Nella cartella Contatti è memorizzata la rubrica con gli indirizzi di posta elettronica, oltre alle informazioni relative alle persone e alle società con cui si desidera comunicare. La cartella Contatti consente anche di memorizzare l'indirizzo di posta elettronica e l'indirizzo postale, diversi numeri di telefono, una fotografia e qualsiasi altro tipo di informazioni riguardanti il contatto, ad esempio la data del compleanno o un anniversario.

Comunicazioni con i contatti

Per inviare con Microsoft Outlook una convocazione di riunione, un messaggio di posta elettronica o una richiesta di attività, è possibile scegliere un pulsante o un comando di menu dall'interno di un contatto scelto dall'elenco. Se si dispone di un modem, si potrà impostare la composizione automatica del numero di telefono del contatto. È possibile registrare la durata della chiamata e fare in modo che i dati vengano registrati nel Diario insieme alle note trascritte durante la conversazione. È inoltre possibile collegare a un contatto qualsiasi elemento di Outlook o documento di Microsoft Office per consentire il controllo delle attività associate al contatto.

Immissione di informazioni sui contatti

Quando si immette il nome o l'indirizzo di un contatto, questo viene scomposto automaticamente e inserito in campi distinti. I contatti potranno quindi essere ordinati, raggruppati o filtrati utilizzando una parte qualsiasi del nome o dell'indirizzo.

Le informazioni sui contatti possono essere archiviate in base al cognome, al nome, al nome della società o a un nome alternativo oppure utilizzando una parola qualsiasi che faciliti la ricerca del contatto, ad esempio "fornitore". Con Outlook è possibile scegliere tra diverse categorie per l'archiviazione dei contatti oppure immetterne una personalizzata.

A ogni contatto è possibile associare un massimo di tre indirizzi, uno dei quali sarà l'indirizzo postale che verrà utilizzato per etichette, buste o per la stampa unione.

Memorizzazione dei certificati dei contatti

È possibile salvare il certificato (chiave pubblica) di un destinatario nella voce dei contatti disponibile per tale destinatario. Fare clic sulla scheda Certificati nella scheda del contatto per visualizzarne il certificato. Se il destinatario invia messaggi di posta elettronica con firma digitale, Outlook può utilizzare il certificato per verificare la firma. È inoltre possibile utilizzare il certificato per inviare messaggi di posta elettronica crittografati al destinatario.

Utilizzo di vCard (biglietti da visita elettronici)

Grazie al supporto incluso in Outlook per l'utilizzo di vCards, lo standard Internet per la creazione e la condivisione di biglietti da visita virtuali, è possibile ad esempio salvare un contatto in formato vCard da inviare in un messaggio di posta elettronica e aggiungere un vCard alla firma utilizzata nei propri messaggi.