Pianificazione di una riunione con altre persone

Inviare una convocazione per definire l'orario di una riunione e tenere traccia degli utenti che accettano di partecipare.

  1. Nel calendario fare clic su Nuova riunione.

Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

Tasto di scelta rapida    Per creare una convocazione di riunione da qualsiasi sezione di Outlook, premere CTRL+MAIUSC+Q.

  1. Nella casella Oggetto specificare l'oggetto della riunione.
  2. Nella casella Luogo indicare ai destinatari dove si terrà la riunione. Se si utilizza un account di Microsoft Exchange fare clic su Sale per verificare la disponibilità e prenotare una sala.
  3. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine fare clic sugli orari di inizio e di fine della riunione. Se si seleziona la casella Giornata intera, l'evento verrà visualizzato come evento di 24 ore, con durata da mezzanotte a mezzanotte.
  4. Nella convocazione della riunione digitare tutte le informazioni che si desidera condividere con i destinatari. È inoltre possibile allegare file.
  5. Fare clic su Regole Pianificazione. Assistente Pianificazione per gli account di Exchange consente di individuare l'orario migliore per la riunione analizzando la disponibilità di destinatari e risorse, ad esempio le sale.

Se non si utilizza un account di Exchange, fare clic su Pianificazione.

  1. Fare clic su Aggiungi partecipanti e quindi digitare i nomi dei partecipanti, gli indirizzi di posta elettronica o i nomi delle risorse (separati da punti e virgole) nelle caselle Necessari, Facoltativi o Risorse .

Se non si utilizza un account di Exchange, fare clic su Aggiungi altri > Aggiungi da Rubrica.

Per cercare i partecipanti, digitarne il nome nella casella Cerca e quindi fare clic su Vai. Fare clic sul nome nell'elenco dei risultati e quindi su Necessari, Facoltativi o Risorse.

Una linea verticale verde rappresenta l'inizio della riunione. Una linea verticale rossa rappresenta la fine. Per gli account di Exchange, la griglia indica i periodi di disponibilità dei partecipanti.

  1. Per gli account di Exchange, nel riquadro Ricerca sala sono indicati gli orari suggeriti ottimali per la riunione, ovvero quando la maggior parte dei partecipanti è disponibile. Per selezionare un orario per la riunione, fare clic su un suggerimento nella sezione Orari suggeriti del riquadro Ricerca sala oppure selezionare un orario nella griglia dei periodi di disponibilità.
  2. Dopo aver aggiungo i partecipanti, fare clic su Appuntamento sulla barra multifunzione per tornare alla convocazione della riunione.
  3. Se non si desidera specificare una riunione ricorrente, fare clic su Invia.

Impostazione di una riunione ricorrente

  1. Fare clic su Riunione > Ricorrenza.

Comando Ricorrenza sulla barra multifunzione

Tasto di scelta rapida    Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, fare clic su CTRL+G.

  1. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Riunione ricorrente.

  1. Per inviare la convocazione della riunione, fare clic su Invia.
 
 
Si applica a:
Outlook 2013