Gestione dei messaggi tramite le regole

In questo articolo vengono illustrate le regole e come è possibile utilizzarle per ottimizzare la gestione delle proprie attività nella cartella Posta in arrivo.

In questo articolo


Gestione dei messaggi più semplice tramite le regole

Una regola è un'azione che viene eseguita automaticamente in Microsoft Outlook su un messaggio ricevuto o inviato che soddisfa i criteri indicati nella regola. È possibile specificare le condizioni e le azioni desiderate tramite la procedura guidata Regole e avvisi. Le regole non funzionano su messaggi che sono già stati letti, ma solo su quelli che si deve ancora leggere.

Le regole possono essere suddivise in due categorie generali, ovvero organizzazione e notifica. La procedura guidata Regole e avvisi include i modelli delle regole di utilizzo più frequente.

  • Organizza    Queste regole semplificano l'archiviazione e il completamento dei messaggi. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale i messaggi inviati dal mittente Barbara Zighetti e che contengono la parola "vendite" nella riga Oggetto vengano contrassegnati per il completamento, categorizzati come Vendite e spostati nella cartella Vendite di Barbara.
  • Avvisa    Queste regole consentono di essere avvisati alla ricezione di un messaggio specifico. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale viene inviato automaticamente un avviso al proprio telefono cellulare quando si riceve un messaggio da un familiare.
  • Crea nuova regola    Queste regole vengono create dall'utente.

Modelli di regole

Figura 2  La procedura guidata Regole e avvisi include numerose regole predefinite, denominate modelli.

Eccezioni

In alcuni casi è possibile aggiungere eccezioni alle regole, ad esempio se un messaggio è contrassegnato per il completamento o con un livello di priorità alta. Una regola non viene applicata a un messaggio che soddisfa una qualsiasi delle eccezioni specificate.

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Creazione di una regola basata su un modello

  1. Fare clic su Posta elettronica nel riquadro di spostamento (riquadro di spostamento: Colonna che consente di accedere alle cartelle utilizzate per organizzare le informazioni dell'utente. Facendo clic su una cartella è possibile visualizzare gli elementi contenuti. Include inoltre la sezione Cartelle preferite e pulsanti che consentono di spostarsi tra Posta elettronica, Calendario, Attività e altre visualizzazioni.).
  2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.
  3. Se si utilizzano più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.
  4. Fare clic su Nuova regola.
  5. In Passaggio 1: selezionare un modello selezionare il modello desiderato nel gruppo di modelli Organizza o Avvisa.
  6. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato. Se, ad esempio, si fa clic sul collegamento utenti o liste di distribuzione verrà aperta la Rubrica.
  7. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.
  8. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
  9. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.
  10. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
  11. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni, selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.
  12. Per completare la creazione della regola, specificare un nome per la regola e quindi selezionare le altre opzioni desiderate.
    • Per eseguire la regola sui messaggi già presenti in una delle proprie cartelle, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".
    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e alla cartella Posta in arrivo associata a ogni account, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.
  13. Fare clic su Fine.

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Creazione di una regola nuova

Per creare una regola specificando le condizioni, le azioni e le eccezioni desiderate, eseguire la procedura seguente:

  1. Fare clic su Posta elettronica nel riquadro di spostamento (riquadro di spostamento: Colonna che consente di accedere alle cartelle utilizzate per organizzare le informazioni dell'utente. Facendo clic su una cartella è possibile visualizzare gli elementi contenuti. Include inoltre la sezione Cartelle preferite e pulsanti che consentono di spostarsi tra Posta elettronica, Calendario, Attività e altre visualizzazioni.).
  2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.
  3. Se si utilizzano più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.
  4. Fare clic su Nuova regola.
  5. In Crea nuova regola selezionare Controlla messaggi in arrivo o Controlla i messaggi dopo l'invio e quindi fare clic su Avanti.
  6. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.
  7. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
  8. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.
  9. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato se non è già stato fatto in precedenza e quindi fare clic su Avanti.
  10. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni, selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.
  11. Per completare la creazione della regola, specificare un nome per la regola e quindi selezionare le altre opzioni desiderate.
    • Per eseguire la regola su messaggi già presenti in una delle proprie cartelle, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".
    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e alla cartella Posta in arrivo associata a ogni account, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.
  12. Fare clic su Fine.

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Creazione di una regola basata su un messaggio

È possibile creare una regola direttamente da un messaggio, ad esempio per spostare i messaggi ricevuti da un utente specifico in una cartella specifica.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio in base al quale si desidera creare la regola e quindi scegliere Crea regola dal menu di scelta rapida.

Nella finestra di dialogo Crea regola selezionare le caselle di controllo delle opzioni in cui sono già presenti informazioni relative al messaggio selezionato.

  1. Selezionare la casella di controllo Sposta elemento nella cartella.
  2. Fare clic su una cartella esistente oppure su Nuova per creare una nuova cartella nella quale memorizzare i messaggi.
  3. Per aggiungere altre condizioni, azioni o eccezioni alla regola, fare clic su Opzioni avanzate e quindi seguire le istruzioni visualizzate nelle pagine rimanenti della procedura guidata Regole e avvisi.

Suggerimento     Per applicare la regola immediatamente, nell'ultima pagina della procedura guidata Regole e avvisi selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".

Tutti i messaggi nella cartella Posta in arrivo o nella cartella specificata che soddisfano le condizioni e le eccezioni associate alla regola verranno spostati nella cartella specificata. Per verificare il funzionamento della regola, aprire la nuova cartella e controllare che i messaggi siano stati effettivamente spostati.

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Esecuzione di una regola periodicamente ma non sempre

Per eseguire una regola periodicamente ma non sempre, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.
  2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi disattivare la regola deselezionando la casella di controllo visualizzata accanto alla regola.
  3. Fare clic su Applica regole.
  4. Nella finestra di dialogo Applica regole, in Selezionare le regole da applicare selezionare la casella di controllo accanto alla regola che si desidera eseguire.
  5. Selezionare la cartella alla quale si desidera applicare la regola.
  6. Selezionare la categoria di messaggi alla quale si desidera applicare la regola.

È ad esempio possibile applicare la regola solo ai messaggi non letti di una cartella.

  1. Fare clic su Applica.

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Regole basate sul server e regole solo client

Regole basate su server    Se si utilizza un account di Microsoft Exchange, il server potrebbe applicate regole ai messaggi anche quando Outlook non è in esecuzione. In questo caso si tratta di regole basate sul server. Le regole devono essere impostate per essere applicate ai messaggi ricevuti nella cartella Posta in arrivo sul server e devono poter essere eseguite sul server fino al completamento. Non è ad esempio possibile eseguire sul server una regola per la stampa di un messaggio. Se una regola non può essere applicata nel server, verrà applicata all'avvio di Outlook.

Regole solo client    Un client è il programma di posta elettronica che viene eseguito nel computer di un singolo utente. Una regola che non può essere applicata dal server è definita una regola solo client perché viene eseguita solo nel computer del singolo utente. Se l'elenco di regole include sia regole basate sul server sia regole solo client, vengono applicate innanzitutto le regole basate sul server e quindi le regole solo client.

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Conferme di recapito, risposte di voto e avvisi di fuori sede

Le conferme di recapito, le conferme di lettura, le risposte di voto e gli avvisi di fuori sede vengono considerati come messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) con la parola "riunione" nella casella Oggetto, verranno spostati anche le conferme di recapito, le risposte di voto e i messaggi di fuori sede che soddisfano questa condizione.

 Nota   Se una risposta di voto viene spostata all'esterno della cartella Posta in arrivo, non verrà automaticamente tenuta traccia della risposta nel messaggio originale.

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Convocazioni di riunioni, richieste di attività e documenti

Le convocazioni di riunioni, le richieste di attività e i documenti vengono considerati come messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) con la parola "riunione" nella casella Oggetto, verranno spostate anche le convocazioni di riunioni o le richieste di attività che soddisfano questa condizione. Quando si creano regole per questi tipi di elementi è tuttavia necessario tenere presenti le limitazioni seguenti:

  • Gli elementi spostati in una cartella non di posta potrebbero non funzionare come previsto. Se, ad esempio, si sposta un messaggio nella cartella Calendario, non verrà creato un nuovo appuntamento.
  • Se una risposta a una convocazione di riunione o a una richiesta di attività viene spostata nella cartella Posta eliminata tramite una regola, la risposta non verrà registrata nell'elemento originale.
  • Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà aggiunta al Calendario.
  • Le regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e alle convocazioni di riunione.

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Liste di distribuzione

Il funzionamento di una nuova regola per una lista di distribuzione varia in base a come è stata creata la regola:

  • Sposta i messaggi inviati a una lista di distribuzione in una cartella    Se si sceglie questo modello di regola, verranno spostati nella cartella specificata solo i messaggi inviati alla lista di distribuzione. I messaggi inviati da utenti che fanno parte della lista di distribuzione non verranno tuttavia spostati nella cartella.

 Nota   Questa regola è valida solo per gli account di Exchange.

  • Sposta i messaggi inviati da un utente specifico in una cartella    Se si sceglie questo modello di regola, nella cartella specificata verranno spostati anche i messaggi inviati dagli utenti membri della lista di distribuzione specificata.

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Inoltro di messaggi all'esterno dell'organizzazione

Se nella propria organizzazione viene utilizzato Exchange, per impostazione predefinita i messaggi inoltrati mediante una regola a indirizzi di posta elettronica esterni all'organizzazione non verranno inviati. Questa impostazione impedisce la divulgazione dei dati aziendali ed è controllata dall'amministratore di Exchange.

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Si applica a:
Outlook 2007