Microsoft Outlook consente di utilizzare i dati copiati da numerosi programmi. È possibile, ad esempio, che si desideri importare nomi e indirizzi preesistenti da uno dei seguenti programmi: Eudora, Lotus Organizer o Microsoft Schedule+.

È anche possibile convertire la Rubrica personale (Rubrica personale: Rubrica personalizzabile che consente di memorizzare gli indirizzi di posta elettronica personali utilizzati di frequente. La cartella Contatti offre, tuttavia, caratteristiche più avanzate per questa funzione. I file della rubrica personale hanno estensione pab e possono essere copiati su un disco.), con le relative informazioni sui contatti (contatto: Persona, all'interno o all'esterno della propria organizzazione, per la quale è possibile salvare vari tipi di informazioni, quali indirizzo postale e di posta elettronica, numero di telefono e di fax e URL di pagina Web.), in una cartella Contatti. Per eseguire questa operazione, importare le informazioni sui contatti nella cartella Contatti. I contatti sono perfettamente integrati in Outlook, con evidenti benefici in termini di flessibilità e personalizzazione non disponibili nella Rubrica personale.

Nota  Non è consigliabile importare elementi creati in più lingue o in una lingua non supportata dalla tabella codici di sistema in un tipo di file che non supporta Unicode. Ad esempio, gli elementi creati in più lingue in un file delle cartelle personali (pst) di Microsoft Outlook non dovrebbero essere importati in un file delle cartelle personali (pst) di Microsoft Outlook 97-2002. Questo tipo di file non supporta Unicode e, pertanto, qualsiasi elemento contenente caratteri in lingue diverse da quelle supportate dalla tabella codici di sistema in campi di testo diversi dal corpo degli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.), quali i campi A e Oggetto e le proprietà ContactName e BusinessTelephoneNumber dei contatti, verrebbe interpretato in modo errato, con la conseguente visualizzazione di caratteri "'?" o altro testo illeggibile.

Per iimportare le informazioni, utilizzare Importazione/Esportazione guidata per spostare il contenuto del file in una cartella specificata in Outlook.

Outlook consente di copiare dati quali nomi e indirizzi, in diversi altri programmi, tra cui Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word e Microsoft PowerPoint. È possibile, ad esempio, esportare i contatti in Microsoft Excel in modo da poter ordinare i nomi e gli indirizzi utilizzando un foglio di lavoro.

È anche possibile esportare gli elementi in un file di cartelle personali (.pst) (file delle cartelle personali (pst): File di dati utilizzato per la memorizzazione di messaggi e altri elementi nel computer. È possibile impostare un file pst come percorso di recapito predefinito per i messaggi di posta elettronica. È possibile utilizzare un file pst per organizzare gli elementi e crearne copie di backup di sicurezza.) per custodire e salvare il file in qualsiasi posizione. Un file .pst può essere letto solo con Outlook. Le proprietà della struttura della cartella quali le autorizzazioni, le regole, la descrizione e le visualizzazioni non vengono mantenute quando si effettua l'esportazione in un file di cartelle personali. Viene esportato solo il contenuto.

Nota  Non è consigliabile esportare elementi creati in più lingue o in una lingua non supportata dalla tabella codici di sistema in un tipo di file che non supporta Unicode. Ad esempio, gli elementi creati in più lingue in un file delle cartelle personali (pst) di Microsoft Outlook non dovrebbero essere esportati in un file delle cartelle personali (pst) di Microsoft Outlook 97-2002. Questo tipo di file non supporta Unicode e, pertanto, qualsiasi elemento contenente caratteri in lingue diverse da quelle supportate dalla tabella codici di sistema in campi di testo diversi dal corpo degli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.), quali i campi A e Oggetto e le proprietà ContactName e BusinessTelephoneNumber dei contatti, verrebbe interpretato in modo errato, con la conseguente visualizzazione di caratteri "'?" o altro testo illeggibile.

Utilizzare Importazione/Esportazione guidata per esportare elementi da Outlook.