Tenere traccia delle opportunità di vendita potenziali in Business Contact Manager

Un record Opportunità (record Opportunità: Posizione in cui sono memorizzate le informazioni sull'opportunità, incluse le informazioni immesse nel modulo Opportunità, i record collegati e gli elementi della cronologia comunicazioni.) consente di archiviare informazioni sugli ordini di vendita potenziali e può aiutare a tenere traccia dei crescenti rapporti commerciali con un cliente (cliente: Persona o società a cui vengono venduti prodotti o servizi.) attuale o potenziale.

In questo articolo viene descritto come utilizzare i record Opportunità per registrare informazioni dettagliate sui prodotti o servizi che interessano al cliente e i rapporti con questo intercorsi.

Per saperne di più


Creare un record Opportunità

Ogni record Opportunità creato deve essere collegato a un record Account (account: Organizzazione o azienda con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio servizi di consulenza o assistenza, un account può essere rappresentato anche da un cliente.) o Contatto commerciale (contatto commerciale: Persona con la quale vengono gestiti i rapporti commerciali per una società o un'organizzazione.). Allo scopo di tenere traccia delle interazioni con i clienti è possibile collegare a un record Opportunità elementi della cronologia comunicazioni (elemento della cronologia comunicazioni: Elemento, ad esempio un appuntamento, una nota commerciale, un messaggio di posta elettronica o un'attività, collegato a un account, a un contatto commerciale, a un'opportunità o a un progetto commerciale.) quali le note commerciali (nota commerciale: Utilizzata dall'utente per registrare i dettagli di una transazione o di una comunicazione commerciale e per collegarla con la cronologia di un account, un contatto commerciale, un'opportunità o un progetto commerciale.), le attività, gli appuntamenti, le note telefonata (nota telefonata: Dettagli relativi a una comunicazione telefonica che è possibile collegare alla cronologia comunicazioni di un account, un contatto commerciale, un'opportunità o un progetto commerciale.) e i file. Tali elementi della cronologia vengono aggiunti anche alla cronologia dell'account o del contatto commerciale collegato.

Se si desidera personalizzare le fasi e le attività di vendita incluse, vedere Personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita. Se si desidera personalizzare il modulo Opportunità tramite l'aggiunta o la rimozione di campi, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Aprire un modulo Opportunità

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.
  1. Per aprire un nuovo modulo Opportunità vuoto, fare clic su Nuova opportunità sulla barra multifunzione.
  2. Per aprire un record Opportunità esistente, nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record Opportunità che si desidera aprire.

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Compilare il modulo Opportunità

  1. Digitare o selezionare le informazioni che si desidera registrare nel modulo Opportunità.

Tale modulo è costituito dalle pagine seguenti:

MostraGenerale. In questa pagina sono disponibili informazioni di carattere generale relative all'opportunità, nonché lo stato, l'origine e le condizioni finanziarie.

MostraInformazioni sull'opportunità

  • Titolo opportunità (obbligatorio). Digitare un nome per l'opportunità.
  • Assegnato a. Fare clic sul nome della persona che terrà traccia dell'opportunità e la chiuderà.

 Nota   Nell'elenco Assegnato a vengono inclusi solo i nomi dei dipendenti con cui è stato condiviso il database di Business Contact Manager o a cui si è concesso l'accesso a tale database. Per ulteriori informazioni su come aggiungere nomi e condividere il database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti .

  • Tipo. Fare clic sul tipo di ordine di vendita potenziale per il record.

MostraAccount o contatto commerciale collegato

 Nota   Un'opportunità può essere collegata solo a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

MostraInformazioni sulle vendite

  • Probabilità. Digitare una percentuale che rappresenti il grado di probabilità con cui l'opportunità si trasformerà in una vendita. La percentuale di probabilità viene utilizzata per calcolare il valore del campo Ricavi previsti in base al totale dei prodotti e servizi elencati nella sezione Prodotti/servizi.
  • Ricavi previsti. Vengono calcolati automaticamente in base alla percentuale di probabilità e al totale dei prodotti e servizi elencati nella sezione Prodotti/servizi.
  • Data chiusura. Fare clic sulla data entro cui si prevede una vendita.
  • Condizioni pagamento. Fare clic sulla modalità che il cliente sceglierà per pagare i prodotti o servizi.
  • Data scadenza. Fare clic sulla data in cui scadrà l'offerta.
  • Data consegna. Fare clic sulla data di consegna indicata al cliente.

MostraProdotti/servizi

Aggiungere i prodotti e servizi (prodotti o servizi: Beni e servizi acquistati o venduti oppure offerti per l'acquisto o la vendita.) che interessano il cliente.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Aggiungi. Per aggiungere un nuovo prodotto o servizio, fare clic su Aggiungi.

Nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio digitare o selezionare le informazioni desiderate. Per ulteriori informazioni sul completamento del modulo Aggiungi prodotto o servizio, vedere Gestire l'Elenco prodotti/servizi in Business Contact Manager.

  • Modifica. Per modificare un elemento, fare clic su di esso e quindi su Modifica.
  • Rimuovi. Per eliminare un elemento dall'elenco, fare clic su di esso e quindi su Rimuovi.

MostraInformazioni sull'origine

 Suggerimento   Il nome dell'attività di marketing viene utilizzato per tenere traccia del numero di opportunità risultanti da un'attività specifica. Quando si fa clic sul nome di un'attività di marketing in questo campo, Business Contact Manager per Outlook aggiunge l'opportunità alla pagina Verifica dell'attività stessa.

  • Concorrenti. Digitare i nomi degli eventuali concorrenti allo scopo di ricordarsi di verificarne i prezzi in modo da poter offrire prezzi o servizi migliori.

MostraFase di vendita e attività

  • Fase di vendita. Selezionare la fase di vendita dell'opportunità, in modo da poter tenere traccia del relativo stato.

 Suggerimento   È possibile personalizzare questo elenco per includervi informazioni sulle fasi di vendita specifiche della propria società. Fare clic su Modifica elenco e fare riferimento a Personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita.

 Nota   Se si seleziona la fase di vendita Chiusa acquisita o Chiusa persa, il record verrà bloccato sotto forma di file di sola lettura. Se si seleziona la fase di vendita Chiusa acquisita, la probabilità verrà impostata sul 100%. Se si seleziona la fase di vendita Chiusa persa la probabilità verrà impostata sullo 0%.

  • Promemoria. Selezionare questa casella di controllo per ricevere promemoria di Outlook sull'opportunità. Fare clic sulla data e l'ora in cui si desidera ricevere il promemoria.

MostraDettagli. In questa pagina vengono riportati i commenti o le note riguardanti l'opportunità.

È possibile incollare commenti da altri file oppure aggiungere commenti direttamente al record. Per registrare la data e l'ora in cui è stato aggiunto un commento, fare clic su Aggiungi indicatore data e ora.

MostraCronologia. In questa pagina sono elencati tutti gli elementi della cronologia comunicazioni collegati al record Opportunità.

  1. Al termine della compilazione del modulo, fare clic su Salva e chiudi.
  2. Immettere le informazioni che si desidera registrare nel modulo Opportunità.
  3. Dopo avere completato l'immissione delle informazioni nel modulo, fare clic su Salva e chiudi.

 Suggerimento   Se si ha necessità di creare diversi record Opportunità, fare clic su Salva e nuovo per salvare le modifiche e aprire un nuovo modulo Opportunità.

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Personalizzare gli elenchi nel modulo Opportunità

In Business Contact Manager per Outlook vengono utilizzati molti termini commerciali standard, ma è anche possibile creare condizioni di vendita proprie, formule di pagamento e altri elementi contenenti informazioni specifiche dell'azienda.

Ogni elenco personalizzabile include un'opzione Modifica elenco. Selezionare tale opzione per aprire una finestra di dialogo in cui è possibile aggiungere o modificare la terminologia commerciale. Nel modulo Opportunità è possibile personalizzare gli elenchi per i campi Tipo, Condizioni di pagamento, Origine e Fase di vendita.

Per informazioni dettagliate sulla personalizzazione degli elenchi, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita

In Business Contact Manager per Outlook è possibile tenere traccia di tutte le attività da eseguire per trasformare un cliente potenziale in un cliente effettivo. Nel modulo Cliente potenziale è disponibile un set predefinito di fasi e attività di vendita, che può essere tuttavia personalizzato in base alle esigenze aziendali.

 Nota    Solo il proprietario del database può personalizzare le fasi di vendita e le attività di vendita.

Il proprietario del database può modificare il nome e l'ordine di qualsiasi fase di vendita, nonché il nome, l'ordine o la durata delle attività di vendita in qualsiasi fase di vendita. È inoltre possibile impostare promemoria per le attività di vendita.

  1. Aprire la finestra di dialogo Modifica fasi di vendita e attività di vendita eseguendo una delle operazioni seguenti:
  • Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Personalizza, fare clic su Fase di vendita.
  • Fare clic sulla scheda File. Nella scheda Business Contact Manager fare clic su Personalizza e quindi su Modifica fasi di vendita e attività di vendita.
  1. Per aggiungere una nuova fase al processo, fare clic su Aggiungi fase di vendita, digitare un nome per la nuova fase di vendita e quindi fare clic su OK. Utilizzare i pulsante di direzione per spostare le fasi di vendita in alto o in basso nell'elenco.
  2. Per aggiungere un passaggio a una fase di vendita, fare clic su Aggiungi attività di vendita, digitare un nome per l'attività e quindi fare clic sulla durata prevista. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi attività di vendita e quindi utilizzare i pulsanti di direzione per spostare l'attività in alto o in basso nell'elenco.

Finestra di dialogo Modifica attività di vendita in primo piano rispetto alla finestra di dialogo Modifica fasi di vendita e attività di vendita

  1. Per modificare una fase di vendita o un'attività di vendita nell'elenco, fare clic sull'elemento nell'elenco e quindi fare clic su Modifica. Aggiornare le informazioni nella finestra di dialogo visualizzata e quindi fare clic su OK.

 Nota    Non è possibile modificare le fasi di vendita Chiusa acquisita e Chiusa persa.

  1. Per riordinare l'elenco, fare clic su una fase di vendita o un'attività di vendita e quindi utilizzare i pulsanti di direzione per spostarla in alto o in basso nell'elenco. Se si sposta una fase di vendita, tutte le attività di vendita associate verranno spostate di conseguenza.
  2. Un segno di spunta indica qual è la fase di vendita predefinita per tutti i nuovi record Opportunità. Per impostare una fase di vendita predefinita diversa, fare clic sulla fase che si desidera utilizzare e quindi su Imposta come predefinito. Per rimuovere l'impostazione predefinita, fare clic sulla fase di vendita e quindi fare clic su Cancella impostazioni predefinite.
  3. Selezionare la casella di controllo per creare promemoria per ogni attività di vendita con una durata specificata. I promemoria verranno visualizzati nel modulo Opportunità.

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Eliminare le fasi di vendita e le attività di vendita

La rimozione di una fase di vendita o di un'attività di vendita da Business Contact Manager per Outlook potrebbe influire sulle informazioni nei record Opportunità correnti.

L'eliminazione di un'attività di vendita comporta la rimozione dell'attività dall'elenco e dai record che la includono. L'attività eliminata non verrà più visualizzata in alcun record Opportunità, anche se in questi era contrassegnata come completata.

L'eliminazione di una fase di vendita comporta la rimozione della fase dall'elenco e la creazione di una voce vuota in ogni record in cui era utilizzata. In un record Opportunità che si trovava nella fase di vendita eliminata, ad esempio, verrà visualizzato un campo Fase di vendita vuoto all'apertura del record. Quando si elimina una fase di vendita è possibile scegliere se sostituirla con un'altra fase di vendita o con un campo vuoto. Se si decide di sostituirla con un'altra fase di vendita, è possibile aggiungere le attività di tale fase nella fase sostitutiva. In caso contrario, le attività verranno eliminate dalla fase di vendita.

  1. Aprire la finestra di dialogo Modifica fasi di vendita e attività di vendita eseguendo una delle operazioni seguenti:
  • Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Personalizza, fare clic su Fase di vendita.
  • Fare clic sulla scheda File. Nella scheda Business Contact Manager fare clic su Personalizza e quindi su Modifica fasi di vendita e attività di vendita.
  1. Per eliminare un'attività di vendita, selezionare l'attività nell'elenco e quindi fare clic su Elimina.
  2. Per eliminare una fase di vendita, selezionarla nell'elenco e quindi fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo Elimina elemento selezionare un'altra fase di vendita da sostituire a quella eliminata o lasciare vuoto il campo Valore sostitutivo.
  3. Se si seleziona una fase di vendita sostitutiva, sarà possibile selezionare la casella di controllo per spostare tutte le attività di vendita dalla fase di vendita eliminata alla fase di vendita sostitutiva. Le attività verranno aggiunte nella parte superiore dell'elenco di attività esistente e potranno essere riordinate utilizzando i pulsanti di direzione.

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Modificare un record Opportunità

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.
  2. Nell'area di lavoro, nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record che si desidera aprire.

 Suggerimento   Utilizzando l'area di lavoro (area di lavoro: le cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti in Business Contact Manager nelle quali è possibile visualizzare le informazioni commerciali, aprire i record e analizzare i dati commerciali. Le aree di lavoro sono suddivise in una sezione per i gadget e una sessione per le schede. In ogni scheda è elencato un solo tipo di record, ad esempio i clienti potenziali, e ogni scheda include un riquadro di lettura per la visualizzazione di un'anteprima del record selezionato.) Vendite è possibile visualizzare le informazioni di un record senza aprirlo. A tale scopo, da qualsiasi scheda fare clic sul record a cui si è interessati. I dettagli relativi al record verranno visualizzati nel riquadro di lettura. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dell'area di lavoro Vendite, vedere Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

  1. In un record aperto è possibile eseguire tutte le operazioni illustrate di seguito:
    • Modificare le informazioni. Immettere i nuovi dati e apportare le modifiche necessarie. Al termine, fare clic su Salva e chiudi.
    • Stampare il record.

MostraPosizione del comando di stampa

Fare clic sulla scheda File, fare clic sulla scheda Stampa e quindi selezionare le opzioni desiderate.

  • Inviare un messaggio di posta elettronica all'account o al contatto commerciale collegato. Nel gruppo Comunicazione fare clic su Posta elettronica.
  • Fissare un appuntamento con l'account o il contatto commerciale. Nel gruppo Comunicazione fare clic su Convocazione riunione.
  • Categorizzare il record. Nel gruppo Categorie fare clic su Categorizza e quindi sulla categoria a cui si desidera aggiungere questo record. Per informazioni sulla categorizzazione dei record, vedere Utilizzare record in Business Contact Manager.
  • Eliminare il record. Fare clic su Elimina.

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Cambiare l'account o il contatto commerciale collegato a un record Opportunità

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.
  1. Nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record Opportunità che si desidera modificare.
  2. In Account o contatto commerciale collegato fare clic su Collega a.
  3. Nell'elenco Tipo di elemento della finestra di dialogo Collega ad account o contatto commerciale fare clic sul tipo di record, ad esempio Account o Tutti i tipi di contatti commerciali.
  4. Nell'elenco fare clic sul record che si desidera collegare. In alternativa, per cercare un record, digitare un nome nella casella Cerca.

 Nota   Per aggiungere un nuovo record, fare clic sul pulsante Nuovo e quindi completare il modulo.

  1. Fare clic su Collega a per aggiungere l'account o il contatto commerciale e quindi fare clic su OK per tornare al record Opportunità.
  2. Fare clic su Salva e chiudi.

 Nota   Un'opportunità può essere collegata a un solo record di tipo Account o Contatto commerciale.

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Collegare elementi della cronologia comunicazioni a un record Opportunità

Qualsiasi tipo di comunicazione correlata a un'opportunità può essere facilmente collegata al record, consentendo di tenere traccia di tutti i contatti avuti con i clienti. Se si chiama telefonicamente l'account o il contatto commerciale collegato al record Opportunità, creare una nota telefonata. Se si sta tornando da una riunione, trascriverne le minute in una nota commerciale oppure nella convocazione riunione originale di Outlook. Fissare una riunione con il cliente e quindi collegare l'appuntamento al record Opportunità.

 Nota   Tutti gli elementi della cronologia comunicazioni creati a partire da un record Opportunità aperto vengono collegati automaticamente al record.

Per creare un elemento della cronologia comunicazioni (elemento della cronologia comunicazioni: Elemento, ad esempio un appuntamento, una nota commerciale, un messaggio di posta elettronica o un'attività, collegato a un account, a un contatto commerciale, a un'opportunità o a un progetto commerciale.) che sia automaticamente collegato a un record Opportunità, eseguire la procedura seguente:

  1. Aprire un modulo Opportunità.
  2. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Mostra, fare clic su Cronologia.
  1. Fare clic sul pulsante Nuovo e quindi su uno degli elementi seguenti:
  • Nota commerciale
  • Nota telefonata
  • Attività
  • Messaggio
  • Appuntamento
  • File

 Nota   Non è possibile creare un nuovo file, ma è possibile selezionare nel computer un file da collegare al record Opportunità.

  1. Completare il modulo per il nuovo elemento e quindi fare clic su Salva e chiudi oppure su Invia, a seconda dei casi.

 Suggerimento   Per collegare un messaggio di posta elettronica o un appuntamento esistente a un record Opportunità, aprire il messaggio o l'appuntamento e quindi fare clic su Collega a record sulla barra multifunzione. Nell'elenco Tipo di elemento fare clic su Opportunità e quindi sull'opportunità a cui si desidera collegare il messaggio o l'appuntamento.

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Assegnare un'opportunità a un collaboratore

Business Contact Manager per Outlook archivia i dati commerciali in un database. È possibile assegnare un record Opportunità a qualsiasi utente con cui è stato condiviso il database.

  1. Aprire il record Opportunità che si desidera assegnare. È inoltre possibile selezionare più record.

MostraProcedura per la selezione di più record

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo da aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su un record e quindi premere CTRL+A.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic su Assegna a nel gruppo Azioni e quindi sul nome della persona a cui assegnare l'opportunità.


 Note 

  • Nell'elenco Assegnato a sono riportati i nomi dei dipendenti con cui è stato condiviso il database di Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni sulla condivisione, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.
  • Gli utenti o i dipendenti non ricevono notifica dell'assegnazione dei record.

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Contrassegnare un'opportunità come chiusa

  1. Aprire il record Opportunità che si desidera contrassegnare come chiuso.
  2. Nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record Opportunità che si desidera chiudere.
  3. In Attività di vendita fare clic su Chiusa acquisita nell'elenco Fase di vendita per chiudere un'opportunità trasformata in una vendita o su Chiusa persa per chiudere un'opportunità non trasformata in una vendita.
  4. Facoltativamente, nella casella Data chiusura fare clic sulla data effettiva di chiusura per l'opportunità.
  5. Fare clic su Salva e chiudi.

 Nota   Per informazioni su come contrassegnare contemporaneamente più opportunità come chiuse, vedere Modificare contemporaneamente più record di Business Contact Manager.

Tenere traccia delle attività necessarie per chiudere un'opportunità con acquisizione o meno

Oltre a creare attività da eseguire per chiudere una vendita, è possibile creare un progetto commerciale (progetto commerciale: Progetto creato in Business Contact Manager per Outlook e composto da una o più attività di progetto.) contenente attività distinte per i prodotti o servizi da fornire dopo aver acquisito l'opportunità. È possibile assegnare il progetto commerciale complessivo a un collaboratore e assegnare le singole attività del progetto ad altri collaboratori. Il record Progetto commerciale deve essere collegato a un account o a un contatto commerciale.

Per creare un progetto commerciale da un record Opportunità, eseguire la procedura seguente:

  1. Aprire il record Opportunità che si desidera utilizzare.
  2. Nel gruppo Progetto commerciale della barra multifunzione fare clic su Crea progetto.
  3. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea progetto commerciale. Fare clic sul modello che si desidera utilizzare nell'elenco oppure fare clic su Non utilizzare un modello.
  4. Nella casella Nome progetto utilizzare il nome predefinito, ovvero il nome dell'opportunità selezionata, oppure digitare un nome diverso desiderato per il progetto commerciale.
  5. Nella casella Collega a verrà visualizzato l'account o il contatto commerciale collegato all'opportunità selezionata. Per selezionare un account o un contatto commerciale diverso, fare clic su Collega a.
  6. Facoltativamente, immettere una data di inizio per il progetto e quindi fare clic su OK.
  7. Nella finestra del record Progetto commerciale che viene visualizzata, digitare le informazioni che si desidera aggiungere:
  • Per aggiungere account e contatti commerciali al progetto, nella sezione Account e contatti commerciali correlati fare clic su Aggiungi.
  • Per aggiungere attività, nella sezione Informazioni sulle attività di progetto fare clic su Nuova.

Per ulteriori informazioni sul completamento dei moduli Progetto commerciale e Attività di progetto, vedere Utilizzare attività di progetto in Business Contact Manager.

 
 
Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010