1. In Calendario scegliere Pianifica riunione dal menu Azioni.
2. Scegliere Aggiungi altri, quindi Aggiungi dalla Rubrica.
3. Nella casella Digitare o selezionare un nome immettere il nome di una persona o una risorsa che si desidera invitare alla riunione.
4. Per ciascun nome specificato, scegliere il pulsante Necessari, Facoltativi o Risorse. I partecipanti necessari e facoltativi sono visualizzati nella casella A della scheda Appuntamento e le risorse appaiono nella casella Luogo. Per aver dettagli su una sala conferenze, selezionarla dall'elenco Risorse e scegliere Proprietà . Scegliere il pulsante OK.
5. Selezionare un periodo di tempo in cui tutti i partecipanti saranno disponibili. Per individuare più facilmente questo periodo, fare clic su Selez. automatica succ..
6. Fare clic su Organizza riunione.
7. Nella casella Oggetto digitare una descrizione.
8. Se non si è riservata una sala riunioni, specificarla nella casella Luogo.
9. Per fare in modo che la riunione diventi ricorrente, scegliere Ricorrenza e selezionare il criterio di ricorrenza.
10. Selezionare le opzioni desiderate.
11. Fare clic sul pulsante Invia.

Per eseguire questa procedura con Microsoft Windows NetMeeting è necessario aver installato NetMeeting 2.1 o versione successiva.

1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi Convocazione riunione.
2. Selezionare la casella di controllo Riunione in linea con, quindi scegliere dall'elenco una delle seguenti opzioni:
   • Microsoft NetMeeting
   • Windows Media Services
   • Discussione in linea di MS Exchange
3. Digitare i nomi delle persone con cui si desidera organizzare una riunione in linea nella casella A.
   • Per la discussione in linea di Microsoft Exchange è inoltre necessario selezionare una risorsa di conferenza (risorsa di conferenza: Cassetta postale di Microsoft Exchange che alloca un numero specifico di connessioni. La risorsa funge da sala virtuale per una discussione in linea e viene invitata a una discussione in linea come se si prenotasse una sala per una riunione.). Per invitare una risorsa di conferenza, fare clic su A. Nella finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse selezionare Tutte le risorse di conferenza nell'elenco Visualizza i nomi da, quindi selezionare la risorsa nell'elenco. Fare clic su Risorse, quindi scegliere OK.
4. Nella casella Oggetto digitare una descrizione della riunione.
5. Effettuare una delle seguenti operazioni:
   • Per una riunione di NetMeeting, immettere il nome del server di elenchi in linea (server di elenchi in linea: Noto anche come server ILS (Internet Locator Service). Computer che visualizza un elenco dei nomi e degli indirizzi di posta elettronica degli utenti che eseguono NetMeeting e sono connessi al server. Tali informazioni vengono utilizzate per la connessione ai computer degli utenti nell'elenco.) in uso nella casella Server di elenchi in linea.
   • Per una trasmissione di Windows Media Services, digitare l'indirizzo dell'evento (indirizzo evento: Indirizzo simile a un URL che consente di accedere tramite rete a un evento dei Servizi Microsoft Windows Media, come una trasmissione in diretta. I partecipanti utilizzano questo indirizzo per visualizzare l'evento dai loro computer.) nella casella Indirizzo evento.
   • Per una discussione in linea di Microsoft Exchange è possibile accettare partecipanti esterni o creare una riunione privata deselezionando la casella di controllo Consenti ad altri partecipanti o a utenti senza certificato utente attendibile di unirsi alla discussione. Se si desidera richiedere una password per l'accesso alla riunione, digitarla nella casella Password.
6. Nelle caselle Ora inizio e Ora fine digitare l'ora desiderata.
7. Per impostare un promemoria, selezionare la casella di controllo Promemoria e quindi selezionare un intervallo di tempo nell'elenco.
8. Per avviare automaticamente una riunione di NetMeeting o una trasmissione di Windows Media Services, selezionare una delle seguenti caselle di controllo:
   • Avvia NetMeeting con il promemoria
   • Avvia Windows Media con il promemoria
9. Per fare in modo che la riunione diventi ricorrente, scegliere Ricorrenza e selezionare il criterio di ricorrenza.
10. Selezionare le opzioni desiderate.
11. Fare clic sul pulsante Invia.