costo è inferiore a quanto previsto, mentre se è negativo il costo dell'attività è fuori preventivo.), permette di appurare se il progetto rispetta o meno il preventivo.

Per verificare i costi in modo semplice, è possibile visualizzare i costi effettivi e programmati (previsti) relativi alle attività, alle risorse, alle assegnazioni e al progetto.

Se il preventivo è stato creato in base a una previsione, è possibile effettuare una verifica più approfondita confrontando i costi effettivi e quelli programmati con i costi previsti.

Per determinare se il progetto rientra o meno nei limiti del preventivo, è possibile visualizzare le variazioni tra i costi programmati e quelli previsti. Se per un'attività è stato, ad esempio, preventivato un costo di € 50, ma il costo è già di € 35 e l'attività è stata completata solo a metà, il costo programmato sarà di € 60, ovvero il costo effettivo di € 35 più € 25 per i costi previsti relativi al lavoro rimanente per completare l'attività. La variazione di costo sarà di € 10, ovvero il costo effettivo di € 60 meno il costo preventivato di € 50.

Una verifica periodica della variazione dei costi consente di intraprendere le azioni necessarie affinché i costi del progetto si avvicinino quanto più possibile a quelli preventivati.

 Nota   È possibile visualizzare la variazione dei costi solo se sono stati inseriti i costi iniziali ed è stata salvata una previsione. Ad esempio, se le tariffe retributive relative a una risorsa non sono state immesse prima di salvare la previsione, la variazione dei costi per la risorsa non potrà essere visualizzata.

Visualizzazione delle informazioni sui costi

In Project è possibile visualizzare i costi per le attività, le risorse e le assegnazioni, oltre ai costi del progetto che in genere sono basati su questi costi più dettagliati. È possibile visualizzare sia i costi totali che i costi rapportati alla scala cronologica (rapportato alla scala cronologica: Informazioni su attività, risorse o assegnazioni distribuite nel tempo. È possibile controllare le informazioni rapportate alla scala cronologica nei campi a destra delle visualizzazioni Gestione attività e Uso risorse, scegliendo il periodo di tempo desiderato tra quelli disponibili.) , ovvero i costi distribuiti nel tempo.

In Project le informazioni sui costi possono essere visualizzate in vari modi:

• Per visualizzare i costi totali del progetto, fare clic sul pulsante Statistiche nella finestra di dialogo Riepilogo informazioni.
• Per visualizzare i costi programmati, previsti, effettivi e rimanenti, e le relative variazioni di costo, applicare la tabella dei costi alla visualizzazione ad elenco (visualizzazione: Combinazione di una o più visualizzazioni [ad esempio Diagramma di Gantt, Elenco risorse e così via] e in alcuni casi di una tabella e di un filtro. Le visualizzazioni consentono di utilizzare le informazioni in diversi formati. Sono disponibili tre tipi di visualizzazione: Grafici o diagrammi, Elenchi e Moduli.)di un'attività. I costi programmati vengono visualizzati nel campo Costo totale o nel campo Costo.
• Per visualizzare la previsione di costo totale di un'attività, applicare la visualizzazione Diagramma di Gantt per verificare i costi programmati.
• Se si desidera controllare in modo più specifico che i costi rispettino il preventivo, è possibile verificare i costi rapportati alla scala cronologica, sostenuti fino alla data corrente, nelle visualizzazioni Uso risorse e Gestione attività.

• Per visualizzare le prestazioni dei costi del progetto in termini di costo realizzato (costo realizzato: Misura del costo del lavoro svolto fino alla data stato o alla data corrente. Vengono utilizzate le stime originali sui costi salvate con la previsione e i dati sullo stato di avanzamento del lavoro alla data corrente per indicare se i costi effettivi sostenuti rispettano il preventivo., applicare le tabelle relative ai costi realizzati a qualsiasi visualizzazione ad elenco.

I dettagli dei costi possono essere esaminati in alcune visualizzazioni scegliendo Dettagli dal menu Formato, quindi Costi. È anche possibile aggiungere campi dei costi specifici a qualsiasi visualizzazione ad elenco inserendo una colonna relativa ai costi. I campi dei costi possono inoltre essere visualizzati accanto alle barre nel Diagramma di Gantt applicando la formattazione alle barre tramite il comando Stili barre del menu Formato.

Esempio di verifica dei costi

In Project è possibile immettere l'attività "Test del programma" nel piano del progetto e assegnare all'attività un collaboratore che percepisce € 40 all'ora (si supponga che il compenso dovuto al collaboratore sia l'unica voce che contribuisce ai costi dell'attività). Immettere una durata di 10 giorni (8 ore al giorno), quindi salvare la previsione.

Dopo cinque giorni, si stabilisce che l'attività è stata completata per metà e la si contrassegna in Project come completata al 50%. Nella visualizzazione Elenco attività applicare la tabella Costo per visualizzare le seguenti informazioni:

• Nel campo Previsione in Project verrà visualizzato il costo previsto dell'attività, € 3.200, calcolato moltiplicando la durata prevista originale di 10 giorni (80 ore) per la tariffa standard del collaboratore pari a € 40 l'ora.
• Poiché durante i primi cinque giorni dell'attività non sono stati riscontrati costi non pianificati, nel campo Effettivo sarà visualizzato esattamente il costo effettivo sostenuto fino alla data corrente. In questo caso, il lavoro effettivo sarà calcolato in base alla formula Lavoro effettivo * Tariffa standard = Costo effettivo, o 40 ore * € 40/ora = € 1.600. Straordinario, costi per uso e costi fissi possono essere inclusi nel costo effettivo, se necessario.
• Il costo rimanente sarà calcolato in base alla formula Lavoro rimanente * Tariffa standard = Costo rimanente, o 40 ore * € 40/ora = € 1.600.
• Nel campo Costo totale in Project viene visualizzato il costo programmato, calcolato applicando la formula Costo effettivo + Costo rimanente = Costo programmato ovvero € 1.600 + € 1.600 = € 3.200. Poiché il costo programmato corrisponde al costo previsto, nel campo Variazione verrà visualizzata una variazione dei costi pari a € 0. Ciò indica che l'attività ha rispettato esattamente il preventivo.