Lavorare su una presentazione contemporaneamente ad altri colleghi

In Microsoft PowerPoint 2010, più autori possono lavorare contemporaneamente sulla stessa presentazione archiviata su un server.

• Panoramica della creazione condivisa di una presentazione
• Creare una presentazione in modo condiviso
• Verificare le modifiche apportate da altri autori
• Configurare PowerPoint per la notifica di modifiche da parte di altri autori

Panoramica della creazione condivisa di una presentazione

La funzionalità di creazione condivisa consente di modificare una presentazione contemporaneamente ad altri colleghi, anziché doverlo fare in momenti distinti. Questa caratteristica consente inoltre di evitare che un utente non possa accedere a un file perché utilizzato o estratto da un altro utente. In questo modo, non sarà più necessario stabilire turni per la modifica di una presentazione né sarà più necessaria l'unione di diverse versioni della presentazione.

Per ospitare e archiviare la presentazione è possibile utilizzare SharePoint Foundation 2010, Microsoft SharePoint Server 2010 o Microsoft Office Live Workspace. Nel server verrà conservata una copia centrale della presentazione e verranno registrate le modifiche dei vari autori. Tutti i coautori hanno la possibilità di verificare chi sta modificando la presentazione e in che punto del documento si sta intervenendo, le modifiche vengono unite nella presentazione.

Le versioni precedenti di PowerPoint non supportano la creazione condivisa. Per usufruire dei vantaggi offerti da questa nuova funzionalità, tutti i coautori devono disporre di PowerPoint 2010 installato nel computer in uso.

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Creare una presentazione in modo condiviso

1. In PowerPoint 2010, aprire la presentazione archiviata sul server.

 Nota   Quando uno o più autori eseguono la stessa operazione, sulla barra di stato nella parte inferiore della finestra di PowerPoint viene visualizzato un messaggio di notifica insieme al numero totale di coautori che stanno attualmente lavorando alla presentazione. Per visualizzare il nome dei coautori, fare clic sul numero nella barra di stato.

2. Nel gruppo Visualizzazioni presentazione della scheda Visualizza fare clic su Visualizzazione normale per visualizzare la presentazione in visualizzazione normale.
3. Nel riquadro a sinistra contenente le schede Struttura e Diapositive, nell'angolo inferiore destro della scheda Diapositive viene visualizzata una piccola icona dell'anteprima della diapositiva che indica che un coautore sta apportando delle modifiche alla diapositiva. Fare clic sull'icona per visualizzare il nome del coautore.

 Note 

• In alternativa, è possibile fare clic sulla scheda File e quindi su Informazioni sul lato sinistro dello schermo. Il nome dei coautori verrà visualizzato nel riquadro centrale.

• Per inviare un messaggio immediato o di posta elettronica ai coautori con cui si sta lavorando, fare clic su Invia messaggio e quindi su Invia messaggio di posta elettronica o Invia messaggio immediato.
• Quando un altro autore salva le modifiche apportate, l'autore originale della presentazione riceve una notifica di PowerPoint relativa alle modifiche. Nel riquadro che contiene le schede Struttura e Diapositive, nella scheda Diapositive viene visualizzata un'icona nell'angolo inferiore destro dell'anteprima della diapositiva che è stata modificata.

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Verificare le modifiche apportate da altri autori

1. Per verificare se altri autori hanno apportato modifiche alla presentazione, fare clic sulla scheda File e quindi su Informazioni. Accanto ad Aggiornamenti del documento disponibili fare clic su Salva e quindi su Salva e verifica.

2. Per visualizzare le modifiche apportate da altri autori, fare clic su Rivedi modifiche.

3. Quando si fa clic su Rivedi modifiche, PowerPoint apre una nuova scheda denominata Unione sulla barra multifunzione e un riquadro Revisioni sul lato destro della finestra di PowerPoint. Il riquadro Revisioni include una scheda Diapositive con un elenco di tutte le diapositive che sono state modificate da altri autori e una scheda Dettagli con un elenco di tutte le modifiche apportate alla diapositiva attualmente visualizzata.

Nella scheda Unione è possibile utilizzare i pulsanti nel gruppo Soluzioni per mostrare le modifiche successive e precedenti apportate da altri autori e accettare o rifiutare tali modifiche. Per uscire dalla visualizzazione Unione, fare clic su Chiudi visualizzazione unione.

 Nota   Mentre ci si trova in visualizzazione unione non è possibile unire nuovi aggiornamenti di altri autori o caricare modifiche sul server. È necessario completare la revisione facendo clic su Chiudi visualizzazione unione, le modifiche verranno quindi caricate automaticamente sul server.

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Configurare PowerPoint per la notifica di modifiche da parte di altri autori

Per verificare sempre, e quindi accettare o rifiutare, le modifiche apportate da altri autori a tutte le presentazioni di PowerPoint 2010 a cui si sta lavorando e per evitare che che le modifiche vengano unite alla presentazione senza notifica, eseguire le operazioni seguenti:

1. Fare clic sul pulsante Microsoft Backstage .

2. Fare clic su Opzioni sul lato sinistro dello schermo e quindi fare clic su Salva nella finestra di dialogo Opzioni di PowerPoint.
3. In Opzioni di unione di file per i file su server di gestione di documenti condivisi selezionare la casella di controllo Mostra modifiche unione dettagliate quando si verifica un'unione.

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