Lavorare offline con Business Contact Manager

Se ci si connette a un database condiviso (database condiviso: Database a cui gli utenti possono connettersi poiché dispongono delle autorizzazioni di accesso.) archiviato in un computer remoto, è possibile portare i dati commerciali con sé in un computer portatile oppure continuare a utilizzarli anche quando il database remoto non è disponibile. Per accedere ai dati in qualsiasi momento e luogo, è possibile passare alla modalità offline.

Prima di poter passare alla modalità offline è necessario creare una copia locale del database condiviso di Business Contact Manager. È possibile utilizzare la copia locale o offline quando non è possibile accedere al database principale oppure quando non è disponibile.

Nel database offline (database offline: Copia di lavoro locale di un database remoto condiviso nel quale è possibile apportare modifiche mentre si è disconnessi dalla rete e sincronizzarle con il database remoto condiviso quando si ristabilisce la connessione.) è possibile modificare record e aggiungerne di nuovi, come nel database principale di Business Contact Manager. Le modifiche verranno sincronizzate quando ci si riconnette al database principale.

In questo articolo vengono descritte le procedure per lavorare offline tramite la creazione di una copia locale del database, la scelta delle impostazioni di sincronizzazione e la risoluzione dei conflitti tra database condiviso e locale.

Per saperne di più


Creare una copia locale del database

Se si desidera portare i dati commerciali con sé o si accede a dati commerciali condivisi disponibili in un computer remoto occasionalmente non disponibile, è possibile creare una copia locale del database nel computer in uso, nota come database offline, in modo da potervi accedere in qualsiasi momento.

  1. Condividere il database principale di Business Contact Manager o chiedere al proprietario del database di condividere il database principale. Il database condiviso si trova in un computer remoto o diverso.
  2. Connettersi al database condiviso di Business Contact Manager.
  3. Quando ci si connette al database condiviso, fare clic su Crea copia offline del database nella Configurazione guidata o nella procedura guidata Crea o seleziona un database.

 Nota    È possibile creare una copia del database quando ci si connette a un database condiviso oppure in seguito. Se non si sceglie l'opzione per la creazione della copia offline al momento della connessione al database condiviso, allora:

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Fare clic sul pulsante Offline e quindi su Abilita modalità offline.

 Nota    Il pulsante Offline è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

Inizio pagina Inizio pagina

Passare dalla modalità offline alla modalità online e viceversa

Anche se si crea una copia del database per l'utilizzo offline, non è necessario utilizzarla in ogni caso. Fino a quando non si passa in modo esplicito al database offline, Business Contact Manager per Outlook continuerà a mantenere attiva la connessione al database condiviso principale fino a quando è disponibile.

Se la connessione tra Business Contact Manager per Outlook e il database condiviso viene interrotta, si passerà automaticamente al database offline locale fino a quando il database condiviso non ritornerà disponibile e verrà richiesto se si desidera riconnettersi. Quando Business Contact Manager per Outlook si riconnette al database condiviso, eventuali modifiche apportate ai dati nei database condiviso e locale verranno sincronizzate.

Passare al database offline

Prima di allontanarsi dall'ufficio, passare alla modalità offline per assicurarsi che il database offline sia totalmente sincronizzato con il database principale.

  1. Fare clic sulla scheda File.
  1. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  2. Fare clic sul pulsante Offline e quindi su Lavora offline.

 Nota    Il pulsante Offline è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

Passare al database online

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Nella sezione Offline fare clic sul pulsante Connetti.

 Nota    Il pulsante Connetti è disponibile solo se si lavora offline e il database condiviso è disponibile.

Inizio pagina Inizio pagina

Scegliere le impostazioni di sincronizzazione

Quando Business Contact Manager per Outlook è connesso al database condiviso, i dati vengono aggiornati automaticamente tra il database condiviso e la copia locale. È possibile utilizzare le impostazioni di sincronizzazione predefinite oppure scegliere impostazioni specifiche, inclusa la frequenza di sincronizzazione e l'operazione da eseguire quando il database condiviso non è disponibile.

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Fare clic sul pulsante Offline e quindi su Impostazioni modalità offline.

 Nota    Il pulsante Offline è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

  1. Nella sezione Modalità online attiva della scheda Sincronizzazione fare clic su un intervallo di tempo nell'elenco per scegliere la frequenza di sincronizzazione dei dati.

 Nota    Utilizzare un intervallo più lungo se la sincronizzazione verrà eseguita su una connessione lenta. In caso contrario, si potrebbe verificare un calo di efficienza del database locale (database locale: database archiviato nel computer in uso. Può essere creato nel computer o essere la copia di un database condiviso in un altro computer.).

  1. Nella sezione Connessione al database condiviso non disponibile fare clic su una delle opzioni seguenti:
  • Passa automaticamente al database locale per utilizzare automaticamente il database offline quando viene interrotta la connessione al database condiviso.

-Oppure-

  • Non passare automaticamente. Consenti passaggio manuale per passare manualmente al database offline quando viene interrotta la connessione al database remoto. Per informazioni su come eseguire manualmente il passaggio, vedere Passare al database offline più indietro in questo articolo.

 Nota    Se il database condiviso è utilizzato da più di una persona, è possibile che vengano apportate modifiche in conflitto allo stesso campo in un record. È possibile impostare alcune regole per semplificare la gestione di questo tipo di conflitti. Per ulteriori informazioni, vedere Risolvere i conflitti tra il database condiviso e quello locale di seguito in questo articolo.

Inizio pagina Inizio pagina

Risolvere gli errori di sincronizzazione

Quando si ci connette al database condiviso è possibile che si verifichi un errore che interrompe o impedisce la sincronizzazione. Poiché la causa dell'errore è sconosciuta, è consigliabile passare alla modalità offline, in modo da interrompere la sincronizzazione, quindi riconnettersi al database condiviso per riavviare la sincronizzazione. La sincronizzazione verrà avviata immediatamente al momento della riconnessione al database offline e quindi verrà rieseguita in base alla frequenza specificata nelle impostazioni di sincronizzazione.

Passare alla modalità offline

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Fare clic sul pulsante Offline e quindi su Lavora offline.

 Nota    Il pulsante Offline è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso in un computer remoto.

Riconnettersi al database condiviso

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Nella sezione Offline fare clic su Connetti.

 Nota   Il pulsante Connetti è disponibile solo se si lavora offline e il database condiviso è disponibile.

  1. La sincronizzazione verrà avviata immediatamente al momento della riconnessione al database offline e quindi verrà rieseguita in base alla frequenza specificata nelle impostazioni di sincronizzazione.

Inizio pagina Inizio pagina

Risolvere i conflitti tra i database condiviso e locale

Quando ci si riconnette al database condiviso, la copia locale (offline) del database viene connessa al database condiviso per eseguire la sincronizzazione dei dati. In presenza di modifiche in conflitto ai dati, queste verranno individuate automaticamente da Business Contact Manager per Outlook.

Si verifica un conflitto quando vengono apportate modifiche diverse allo stesso campo di un record sia nel database condiviso che nel database offline.

È presente un conflitto, ad esempio, se il campo Posizione nel record Contatto commerciale di Ezio Alboni viene modificato in Responsabile account nel database condiviso e in Supervisore account nel database offline. È possibile scegliere come risolvere i conflitti tra il database condiviso e la copia locale del database nelle impostazioni per la risoluzione dei conflitti.

Non è presente alcun conflitto, tuttavia, se il campo Posizione nel record Contatto commerciale di Ezio Alboni viene modificato in Responsabile account nel database condiviso, ma viene modificato un campo diverso, ad esempio il numero di telefono di ufficio di Ezio Alboni, nel database offline. Queste modifiche verranno sincronizzate automaticamente.

Inizio pagina Inizio pagina

Scegliere le impostazioni di risoluzione dei conflitti

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Fare clic sul pulsante Offline e quindi su Impostazioni modalità offline.

 Nota    Il pulsante Offline è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

  1. Fare clic su Risoluzione dei conflitti e quindi su una delle opzioni seguenti:
  • Chiedi conferma     Fare clic su questa opzione per visualizzare una richiesta di conferma ogni volta che sono presenti modifiche in conflitto. In questo caso, per ogni conflitto rilevato sarà possibile scegliere se mantenere le modifiche apportate nel database condiviso oppure quelle nella copia locale offline del database.
  • Accetta sempre le ultime modifiche     Selezionare questa opzione per risolvere un conflitto conservando le modifiche più recenti.
  • Accetta sempre le modifiche apportate al database condiviso     Selezionare questa opzione per mantenere le modifiche apportate nel database principale. Le modifiche del database principale sovrascriveranno quelle apportate nella copia locale offline del database.
  • Accetta sempre le modifiche apportate al database locale     Selezionare questa opzione per mantenere le modifiche apportate nella copia locale offline del database. Le modifiche della copia locale sovrascriveranno quelle apportate nel database condiviso, o principale.

Inizio pagina Inizio pagina

Effetti dell'impostazione di risoluzione dei conflitti Chiedi conferma: verifica e risoluzione dei conflitti nei dati

Quando Business Contact Manager per Outlook si riconnette al database condiviso (database condiviso: Database a cui gli utenti possono connettersi poiché dispongono delle autorizzazioni di accesso.), eventuali modifiche apportate nel database offline devono essere sincronizzate con il database principale.

Tali modifiche includono sia quelle apportate nel database locale (database locale: database archiviato nel computer in uso. Può essere creato nel computer o essere la copia di un database condiviso in un altro computer.) che quelle apportate da altri utenti che utilizzano il database condiviso.

Se si seleziona l'opzione Chiedi conferma nelle impostazioni di risoluzione dei conflitti, verrà richiesto di verificare ogni modifica in conflitto nella finestra di dialogo Risoluzione dei conflitti visualizzata quando ci si connette al database condiviso.

 Nota    Se si seleziona qualsiasi altro metodo di risoluzione dei conflitti in Business Contact Manager per Outlook, gli eventuali conflitti verranno risolti automaticamente con il metodo scelto.

  1. Nella finestra di dialogo Risoluzione dei conflitti fare clic su una delle opzioni seguenti:
  • Locale     La modifica apportata al record nella copia locale sovrascrive le informazioni nel database condiviso.
  1. Selezionare la casella di controllo Effettua la stessa scelta per tutti i conflitti successivi se si decide di selezionare la stessa opzione per i conflitti rimanenti.

 Nota    Non selezionare la casella di controllo Effettua la stessa scelta per tutti i conflitti successivi se si desidera verificare ogni modifica in conflitto per decidere quale accettare per ogni record.

Inizio pagina Inizio pagina

Controllare lo stato online o offline del database

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Controllare lo stato del database nella sezione Offline.

Se si è connessi al database condiviso, verrà visualizzata l'indicazione Business Contact Manager è connesso al database remoto. Se è attiva la modalità offline, verrà indicato lo stato Business Contact Manager è connesso al database locale con informazioni sulla disponibilità del database remoto.

 Nota    Lo stato online del database non dipende necessariamente dallo stato online di Outlook. È possibile connettere Business Contact Manager per Outlook a un database condiviso anche se Outlook non è connesso a un server di posta elettronica.

Inizio pagina Inizio pagina

Eliminare un database offline

È possibile creare e utilizzare una sola copia locale del database connessa e sincronizzata con un database condiviso in un altro computer. Se non è possibile riconnettere il database offline al database condiviso per qualsiasi motivo, ad esempio se il database condiviso è danneggiato, è possibile eliminare la connessione e quindi creare un nuovo database o connettersi a un diverso database condiviso.

Prima di potere creare un nuovo database o attivare una connessione a un database condiviso diverso, incluso un eventuale database ripristinato, è necessario eliminare il database offline.

Per eliminare il database offline deve essere attiva la modalità offline. Per salvare i dati dal database offline, esportarli e quindi creare o selezionare un altro database. Importare infine i dati dal database offline.

La procedura seguente descrive come eliminare il database offline, salvare i dati esportandoli e quindi creare un database o connettersi a un database diverso.

    Eliminare il database offline

  1. Fare clic sulla scheda File .
  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.
  3. Fare clic sul pulsante Offline e quindi su Elimina database offline.

 Importante    Non è possibile annullare l'eliminazione del database offline.

  1. Fare clic su .

 Importante    Quando si elimina un database offline, tutte le modifiche apportate da quando è stata attivata la modalità offline andranno perdute a meno che non si esportino i dati durante questo processo di eliminazione.

  1. Nella finestra di dialogo Elimina database offline verificare che la casella di controllo Esporta e mantieni i dati locali prima di eliminare il database offline sia selezionata.

Se la casella di controllo è selezionata, i dati della copia locale del database, inclusi eventuali dati creati o salvati dopo l'ultima sincronizzazione dei database, verranno salvati in un file nel computer. Deselezionare questa casella di controllo solo se si è veramente sicuri che non si avrà più bisogno in futuro di tali dati.

 Importante    Non è possibile annullare l'eliminazione del database offline. L'esportazione dei dati consente di salvarne una copia nella posizione prescelta nel computer in uso.

  1. Fare clic su OK.

Si verifica una delle situazioni seguenti:

  • Se è stata selezionata la casella di controllo Esporta e mantieni i dati locali prima di eliminare il database offline verrà visualizzata la finestra di dialogo Esportazione dati commerciali. Per informazioni sulle procedure per l'esportazione dei dati, vedere la sezione seguente.
  • Verrà aperta la procedura guidata Crea o seleziona un database. Vedere Creare o selezionare un altro database più avanti in questa sezione.

    Esportare i dati

  1. Nella finestra di dialogo Esportazione dati commerciali scegliere le informazioni che si desidera esportare, digitare il percorso e il nome del file da esportare, quindi fare clic su Esporta.

Per ulteriori informazioni su come esportare i dati, vedere Esportare i record commerciali in Business Contact Manager.

 Nota    I dati vengono esportati in un file con estensione bcm e possono quindi essere importati in un altro database di Business Contact Manager per verificarli in Business Contact Manager per Outlook. Per informazioni su come importare dati, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

  1. Fare clic su .

Verrà aperta la procedura guidata Crea o seleziona un database. Vedere la procedura seguente per informazioni sull'esecuzione di questa procedura guidata.

    Creare o selezionare un altro database

  1. Nella procedura guidata Crea o seleziona un database fare clic su una delle opzioni seguenti:
  • Connetti a database locale
  • Connetti a database remoto
  • Crea nuovo database locale
  1. Completare la procedura guidata. Per informazioni sulla creazione o selezione di un database, vedere Creare o selezionare un nuovo database di Business Contact Manager.

    Importare i dati

Inizio pagina Inizio pagina

 
 
Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010