Utilizzare attività di progetto in Business Contact Manager

Per agevolare il completamento di un progetto commerciale, è possibile suddividerlo in una serie di attività (attività: Progetto, assegnazione o incarico personale oppure lavorativo di cui deve essere tenuta traccia durante il completamento.) di progetto, che possono essere organizzate nell'ordine in cui devono essere eseguite e assegnate ai membri del team.

A ogni attività vengono assegnate una data di inizio e una scadenza. Via via che lo stato di avanzamento di un'attività progredisce, è possibile aggiornare il livello di completamento. Grazie a queste informazioni è possibile visualizzare il progetto commerciale come un grafico a barre su una cronologia. Questo consente di disporre di un'utile rappresentazione grafica dello stato del processo e delle attività mancanti per il suo completamento.

In questo articolo viene illustrato come creare, assegnare, aggiornare e tenere traccia delle attività di progetto.

Per informazioni sull'eliminazione di record, incluse le attività di progetto, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

Per saperne di più


Creare e assegnare le attività di progetto

Quando si crea un progetto commerciale, come ad esempio una presentazione per la vendita, questo può includere numerose attività di progetto. Ad esempio:

  • Allestimento della sala per la presentazione
  • Selezione del servizio di catering
  • Creazione, produzione e distribuzione dei materiali per la vendita.

È possibile assegnare queste attività a qualsiasi utente con cui è stato condiviso il database di Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.).

 Nota   Non è possibile collegare file o messaggi di posta elettronica alle attività di progetto, tuttavia è possibile allegare elementi come file e messaggi di posta elettronica nella sezione Commenti di un record Attività di progetto.

Creare una nuova attività di progetto

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel gruppo Nuovo della barra multifunzione fare clic su Nuova attività di progetto.

Completare il modulo Attività di progetto

Il modulo Attività di progetto include le pagine Generale e Dettagli. Per impostazione predefinita, viene visualizzata la pagina Generale.

Pagina Generale

È possibile utilizzare questa visualizzazione per registrare informazioni relative all'attività di progetto, inclusi gli utenti a cui l'attività di progetto è assegnata, il progetto commerciale a cui è collegata, la scadenza e lo stato.

Sezione Informazioni sull'attività di progetto
  1. Nella casella Oggetto digitare un nome per l'attività di progetto (obbligatorio).
  2. Assegnare l'attività di progetto a un membro del team o un dipendente    Fare clic sul nome dell'utente nell'elenco Assegnato a.

     Nota    Nell'elenco Assegnato a sono riportati i nomi dei dipendenti con cui è stato condiviso il database di Business Contact Manager. Per informazioni su come condividere il database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

Sezione Progetto collegato
  1. Fare clic sul pulsante Collega a per selezionare il progetto commerciale a cui è collegata l'attività di progetto corrente (obbligatorio).

 Nota   Un'attività di progetto può essere collegata a un solo progetto commerciale. Se l'attività di progetto è stata creata da un modulo Progetto commerciale, questa informazione viene immessa automaticamente.

Sezione Impostazioni attività di progetto
  1. Nelle caselle Data inizio e Scadenza immettere le date per l'inizio e la scadenza dell'attività.

Le informazioni sulla data di inizio vengono aggiunte nella parte superiore del record, sotto la barra multifunzione.

  1. Nella casella Stato fare clic su una descrizione dello stato dell'attività di progetto.
  2. Nella casella % completamento immettere un numero compreso tra 0 e 100.
  3. Selezionare la casella di controllo Importante se l'attività di progetto richiede particolare attenzione da parte dell'utente a cui è assegnata.

L'attività viene aggiunta all'elenco delle attività dell'utente nella barra Da fare di Outlook.

  1. Nella casella Priorità selezionare un livello di priorità (Bassa, Normale o Alta) per l'attività di progetto.

Per personalizzare l'elenco, fare clic su Modifica elenco. Per informazioni sulla personalizzazione di un elenco, vedere la sezione relativa alla creazione o modifica di elenchi nell'articolo Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

  1. Selezionare la casella di controllo Promemoria per impostare un promemoria per l'utente a cui è assegnata l'attività di progetto e quindi fare clic sulla freccia e selezionare la data e l'ora.
Sezione Commenti
  1. Digitare o incollare commenti oppure allegare file o altri elementi di Outlook, quali messaggi di posta elettronica, nel campo Commenti.

     Nota   I file allegati e gli elementi di Outlook vengono elencati nel campo Commenti. Gli elementi non vengono elencati nella pagina Cronologia del progetto commerciale collegato.

  2. Fare clic sul pulsante Aggiungi indicatore data e ora per aggiungere la data e l'ora ai commenti.
  3. Se sono state immesse tutte le informazioni sull'attività di progetto, fare clic su Salva e chiudi. In caso contrario, passare alla sezione seguente dell'articolo.
Pagina Dettagli

È possibile utilizzare questa pagina per registrare la data di completamento, le ore di lavoro completate e qualsiasi indennità di trasferta che può essere rimborsata o di cui è necessario tenere traccia.

  1. Per visualizzare la pagina Dettagli, nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Dettagli.
  2. Immettere la data in cui l'attività di progetto è stata completata nella casella Data completamento.
  3. Immettere il numero totale di ore di lavoro stimate per l'attività nella casella Lavoro totale.
  4. Immettere il numero di ore di lavoro effettivo nella casella Lavoro effettivo.
  5. Immettere l'indennità di trasferta applicabile per l'attività di progetto nella casella Indennità trasferta.
  6. Fare clic su Salva e chiudi.

 Suggerimento    Dopo avere salvato l'attività di progetto, i dettagli sull'attività vengono visualizzati nella sezione Informazioni sulle attività di progetto del progetto commerciale collegato.

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Assegnare un'attività di progetto

 Nota    È possibile assegnare un'attività di progetto a un'altra persona solo se il database di Business Contact Manager è condiviso con altri utenti. Per ulteriori informazioni su come condividere il database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel riquadro dell'elenco fare clic sulla scheda Attività di progetto e quindi fare doppio clic sull'attività di progetto per aprirla.
  3. Nel record dell'attività di progetto, nell'elenco Assegnato a, fare clic su un nome.

     Nota    Verranno visualizzati nomi nell'elenco Assegnato a solo se il database è stato condiviso con altri utenti.

  4. Fare clic su Salva e chiudi.

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Aggiornare un'attività di progetto assegnata all'utente corrente

Per mantenere aggiornato lo stato di avanzamento del progetto commerciale, le attività di progetto devono essere aggiornate man mano che l'utente e i colleghi eseguono il lavoro relativo a queste attività. Quando un'attività di progetto è assegnata all'utente corrente, verrà visualizzata sulla barra Da fare di Outlook.

MostraCome?

  1. Nella barra multifunzione di Outlook fare clic sulla scheda Visualizza.
  2. Nel gruppo Layout fare clic su Barra Da fare e quindi eseguire le seguenti operazioni:
  • Se la barra Da fare non è visualizzata, fare clic su Normale.
  • Se l'elenco delle attività non è incluso nella barra Da fare, ripetere i passaggi precedenti e quindi fare clic su Elenco attività.

Aggiornare un'attività di progetto

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel riquadro dell'elenco, nella scheda Attività di progetto, fare doppio clic sull'attività di progetto per aprirla.
  3. Nella sezione Impostazioni attività di progetto aggiornare lo stato corrente, la percentuale di completamento e verificare se l'attività richiede l'intervento del responsabile del progetto.
  4. Nella sezione Commenti è possibile incollare commenti (commenti: Campo in un record di Business Contact Manager per Outlook che consente all'utente di scrivere o incollare note per l'account, il contatto commerciale, l'opportunità o il progetto commerciale.) da altri file oppure digitare direttamente dei commenti in questo campo. Fare clic sul pulsante Aggiungi indicatore data e ora per aggiungere la data e l'ora ai commenti.
  5. Fare clic su Salva e chiudi.

 Nota    Dopo avere salvato il record dell'attività di progetto, le informazioni più recenti sull'attività vengono visualizzate nella sezione Informazioni sulle attività di progetto del record del progetto commerciale collegato.

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Tenere traccia delle attività di progetto collegate al progetto commerciale

Il proprietario del progetto commerciale può tenere traccia dello stato di avanzamento delle attività di progetto visualizzando i gadget delle attività di progetto, come Attività di progetto - Scadenza vicina, oppure visualizzando le attività di progetto nella sezione Informazioni sulle attività di progetto di un record di progetto commerciale.

Nei gadget delle attività di progetto sono visualizzate informazioni su tutte le attività di progetto relative a tutti i progetti commerciali.

Per informazioni su come visualizzare i gadget nell'area di lavoro Gestione progetti, vedere Utilizzare i gadget in Business Contact Manager.

Visualizzare le attività di progetto di un singolo progetto commerciale

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel riquadro dell'elenco, nella scheda Progetti commerciali, fare doppio clic sul progetto commerciale che si desidera esaminare.

Nella sezione Informazioni sulle attività di progetto vengono visualizzate le informazioni relative a ogni attività di progetto. È possibile fare doppio clic su qualsiasi attività di progetto per aprirla e visualizzare informazioni più dettagliate.

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Creare un grafico delle attività di progetto su una cronologia

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Report.
  3. Nel gruppo Gestione progetti fare clic su Attività di progetto e quindi selezionare Attività di progetto - Tutte.
  4. Nella finestra del report, nel gruppo Ordina e filtra della barra multifunzione fare clic su Filtro.
  5. Nella finestra di dialogo Filtra attività di progetto fare clic sulla scheda Filtro avanzato.
  6. Nell'elenco Nome campo fare clic su Collegato a. Nell'elenco Criterio fare clic su Uguale e nella casella Valore digitare il nome del progetto commerciale di cui si desidera tenere traccia.
  7. Fare clic su OK.
  8. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Grafico.

Le attività di progetto del progetto commerciale vengono visualizzate come barre di colore verde su una cronologia. Una linea nera all'interno della barra di un'attività indica la percentuale di completamento dell'attività.

 Suggerimento    È possibile visualizzare ulteriori elementi del grafico. Nel gruppo Grafico della barra multifunzione fare clic su Etichette e quindi selezionare le etichette che si desidera visualizzare.

Per ulteriori informazioni su report e filtri, vedere Utilizzare report e grafici in Business Contact Manager e Filtrare i record in Business Contact Manager.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010