Creare un preventivo per il progetto

La creazione di un preventivo per il progetto consente a un project manager di specificare la capacità massima di un progetto in termini di utilizzo di denaro, esecuzione del lavoro o utilizzo di materiali.

In questo articolo


Introduzione alla creazione di un preventivo

Per creare un preventivo per il progetto, è necessario eseguire cinque operazioni:

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Passaggio 1: Creare risorse preventivo per il progetto

Per creare un preventivo di esempio per un progetto, si immagini di creare tre risorse preventivo denominate Preventivo-Viaggi, Preventivo-Lavoro e Preventivo-Materiali. I nomi assegnati a queste risorse preventivo ne faciliteranno la distinzione rispetto alle altre risorse incluse nel progetto al momento di suddividerle in categorie nel Passaggio 4.

  1. Nell'Elenco risorse creare tre risorse da utilizzare come risorse preventivo per il progetto.
  2. Per ogni risorsa preventivo fare clic su Informazioni risorsa.
  3. Nella finestra di dialogo Informazioni risorsa creare il tipo di risorsa preventivo desiderato selezionandolo dall'elenco Tipo, quindi selezionando la casella di controllo Preventivo.
  4. Scegliere OK.

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Passaggio 2: Assegnare le risorse preventivo all'attività di riepilogo del progetto

Per visualizzare il preventivo assegnato per l'intero progetto, è necessario assegnare tutte le risorse preventivo all'attività di riepilogo del progetto:

  1. Selezionare Diagramma di Gantt dal menu Visualizza.
  2. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Visualizza.
  3. Nella sezione Opzioni di struttura per fare clic su Mostra attività di riepilogo progetto.
  4. Scegliere OK.
  5. Selezionare l'attività di riepilogo del progetto, quindi fare clic su Assegna risorseIcona del pulsante .
  6. Nel campo Nome risorsa selezionare le risorse preventivo create nel primo passaggio, quindi fare clic su Assegna.

 Suggerimento   Se sono presenti molte risorse di vari tipi, ma si desidera visualizzare solo le risorse preventivo, fare clic su Opzioni elenco risorseIcona del pulsante . Selezionare la casella di controllo nell'area Filtra per, quindi selezionare Risorse preventivo nell'elenco.

  1. Dopo avere assegnato le risorse preventivo all'attività di riepilogo del progetto, scegliere Chiudi.

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Passaggio 3: Immettere i valori per le risorse preventivo

  1. Selezionare Uso risorse dal menu Visualizza.
  2. Nella visualizzazione Uso risorse immettere i valori relativi al preventivo inserendo innanzitutto le colonne per i campi Costo preventivato e Lavoro preventivato:
    1. Scegliere Colonna dal menu Inserisci.
    2. Nella casella Nome campo fare clic su Costo preventivato, quindi scegliere OK. Ripetere questi due passaggi per inserire una colonna per il campo Lavoro preventivato.

 Suggerimento   Se le assegnazioni della risorsa sono nascoste, fare clic sul simbolo di struttura dell'attività Icona del pulsante per visualizzarle.

  1. Nella riga che rappresenta l'attività di riepilogo del progetto immettere i valori relativi ai preventivi per costo e lavoro.

 Nota   Tenere presente che nel campo Lavoro preventivato sono inclusi i valori per le risorse lavoro e materiali. Per una risorsa lavoro il preventivo viene calcolato in ore, mentre per una risorsa materiale il preventivo viene calcolato in base all'etichetta creata per la risorsa stessa. Ad esempio, il valore di preventivo 20 per il materiale cemento con un'etichetta Tonnellate sarà visualizzato come 20 Tonnellate nel campo Lavoro preventivato.

È inoltre possibile immettere gli importi relativi al lavoro preventivato e al costo preventivato per un periodo di tempo specifico utilizzando la parte rapportata alla scala cronologica (rapportato alla scala cronologica: Informazioni su attività, risorse o assegnazioni distribuite nel tempo. È possibile controllare le informazioni rapportate alla scala cronologica nei campi a destra delle visualizzazioni Gestione attività e Uso risorse, scegliendo il periodo di tempo desiderato tra quelli disponibili.) della visualizzazione Uso risorse. Questo metodo è utile per specificare, ad esempio, che si desidera assegnare una determinata somma di denaro ogni mese per tutta la durata del progetto.

  1. Scegliere Stile dettagli dal menu Formato.
  2. Nella casella Campi disponibili fare clic su Costo preventivato, quindi scegliere Mostra. Ripetere questi due passaggi per inserire una colonna per il campo Lavoro preventivato.
  3. Scegliere OK.

I campi Lavoro preventivato e Costo preventivato verranno visualizzati sotto forma di righe. Immettere i valori di preventivo per periodo, tenendo presente che è possibile immettere valori solo per l'attività di riepilogo del progetto.

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Passaggio 4: Suddividere i costi delle risorse in categorie in base al tipo di preventivo

In questo passaggio saranno suddivise in categorie tutte le risorse, incluse le risorse preventivo, in base al tipo di preventivo a cui appartengono. Per effettuare questa operazione, creare un campo di testo personalizzato contenente le parole o le frasi identificative per ogni tipo di preventivo. Dopo la suddivisione in categorie di ogni risorsa, nel successivo passaggio finale si raggrupperanno i tipi di preventivo per metterli a confronto con il preventivo complessivo.

  1. Selezionare Elenco risorse dal menu Visualizza.
  2. Creare un campo di testo personalizzato contenente una parola o una frase identificativa per il tipo di preventivo a cui appartiene la risorsa:
    1. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi fare clic su Campi.
    2. Nella finestra di dialogo Campi personalizzati fare clic su Risorsa, quindi nell'elenco Tipo fare clic su Testo1 o su qualsiasi altro campo di testo da Testo1 a Testo30.
    3. Fare clic su Rinomina per rinominare il campo in modo da riflettere la categoria del preventivo che si desidera raggruppare, ad esempio Tipo preventivo.
    4. Selezionare l'opzione Riporta se non immesso manualmente, quindi scegliere OK.
  3. Aggiungere il campo di testo della risorsa che è stato personalizzato alla visualizzazione Elenco risorse.
  4. Nella visualizzazione elenco risorse di ogni risorsa, incluse le risorse preventivo, digitare una parola o una frase identificativa nel campo personalizzato corrispondente al tipo di preventivo della risorsa.

Ad esempio, per ogni persona che partecipa attivamente alle attività del progetto è possibile utilizzare la parola Lavoro per identificare il tipo di preventivo. Per ogni risorsa materiale è possibile utilizzare la parola Materiali, mentre per ogni risorsa costi che comporta un viaggio è possibile utilizzare la parola Viaggio.

 Nota   Assicurarsi di utilizzare le stesse parole o frasi per la suddivisione in categorie delle risorse preventivo assegnate all'attività di riepilogo del progetto, oltre che per le singole risorse lavoro, materiali e costi.

Impostazione di risorse preventivo

Callout 1 All'Elenco risorse è stato aggiunto un campo personalizzato denominato Tipo preventivo.
Callout 2 Tutte le risorse viaggi, inclusa la risorsa preventivo denominata Preventivo-Viaggi, sono suddivise in categorie come se appartenessero allo stesso tipo di preventivo.

Le parole e le frasi per la suddivisione in categorie immesse nel campo personalizzato saranno utilizzate per il raggruppamento nel passaggio successivo.

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Passaggio 5: Raggruppare le risorse per confrontarle con il preventivo

  1. Selezionare Uso risorse dal menu Visualizza.
  2. Scegliere Raggruppa per dal menu Progetto, quindi fare clic su Personalizza raggruppamenti.
  3. Nella colonna Nome campo della finestra di dialogo Personalizza raggruppamenti selezionare il nome del campo di testo della risorsa che è stato personalizzato nel Passaggio 4, quindi scegliere OK.

Le risorse verranno raggruppate in base al tipo di preventivo. Ora è possibile visualizzare un confronto tra il costo delle risorse e il preventivo complessivo impostato per il progetto al Passaggio 3.

Grafico che mostra le risorse preventivo nella visualizzazione Uso risorse.

Callout 1 Preventivo totale per il lavoro dell'intero progetto.
Callout 2 Importo totale del lavoro per tutte le risorse del progetto. Il lavoro assegnato supera il preventivo di 24 ore.
Callout 3 Importo del lavoro assegnato a una risorsa.

 Suggerimento   È inoltre possibile visualizzare una relazione del preventivo. Scegliere Relazioni grafiche dal menu Relazione. Nella finestra di dialogo Relazioni grafiche scegliere la scheda Uso assegnazioni, quindi fare clic sulla relazione relativa al lavoro preventivato o sulla relazione relativa al costo preventivato. Scegliere Visualizza per visualizzare la relazione.

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