Utilizzo di Pulizia conversazioni per eliminare i messaggi ridondanti

La nuova caratteristica Pulizia conversazioni di Microsoft Outlook 2010 consente di ridurre il numero di messaggi presenti nelle cartelle della posta. I messaggi ridondanti in una conversazione vengono spostati nella cartella Posta eliminata.

Informazioni sulle conversazioni

Una conversazione, che può essere identificata anche con il termine thread di posta elettronica, è una catena completa di messaggi di posta elettronica, a partire dal primo fino a includere tutte le risposte. I messaggi di una conversazione condividono lo stesso oggetto.

Quando, ad esempio, si invia un messaggio a qualcuno che risponde, viene creata una conversazione. In molte conversazioni è possibile che vengano scambiate molte risposte o, addirittura, che più persone rispondano tutte a parti della conversazione.

Azioni eseguite da Pulizia conversazioni

Tramite questa caratteristica viene valutato il contenuto di ogni messaggio della conversazione. Se un messaggio è completamente incluso in una delle risposte, quello precedente viene eliminato. Si consideri l'esempio seguente.

Roberto invia un messaggio a Federica e Maurizio. Federica risponde sia a Roberto che a Maurizio e nel corpo del suo messaggio di Outlook è incluso tutto il messaggio originale di Roberto. Maurizio legge il messaggio di Federica e risponde a Roberto e Federica. Nella risposta di Maurizio sono inclusi tutti i precedenti messaggi della conversazione. Tramite Pulizia conversazioni è possibile eliminare tutti i messaggi, eccetto l'ultimo di Maurizio poiché in questo messaggio è presente una copia di tutti i messaggi precedenti.

Pulizia conversazioni è particolarmente utile per le conversazioni in cui vengono scambiate molte risposte, specialmente con molti destinatari.

Rimozione di messaggi ridondanti

  1. Nel gruppo Elimina della scheda Home fare clic su Pulisci.

Comando Pulisci sulla barra multifunzione

  1. Fare clic su una delle opzioni seguenti:
  • Pulisci conversazione    La conversazione corrente viene esaminata e i messaggi ridondanti vengono eliminati.
  • Pulisci cartella    Tutte le conversazioni nella cartella selezionata vengono esaminate e i messaggi ridondanti eliminati.
  • Pulisci cartella e sottocartelle    Tutte le conversazioni nella cartella selezionata e nelle eventuali cartelle in essa contenute vengono esaminate e i messaggi ridondanti eliminati.

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Modifica delle opzioni di Pulizia conversazioni

È possibile specificare quali messaggi sono esclusi dall'operazione di pulizia e in quale posizione vengono spostati i messaggi quando vengono eliminati.

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Opzioni.
  3. Fare clic su Posta.
  4. In Pulizia conversazioni eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Per modificare la posizione in cui vengono spostati gli elementi, in Cartella in cui inserire gli elementi puliti fare clic su Sfoglia e quindi selezionare una cartella di Outlook. Per impostazione predefinita i messaggi vengono spostati nella cartella Posta eliminata. Se si utilizzano più account di posta elettronica nel profilo Outlook, per ogni account è disponibile una cartella Posta eliminata. I messaggi vengono spostati nella cartella Posta eliminata corrispondente all'account di posta elettronica.
  • Per replicare la struttura di cartelle degli elementi eliminati tramite Pulisci (quando si utilizza il comando Pulisci cartella e sottocartelle), selezionare Durante la pulizia delle sottocartelle ricrea la gerarchia di cartelle nella cartella di destinazione.
  • Per mantenere sempre i messaggi non letti, selezionare o deselezionare la casella di controllo Non spostare messaggi non letti. Non è consigliabile selezionare questa opzione. Nei messaggi della conversazione rimanenti saranno inclusi tutti i messaggi eliminati, compresi quelli che potrebbero non essere stati letti.
  • Per mantenere sempre i messaggi categorizzati, selezionare o deselezionare la casella di controllo Non spostare messaggi categorizzati. È consigliabile selezionare questa opzione. Le categorie vengono applicate a messaggi specifici e l'eliminazione di un messaggio categorizzato ne comporterebbe la perdita.
  • Per mantenere sempre i messaggi contrassegnati, selezionare o deselezionare la casella di controllo Non spostare messaggi contrassegnati. È consigliabile selezionare questa opzione. I contrassegni vengono applicati a messaggi specifici e l'eliminazione di un messaggio contrassegnato ne comporterebbe la perdita.
  • Per mantenere sempre i messaggi con firma digitale, selezionare o deselezionare la casella di controllo Non spostare messaggi con firma digitale. È consigliabile selezionare questa opzione.
  • Per mantenere sempre il messaggio originale nel caso venisse modificato da qualcuno quando viene incluso nella risposta, selezionare o deselezionare la casella di controllo Non spostare l'originale se nella risposta il messaggio viene modificato. È consigliabile selezionare questa opzione. In questo modo si avrà la certezza di avere una registrazione completa di tutto il contenuto della conversazione, qualora il messaggio contenuto in una risposta venisse modificato da qualcuno.

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Si applica a:
Outlook 2010