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Per questa caratteristica è necessario utilizzare un account di posta elettronica di Microsoft Exchange Server.

Un delegato (delegato: Utente autorizzato ad aprire le cartelle di un altro utente, a creare elementi e a rispondere alle richieste a nome dell'altro utente. La persona che concede l'autorizzazione al delegato determina le cartelle a cui il delegato può accedere e le modifiche consentite.) che abitualmente risponde ai messaggi di posta elettronica di altri utenti può aggiungere la cassetta postale (cassetta postale: Posizione nel server di Microsoft Exchange in cui vengono recapitati i messaggi di posta elettronica. L'amministratore del sistema imposta una cassetta postale per ogni utente. Se si imposta un file delle cartelle personali come destinazione per il recapito della posta elettronica, i messaggi verranno trasferiti in tale file dalla cassetta postale.) di tali utenti al proprio account per accedervi rapidamente. Per aprire la cassetta postale di un altro utente e visualizzarla nel proprio Elenco cartelle, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione come revisore.

1. Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.
2. Scegliere Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi fare clic su Avanti.
3. Nell'elenco fare clic sul tipo di account di Exchange, quindi scegliere Cambia.
4. Scegliere Altre impostazioni, quindi fare clic sulla scheda Avanzate.
5. Scegliere Aggiungi, quindi digitare il nome della cassetta postale dell'utente che si desidera aggiungere al proprio profilo (profilo di posta elettronica Outlook: Profilo viene utilizzato in Outlook come pro-memoria degli account di posta elettronica e delle impostazioni in cui si segnala ad Outlook il percorso in cui è memorizzata la posta elettronica.) utente. Se non si conosce il nome della cassetta postale, contattare l'amministratore del sistema.