Una riunione è un appuntamento a cui si invitano altri utenti o per il quale si prenotano risorse. È possibile creare e inviare convocazioni di riunione e prenotare le risorse necessarie per riunioni di persona o in linea. Quando si crea una riunione, è necessario specificare gli utenti da invitare e le risorse da prenotare, nonché selezionare un orario per la riunione. Le risposte alla convocazione di riunione verranno visualizzate nella cartella Posta in arrivo. È inoltre possibile aggiungere nuovi partecipanti a una riunione già organizzata oppure riprogrammare una riunione.

• Pianificazione di una riunione di persona

• Modifica di una riunione

• Impostazione di una riunione ricorrente

• Impostazione di una riunione privata

• Impostazione o rimozione di un promemoria

Pianificazione di una riunione di persona

1. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi Convocazione riunione.

   Scelta rapida da tastiera  Per creare una nuova convocazione riunione, premere CTRL+MAIUSC+Q.

2. Nella casella Oggetto digitare una descrizione.
3. Nella casella Luogo digitare una descrizione o fare clic su Sale per selezionare una delle sale disponibili per la pianificazione automatica tramite Microsoft Exchange.
4. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine selezionare l'ora di inizio e l'ora di fine della riunione. Se si tratta di un evento di tipo giornata intera, selezionare la casella di controllo Giornata intera.

   Un evento di tipo giornata intera ha una durata di 24 ore, da mezzanotte a mezzanotte.

    Nota   Per impostazione predefinita, le riunioni vengono pianificate in base all'impostazione del fuso orario corrente nel computer in uso. Se si desidera pianificare le riunioni in base a un fuso orario alternativo, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Fusi orari.

5. Digitare le informazioni che si desidera condividere con i destinatari, allegare eventuali file o creare un'area di lavoro riunioni.

   Per ulteriori informazioni sulle aree di lavoro riunioni, fare riferimento alla sezione Vedere anche.

6. Nel gruppo Mostra della scheda Riunione fare clic su Pianificazione.

   L'opzione Pianificazione consente di individuare l'orario migliore per la riunione.

7. Scegliere Aggiungi altri, quindi Aggiungi dalla Rubrica.
8. Nella finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse immettere nella casella Cerca il nome della persona o risorsa che si desidera invitare alla riunione. Se per la ricerca viene utilizzata l'opzione Altre colonne, fare clic su Vai.
9. Selezionare il nome dall'elenco dei risultati e quindi fare clic su Necessari, Facoltativi o Risorse e poi su OK.

   I partecipanti necessari e facoltativi vengono visualizzati nella casella A della scheda Riunione, mentre le risorse vengono visualizzate nella casella Luogo.

Nella griglia sono indicati i periodi di disponibilità dei partecipanti. Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine della riunione.



Nella parte superiore del riquadro Orari suggeriti viene indicato l'orario migliore per la riunione, ovvero l'orario in cui la maggior parte degli invitati è disponibile. Per selezionare uno qualsiasi degli orari suggeriti, fare clic su di esso nel riquadro Orari suggeriti. È inoltre possibile selezionare manualmente un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.



10. Se si desidera impostare la riunione come ricorrente, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza quindi fare clic su OK.

    Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza alla convocazione di una riunione, la scheda Riunione diventa Riunione ricorrente.

11. Nel gruppo Mostra della scheda Riunione fare clic su Appuntamento.
12. Fare clic su Invia.

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Modifica di una riunione

1. Aprire la riunione che si desidera modificare.
2. Eseguire una delle operazioni seguenti:
   • Modifica delle opzioni di una singola riunione inclusa in una serie  
     1. Modificare le opzioni desiderate, ad esempio oggetto, luogo e ora.
     2. Fare clic su Invia aggiornamento.
   • Modifica delle opzioni di tutte le riunioni di una serie  
     1. Fare clic su Apri serie.
     2. Modificare le opzioni desiderate, ad esempio oggetto, luogo e ora.
     3. Per modificare le opzioni di ricorrenza, nel gruppo Opzioni della scheda Appuntamento ricorrente fare clic su Ricorrenza, modificare le opzioni desiderate quali ora, criteri di ricorrenza o intervallo di ricorrenza e quindi fare clic su OK.
     4. Fare clic su Invia aggiornamento.
   • Modifica delle opzioni di una singola riunione inclusa in una serie  
     1. Fare clic su Apri l'occorrenza.
     2. Nella scheda Riunione ricorrente modificare le opzioni in base alle necessità, ad esempio oggetto, luogo e ora.
     3. Fare clic su Invia aggiornamento.

 Suggerimento   Nel Calendario è possibile trascinare la riunione in una data diversa. È inoltre possibile modificare l'oggetto facendo clic sul testo della descrizione, premendo F2 e digitando le modifiche desiderate.

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Impostazione di una riunione ricorrente

1. Aprire la riunione che si desidera impostare come ricorrente.
2. Nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Ricorrenza.
3. Selezionare il criterio di ricorrenza per la riunione, ovvero Giornaliera, Settimanale, Mensile o Annuale, e quindi selezionare le relative opzioni e fare clic su OK.
4. Fare clic su Invia aggiornamento.

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Impostazione di una riunione privata

1. Creare o aprire la riunione che si desidera impostare come privata.
2. Nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Opzioni e quindi su Privato.

 Importante   Per impedire ad altri utenti di accedere ai dettagli di una riunione, di un contatto o di un'attività, non è consigliabile fare affidamento sull'impostazione Privato. Per assicurarsi che altri utenti non possano leggere l'elemento contrassegnato come privato, evitare di concedere a tali utenti l'autorizzazione di lettura per la cartella Calendario, Contatti o Attività. Un utente a cui viene concessa l'autorizzazione di lettura per l'accesso alle cartelle potrebbe riuscire a visualizzare i dettagli di un elemento privato tramite codice di programmazione o altre applicazioni di posta elettronica. Utilizzare l'impostazione Privato solo per la condivisione delle cartelle personali con altri utenti considerati attendibili.

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Impostazione o rimozione di un promemoria

Eseguire una delle operazioni seguenti:

• Per tutte le nuove riunioni che verranno create  
  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
  2. Per attivare o disattivare automaticamente un promemoria per le nuove riunioni, selezionare o deselezionare la casella di controllo Promemoria predefinito.
  3. Se la casella di controllo è stata selezionata, specificare quanto tempo prima della riunione deve essere visualizzato il promemoria.
• Per le riunioni esistenti  
1. Aprire la riunione o, se questa è ricorrente, la serie.
2. Per attivare o disattivare automaticamente un promemoria, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione selezionare Nessuno o l'ora di un promemoria elencato.

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