Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager

In Business Contact Manager per Outlook con il termine comunicazioni si intendono non solo i messaggi di posta elettronica e le note telefonata, ma anche informazioni quali un file, un'opportunità (opportunità: Possibilità di realizzare una vendita di prodotti o servizi a un account o un contatto commerciale.) o un progetto commerciale correlato a un determinato cliente. Gli elementi diventano parte della cronologia comunicazioni (elemento della cronologia comunicazioni: Elemento, ad esempio un appuntamento, una nota commerciale, un messaggio di posta elettronica o un'attività, collegato a un account, a un contatto commerciale, a un'opportunità o a un progetto commerciale.) relativa al cliente.

In questo articolo viene descritto come creare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni.

Per saperne di più


Creare e collegare elementi della cronologia comunicazioni

Gli elementi della cronologia comunicazioni includono i messaggi di Outlook, gli appuntamenti e le attività. Comprendono inoltre file, record Progetto commerciale (progetto commerciale: Progetto creato in Business Contact Manager per Outlook e composto da una o più attività di progetto.), attività (attività: Progetto, assegnazione o incarico personale oppure lavorativo di cui deve essere tenuta traccia durante il completamento.) di progetto, opportunità, note commerciali (nota commerciale: Utilizzata dall'utente per registrare i dettagli di una transazione o di una comunicazione commerciale e per collegarla con la cronologia di un account, un contatto commerciale, un'opportunità o un progetto commerciale.) e note telefonata (nota telefonata: Dettagli relativi a una comunicazione telefonica che è possibile collegare alla cronologia comunicazioni di un account, un contatto commerciale, un'opportunità o un progetto commerciale.).

Tutti gli elementi della cronologia comunicazioni devono essere collegati a un record. È possibile collegare a un record elementi esistenti, come un messaggio di posta elettronica o un file. In alternativa, è possibile creare un elemento della cronologia comunicazioni all'interno di un record. L'elemento viene automaticamente collegato al record.

Gli elementi vengono elencati nella pagina Cronologia del record e nella cartella Cronologia comunicazioni.

Le opportunità e i progetti commerciali sono gli unici elementi della cronologia comunicazioni che possono contenere altri elementi della cronologia comunicazioni.

Elemento della cronologia comunicazioni Elementi della cronologia comunicazioni ad esso collegabili
Opportunità
  • Messaggio di posta elettronica
  • Nota commerciale
  • Nota telefonata
  • File
  • Attività di Outlook
  • Appuntamento
Progetto commerciale
  • Nota commerciale
  • Nota telefonata
  • File
  • Attività di Outlook
  • Appuntamento
Pagina Cronologia comunicazione di account e contatti commerciali

Account e contatti commerciali ereditano gli elementi della cronologia comunicazioni dei record ad essi collegati.

Se un elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio una nota telefonata, viene collegato a un altro elemento della cronologia comunicazioni, ad esempio un progetto commerciale, la nota telefonata verrà visualizzata nella pagina Cronologia del progetto commerciale e nella pagina Cronologia del record Account o Contatto commerciale a cui il progetto commerciale è collegato.

I record Account e Contatto commerciale ereditano inoltre le attività di progetto dai record Progetto commerciale.

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Creare un elemento della cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento sotto Business Contact Manager fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
  • Gestione contatti.
  • Vendite.
  • Gestione progetti. (Solo progetti commerciali)

MostraLa cartella Marketing non è elencata

Per impostazione predefinita, la cartella Marketing non contiene record Account o Contatto commerciale. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di marketing poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

  1. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.

 Nota   Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di progetto poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

  1. Fare doppio clic sul record a cui si desidera collegare un nuovo elemento della cronologia comunicazioni.
  2. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.
  3. Fare clic sul pulsante Nuovo e quindi sul tipo di elemento della cronologia comunicazioni che si desidera aggiungere.

 Nota   Non è possibile creare nuovi file in Business Contact Manager per Outlook. È possibile collegare ai record solo file esistenti. I tipi di file collegabili sono Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word e i file di immagine. Per ulteriori informazioni, vedere Collegare un file esistente di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word a un record più avanti in questo articolo.

  1. Completare il modulo per il nuovo elemento e quindi fare clic su Salva e chiudi o inviare il messaggio di posta elettronica.

L'elemento verrà elencato nella pagina Cronologia.

 Suggerimento   I file nella cronologia comunicazioni vengono collegati anziché archiviati nel database di Business Contact Manager. Se si condivide il database a utenti che non hanno accesso alla rete ma hanno bisogno di accedere ai file indicati nella cronologia comunicazioni, allegare i file nella sezione Commenti anziché collegarli alla cronologia comunicazioni. Si noti che il limite di dimensione del database è di 4 GB e i file collegati aumentano la dimensione del database.

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Collegare elementi della cronologia comunicazioni esistenti a record

Note commerciali, note telefonata, messaggi di posta elettronica, appuntamenti, attività e file possono essere collegati a più record.

Le opportunità possono essere collegate a un solo record Account o Contatto commerciale.

I progetti commerciali possono essere collegati a più record Account o Contatto commerciale, ma solo uno di questi può essere il record primario.

Le attività di progetto possono essere collegate a un solo record Progetto commerciale.

È sempre possibile modificare il record a cui un elemento della cronologia comunicazioni è collegato. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni più avanti in questo articolo.

Collegare un messaggio di posta elettronica di Outlook, un appuntamento o un'attività esistente a un record

  1. Aprire l'elemento di Outlook (elemento di Outlook: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) che si desidera collegare a un record.
  2. Sulla barra multifunzione fare clic su Collega a record nel gruppo Business.
  3. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record a cui si desidera collegare l'elemento nell'elenco Tipo di elemento.
  4. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

Se si desidera collegare l'elemento a più record, selezionare tali record.

MostraSelezione di più record

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC, quindi selezionare il primo e l'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL, e fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su un record, quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a.

I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.

 Suggerimento   Per collegare un elemento di Outlook a diversi tipi di record, fare clic sul tipo di record nell'elenco Tipo di elemento e quindi fare clic sul record.

  1. Fare clic su OK.

 Suggerimento   Per assicurarsi che tutti i messaggi di posta elettronica provenienti o indirizzati a un account o a un contatto commerciale vengano inclusi nella cronologia comunicazioni di un record, in Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio di posta elettronica che si desidera collegare al record e quindi fare clic su Collega e verifica. Per informazioni su come collegare automaticamente messaggi di posta elettronica a record, vedere Collegare e verificare i messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

 Nota   Nessun indicatore segnala che un messaggio di posta elettronica, un'attività o un appuntamento è collegato a un record. Per sapere a quali record un elemento di Outlook è eventualmente collegato, è possibile fare clic sul pulsante Collega a record nell'elemento.

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Collegare un file esistente di Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher o Word a un record

  1. In Excel, PowerPoint, Publisher o Word aprire il file che si desidera collegare a un record.
  2. Fare clic sulla scheda File.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Collega a record.
  2. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record a cui si desidera collegare il file nell'elenco Cartella.
  3. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

Se si desidera collegare il file a più record, selezionare tali record.

MostraSelezione di più record

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC, quindi selezionare il primo e l'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL, e fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su un record, quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a.

I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.

  1. Fare clic su OK.

Per ulteriori informazioni, vedere Collegare un file a un record di Business Contact Manager.

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Visualizzare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni

È possibile visualizzare e modificare gli elementi della cronologia comunicazioni nella pagina cronologia comunicazioni di un record o nella cartella Cronologia comunicazioni (cartella Cronologia comunicazioni: Cartella accessibile dal menu di Business Contact Manager contenente tutti gli elementi della cronologia comunicazioni, nonché i record ai quali sono collegati.). Gli elementi modificabili sono attività, appuntamenti, note commerciali e note telefonata. Non è possibile modificare i messaggi di posta elettronica.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:
  1. Nel riquadro di spostamento sotto Business Contact Manager fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
  • Gestione contatti.
  • Vendite.
  • Gestione progetti. (Solo progetti commerciali)

MostraLa cartella Marketing non è elencata

Per impostazione predefinita, le attività di marketing non dispongono di una pagina Cronologia. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di marketing poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

  1. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.
  2. Fare doppio clic sul record contenente gli elementi della cronologia comunicazioni che si desidera visualizzare.
  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

Verranno elencati tutti gli elementi della cronologia comunicazioni collegati al record.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.Pulsante Business Contact Manager nel riquadro di spostamento
  1. Fare doppio clic sulla cartella Record commerciali per espanderla e quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

 Nota   Gli elementi della cronologia comunicazioni collegati a più record vengono visualizzati più volte nella cartella Cronologia comunicazioni. Quando si elimina una copia di un elemento della cronologia comunicazioni presente in più copie, le altre copie restano collegate ai record. I nomi dei record collegati vengono visualizzati nella colonna Collegato a della cartella Cronologia comunicazioni.

 Suggerimento   È possibile ordinare o filtrare l'elenco per visualizzare gli elementi desiderati. Fare clic sulla scheda Visualizza e quindi sulla disposizione o sul filtro desiderato. Per informazioni su come applicare un filtro avanzato, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  1. Fare doppio clic sull'elemento della cronologia comunicazioni che si desidera modificare.
  2. Apportare le modifiche desiderate e quindi salvarle.

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Alcuni elementi della cronologia comunicazioni vengono elencati più volte

Un elemento collegato a più record viene elencato più volte nella pagina Cronologia e nella cartella Cronologia comunicazioni.

Nella pagina Cronologia di un record Account o Contatto commerciale un elemento può essere elencato più volte quando:

  • L'elemento è collegato al record Account e i record collegati al record Account sono anch'essi collegati all'elemento. Un record Account eredita gli elementi della cronologia comunicazioni dei record ad esso collegati.
  • L'elemento è collegato al record Contatto commerciale e un'opportunità o un progetto commerciale collegato al contatto commerciale contiene un collegamento allo stesso elemento della cronologia comunicazioni. Un record Contatto commerciale eredita la cronologia comunicazioni delle opportunità e dei progetti commerciali collegati.

Nella cartella Cronologia comunicazioni un elemento viene elencato più volte solo se è collegato a più record. Se un elemento viene elencato nella pagina Cronologia di un record Account perché è stato ereditato dal record Account, ma non è collegato direttamente al record Account, non viene elencato nella cartella Cronologia comunicazioni come collegato al record Account.

Se si modifica un elemento in un record, l'elemento cambia in tutti i record collegati.

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Eliminare un elemento della cronologia comunicazioni

L'eliminazione degli elementi della cronologia comunicazioni non produce sempre lo stesso risultato.

Quando si elimina da un record un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file, l'elemento resta intatto nella propria posizione originale. È possibile collegarvi un altro record in qualsiasi momento. Un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica o un'attività eliminata viene spostata nella cartella Elementi eliminati (cartella Elementi eliminati: Cartella in cui vengono archiviati gli elementi eliminati dall'utente, i quali possono essere eliminati definitivamente solo dal proprietario del database.) in Business Contact Manager per Outlook.

Se si elimina un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica o un'attività dalla propria posizione originale, ma esterna a Business Contact Manager per Outlook, circa 4 KB dell'elemento restano in Business Contact Manager per Outlook. Se si apre un appuntamento, una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file eliminato dalla propria posizione originale, questo verrà visualizzato in un modulo Attività commerciale. Per informazioni, vedere Utilizzare un modulo Attività commerciale più avanti in questo articolo.

Quando si elimina da un record una nota commerciale, un'opportunità o una nota telefonata non collegata ad altri record, l'elemento effettivo viene spostato nella cartella Elementi eliminati di Business Contact Manager per Outlook.

Per eliminare completamente un elemento della cronologia comunicazioni da Business Contact Manager per Outlook, è necessario eliminarlo da ogni record a cui è collegato e svuotare la cartella Elementi eliminati.

 Nota   Solo il proprietario del database può svuotare la cartella Elementi eliminati di Business Contact Manager per Outlook.

Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di record, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.Pulsante Business Contact Manager nel riquadro di spostamento
  1. Fare doppio clic sulla cartella Record commerciali per espanderla e quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.
  2. Fare clic su una o più copie dell'elemento della cronologia comunicazioni che si desidera eliminare.

    MostraSelezione di più record

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC, quindi selezionare il primo e l'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL, e fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su un record, quindi premere CTRL+A.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi selezionati e quindi scegliere Elimina.

 Nota   Non fare clic sul pulsante Elimina disponibile nel gruppo Azioni della barra multifunzione quando ci si trova in un record, perché altrimenti verrà eliminato l'intero record, non solo l'elemento della cronologia comunicazioni selezionato.

Nella tabella seguente vengono elencati gli elementi della cronologia comunicazioni e viene indicato se vengono salvati in Business Contact Manager per Outlook. Se l'elemento viene archiviato solo in Business Contact Manager per Outlook, verrà eliminato insieme al record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale collegato.

Tipo di elemento della cronologia comunicazioni Salvato solo in
Business Contact Manager per Outlook
Nota commerciale
Progetto commerciale
Attività di progetto
Opportunità
Nota telefonata
Messaggio di posta elettronica No
Appuntamento No
Attività No
File No

 Nota   Quando la cartella Elementi eliminati viene svuotata, tutti gli elementi in essa contenuti vengono eliminati in modo definitivo. Se però l'elemento collegato a un record esiste altrove come file o come appuntamento, attività o messaggio di posta elettronica di Outlook, potrà essere collegato ad altri record. Le note telefonata e le note commerciali costituiscono un caso particolare, perché non sono autonome. Devono essere collegate a record Account, Contatto commerciale, Opportunità o Progetto commerciale. Pertanto, quando i record a cui sono collegate vengono eliminati in modo definitivo, non possono essere ripristinate. Per ulteriori informazioni sul ripristino degli elementi eliminati, vedere Ripristinare un record in Business Contact Manager.

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Ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni

È possibile ordinare gli elementi della cronologia comunicazioni in più modi.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

MostraOrdinare gli elementi della cronologia comunicazioni nella pagina Cronologia di un record

  1. Nel riquadro di spostamento sotto Business Contact Manager fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
  • Gestione contatti.
  • Vendite.
  • Gestione progetti. (Solo progetti commerciali)

MostraLa cartella Marketing non è elencata

Per impostazione predefinita, la cartella Marketing non contiene record Account o Contatto commerciale. Non è possibile aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni ad alcun record Attività di marketing poiché tale record non è collegato a un record di tipo Account o Contatto commerciale.

  1. Fare clic sulla scheda contenente il record desiderato.
  2. Fare doppio clic sul record contenente gli elementi della cronologia comunicazioni che si desidera visualizzare.
  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

MostraOrdinare i record nella cartella Cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.Pulsante Business Contact Manager nel riquadro di spostamento
  1. Fare doppio clic sulla cartella Record commerciali per espanderla e quindi fare clic su Cronologia comunicazioni.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.
  2. Nel gruppo Disposizione fare clic su una delle opzioni disponibili:
  • Per tipo o Tipo
  • Per data di creazione
  • Per data di modifica
  • Per autore
  • Per entità principale
  • Ordine inverso
  • Espandi/Comprimi

 Suggerimento   È inoltre possibile ordinare l'elenco facendo clic su un'intestazione di colonna.

 Nota   L'ordinamento resta effettivo finché il record o la cartella Cronologia comunicazioni resta aperta. Quando si chiude il record o la cartella, l'ordinamento viene rimosso.

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Utilizzare un modulo Attività commerciale

Se si apre un elemento della cronologia comunicazioni quale una riunione, un messaggio di posta elettronica, un'attività o un file e l'elemento non è disponibile, verrà aperto in un modulo Attività commerciale. L'elemento della cronologia comunicazioni originale può risultare non disponibile perché è stato eliminato dalla posizione originale o perché non si è più connessi al computer in cui è memorizzato.

Il modulo Attività commerciale include alcune informazioni di base. Per i messaggi di posta elettronica include ad esempio Oggetto, Collega a e i primi 4 kilobyte (KB) del messaggio. Per un file, include il nome del file, Collega a e la posizione originale del file.

 Nota   I campi contenenti informazioni recuperate dall'elemento originale non possono essere modificati.

  • Oggetto     Oggetto o titolo dell'elemento originale.
  • Collega a     Record a cui questo elemento era collegato.
  • Data creazione/scadenza     Data di creazione o scadenza dell'elemento originale.
  • Data invio     Data di invio dell'elemento originale (informazione valida solo per una riunione o un messaggio di posta elettronica).
  • Data modifica     Data in cui sono state salvate le modifiche più recenti apportate all'elemento originale.
  • Note     Primi 4 kilobyte (KB) del messaggio di posta elettronica, informazioni di base sulla riunione o sull'attività o posizione originale del file.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010