Utilizzare contatti commerciali in Business Contact Manager

È possibile utilizzare record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.) Contatto commerciale per organizzare e archiviare numerose informazioni sulle persone con cui si intrattengono rapporti commerciali.

In questo articolo viene descritto come creare nuovi record e come completare il modulo Contatto commerciale.

Per saperne di più


Con i record Contatto commerciale è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Aggiungerli utilizzando diversi metodi.
  • Assegnarli a un dipendente oppure a un collaboratore.
  • Collegarli ad account.

Collegando i contatti commerciali a record Account è possibile collegare le informazioni sui contatti commerciali alle informazioni sulle aziende per cui lavorano. Quando si collegano uno o più contatti commerciali a un record Account, ad esempio, la cronologia comunicazioni del record Account include gli elementi della cronologia comunicazioni di ognuno dei contatti commerciali collegati all'account.

  • Collegare elementi della cronologia comunicazioni ai contatti commerciali, verificare i messaggi di posta elettronica e filtrare l'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.

Nella pagina Cronologia del record Contatto commerciale è possibile tenere traccia di molte attività correlate al contatto commerciale, ad esempio chiamate telefoniche, messaggi di posta elettronica, lettere o file.

 Suggerimento   È possibile collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record Contatto commerciale. Per ulteriori informazioni, vedere Collegare e verificare messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  • Convertire un contatto commerciale in un cliente potenziale o un altro tipo di record basato sul tipo Contatto commerciale.
  • Modificare le informazioni contenute nei record Contatto commerciale.
  • Personalizzare il modulo Contatto commerciale aggiungendo o rimuovendo campi ed elementi negli elenchi dei campi.

Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli esistenti o la creazione di altri moduli per l'archiviazione delle informazioni commerciali, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Creare nuovi record Contatto commerciale

I record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.) Contatto commerciale consentono di tenere traccia delle informazioni di cui si dispone sulle persone con cui si intrattengono rapporti commerciali.

Contenuto della sezione


Per inserire le informazioni nei record Contatto commerciale sono disponibili diversi modi. È possibile digitare le informazioni nei record, importare dati da Outlook o altre applicazioni e copiare un contatto di Outlook.

Le informazioni possono includere:

 Suggerimento   È possibile personalizzare i moduli Contatto commerciale aggiungendo campi specifici della propria attività o spostando le sezioni per mettere in evidenza le informazioni più importanti. Ad esempio, un fioraio può creare un campo denominato “Fiore preferito” e un'azienda di riscaldamento può creare un campo denominato "Modello di caldaia". Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione dei moduli, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Aggiungere manualmente un nuovo record Contatto commerciale

Per aprire un modulo Contatto commerciale vuoto e immettere alcuni dati chiave è sufficiente un minuto. Salvando il modulo verrà creato il nuovo record Contatto commerciale. Successivamente sarà possibile riaprire il record e aggiungere ulteriori dettagli in base allo sviluppo della relazione.

Modulo Contatto commerciale: visualizzazione Generale

Tra il modulo Contatto commerciale e il modulo Contatto di Outlook è possibile rilevare molte somiglianze.

Aprire un modulo Contatto commerciale

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.
  2. Nel gruppo Nuovo della barra multifunzione fare clic su Nuovo contatto commerciale.

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Completare il modulo Contatto commerciale

Così come la maggior parte degli altri moduli, il modulo Contatto commerciale include le pagine Generale, Dettagli e Cronologia.

È possibile personalizzare il modulo spostando le sezioni e i campi, rinominando i campi e aggiungendo voci agli elenchi. Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli esistenti o la creazione di altri moduli per l'archiviazione delle informazioni commerciali, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Pagina Generale

        Sezione Contatto commerciale
  1. Immettere nome completo e posizione del contatto commerciale. Selezionare il nome per Archivia come così come nel modulo di un contatto di Outlook.

 Nota   Nome completo è l'unico campo obbligatorio. L'aggiunta di informazioni negli altri campi è facoltativa.

  1. Assegnare il contatto commerciale     Per assegnare il contatto commerciale a un altro dipendente, fare clic sul nome del dipendente nel campo Assegnato a.

 Nota   Nell'elenco Assegnato a sono riportati i nomi dei dipendenti con cui è stato condiviso il database Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

Sezione Informazioni società

Per archiviare il nome della società del contatto commerciale è possibile utilizzare il campo Società oppure il campo Account. Utilizzare il campo Società se non si utilizzano record Account.

Sezione Account collegato

Account collegato

  1. Collegare il contatto commerciale a un account     Fare clic su Account per collegare il contatto commerciale a un account (account: Organizzazione o azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio servizi di consulenza o assistenza, un account può essere rappresentato anche da un cliente.).
  2. Nella finestra di dialogo Selezionare un account da collegare al contatto commerciale fare clic sull'account e quindi su Collega a.

Il vantaggio offerto dal collegamento dei contatti commerciali a un account risiede nel fatto che la cronologia comunicazioni del contatto commerciale è riportata anche nella cronologia comunicazioni del record Account. Se più contatti commerciali sono collegati allo stesso account, la cronologia comunicazioni di ogni contatto commerciale collegato è inclusa nella cronologia comunicazioni dell'account. È così possibile visualizzare l'intera cronologia comunicazioni e tutti i contatti commerciali associati a un'organizzazione in un'unica posizione. Per ulteriori informazioni sulla selezione di un record per il collegamento, vedere Collegare record in Business Contact Manager.

Sezioni Internet, Numeri di telefono, Indirizzi e Biglietto da visita
  1. Immettere gli indirizzi di posta elettronica e pagina Web, i numeri di telefono e gli indirizzi dell'ufficio e dell'abitazione. Immettere le informazioni necessarie per completare il biglietto da visita così come nel modulo di un contatto di Outlook.

Se accanto al nome di un campo, ad esempio Posta elettronica, è presente una freccia, significa che nel campo è possibile immettere più voci.

 Suggerimento   Se per un contatto commerciale si immettono più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per definire l'indirizzo utilizzato nella stampa unione.

Sezione Informazioni sull'origine

Informazioni sull'origine

  1. Nella sezione Informazioni sull'origine immettere informazioni nei campi seguenti:
    • Origine     Fare clic sul metodo o sull'azione tramite cui il contatto commerciale ha conosciuto l'azienda, ad esempio un annuncio pubblicitario o passaparola.
    • Autore segnalazione     Fare clic su questo pulsante per selezionare l'attività di marketing o il record commerciale di altro tipo (ad esempio, un altro contatto commerciale) che ha messo il contatto commerciale in contatto con l'azienda.

 Suggerimento   Se si immette il nome di un'attività di marketing, Business Contact Manager per Outlook potrà tenere traccia del tipo e del numero di record risultanti dall'attività. Collegherà inoltre il record dell'attività di marketing al contatto commerciale. Per ulteriori informazioni sulle attività di marketing, vedere Eseguire attività di marketing per i propri prodotti e servizi in Business Contact Manager.

Sezione Commenti
  1. Nella sezione Commenti digitare note, incollare commenti da altri file o allegare file, elementi di Outlook o biglietti da visita.

Commenti con indicatore di data e ora

 Suggerimento   Se più colleghi lavorano con un contatto commerciale, può essere utile annotare quando è stato immesso un commento. Per registrare la data e l'ora di ogni voce, fare clic su Aggiungi indicatore data e ora.

Pagina Dettagli

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Dettagli per visualizzare la pagina Dettagli.
  2. Immettere ulteriori informazioni di carattere professionale sulla persona e dati come data di nascita e stato pagamenti, specificare se il record è attivo e selezionare il metodo di comunicazione preferito.

Pagina Cronologia

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia per visualizzare la pagina Cronologia.
  2. Aggiungere o visualizzare elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica, note commerciali o appuntamenti.

MostraCome aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni

  1. In Cronologia comunicazioni fare clic su Nuovo e quindi sul tipo di elemento che si desidera aggiungere.
  2. Digitare le informazioni nel modulo e quindi fare clic su Salva & chiudi.

Per ulteriori informazioni sugli elementi della cronologia comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  1. Se si desidera recuperare un elemento specifico, è possibile eseguire una ricerca o applicare un filtro nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.
  • Nella casella Cerca digitare le informazioni che si desidera cercare e quindi fare clic sul pulsante Cerca Icona di ricerca.

 Nota   La ricerca verrà eseguita solo nei campi Oggetto e Collegato a. Per visualizzare tutti gli elementi di un determinato tipo, ad esempio i messaggi di posta elettronica, utilizzare un filtro.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.
  2. Nel gruppo Filtro eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Fare clic sul tipo di filtro che si desidera applicare, ad esempio Tipo di elemento, e quindi fare clic sul filtro.
    • Fare clic su Filtro e quindi selezionare i criteri per il filtro.

Per ulteriori informazioni sui filtri, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

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Importare contatti commerciali da un'altra applicazione

È possibile importare (importare: Trasferire informazioni da un sistema o un programma in un altro. Il sistema o il programma di destinazione dei dati deve in qualche modo supportare il formato interno o la struttura dei dati.) record Contatto commerciale e di altro tipo da applicazioni come ACT! e Microsoft Excel.

Per informazioni sull'importazione di dati da altre applicazioni o dalla cartella Contatti di Outlook, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

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Spostare o copiare contatti di Outlook in Business Contact Manager

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Contatti.
  2. Nell'elenco Contatti fare clic sul contatto che si desidera spostare in Business Contact Manager per Outlook.

    MostraSelezione di più record

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC, quindi selezionare il primo e l'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL, e fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su un record, quindi premere CTRL+A.

 Suggerimento   Per copiare l'intero contenuto della cartella Contatti di Outlook in Business Contact Manager, importare la cartella in Contatti commerciali. Per informazioni sull'importazione, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

  1. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Spostare il contatto    
      1. Fare clic su Crea record.
      2. Scegliere Sposta in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale o sul tipo di record desiderato.
    • Copiare il contatto    
      1. Fare clic su Crea record.
      2. Scegliere Copia in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale o sul tipo di record desiderato.

 Suggerimento   Se si desidera accedere ai contatti commerciali dal cellulare così come per i contatti di Outlook, è possibile utilizzare la caratteristica Sincronizzazione contatti commerciali per includere i contatti commerciali nella cartella Contatti di Outlook. Per informazioni su Sincronizzazione contatti commerciali, vedere Accedere ai contatti commerciali in remoto: utilizzare la sincronizzazione in Business Contact Manager.

 Importante   Se la caratteristica Sincronizzazione contatti commerciali è attivata, è possibile che nella cartella Contatti risultino presenti record duplicati. Poiché la caratteristica Sincronizzazione contatti commerciali include automaticamente i record Contatto commerciale nella cartella Contatti di Outlook, i contatti che vengono spostati o copiati nella cartella Contatti commerciali verranno visualizzati nella cartella Contatti anche come contatti commerciali.

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Creare un record Contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica

È possibile creare un record Contatto commerciale da un messaggio di posta elettronica di un nuovo cliente.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Posta in arrivo.
  2. Fare doppio clic su un messaggio di posta elettronica per aprirlo.
  3. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Crea record.
  4. Fare clic su Contatto commerciale oppure digitare il record Contatto commerciale che si desidera creare utilizzando l'indirizzo di posta elettronica nella riga Da del messaggio.

 Suggerimento   Per creare contatti commerciali da altri indirizzi di posta elettronica presenti in un messaggio fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome, scegliere Crea in Business Contact Manager e quindi fare clic su Contatto commerciale.

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Convertire un record Cliente potenziale in un record Contatto commerciale

Le informazioni su un cliente potenziale vengono in genere archiviate in un record Cliente potenziale. Quando tale persona diventa un cliente effettivo, è possibile convertire il record Cliente potenziale in un record Contatto commerciale.

È inoltre possibile convertire un contatto commerciale in un cliente potenziale o un altro tipo di record basato sul tipo Contatto commerciale.

 Nota   È possibile creare nuovi tipi di record, ad esempio Dipendente o Fornitore, a partire dal modulo Contatto commerciale. Per ulteriori informazioni sulla creazione di nuovi tipi di record, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.
  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda Clienti potenziali.
  3. Fare doppio clic sul record che si desidera convertire.
  4. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Converti in e quindi su Contatto commerciale.
  5. Modificare il nuovo record in base alle esigenze.
  6. Al termine, fare clic su Salva & chiudi.

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Modificare i record Contatto commerciale

Intrattenendo rapporti commerciali si apprendono ulteriori informazioni sui contatti commerciali, ad esempio come preferiscono essere contattati, i nomi dei loro assistenti, i nuovi numeri di telefono e così via. Gestire questo flusso di informazioni è un'attività quotidiana che può essere semplificata aggiornando e salvando continuamente i record Contatto commerciale. È possibile aprire un record Contatto commerciale per aggiungere o modificare informazioni oppure visualizzare elementi della cronologia comunicazioni come i messaggi di posta elettronica collegati al contatto commerciale.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.
  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda Contatti commerciali, quindi:
    • Scorrere fino al contatto commerciale che si desidera aprire e quindi fare doppio clic su di esso.

Oppure

  • Utilizzare la casella di ricerca per digitare le informazioni sul contatto commerciale desiderato e quindi fare doppio clic sul record.
  1. Aggiungere o modificare le informazioni desiderate.

 Suggerimento   Se si dispone di un indirizzo di posta elettronica per l'account, è possibile fare in modo che i messaggi di posta elettronica inviati a o da tale account vengano inclusi automaticamente nella cronologia comunicazioni del record. Nel gruppo Modifica fare clic su Verifica posta elettronica e quindi su Gestisci collegamento e verifica. Selezionare la casella di controllo relativa all'indirizzo di posta elettronica dell'account e quindi fare clic su OK. Per ulteriori informazioni sul collegamento automatico dei messaggi di posta elettronica ai record, vedere Collegare e verificare messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  1. Al termine, fare clic su Salva & chiudi.

 Suggerimento   Grazie a una caratteristica denominata Modifica in blocco è possibile modificare il contenuto di un campo in più record Contatto commerciale. Ciò si rivela utile, ad esempio, se si desidera immettere un indirizzo Web per una decina di contatti commerciali che lavorano tutti presso la stessa società. Per ulteriori informazioni su come modificare contemporaneamente più record, vedere Modificare diversi record contemporaneamente in Business Contact Manager.

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Filtrare l'elenco dei contatti commerciali

Anziché scorrere tutti i contatti commerciali alla ricerca delle informazioni desiderate, è possibile filtrare qualsiasi elenco di contatti commerciali in modo da visualizzare solo i record a cui si è interessati.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.
  2. Nell'area di lavoro fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda Contatti commerciali e quindi scegliere Modifica.
  3. Nella finestra di dialogo Modifica scheda fare clic su Filtro.
  4. Nella finestra di dialogo Filtra contatti commerciali è possibile utilizzare una o entrambe le opzioni seguenti:
    • Filtro semplice     Selezionare o deselezionare le categorie preimpostate.
    • Filtro avanzato     Creare più filtri per perfezionare la selezione.

L'elenco filtrato può essere utilizzato per creare una scheda personalizzata, un elenco chiamate o una lista di distribuzione, nonché come base per un report o un gadget.

Per ulteriori informazioni sui filtri, vedere Filtrare record in Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sui report, vedere Utilizzare report e grafici in Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare gadget in Business Contact Manager.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010