Il triangolo del progetto

“Lo puoi avere subito, con ottima qualità o a buon mercato. Scegli due di queste opzioni”. 

Da sempre gli ingegneri dicono questa frase ai project manager.

In termini leggermente diversi, ogni progetto ha un “triangolo” equilibrato di tempo, denaro e obiettivi globali. Non si può modificare un elemento senza influenzare almeno uno degli altri. Il compito del project manager consiste nel garantire l'integrità del triangolo.

Come? Per prima cosa, quando si verifica un problema è importante situarlo sul triangolo del progetto. Si tratta di un problema di tempo (programmazione), denaro (preventivo), oppure di obiettivi globali? Poi, bisogna capire quali lati del triangolo è possibile modificare e quali invece sono “fissi”. Quindi, bisogna modificare alcuni elementi per risolvere il problema e ottimizzare il progetto. Infine, si completa il progetto e si festeggia!

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Tempo + denaro + obiettivi globali = qualità

Il triangolo del progetto è noto anche come “triangolo di ferro” e, in forma meno poetica, come “triplice vincolo”. In qualsiasi modo lo si chiami, c'è una cosa che non cambia: non si può modificare il preventivo, la programmazione o gli obiettivi globali del progetto senza influenzare almeno uno degli altri elementi.

Triangolo del progetto

Alcuni esempi del funzionamento:

La qualità è la quarta parte del triangolo del progetto. Poiché si trova al centro, qualsiasi modifica apportata ai lati la interessa.

Triangolo del progetto e qualità

Se ad esempio si è in anticipo rispetto alla programmazione, è possibile sostituire le caratteristiche tagliate oppure aumentare i tempi per le attività esistenti. Grazie all'estensione del tempo e degli obiettivi globali, il risultato finale sarà un prodotto migliore.

Un punto importante: non esiste uno standard universale per la qualità. Per ogni progetto, la qualità viene definita all'interno del progetto stesso. Per alcune aziende, mantenere un progetto nei limiti del preventivo è la misura più importante della qualità. Per altri, è più importante rendere il prodotto disponibile sul mercato in tempo. Il project manager deve sapere in quali termini è definita la qualità all'interno dell'organizzazione e per il progetto specifico.

Nell'esempio precedente si può semplicemente completare il prodotto in anticipo e con meno caratteristiche, affinché sia disponibile sul mercato prima del prodotto della concorrenza. Questa potrebbe essere la definizione di qualità per tale progetto all'interno dell'azienda.

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Sapere ciò che non è possibile modificare

Nella maggior parte dei progetti almeno un lato del triangolo è fisso e non si può modificare.

Forse il preventivo non è negoziabile. (Già sentito?) Oppure il prodotto deve essere disponibile per la vendita entro una determinata data. O forse entrambe le cose.

Spesso, gli elementi fissi di un progetto sono dettati da qualcuno al di sopra del project manager, ma non sempre. A volte, tocca al project manager decidere quale elemento è fondamentale per il successo del progetto. Ed è importante averlo ben chiaro in testa quando si verificano problemi (e succede sempre).

Quando il problema si verifica su un lato fisso, le misure da prendere sono spesso chiare. Se si scopre ad esempio che per completare una funzionalità del software ci vorrà più tempo del previsto, ed è stato firmato un contratto che prevede chiaramente la consegna di tale funzionalità (obiettivi globali), o si posticipa la data di fine, oppure si aumentano le risorse per completare il progetto in tempo.

Se il problema si verifica su un lato che non è fisso, non gettare la spugna. Questo è il bello del triangolo del progetto; c'è sempre posto per qualche modifica. Se ad esempio il progetto deve essere completato in tempo e gli obiettivi globali sono aumentati, si possono regolare i costi aumentando le risorse.

Se tutti e tre i lati del triangolo sono fissi, niente panico. Il progetto potrebbe essere in pericolo, ma almeno il project manager sa che è in pericolo ed è ancora in tempo per rivedere gli obiettivi o gli standard qualitativi del progetto.

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Ottimizzazione della programmazione

Prima o poi, ci si troverà a che fare con un progetto che rischia di andare oltre una scedenza non flessibile.

Il modo più sicuro di ridurre la programmazione è quello di ridurre il percorso critico (percorso critico: Serie di attività che devono essere completate puntualmente per evitare lo slittamento della data di fine del progetto. Ogni attività del percorso critico è definita attività critica.), ovvero una serie di attività di cui l'ultima finisce in coincidenza della data di fine del progetto. La modifica di altre attività potrebbe non ridurre la programmazione, ma la modifica delle attività del percorso critico lo farà. Per ridurre il percorso critico, è possibile:

Naturalmente, "correggere" la programmazione in questo modo può avere effetti significativi sul preventivo, sugli obiettivi globali e sulla qualità del progetto.

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Ottimizzazione del preventivo

Nella maggior parte dei progetti la parte più consistente del preventivo è rappresentata dal costo delle risorse: i costi fissi (costi fissi: Costi impostati per un'attività che rimangono costanti indipendentemente dalla durata dell'attività o dal lavoro svolto da una risorsa.) e basati su tariffe di persone, attrezzature e materiali. Per rimanere entro i limiti del preventivo possono essere necessarie scelte molto difficili:

  • Tagliare gli obiettivi globali del progetto affinché ci siano meno attività e attività più brevi che necessitano di risorse.
  • Rimuovere risorse.
  • Assicurarsi che tariffe, onorari e straordinari siano appropriati.
  • Verificare che le risorse siano adatte al lavoro specifico.
  • Sostituire una risorsa costosa con una meno cara.

Per garantire il controllo dei costi, potrebbe essere necessario posticipare la scadenza oppure tagliare gli obiettivi globali del progetto. Se ad esempio non si prevede il lavoro straordinario per le attività, la data di fine potrebbe subire un ritardo ed essere spostata a un mese più tardi. Oppure, se si tagliano gli obiettivi globali, la data di fine potrebbe risultare anticipata.

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Ottimizzazione degli obiettivi globali

Si prenderebbe in considerazione l'idea di risparmiare denaro costruendo un ponte di poco più corto della larghezza del fiume? Certamente no. A volte non è possibile cambiare gli obiettivi globali del progetto, così è necessario prendere altre misure:

  • Aumentare le risorse affinché tutte le attività vengano completate (costo).
  • Tagliare le attività che non sono sul percorso critico, se presenti (costo).
  • Aumentare le attività o aumentare la durata delle attività (costo).
  • Estendere la scadenza per poter completare tutte le attività con il livello corrente di risorse (tempo).

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Ulteriori informazioni sulla gestione progetti

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Si applica a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010