Tramite lo stato della connessione è possibile definire lo stato in rete o fuori rete per Outlook. Quando si imposta lo stato fuori rete, è possibile utilizzare esclusivamente gli elementi memorizzati nel computer. Le modalità di sincronizzazione delle cartelle nel caso in cui si utilizzi Outlook fuori rete vengono determinate dai gruppi di invio/ricezione. È possibile specificare che lo stato della connessione venga rilevato automaticamente in Outlook oppure fare in modo che venga richiesto di impostarlo manualmente a ogni avvio di Outlook.

Lo stato della connessione è visualizzato nella barra di stato (barra di stato: Barra orizzontale visualizzata nella parte inferiore dello schermo. Contiene informazioni relative alla condizione corrente del programma, come lo stato degli elementi nella finestra, lo stato dell'attività in corso o informazioni sull'elemento selezionato.).

Per questa caratteristica è necessario utilizzare un account di posta elettronica di Microsoft Exchange Server in modalità cache.

Quando si utilizza un account di posta elettronica di un server di Exchange e l'opzione Usa modalità cache è selezionata, Outlook consente di utilizzare una copia della cassetta postale memorizzata nel computer. Oltre alla copia locale della cassetta postale, la modalità cache consente di ottimizzare il tipo e la quantità di dati inviati al server. Se l'opzione Scarica solo intestazioni su connessioni lente è selezionata, in Outlook vengono automaticamente modificati il tipo e la quantità di dati trasmessi.

Ad esempio è possibile che si utilizzi un computer portatile in ufficio connettendosi tramite un cavo di rete alla rete LAN (Local Area Network) aziendale. In tal caso, sarà possibile accedere alle intestazioni e agli elementi interi, inclusi gli allegati. Sarà inoltre possibile accedere in modo rapido al computer in cui è in esecuzione Exchange Server. Se si disconnette il portatile dalla rete LAN, Outlook passerà allo stato Tentativo di connessione in corso, durante il quale sarà possibile continuare a utilizzare i dati senza interruzioni. Se la connessione non ritorna disponibile, Outlook passerà allo stato Disconnesso e verrà eseguito un controllo periodico della disponibilità del server.Qualora si disponga di accesso senza fili, è possibile che la connessione al server venga ripristinata e che Outlook possa passare allo stato Connesso, senza che sia necessario modificare alcuna impostazione o riavviare Outlook.

Se in un momento successivo si utilizza un modem per la connessione remota al server di Exchange, in Outlook verrà rilevato che la connessione è lenta e verrà eseguita un'ottimizzazione automatica in base al tipo di connessione, che consentirà di scaricare solo le intestazioni senza aggiornare la Rubrica fuori rete. Verranno inoltre eseguite ulteriori operazioni di ottimizzazione per ridurre la quantità di dati inviati.

Grazie alla presenza di diversi livelli di ottimizzazione, Outlook è in grado di adattarsi a diversi ambienti di connessione nel caso in cui, ad esempio, si esegua la disconnessione da una rete LAN aziendale, si passi in modalità fuori rete e quindi si ristabilisca una connessione remota più lenta al server. Quando il tipo di connessione al server di Exchange varia, passando ad esempio da connessione LAN a senza fili, cellulare, GPRS o utilizzo fuori rete, i passaggi vengono eseguiti senza interruzioni e non è necessario modificare le impostazioni né riavviare Outlook.

Nota  La caratteristica che consente di scaricare soltanto le intestazioni è disponibile quando si esegue la connessione a Exchange Server 2003.

Nota  Per utilizzare le opzioni Scarica intestazioni e poi elementi interi, Scarica intestazioni o Scarica solo intestazioni su connessioni lente è necessario disporre di un account di posta elettronica di Microsoft Exchange Server 2003.