Utilizzare i gadget in Business Contact Manager

Business Contact Manager per Outlook visualizza informazioni aggiornate sulle attività commerciali in appositi grafici, denominati gadget (gadget: Strumento che consente di visualizzare i dati commerciali in grafici. I grafici vengono visualizzati nell'area di lavoro e nel dashboard. Esempi sono i gadget relativi all'analisi delle vendite, al confronto tra campagne o ai progetti commerciali scaduti. ), che è possibile aggiungere al dashboard di Business Contact Manager o a qualsiasi area di lavoro (area di lavoro: Cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti in cui è possibile visualizzare informazioni commerciali, aprire record, nonché analizzare dati commerciali. Le aree di lavoro sono suddivise in due sezioni, una per i gadget e una per le schede.).

Con i gadget è possibile scegliere le informazioni desiderate e la posizione in cui visualizzarle, nonché stampare report dai dati visualizzati.

In questo articolo vengono descritti i gadget disponibili in Business Contact Manager per Outlook e il modo in cui possono essere utilizzati.

Contenuto dell'articolo


Comprendere i gadget

Si desidera sapere quali sono i prodotti più venduti della propria azienda al momento? Basta guardare il gadget Principali prodotti.

Qual è lo stato attuale delle iniziative per la qualificazione di particolari clienti potenziali? Non occorre fare altro che esaminare il gadget Analisi vendite.

È necessario giustificare le spese per l'ultima campagna di marketing? Il gadget Confronto campagne mostra i ricavi previsti generati dalle campagne attive.

Business Contact Manager per Outlook dispone di un'ampia varietà di gadget che è possibile utilizzare per ottenere una rapida istantanea dello stato delle attività commerciali. Questi gadget visualizzano grafici e altre rappresentazioni visive delle informazioni immesse nei record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.). Vengono aggiornati ogni volta che si apre il dashboard o un'area di lavoro che contiene gadget oppure facendo clic su Aggiorna.

 Nota   Più sono accurati l'immissione dei dati su account (account: Organizzazione o azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio servizi di consulenza o assistenza, un account può essere rappresentato anche da un cliente.) e contatti commerciali (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.), la creazione di record Opportunità (opportunità: Possibilità di realizzare una vendita di prodotti o servizi a un account o un contatto commerciale.), il collegamento dei clienti potenziali (cliente potenziale: che deve essere contattato da un venditore e quindi qualificato o non qualificato come opportunità di vendita.) alle attività di marketing (attività di marketing: Azione finalizzata alla vendita o all'identificazione di prodotti e servizi per un gruppo di destinatari selezionato. Le attività di marketing possono includere elenchi di chiamate, messaggi di posta elettronica e volantini stampati.) e così via, più preziosi saranno i dati di riepilogo visualizzati nei gadget.

Origine dei dati dei gadget

Per poter visualizzare dati in un gadget, è necessario inserire le informazioni commerciali nel database di Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.). I gadget eseguono query sui dati archiviati per visualizzare grafici in cui sono rappresentate solo le informazioni necessarie.

Utilizzare i moduli per immettere manualmente i dati commerciali o importare i dati come descritto in Importare i propri dati in Business Contact Manager. Nelle sezioni seguenti sono descritti i vari gadget, con informazioni su come immettere i dati che visualizzano.

Gadget per le vendite

I gadget per le vendite evidenziano le aree del processo di vendita che richiedono attenzione, gli elementi di rilievo e i problemi. Due gadget particolarmente dettagliati, Pipeline di vendita e Analisi vendite, sono descritti in modo approfondito in Utilizzo dei gadget Pipeline di vendita e Analisi vendite.

Gadget Analisi vendite

Gadget in cui sono visualizzate le opportunità di vendita in base alla relativa fase di vendita.

Per poter visualizzare i dati nei gadget per le vendite, è necessario creare record Opportunità. A seconda del tipo di informazioni che si desidera visualizzare, è anche necessario aggiungere prodotti e servizi (prodotti o servizi: Beni e servizi acquistati o venduti oppure offerti per l'acquisto o la vendita.) al record Opportunità.

Per fare in modo che nei gadget vengano visualizzate informazioni sui ricavi, è necessario immettere una percentuale Probabilità e aggiungere prodotti e servizi ai record Opportunità. Ricavi previsti deriva dalla percentuale Probabilità e dal totale di prodotti e servizi nei record. Ricavi deriva dal totale di prodotti e servizi nei record.

 Nota   I record Opportunità devono essere collegati a record Account o Contatto commerciale.

Per visualizzare i dati in questo gadget... ...immettere i dati nei campi seguenti di un record Opportunità Il gadget visualizza
Clienti inattivi Fase di vendita (almeno un'opportunità collegata al record Account o Contatto commerciale deve avere una fase di vendita Chiusa acquisita per essere considerata un cliente) Gli account e i contatti commerciali con cui l'azienda non ha avuto comunicazioni per un periodo di tempo selezionato e i ricavi previsti che ognuno di essi rappresenta.
Pipeline di vendita
  • Probabilità (deve essere maggiore di 0%)
  • Data chiusura.
  • Prodotti/servizi
Opportunità di vendita aperte per data di chiusura prevista.
Analisi vendite
  • Probabilità (deve essere maggiore di 0%)
  • Fase di vendita
  • Prodotti/servizi
Opportunità aperte per fase di vendita.
Principali clienti Fase di vendita (deve essere Chiusa acquisita) e Prodotti/servizi Clienti che hanno speso i maggiori importi per l'acquisto di prodotti o servizi dall'azienda, per importo o profitto lordo.
Principali prodotti Fase di vendita (deve essere Chiusa acquisita), Data chiusura e Prodotti/servizi Grafico dei prodotti più venduti nel tempo, per numero di unità, ricavi o profitto lordo.
Principali riferimenti Autore segnalazione deve contenere il nome dell'account o del contatto commerciale che ha segnalato il cliente all'azienda. Per visualizzare i dati sui ricavi ottenuti tramite segnalazioni, è anche necessario selezionare Chiusa acquisita in Fase di vendita e aggiungere Prodotti/servizi. Migliori origini di nuove attività commerciali, per importo o numero di contatti.

Gadget per il marketing

I gadget per il marketing vengono utilizzati principalmente per i confronti tra le attività di marketing (attività di marketing: Azione finalizzata alla vendita o all'identificazione di prodotti e servizi per un gruppo di destinatari selezionato. Le attività di marketing possono includere elenchi di chiamate, messaggi di posta elettronica e volantini stampati.) e le campagne di marketing. Per trarre il massimo vantaggio da questi gadget, è necessario creare record dettagliati per ogni attività e campagna di marketing che si realizza. È possibile confrontare attività e campagne in base al numero di account, contatti commerciali, clienti potenziali o opportunità risultanti oppure per ricavi, spese o budget.

Per disporre di informazioni finanziarie accurate, assicurarsi di includere i seguenti dettagli in ogni record di attività di marketing:

  • Campo Costo previsto nella pagina Dettagli
  • Campo Costo effettivo nella pagina Verifica
  • In tutte le opportunità di vendita o nei record Account, Contatto commerciale o Cliente potenziale che sono il risultato di un'attività di marketing, immettere il nome dell'attività nel campo Autore segnalazione di ogni record. Il totale dei prodotti e servizi elencati in un modulo Opportunità viene utilizzato per calcolare Ricavi previsti.

 Suggerimento   Se si desidera tenere traccia del numero di chiamate telefoniche correlate a un'attività di marketing, digitare il nome dell'attività anche nel campo Avviata da della nota telefonata.

Per visualizzare i dati in questo gadget... ...è necessario... ...e il gadget
Analisi tipi di attività Creare più di un record di attività di marketing dello stesso tipo e immettere quanti più dettagli possibile. Confronta tutte le attività dello stesso tipo, come ad esempio gli elenchi di chiamate o le attività Spedizione di massa posta elettronica (per visualizzare i risultati di una singola attività, utilizzare la scheda Analisi dell'area di lavoro (area di lavoro: Cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti in cui è possibile visualizzare informazioni commerciali, aprire record, nonché analizzare dati commerciali. Le aree di lavoro sono suddivise in due sezioni, una per i gadget e una per le schede.) Marketing).
Analisi campagna Creare una o più attività di marketing di qualsiasi tipo, assegnarle a una campagna e immettere quanti più dettagli possibile. Rappresenta graficamente i risultati di ogni attività in una campagna di marketing selezionata.
Confronto campagne Creare più di una campagna di marketing e immettere quanti più dettagli possibile per ogni attività contenuta nelle campagne. Confronta i risultati di tutte le campagne di marketing.

Gadget per la gestione dei progetti

I gadget per la gestione dei progetti rappresentano graficamente lo stato di tutti i progetti commerciali, visualizzati per scadenze, cronologie e percentuale di completamento.

Per visualizzare i dati in questo gadget... Aprire il record... ...e immettere i dati nei campi seguenti
Progetti commerciali - Scaduti Progetto commerciale
  • Data inizio
  • Scadenza (deve essere antecedente alla data corrente)
  • % completamento
Progetti commerciali - Scadenza vicina Progetto commerciale
  • Data inizio
  • Scadenza
  • % completamento
Progetti commerciali - Tutti Progetto commerciale
  • Data inizio
  • Scadenza
  • % completamento
Attività di progetto - Scadute Attività di progetto
  • Data inizio
  • Scadenza (deve essere antecedente alla data corrente)
  • % completamento
Attività di progetto - Scadenza vicina Attività di progetto
  • Data inizio
  • Scadenza
  • % completamento
Attività di progetto - Tutte Attività di progetto
  • Data inizio
  • Scadenza
  • % completamento

Gadget Attività di progetto

Gadget in cui sono visualizzate le attività correlate ai progetti commerciali con scadenze vicine.

Gadget Generale

Questo gadget non è specifico di un particolare ruolo professionale, ma può essere utile in numerose posizioni.

  • Elementi commerciali recenti. Elenca gli elementi aperti più di recente, con icone che indicano il tipo di elemento.

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Aggiungere o rimuovere un gadget

I gadget in Business Contact Manager per Outlook sono ordinati per categoria in base alle aree di lavoro (area di lavoro: Cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti in cui è possibile visualizzare informazioni commerciali, aprire record, nonché analizzare dati commerciali. Le aree di lavoro sono suddivise in due sezioni, una per i gadget e una per le schede.) in cui è più probabile che vengano utilizzati, ma possono essere aggiunti a qualsiasi area di lavoro o al dashboard.

Aggiungere un gadget al dashboard

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Business Contact Manager.
  2. Nella scheda Home della barra multifunzione nel gruppo Aggiungi gadget fare clic su una delle opzioni seguenti:
  • Vendite
  • Marketing
  • Gestione progetti
  • Generale
  1. Fare clic sul gadget che si desidera visualizzare.

Il gadget verrà visualizzato nel dashboard. Scorrere verso il basso per visualizzare altri gadget.

Aggiungere un gadget a un'area di lavoro

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    • Gestione contatti.
    • Vendite.
    • Marketing.
    • Gestione progetti.
  1. Fare clic sulla scheda Gadget della barra multifunzione.
  2. Nel gruppo Aggiungi gadget fare clic su una delle opzioni seguenti:
    • Vendite
    • Marketing
    • Gestione progetti
    • Generale

Scheda Gadget

Scheda Gadget della barra multifunzione.
  1. Fare clic sul gadget che si desidera visualizzare.

Il gadget verrà visualizzato nella parte superiore dell'area di lavoro.

 Suggerimento   Quando si aggiunge un gadget, viene visualizzata automaticamente l'area dei gadget.

Rimuovere un gadget

  • Nel gadget che si desidera rimuovere, fare clic sul pulsante Rimuovi Rimozione del gadget.

Il gadget verrà chiuso e i gadget rimanenti verranno spostati verso l'alto o lateralmente per occupare lo spazio lasciato vuoto dal gadget rimosso.

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Utilizzare i gadget

Ogni gadget include numerosi pulsanti.

Fare clic su Risultato
Aggiornamento del gadget Aggiorna     Aggiorna i dati eseguendo query sul database di Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.) e quindi visualizzando le informazioni correnti.
Creazione di un report Avvia report     Visualizza il report su cui sono basati i dati del gadget.
Opzioni Opzioni     Apre una finestra di dialogo che è possibile utilizzare per selezionare i dati nel gadget e le modalità di visualizzazione dei dati.
Chiusura del gadget

Rimuovi     Rimuove il gadget da un'area di lavoro o dal dashboard.

 Nota   Le aree di lavoro e il dashboard operano in modo indipendente. Eliminando un gadget da un'area di lavoro, questo non viene rimosso anche dal dashboard.

 Nota   I gadget non possono essere ridimensionati.

Scegliere i dati visualizzati in un gadget

Ogni gadget mostra solo un piccolo campione di informazioni, ma è possibile scegliere con precisione quali informazioni visualizzare. È perfino possibile aggiungere lo stesso gadget al dashboard o a un'area di lavoro più di una volta, scegliendo diverse visualizzazioni dei dati in ogni elemento.

  1. Fare clic sul pulsante Opzioni Opzioni in un gadget.
  2. Controllare le selezioni negli elenchi e nelle caselle di controllo della finestra di dialogo e quindi sulle opzioni che si desidera visualizzare nel gadget.
  3. Se si desiderano visualizzare etichette nel gadget, in Grafico selezionare una delle caselle di controllo seguenti per visualizzare le etichette:
    • Titoli assi. Visualizza le etichette per i dati negli assi x e y del grafico del gadget.
    • Sottotitolo. Visualizza un'etichetta che descrive i dati nel gadget, come ad esempio Opportunità generate dalle attività correnti.
    • Legenda. Visualizza le etichette per ciascuno dei colori e delle barre nel gadget. Questa opzione non è disponibile per ogni gadget.
  4. Fare clic su OK. I dati del gadget verranno aggiornati.

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Disporre o spostare i gadget

È possibile spostare i gadget nelle aree di lavoro o nel dashboard.

Per spostare un gadget, trascinarlo nella nuova posizione nell'area di lavoro o nel dashboard. Nel dashboard gli altri gadget si sposteranno verticalmente o orizzontalmente per riempire lo spazio lasciato vuoto.

Nelle aree di lavoro i gadget vengono mostrati in una singola riga. Per visualizzare i gadget non visibili in un'area di lavoro, fare clic sulle frecce per scorrere verso destra o verso sinistra.

Nel dashboard i gadget vengono mostrati in colonne ed è possibile espandere verticalmente il dashboard per visualizzare fino a 20 gadget. È possibile scegliere di utilizzare da una a quattro colonne per visualizzare i gadget.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Business Contact Manager per visualizzare il dashboard.
  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.
  3. Nel gruppo Colonne fare clic sul numero di colonne che si desidera visualizzare.

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Visualizzare un report da un gadget

Ogni gadget consente di generare un report dai dati che visualizza. Per visualizzare un report da un gadget, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Fare clic sul pulsante Avvia report Creazione del report nel gadget.

Nel report verranno visualizzati tutti i dati dal gadget, insieme a ulteriori informazioni correlate. Se ad esempio è stato aperto il report dal gadget Clienti inattivi, è possibile visualizzare un elenco dei clienti che non hanno avuto contatti con l'azienda negli ultimi 30 giorni, insieme a nome dell'account, numero di telefono, fase di vendita e data di chiusura per ogni cliente.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010