Le informazioni fornite generalmente dal provider di servizi Internet o dall'amministratore di sistema sono le seguenti:

• Tipo di account (Microsoft Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP o altro)
• Nome del server in arrivo e del server in uscita
• Nome utente
• Indirizzo di posta elettronica (ad esempio, prova@example.com)
• Password

 Nota   Talvolta si utilizza lo stesso server sia per i messaggi in arrivo che per quelli in uscita, come nel caso di Microsoft Exchange Server. Per gli account POP3 e IMAP, i messaggi inviati vengono trasmessi a un server in uscita in grado di supportare lo standard Internet SMTP (SMTP: Simple Mail Transfer Protocol, Protocollo comune utilizzato per inviare messaggi di posta elettronica su Internet.) e, quindi, recapitati al destinatario. I messaggi ricevuti vengono memorizzati nel proprio account su un server che supporta lo standard Internet POP3 o IMAP.

È possibile effettuare la connessione in due modi:

• Tramite la linea telefonica utilizzando un modem. È possibile stabilire una connessione manuale o utilizzare Connessione remota per connettersi automaticamente all'avvio di Outlook. Se si effettua la connessione a un server POP3 o IMAP, il provider di servizi Internet fornisce all'utente il numero di telefono da comporre per connettersi a Internet, le impostazioni del modem e i protocolli di rete richiesti.
• Tramite une rete locale (LAN). È possibile che la propria società fornisca l'accesso esterno a Internet dal computer tramite una LAN. Le informazioni sull'account e i protocolli di rete per accedere ai server di posta elettronica vengono in genere fornite dall'amministratore del sistema.

• Se si utilizza Microsoft Exchange Server, sarà possibile specificare se lavorare in linea o fuori rete. La modalità in linea, vale a dire connessione attiva con il server, è l'impostazione predefinita di Microsoft Outlook. I messaggi inviati o ricevuti vengono trasmessi immediatamente. Se si specifica di lavorare fuori rete, sarà possibile scegliere la frequenza di connessione con il server per inviare e ricevere i messaggi.
• Se si utilizza un account di posta elettronica Internet, sarà possibile scegliere la frequenza con cui Microsoft Outlook comunicherà con il server di posta Internet per inviare e ricevere i messaggi.
• È possibile creare un gruppo di invio e ricezione contenente uno o più account di posta elettronica tra quelli impostati in Microsoft Outlook e quindi specificare il comportamento del gruppo, ad esempio gli intervalli per l'invio e la ricezione dei messaggi o la modalità di elaborazione della posta quando Microsoft Outlook è in linea o fuori rete. Con i gruppi di invio e ricezione è possibile:
  • Specificare se un account deve essere incluso durante l'invio e la ricezione della posta.
  • Specificare se la posta deve essere solo inviata, solo ricevuta o inviata e ricevuta da un account.
  • Specificare se gli allegati devono o meno essere scaricati.
  • Specificare i limiti di dimensione dei messaggi da scaricare.
  • Specificare le cartelle da includere durante l'invio o la ricezione dei messaggi.
  • Specificare se scaricare solo le intestazioni dei nuovi messaggi.
  • Specificare impostazioni diverse a seconda che Microsoft Outlook venga eseguito in modalità in linea o fuori rete.

• Quando si utilizza un account di posta elettronica con un server di Exchange, per impostazione predefinita i messaggi vengono salvati nel server di Exchange. Per gli altri tipi di account viene creato automaticamente un file di dati predefinito per l'archiviazione dei messaggi e degli altri elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.). Il file di dati è un file delle cartelle personali (.pst).