Panoramica delle caratteristiche e delle opzioni di Business Contact Manager

Per sfruttare al meglio l'investimento fatto con Business Contact Manager per Outlook è necessaria un po' di pratica, tuttavia migliaia di utenti hanno già riscontrato che si tratta di tempo ben speso.

Business Contact Manager per Outlook consente infatti di organizzare i propri record (record: Modulo Account, Opportunità o Contatto commerciale completato. Il record include informazioni sull'account, l'opportunità o il contatto commerciale oltre ad altri record ed elementi della cronologia collegati.) commerciali, gestire le vendite e le attività di marketing (attività di marketing: Azione finalizzata alla vendita o all'identificazione di prodotti e servizi per un gruppo di destinatari selezionato. Le attività di marketing possono includere elenchi di chiamate, messaggi di posta elettronica e volantini stampati.) e creare report e grafici, offrendo una panoramica sempre aggiornata dei propri affari.

In questo articolo verranno illustrate le caratteristiche e le opzioni di Business Contact Manager per Outlook. In ogni sezione sono inclusi uno o più collegamenti ad articoli più dettagliati in cui vengono fornite informazioni approfondite su una determinata caratteristica o su un insieme di attività.

Contenuto dell'articolo


Trovare Business Contact Manager in Outlook

Dopo essere stato installato, Business Contact Manager per Outlook è parte integrante di Microsoft Outlook e per accedere alle relative funzionalità è necessario fare clic sulle diverse cartelle nelle posizioni seguenti:

  • Sotto la dicitura Business Contact Manager nel riquadro di spostamento.

Cartella Business Contact Manager espansa nel riquadro di spostamento

 Suggerimento   Fare clic sulla cartella Business Contact Manager per visualizzare il dashboard di Business Contact Manager.

Oppure

  • Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager o Soluzioni.

Pulsante Business Contact Manager nel riquadro di spostamento

In questa visualizzazione, sotto la cartella Business Contact Manager viene visualizzata la cartella Record commerciali, oltre alle cartelle Centro attività iniziali, Gestione contatti, Vendite, Marketing, Gestione progetti ed Elementi eliminati.

 Nota   Le cartelle ricerche non sono incluse in questa visualizzazione.

Ulteriori caratteristiche e opzioni sono disponibili nella visualizzazione Backstage, nella scheda Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare le opzioni di Business Contact Manager e utilizzarne le caratteristiche in visualizzazione Backstage.

 Suggerimento   Se Business Contact Manager non è visualizzato, è possibile che non sia installato o che sia stato disabilitato per il profilo dell'utente.

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Cartelle di Business Contact Manager

Ogni cartella che si trova al di sotto della cartella Business Contact Manager rappresenta una visualizzazione diversa dei dati commerciali. Perdere qualche secondo ad aprire le diverse cartelle in modo da acquisire familiarità con le visualizzazioni corrispondenti.

 Suggerimento   Se non si è ancora provveduto ad aggiungere i propri dati commerciali, provare a utilizzare il database commerciale di esempio. Fare clic sulla scheda File. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager, su Gestisci database e quindi su Passa a dati commerciali di esempio.

Fare clic su Per visualizzare
Cartella Business Contact Manager Business Contact Manager Il dashboard di Business Contact Manager. È possibile visualizzare informazioni aggiornate sulla propria attività commerciale nei gadget, che mostrano i dati provenienti dalle diverse aree di Business Contact Manager sotto forma di elenchi e grafici da analizzare. Per informazioni sul dashboard, vedere Tenere traccia di importanti informazioni commerciali nel dashboard più avanti in questo articolo. Per informazioni sui gadget, vedere Utilizzare gadget in Business Contact Manager.
Centro attività iniziali Centro attività iniziali Una panoramica delle caratteristiche di Business Contact Manager per Outlook e alcuni video introduttivi. Per ulteriori informazioni sul Centro attività iniziali, vedere Ottenere informazioni su Business Contact Manager nel Centro attività iniziali più avanti in questo articolo.
Gestione contatti Gestione contatti

L'area di lavoro Gestione contatti, che consente di accedere rapidamente ai record Account, Contatto commerciale e Cliente potenziale, nonché ai gadget che mostrano le informazioni desiderate. Per ulteriori informazioni su account, contatti commerciali e clienti potenziali, vedere:

Vendite Vendite L'area di lavoro Vendite, che consente di accedere rapidamente ai record Opportunità e Cliente potenziale e utilizzarli per analizzare i clienti acquisiti e potenziali. I gadget mostrano informazioni aggiornate sulle vendite. Per informazioni su opportunità e clienti potenziali, vedere Tenere traccia delle opportunità di vendita potenziali in Business Contact Manager e Gestire i clienti potenziali in Business Contact Manager.
Marketing Marketing L'area di lavoro Marketing, in cui è possibile pianificare e visualizzare le attività di marketing volte a promuovere la propria attività commerciale. I gadget mostrano le informazioni attinenti a tali attività di marketing. Per informazioni sull'area di lavoro Marketing, vedere Eseguire attività di marketing per i propri prodotti e servizi in Business Contact Manager.
Gestione progetti Gestione progetti L'area di lavoro Gestione progetti, in cui è possibile seguire l'andamento dei propri progetti commerciali e delle attività a essi correlate. Per informazioni sui progetti commerciali, vedere Organizzare i progetti commerciali in Business Contact Manager.
Elementi eliminati Elementi eliminati La cartella Elementi eliminati (cartella Elementi eliminati: Cartella in cui vengono archiviati gli elementi eliminati dall'utente, i quali possono essere eliminati definitivamente solo dal proprietario del database.), contenente i record eliminati da Business Contact Manager per Outlook, che può essere svuotata solo dal proprietario del database Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.). Per informazioni sulla cartella Elementi eliminati, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.
Cartelle ricerche Cartelle, ad esempio Potenziali clienti commerciali, in cui vengono elencati i record corrispondenti ai criteri specificati. Le cartelle ricerche vengono aggiornate automaticamente. Per informazioni su queste cartelle, vedere Cercare record in Business Contact Manager.

Per ulteriori informazioni sulle aree di lavoro, vedere Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

Cartella Record commerciali

  • Per aprire la cartella Record commerciali, nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager o Soluzioni e quindi su Record commerciali.

Nella cartella Record commerciali sono contenute cartelle che visualizzano ciascuna un elenco di un determinato tipo di record, ovvero account, contatti commerciali, opportunità, attività di marketing, progetti commerciali, attività di progetto ed elementi della cronologia comunicazioni.

 Nota   I clienti potenziali sono inclusi nella cartella Contatti commerciali perché sono un tipo di contatto commerciale.

Fare clic su Per visualizzare
Record commerciali Record commerciali

Le cartelle Account, Contatti commerciali, Opportunità, Attività di marketing, Progetti commerciali, Attività di progetto e Cronologia comunicazioni, nelle quali vengono visualizzati elenchi dei record del tipo corrispondente.

 Nota   I record dei clienti potenziali sono inclusi nella cartella Contatti commerciali perché sono un tipo di contatto commerciale.

Account Account

Un elenco di tutti gli account e degli eventuali record basati sul tipo di record Account.

È possibile visualizzare, modificare o aggiungere all'elenco nuovi account e tipi di record Account. Per ulteriori informazioni sugli account, vedere Archiviare informazioni sugli account in Business Contact Manager.

Contatti commerciali Contatti commerciali

Un elenco di tutti i contatti commerciali, dei clienti potenziali e degli eventuali record basati sul tipo di record Contatto commerciale.

È possibile visualizzare, modificare o aggiungere all'elenco nuovi contatti commerciali e tipi di record Contatto commerciale. Per ulteriori informazioni sui contatti commerciali, vedere Utilizzare i contatti commerciali in Business Contact Manager.

Opportunità Opportunità

Un elenco di tutte le opportunità.

È possibile visualizzare, modificare o aggiungere nuove opportunità a tale elenco. Per ulteriori informazioni sulle opportunità, vedere Tenere traccia delle opportunità di vendita potenziali in Business Contact Manager.

Attività di marketing Attività di marketing

Un elenco di tutte le attività di marketing, ad esempio elenchi di chiamate o campagne di spedizione di massa posta elettronica.

È possibile creare, visualizzare o modificare qualsiasi attività di marketing. Per ulteriori informazioni sulle attività di marketing, vedere Eseguire attività di marketing per i propri prodotti e servizi in Business Contact Manager.

Progetti commerciali Progetti commerciali

Un elenco di tutti i progetti commerciali.

È possibile creare, visualizzare o modificare un progetto commerciale.

Fare clic sulla cartella Attività di progetto per visualizzare le attività correlate.

Per ulteriori informazioni sui progetti commerciali, vedere Organizzare i progetti commerciali in Business Contact Manager.

Attività di progetto Attività di progetto

Un elenco di tutte le attività di progetto.

È possibile creare e collegare attività di progetto ai progetti commerciali, nonché visualizzare o modificare tali attività. Per informazioni sulle attività di progetto, vedere Utilizzare attività di progetto in Business Contact Manager.

Cronologia comunicazioni Cronologia comunicazioni

Un elenco di tutti gli elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio opportunità, progetti commerciali, messaggi di posta elettronica, appuntamenti e riunioni.

È possibile visualizzare e modificare qualsiasi elemento, messaggio di posta elettronica o file, nonché creare un nuovo elemento e collegarlo a un record. Per ulteriori informazioni sulla cronologia comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

Elementi eliminati Elementi eliminati La cartella Elementi eliminati (cartella Elementi eliminati: Cartella in cui vengono archiviati gli elementi eliminati dall'utente, i quali possono essere eliminati definitivamente solo dal proprietario del database.), contenente i record eliminati da Business Contact Manager per Outlook, che può essere svuotata solo dal proprietario del database Business Contact Manager (database di Business Contact Manager: Database nel quale vengono archiviate informazioni su account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e altri elementi.). Per informazioni sulla cartella Elementi eliminati, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

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Ottenere informazioni su Business Contact Manager nel Centro attività iniziali

Dopo il completamento della Configurazione guidata, viene visualizzato il Centro attività iniziali, in cui è possibile recuperare una varietà di informazioni introduttive su Business Contact Manager per Outlook. Fare clic su una categoria della ruota per visualizzare una breve descrizione dell'area corrispondente. È possibile visualizzare un breve video per una panoramica dell'utilizzo di Business Contact Manager per Outlook per tenere traccia delle informazioni commerciali.

In alternativa, è possibile fare clic su una delle schede del Riquadro attività iniziale nella parte inferiore del Centro attività iniziali per accedere a ulteriori informazioni, video e collegamenti ad articoli sulle caratteristiche di interesse. Utilizzare le frecce per scorrere le schede.

È possibile tornare al Centro attività iniziali in qualsiasi momento, facendo clic sulla relativa cartella sotto Business Contact Manager nel riquadro di spostamento.

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Tenere traccia di importanti informazioni commerciali nel dashboard

I gadget (gadget: Strumento che consente di visualizzare i dati commerciali in grafici. I grafici vengono visualizzati nell'area di lavoro e nel dashboard. Esempi sono i gadget relativi all'analisi delle vendite, al confronto tra campagne o ai progetti commerciali scaduti. ) presenti nel dashboard di Business Contact Manager per Outlook consentono di ottenere rapidamente informazioni sul potenziale di profitto dell'azienda, il carico di lavoro attuale e futuro che grava sul personale e le attività di marketing che stanno producendo risultati per la propria attività commerciale. Nel dashboard possono essere visualizzati fino a 20 gadget che tengono traccia delle vendite, le attività di marketing, i progetti e le attività dell'azienda.

Utilizzare la barra multifunzione per aggiungere i gadget che si desidera visualizzare nel dashboard. Trascinare i gadget per modificarne la disposizione oppure fare clic sulla scheda Visualizza nella barra multifunzione per aggiungere o rimuovere colonne dal dashboard a seconda delle esigenze di personalizzazione.

Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare gadget in Business Contact Manager.

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Utilizzare le aree di lavoro di Business Contact Manager

In ogni area di lavoro di Business Contact Manager per Outlook è presente un'area per i gadget e una sezione per le schede. I comandi differiscono leggermente tra un'area di lavoro e un'altra. In generale, ogni area di lavoro include comandi che consentono di creare e modificare record e di impostare alcuni tipi di comunicazioni, ad esempio inviare un messaggio di posta elettronica.

Per ulteriori informazioni sulle aree di lavoro, vedere Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

Visualizzare un'area di lavoro
  • Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    • Gestione contatti.
    • Vendite.
    • Marketing.
    • Gestione progetti.

Desktop Vendite

Callout 1 Nell'area dei gadget è possibile visualizzare le metriche commerciali chiave sotto forma di grafici che consentono di avere una rapida panoramica dello stato dei propri affari. È possibile visualizzare o nascondere l'area dei gadget, nonché aggiungere o rimuovere gadget. Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare gadget in Business Contact Manager.
Callout 2 Nell'area delle schede è possibile gestire, visualizzare e analizzare i dati commerciali. Ogni scheda include un elenco di record e un riquadro di lettura o di anteprima. Nel riquadro di lettura vengono visualizzate le informazioni contenute nelle diverse sezioni del record selezionato.
Callout 3 Nelle schede vengono elencati i record che si desidera visualizzare, ad esempio i record relativi alle opportunità o ai clienti potenziali. È possibile aggiungere una scheda per qualsiasi tipo di record a qualsiasi area di lavoro facendo clic sul pulsante Crea nuova scheda.
Callout 4 Nel riquadro di lettura o di anteprima è possibile visualizzare le sezioni selezionate di un singolo record. Per selezionare sezioni diverse, fare clic su Seleziona sezioni. Per ulteriori informazioni sul riquadro di lettura, vedere Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager.

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Modificare le impostazioni e opzioni di Business Contact Manager o ottenere supporto

Per modificare le impostazioni relative ad alcune funzionalità, eseguire attività quali la condivisione o il backup del database, importare o esportare dati oppure avere supporto da newsgroup o altri utenti, passare alla visualizzazione Backstage.

  1. Fare clic sulla scheda File.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  2. Eseguire le operazioni seguenti:
    • Per eseguire un'attività, quale la condivisione del database, che riguarda tutto Business Contact Manager, fare clic su uno dei pulsanti.
    • Per ottenere supporto da Microsoft o dalla community Business Contact Manager, in Guida e supporto fare clic su una delle opzioni.

Per ulteriori informazioni sulle opzioni disponibili nella visualizzazione Backstage, vedere Impostare le opzioni di Business Contact Manager e utilizzarne le caratteristiche in visualizzazione Backstage.

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Ulteriori funzionalità

I tempi di Rolodex® appartengono ormai al passato e oggi i record commerciali contengono un'enorme quantità di dati sottoponibili a ricerche che possono essere veramente preziosi per lo svolgimento della propria attività. Gli strumenti di Business Contact Manager per Outlook consentono di andare anche oltre, in quanto possono essere utilizzati per visualizzare i dati in gadget, report e grafici e per accedere ai dati da qualsiasi posizione per essere sempre produttivi.

Contenuto della sezione


Eseguire ricerche nei record commerciali

Eseguendo ricerche nei record commerciali, è possibile trovare rapidamente il singolo record o il gruppo di record desiderato. Le dieci stringhe di ricerca utilizzate più di recente verranno salvate automaticamente in modo da poter essere facilmente riutilizzate. Per ulteriori informazioni sulle ricerche, vedere Cercare record in Business Contact Manager.

Filtrare i record

Applicando un filtro a un set di dati o di record, è possibile visualizzare solo le informazioni che soddisfano i criteri specificati. I filtri facilitano pertanto il recupero di un record singolo o di un set di record con caratteristiche comuni. Filtrando (filtro: Un filtro consente di definire quali record o colonne vengono restituite da una query e limita sempre il risultato.) un elenco o un report, è inoltre possibile produrre elenchi per un'attività di marketing, chiamate di vendita o altre attività commerciali. Per ulteriori informazioni su come filtrare i record, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

Utilizzare i gadget

In Business Contact Manager per Outlook i gadget visualizzano le metriche e le informazioni commerciali chiave nel dashboard oppure nelle aree di lavoro Gestione contatti, Vendite, Marketing, Gestione progetti. Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare gadget in Business Contact Manager.

Creare report e grafici

Un report è uno strumento utile per avere una panoramica degli account, dei contatti commerciali, dei clienti potenziali, delle opportunità, dei progetti commerciali e delle attività di marketing. In Business Contact Manager per Outlook è possibile aprire più di 60 report standard, nonché modificare, salvare, aggiornare e riutilizzare un numero praticamente illimitato di report aggiuntivi. Per ulteriori informazioni sulla creazione di report e grafici, vedere Utilizzare report e grafici in Business Contact Manager.

Esportare i record commerciali

È possibile esportare (esportare: Copiare dati commerciali di Business Contact Manager per Outlook in un file di un formato diverso per poterli utilizzare in un database, un foglio di calcolo o un altro programma.) i propri record commerciali e utilizzarli in altre applicazioni, tra cui Microsoft Excel. È ad esempio possibile esportare in Excel una copia dei dati di un singolo report per effettuarne un'analisi più approfondita. Per ulteriori informazioni sull'esportazione dei record commerciali, vedere Esportare i record commerciali da Business Contact Manager.

Utilizzare i dati commerciali quando non si è in ufficio

Quando ci si allontana dall'ufficio, è possibile trasportare con sé i dati commerciali in diversi modi, ad esempio trasferendoli nel computer portatile o sul telefono cellulare. È inoltre possibile accedere ai contatti commerciali connettendosi a Outlook Web Access, se è stata attivata la caratteristica Sincronizzazione contatti commerciali. Per informazioni su come trasferire i dati commerciali nel computer portatile, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager. Per informazioni su come aggiungere i contatti commerciali al telefono o come accedervi dal Web, vedere Accedere ai contatti commerciali in remoto tramite la caratteristica di sincronizzazione di Business Contact Manager.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010