Quando si recuperano messaggi da un account di posta elettronica POP3 (POP3: Protocollo comune utilizzato per recuperare i messaggi di posta elettronica da un server di posta elettronica Internet.), per impostazione predefinita i messaggi vengono eliminati dal server di posta elettronica dopo essere stati scaricati nel computer. Questa impostazione risulta utile per molti utenti.

Se tuttavia si desidera controllare la posta da più computer, è necessario configurare Outlook in modo che i messaggi non vengano eliminati dal server di posta elettronica. Questo scenario è particolarmente adatto per gli utenti che desiderano controllare l'account di posta elettronica del proprio provider di servizi Internet (ISP) (provider di servizi Internet: ISP, Internet Service Provider, società che fornisce l'accesso a Internet per l'utilizzo della posta elettronica, delle chat room o di Internet. Alcuni provider di servizi Internet sono multinazionali e offrono servizi in numerose località, mentre altri operano in regioni specifiche.) dal luogo di lavoro e scaricare e archiviare in modo permanente i messaggi sul computer di casa.

Quando si lasciano i messaggi sul server di posta elettronica, sono disponibili diverse opzioni per eliminarli. Per selezionare l'opzione appropriata, è necessario considerare diversi aspetti riguardanti l'utilizzo della posta elettronica, ad esempio il tempo per il quale si desidera mantenere accessibili i messaggi da più computer oppure i limiti dello spazio di archiviazione imposti dall'amministratore del server di posta elettronica. Se viene superato il limite di spazio disponibile, potrebbe essere impossibile ricevere nuovi messaggi oppure potrebbero essere addebitati costi aggiuntivi. Di norma è consigliabile configurare un computer con l'impostazione predefinita che comporta l'eliminazione dei messaggi dal server di posta elettronica. Quando si utilizza il computer per recuperare i messaggi, questi vengono scaricati ed eliminati dal server di posta elettronica. Se si sceglie di non utilizzare questa opzione, Outlook consente di selezionare la durata per la quale si desidera lasciare i messaggi sul server.

1. Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.
2. Fare clic su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi scegliere Avanti.
3. Selezionare l'account dell'ISP, quindi fare clic su Cambia.
4. Scegliere Altre impostazioni.
5. Nel gruppo Recapito della scheda Impostazioni avanzate selezionare la casella di controllo Lascia una copia dei messaggi sul server.

   

6. Selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Rimuovi dal server dopo x giorni   I messaggi di posta elettronica vengono scaricati nel computer, ma rimangono sul server di posta elettronica per il numero di giorni specificato. Si tratta dell'impostazione più comune per gli utenti che desiderano leggere i messaggi di posta elettronica dal luogo di lavoro e allo stesso tempo scaricarli per l'archiviazione permanente nel computer a casa. È consigliabile indicare un numero di giorni ridotto, poiché più a lungo verranno lasciati i messaggi sul server di posta elettronica, maggiore sarà il rischio di superare il limite di spazio disponibile per la cassetta postale.
   • Rimuovi dal server dopo l'eliminazione da "Posta eliminata"   I messaggi di posta elettronica vengono scaricati nel computer, ma rimangono anche sul server di posta elettronica per un periodo di tempo indeterminato fino a quando non vengono eliminati in Outlook e non viene svuotata la cartella Posta eliminata. La semplice eliminazione del messaggio non ne comporta la rimozione dal server di posta elettronica.

   Se non viene selezionata nessuna delle due caselle di controllo, i messaggi vengono lasciati sul server per un periodo di tempo indeterminato. È possibile quindi che venga superato il limite di spazio disponibile per la cassetta postale, a meno di stabilire la connessione al server di posta elettronica da un altro computer sul quale Outlook è configurato per la rimozione dei messaggi dal server.

7. Scegliere OK, quindi Fine.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dell'account di posta elettronica POP3 su più computer, fare riferimento alla sezione Vedere anche di questo articolo.

Quando si accede a un account di posta elettronica IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Diversamente dai protocolli di posta elettronica Internet come POP3, IMAP crea cartelle in un server per memorizzare e organizzare i messaggi in modo che possano essere recuperati da altri computer. È possibile leggere solo le intestazioni dei messaggi e selezionare i messaggi da scaricare.) i messaggi vengono copiati localmente, tuttavia rimangono anche sul server di posta elettronica fino a quando non vengono selezionati per l'eliminazione attraverso il comando Elimina elementi selezionati. Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di messaggi IMAP, fare riferimento alla sezione Vedere anche di questo articolo.

Quando si accede a un account di posta elettronica HTTP (HTTP (HyperText Transfer Protocol): Protocollo utilizzato per accedere a pagine Web da Internet. Outlook utilizza HTTP come protocollo di posta elettronica.), come MSN Hotmail, i messaggi vengono salvati sul server di posta elettronica fino a quando non vengono eliminati.

Quando si accede a un account di posta elettronica di Exchange Server i messaggi vengono salvati sul server di posta elettronica fino a quando non vengono eliminati.