Quando si invia un messaggio che supera il limite di dimensioni dei messaggi del server di posta del mittente o del destinatario, il messaggio verrà restituito al mittente e non verrà recapitato, ovvero sarà respinto.
Ottimizzando le dimensioni delle immagini e degli allegati per la posta elettronica, si eviterà di superare i limiti di dimensioni massime dei messaggi associati alla maggior parte degli account di posta elettronica.
Nota Durante la trasmissione su Internet, le dimensioni dei messaggi aumentano oltre la somma effettiva delle dimensioni di testo, grafica, immagini e allegati. La codifica dei messaggi per la trasmissione via Internet comporta un aumento delle dimensioni di circa un terzo. Ad esempio, se il provider di servizi Internet (ISP) (provider di servizi Internet: ISP, Internet Service Provider, società che fornisce l'accesso a Internet per l'utilizzo della posta elettronica, delle chat room o di Internet. Alcuni provider di servizi Internet sono multinazionali e offrono servizi in numerose località, mentre altri operano in regioni specifiche.) consente l'invio di messaggi fino a 5 megabyte (MB) e si include un allegato di 4 MB, si supereranno molto probabilmente le dimensioni massime consentite per i messaggi.
Oltre a un limite di dimensioni per messaggio, per molti account di posta elettronica è previsto un limite di archiviazione relativo all'account o alla cassetta postale. Gli allegati di grandi dimensioni non solo possono riempire la cassetta postale del destinatario, ma possono anche aumentare le dimensioni del file di dati e la cassetta postale di Outlook. Per impostazione predefinita, una copia di ogni messaggio inviato viene infatti salvata nella cartella Posta inviata in Outlook.
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Ridurre automaticamente le dimensioni delle immagini incluse in un messaggio di posta elettronica
Per ridurre automaticamente le dimensioni delle immagini e includerle come allegato in un messaggio di posta elettronica è possibile procedere in due modi, in Microsoft Office Outlook 2007 o da Esplora risorse.
Nota L'immagine originale non verrà modificata, mentre verranno ridotte le dimensioni solo della copia dell'immagine inviata.
In Outlook
- Creare un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
- Nel gruppo Includi della scheda Inserisci fare clic su Allega file.
Suggerimento È inoltre possibile trascinare un'immagine da Esplora risorse, che verrà allegata al messaggio di posta elettronica.
- Nella scheda Inserisci fare clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Includi
.
- Nel riquadro Opzioni allegati, selezionare in Opzioni immagine la dimensione dell'immagine che si desidera includere dall'elenco a discesa Selezionare la dimensione dell'immagine.
Nota Se si incorpora l'immagine all'interno del messaggio utilizzando il comando Immagine nel gruppo Illustrazioni, la funzionalità di ridimensionamento automatico delle immagini non sarà disponibile.
- Dopo avere completato il messaggio di posta elettronica, fare clic su Invia.
In Esplora risorse
- Aprire Esplora risorse. A questo scopo fare clic sul pulsante Start, quindi fare doppio clic su Computer.
Nota In Windows XP fare doppio clic su Risorse del computer.
Scelta rapida da tastiera Per aprire Esplora risorse, premere il tasto LOGO WINDOWS+E.
- Passare alla cartella contenente le immagini che si desidera inviare.
- Selezionare un'immagine. Per selezionare più file, tenere premuto CTRL mentre si selezionano i file.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su un file selezionato, scegliere Invia a, quindi fare clic su Destinatario posta elettronica.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Invio immagini tramite posta elettronica.
- Fare clic su Riduci le dimensioni di tutte le immagini, quindi scegliere OK.
Nota Per specificare le esatte dimensioni dell'immagine, fare clic su Visualizza più opzioni, quindi fare clic sulle dimensioni desiderate.
Verrà visualizzata una nuova finestra del messaggio di Outlook con l'immagine allegata.
- Immettere le informazioni sul destinatario nelle caselle A, Cc e Ccn (caselle A, Cc e Ccn: I messaggi vengono inviati ai destinatari indicati nella casella A. Anche i destinatari riportati nelle caselle Cc (copia per conoscenza) e Ccn (copia per conoscenza nascosta) ricevono i messaggi. I destinatari indicati nella casella Ccn, tuttavia, non sono visibili per gli altri destinatari.).
- Se necessario, modificare le informazioni relative all'oggetto nella casella Oggetto.
- Modificare o immettere le informazioni desiderate nel corpo del messaggio.
- Fare clic su Invia.
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Ridurre le dimensioni di un file allegato
La percentuale di riduzione possibile dipende dal tipo di formato di file e di contenuto. Ad esempio, un file del Blocco note con estensione txt verrà notevolmente compresso, mentre per un documento di Microsoft Office Word 2007 nel formato di file docx, che è già compresso, un'ulteriore compressione avrà un impatto minimo sulle dimensioni del file.
- Aprire Esplora risorse. A questo scopo fare clic sul pulsante Start, quindi fare doppio clic su Computer.
Nota In Windows XP fare doppio clic su Risorse del computer.
Scelta rapida da tastiera Per aprire Esplora risorse, premere il tasto LOGO WINDOWS+E.
- Passare alla cartella contenente il file che si desidera inviare.
- Selezionare un file. Per selezionare più file, tenere premuto CTRL mentre si selezionano i file.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla selezione, scegliere Invia a, quindi fare clic su Cartella compressa.
- Selezionare il nuovo file compresso con estensione zip.
Il nome file corrisponderà al nome file dell'originale, ma avrà un'icona diversa. Se Windows è stato configurato in modo da visualizzare le estensioni di file, il nome file terminerà con l'estensione zip.
- Scegliere Invia a, quindi fare clic su Destinatario posta elettronica.
Verrà visualizzata una nuova finestra del messaggio di Outlook.
- Immettere le informazioni sul destinatario nelle caselle A, Cc e Ccn (caselle A, Cc e Ccn: I messaggi vengono inviati ai destinatari indicati nella casella A. Anche i destinatari riportati nelle caselle Cc (copia per conoscenza) e Ccn (copia per conoscenza nascosta) ricevono i messaggi. I destinatari indicati nella casella Ccn, tuttavia, non sono visibili per gli altri destinatari.).
- Se necessario, modificare le informazioni relative all'oggetto nella casella Oggetto.
- Modificare o immettere le informazioni desiderate nel corpo del messaggio.
- Scegliere Invia.
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Procedure consigliate per la gestione delle dimensioni quando si inviano immagini e allegati
Di seguito è riportato un elenco delle procedure consigliate da seguire quando si inviano immagini e allegati:
- Inserire o pubblicare allegati di grandi dimensioni Se si inviano allegati o immagini a utenti di un'organizzazione, utilizzare una condivisione file sul computer locale o una risorsa di rete condivisa. Nel messaggio di posta elettronica è possibile includere un collegamento a quel percorso. In alternativa se nell'organizzazione viene utilizzato Windows SharePoint Services 3.0, inserire gli allegati in un'area di lavoro documenti o in una raccolta SharePoint e indirizzare gli utenti a quell'area. In entrambi i casi, ogni utente utilizza solo una copia dei file.
- Limitare gli allegati a dimensioni inferiori a 2 megabyte (MB) Questa è un'indicazione a carattere generale. Per le connessioni remote meno veloci si consiglia di utilizzare dimensioni inferiori, ad esempio 250 kilobyte (KB). Se è necessario inviare allegati di maggiori dimensioni, verificare le dimensioni massime del messaggio che è possibile inviare. Queste informazioni potranno essere fornite dall'amministratore del server di posta o dall'ISP. Verificare inoltre qual è il limite massimo consentito per il destinatario. Considerare, infine, la velocità della connessione a Internet del destinatario. Il download di un allegato di grandi dimensioni su una connessione Internet remota può richiedere molto tempo.
- Inviare più allegati utilizzando più messaggi di posta elettronica Più messaggi di piccole dimensioni hanno maggiori probabilità di venire recapitati rispetto a un unico grande messaggio. Questa tecnica può evitare i limiti imposti per messaggio, tuttavia è possibile che il limite della cassetta postale del destinatario venga superato. I messaggi ricevuti dopo che la cassetta postale di una persona ha raggiunto il limite di archiviazione vengono generalmente rifiutati.
- Utilizzare formati di file di grafica compressi Non è possibile elencare tutti i formati di file di grafica disponibili, tuttavia, tra quelli utilizzati più comunemente, i formati di file di immagine più appropriati per la posta elettronica sono quelli con estensione jpg, png e gif. I formati di file di grafica di maggiori dimensioni sono quelli che non vengono salvati in un formato di file compresso, ad esempio i file con estensione tif e bmp, il formato di file predefinito di Windows Paint.
- Utilizzare file originali più piccoli Le dimensioni di una foto acquisita con una fotocamera digitale sono solitamente elevate, anche se viene salvata in un formato di file compresso come jpg. Non è insolito che le dimensioni di una singola immagine siano di diversi megabyte. Si tenga presente che le dimensioni del messaggio di posta elettronica aumenterà di circa un terzo durante la trasmissione su Internet. Quando si acquisisce una foto, utilizzare quindi un'impostazione della fotocamera con una risoluzione più bassa e utilizzare formati di file compressi, come jpg. In un programma di grafica ritagliare le fotografie mantenendo solo il contenuto essenziale. Utilizzare la funzionalità di riduzione automatica delle immagini in Windows e Microsoft Outlook.
- Utilizzare un'utilità di compressione file Oltre alle utilità di terze parti, in Windows XP e Windows Vista è inclusa un'utilità di compressione file basata sul formato di file zip compresso. Molti formati di file allegati possono essere ridotti con un'utilità di compressione. La percentuale di riduzione sarà minima con alcuni formati di file che vengono già salvati in un formato compresso. Ad esempio, un file di testo del Blocco note con estensione txt verrà notevolmente compresso, al contrario di un'immagine jpg. Il formato di file jpg, infatti, è già un formato di file compresso. Ulteriori informazioni sull'utilizzo delle funzionalità di compressione file sono disponibili nella Guida di Windows.
- Esaminare la cartella Posta inviata Per impostazione predefinita, una copia di ogni messaggio inviato viene salvata nella cartella Posta inviata, aumentando in questo modo le dimensioni del file di dati di Outlook che, per alcuni account, può contribuire al superamento del limite di dimensioni della cassetta postale, in quanto la posta inviata viene salvata sul server di posta.
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