Organizzare i progetti commerciali in Business Contact Manager

Un progetto commerciale è un evento o un'attività che prevede più passaggi, come nel caso di una riunione del settore vendite, di un'attività di marketing o di un lavoro da portare a termine per un cliente. I progetti commerciali di cui si occupa una specifica azienda possono sembrare molto diversi da quelli di ogni altra, ma tutti i progetti includono singole attività da identificare, assegnare e verificare. In Business Contact Manager per Outlook è possibile utilizzare i record Progetto commerciale (progetto commerciale: Progetto creato in Business Contact Manager per Outlook e composto da una o più attività di progetto.) per gestire ogni aspetto dei progetti.

In questo articolo viene descritto come creare e gestire progetti commerciali e come aggiungere e assegnare attività di progetto.



Creare un nuovo progetto commerciale

È possibile utilizzare il modulo Progetto commerciale per tenere traccia di tutte le attività necessarie per portare a termine un progetto, ad esempio una riunione del settore vendite, un seminario o un progetto per un cliente.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel gruppo Nuovo della barra multifunzione fare clic su Nuovo progetto commerciale.
  3. Specificare le seguenti informazioni obbligatorie:

 Nota    Un record Progetto commerciale è associato a un solo account o contatto commerciale primario. È tuttavia possibile collegarsi ad altri account e contatti commerciali coinvolti nel progetto commerciale utilizzando la sezione Account e contatti commerciali correlati.

  1. È possibile completare il resto del modulo utilizzando le pagine Generale, Dettagli, Cronologia e Campi definiti dall'utente, a cui si accede dal gruppo Mostra.

 Nota    I campi definiti dall'utente (campo definito dall'utente: Campo creato e definito per tenere traccia di informazioni specifiche dell'attività commerciale.) sono visualizzati solo se il proprietario del database ha personalizzato il modulo Progetto commerciale.

  1. Fare clic su Salva e chiudi sulla barra multifunzione.

 Suggerimento    È possibile personalizzare i moduli Progetto commerciale aggiungendovi campi in base alle proprie esigenze, rimuovendo i campi non necessari o spostando campi per porre in evidenza le informazioni più importanti. Per ulteriori informazioni, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

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Creare un progetto commerciale da un'opportunità

Se si desidera tenere traccia di tutte le attività di vendita che è necessario eseguire per trasformare un'opportunità in una vendita, è possibile creare un progetto commerciale da un record Opportunità.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.
  2. Nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record Opportunità che si desidera aprire.
  3. Nel gruppo Progetto commerciale della barra multifunzione fare clic su Crea progetto.
  4. Nella finestra di dialogo Crea progetto commerciale accettare le selezioni predefinite o apportare le modifiche desiderate e quindi fare clic su OK.

Verrà aperto il record Progetto commerciale basato sul record Opportunità.

  1. Completare il modulo Progetto commerciale. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione precedente in questo articolo.
  2. Fare clic su Salva e chiudi sulla barra multifunzione.

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Aggiungere attività di progetto

Un progetto può includere una o più attività di progetto. Ad esempio, un progetto per una riunione del settore vendite può prevedere attività di progetto quali l'allestimento della sala, la selezione del servizio di catering oppure la creazione, realizzazione e spedizione della documentazione di presentazione. Tutte queste attività possono essere aggiunte nella sezione Attività di progetto del record Progetto commerciale e quindi essere assegnate singolarmente al proprietario del progetto o ad altri membri del team.

  1. Nel progetto commerciale aperto fare clic su Nuovo in Informazioni sulle attività di progetto.
  2. Digitare un nome per l'attività di progetto nella casella Oggetto.
  3. Completare il modulo Attività di progetto.

L'attività di progetto verrà collegata automaticamente al record Progetto commerciale utilizzato per crearla. È possibile impostare la data di scadenza, la priorità e altri dettagli.

Per ulteriori informazioni sulle attività di progetto, vedere Utilizzare attività di progetto in Business Contact Manager.

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Assegnare un progetto a un collaboratore

Business Contact Manager per Outlook archivia i dati commerciali in un database. Tali dati possono essere condivisi con i collaboratori in modo che anch'essi dispongano delle informazioni necessarie per occuparsi dei clienti. È possibile assegnare un progetto commerciale a qualunque persona con cui si sia condiviso il database.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nella scheda Progetti commerciali fare clic sul record Progetto commerciale che si desidera assegnare.

È inoltre possibile selezionare più di un progetto alla volta.

MostraProcedura

Per selezionare progetti commerciali adiacenti tra loro, tenendo premuto MAIUSC fare clic sul primo e sull'ultimo progetto commerciale desiderati. Per selezionare più progetti commerciali non adiacenti, tenendo premuto CTRL fare clic sui singoli progetti desiderati. Per selezionare tutti i progetti commerciali contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic su Assegna A e quindi sulla persona a cui assegnare il progetto.

 Nota    I nomi dei colleghi verranno visualizzati nell'elenco Assegna a solo se il database è stato condiviso con tali utenti. Se un nome non viene visualizzato, il database non è condiviso con l'utente. Per informazioni sulla condivisione di un database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

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Gestire i progetti commerciali

È possibile tenere traccia dello stato del progetto tramite le sezioni della pagina Generale. Particolarmente importanti sono le sezioni seguenti:

  • Informazioni generali progetto     Include il riepilogo delle attività completate, scadute, non completate o importanti. È inoltre possibile verificare i giorni mancanti alla data di completamento impostata durante la creazione del progetto.
  • Informazioni sullo stato     Nel campo Stato progetto selezionare lo stato corrente del progetto nell'elenco, ad esempio Non iniziato o In corso. Fare clic su Modifica elenco per aggiungere le descrizioni desiderate.
  • Attività di progetto     Include un elenco delle attività di progetto collegate al progetto corrente. Dopo l'aggiornamento e il salvataggio di ogni attività, le informazioni più recenti vengono visualizzate in questa sezione.

È inoltre possibile assegnare categorie ai progetti per migliorare l'organizzazione, così come si assegnano categorie ai messaggi di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Categorizzare i record di Business Contact Manager.

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Modificare un progetto commerciale

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nella scheda Progetti commerciali fare doppio clic sul record Progetto commerciale che si desidera modificare.
  3. Apportare le modifiche.
  4. Fare clic su Salva e chiudi.

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Collegare elementi della cronologia comunicazioni a un progetto commerciale

Collegando elementi della cronologia comunicazioni ai propri progetti commerciali è più facile avere a portata di mano tutti i dettagli di cui si può avere necessità. Ai progetti commerciali è possibile collegare note commerciali, note telefonata, messaggi di posta elettronica, appuntamenti e attività di Outlook, nonché file.

Contenuto della sezione


Collegare un nuovo elemento della cronologia comunicazioni

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nella scheda Progetti commerciali fare doppio clic sul record Progetto commerciale al quale si desidera aggiungere un elemento della cronologia.
  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.
  4. Fare clic sul pulsante Nuovo.
  5. Fare clic su una delle opzioni seguenti:
    • Nota commerciale
    • Nota telefonata
    • Appuntamento
    • File

 Nota    Non è possibile collegare elementi di diario a progetti commerciali o attività di progetto.

  1. Aggiungere le informazioni per l'elemento della cronologia comunicazioni.

L'elemento verrà collegato automaticamente al progetto commerciale.

  1. Nel record Progetto commerciale fare clic su Salva e chiudi.

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Collegare elementi esistenti della cronologia comunicazioni

 Nota    È possibile collegare a un progetto commerciale elementi esistenti, tra cui messaggi di posta elettronica, attività di Outlook, appuntamenti, note commerciali, note telefonata e file.

  1. In Outlook fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio di posta elettronica, un'attività o un appuntamento e quindi scegliere Collega a record.
  2. Nell'elenco Tipo di elemento selezionare Progetti commerciali.
  3. Nell'elenco selezionare uno o più progetti commerciali.

È inoltre possibile selezionare più di un progetto alla volta.

MostraProcedura

Per selezionare progetti commerciali adiacenti tra loro, tenendo premuto MAIUSC fare clic sul primo e sull'ultimo progetto commerciale desiderati. Per selezionare più progetti commerciali non adiacenti, tenendo premuto CTRL fare clic sui singoli progetti desiderati. Per selezionare tutti i progetti commerciali contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a. I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.
  2. Fare clic su OK.

Il messaggio di posta elettronica, l'attività o l'appuntamento selezionato risulterà ora collegato al record o ai record selezionati.

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Allegare file ed elementi a un progetto commerciale

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nella scheda Progetti commerciali fare doppio clic sul record Progetto commerciale che si desidera modificare.
  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Dettagli.
  4. Fare clic sulla scheda Inserisci.
  5. Nel gruppo Includi fare clic sull'opzione più corrispondente all'operazione che si desidera eseguire:
    • Per aggiungere un file, fare clic su Allega file, individuare il file da inserire, selezionarlo e quindi fare clic su Inserisci.
    • Per aggiungere un altro elemento di Outlook, ad esempio un'attività o un appuntamento, fare clic su Elemento di Outlook, individuare l'elemento che si desidera allegare, selezionarlo e quindi fare clic su OK.
    • Per aggiungere un biglietto da visita, fare clic su Biglietti da visita, su Altri biglietti da visita, individuare il biglietto e quindi fare clic su OK.
  6. Nel record Progetto commerciale fare clic su Salva e chiudi.

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Creare un modello di progetto

Se nella propria azienda vengono eseguiti diversi eventi o attività simili con più passaggi che è necessario organizzare, è possibile creare un modello di progetto per semplificare la configurazione dei record Progetto commerciale per tali eventi o attività.

L'azienda potrebbe ad esempio essere presente con un proprio stand presso numerose fiere durante l'anno. Molte delle attività di progetto sono le stesse per ogni fiera: affittare uno stand, organizzare il viaggio, raccogliere i materiali per la fiera, allestire lo stand, smontare lo stand ed eseguire il completamento delle nuove opportunità commerciali generate dalla fiera. È possibile creare un modello di progetto con queste attività di progetto e quindi utilizzare tale modello per la pianificazione di ogni fiera.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel riquadro dell'elenco, nella scheda Progetto commerciale, selezionare il progetto su cui si desidera basare il modello di progetto.

 Nota   Se il modello viene basato su un altro progetto che dispone di attività di progetto e di un tipo di progetto, una durata e una priorità, questi elementi vengono aggiunti al modello. Se non si dispone di alcun record Progetto commerciale, è comunque possibile creare un modello di progetto e aggiungere gli elementi necessari per il tipo di progetto.

  1. Nel gruppo Modelli di progetto della barra multifunzione fare clic su Crea modello.
  2. Nella finestra di dialogo Crea modello di progetto digitare un nome per il progetto e quindi fare clic su OK.
  3. Nella finestra di dialogo Modifica modello di progetto è possibile fare clic o aggiungere qualsiasi dei seguenti elementi al modello di progetto:
  • Tipo di progetto    Fare clic su un tipo di progetto nell'elenco o modificare l'elenco per aggiungere un altro tipo di progetto.
  • Durata progetto (giorni)    Digitare il numero di giorni necessari per completare il tipo di progetto.
  • Priorità    Fare clic su una priorità o modificare l'elenco per aggiungere o modificare i nomi delle priorità.
  • Attività di progetto    Per aggiungere le attività necessarie per il tipo di progetto, fare clic su Nuovo.
  1. Fare clic su OK.

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Creare un progetto commerciale da un modello di progetto

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.
  2. Nel gruppo Modelli di progetto della barra multifunzione fare clic su Gestisci modelli di progetto.
  3. Nella finestra di dialogo Gestisci modelli di progetto selezionare un modello di progetto dall'elenco e quindi fare clic su Crea progetto.

 Suggerimento    Nel gruppo Nuovo della barra multifunzione è inoltre possibile fare clic sulla freccia nel pulsante Nuovo progetto commerciale e quindi fare clic su Crea progetto da modello.

  1. Nella finestra di dialogo Crea progetto commerciale digitare un nome per il progetto e quindi fare clic su Collega a.
  2. Nell'elenco Tipo di elemento selezionare il tipo di record a cui si desidera eseguire il collegamento.
  3. Selezionare un account o un contatto commerciale nell'elenco.

 Nota    È possibile collegare un solo account o contatto commerciale a un record Progetto commerciale nel campo Collega a. È possibile collegare altri account e contatti commerciali coinvolti nel progetto commerciale nella sezione Account e contatti commerciali correlati del modulo Progetto commerciale.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a. I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.
  2. Fare clic su OK.
  3. Nella finestra di dialogo Crea progetto commerciale modificare la data di inizio, se necessario, e quindi fare clic su OK.

Verrà aperto il modulo Progetto commerciale basato sul modello selezionato.

  1. Completare il modulo Progetto commerciale. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Creare un nuovo progetto commerciale più indietro in questo articolo.
  2. Fare clic su Salva e chiudi sulla barra multifunzione.

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Eliminare un progetto commerciale

Per informazioni sull'eliminazione di record, inclusi i record Progetto commerciale, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010