Inviare un messaggio di posta elettronica per conto di un'altra persona

Si applica a
Microsoft Office Outlook® 2003

Per questa funzionalità è necessario un account di Microsoft Exchange in modalità cache. Molti account di posta elettronica personali e domestici, inclusi quelli di Windows Live Hotmail o Google Gmail sono di tipo diverso, ad esempio POP3 (POP3: Protocollo comune utilizzato per recuperare i messaggi di posta elettronica da un server di posta elettronica Internet.) o IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Diversamente dai protocolli di posta elettronica Internet, ad esempio POP3, che consentono di utilizzare una sola cartella Posta in arrivo su un server, IMAP consente di creare più cartelle sul server, per salvare e organizzare i messaggi, a cui è possibile accedere da più computer.). Tali account non sono utilizzabili con questa funzionalità.

 Nota   Questo articolo è scritto esclusivamente per l'accesso delegati (delegato: Utente autorizzato ad aprire le cartelle di un altro utente, a creare elementi e a rispondere alle richieste a nome dell'altro utente. La persona che concede l'autorizzazione al delegato determina le cartelle a cui il delegato può accedere e le modifiche consentite.) a messaggi di posta elettronica e non tratta altri scenari di accesso delegati, inclusi Calendari e Attività.

Accesso delegati

È possibile utilizzare Outlook con account di posta elettronica di Exchange per autorizzare un'altra persona ad accedere alla propria cartella Posta in arrivo e ad altre cartelle di Outlook. La procedura di assegnazione dell'autorizzazione, che consente di aprire le cartelle di un altro utente, di leggere e creare elementi e di rispondere alle convocazioni di riunione, è denominata Accesso delegati.

L'utente che assegna l'autorizzazione può determinare il livello di accesso del delegato, autorizzandolo a leggere gli elementi contenuti nelle cartelle o a leggere, creare, modificare ed eliminare gli elementi. È inoltre possibile concedere a un delegato l'autorizzazione a inviare la posta e a rispondere ai messaggi in vece del delegante. Il delegato può inoltre organizzare riunioni per conto del delegante e rispondere a convocazioni e richieste di attività inviate al delegante.

 Nota   Per utilizzare la funzione accesso delegati, è necessario che la posta venga inviata alla cassetta postale (cassetta postale: Posizione nel server di Microsoft Exchange in cui vengono recapitati i messaggi di posta elettronica. L'amministratore del sistema imposta una cassetta postale per ogni utente. Se si imposta un file delle cartelle personali come destinazione per il recapito della posta elettronica, i messaggi verranno trasferiti in tale file dalla cassetta postale.) sul server e non nel file pst delle cartelle personali (file delle cartelle personali (pst): File di dati utilizzato per la memorizzazione di messaggi e altri elementi nel computer. È possibile impostare un file pst come percorso di recapito predefinito per i messaggi di posta elettronica. È possibile utilizzare un file pst per organizzare gli elementi e crearne copie di backup di sicurezza.) presente sul disco rigido.

Passaggio 1: Concedere le autorizzazioni di accesso delegati a un utente

MostraConcedere l'accesso delegati a un utente

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
  2. Scegliere la scheda Delegati.

MostraLa scheda Delegati non è disponibile

Se la scheda Delegati non è presente nel menu Opzioni è necessario installare il componente aggiuntivo per utilizzare la funzione di accesso delegati.

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
  2. Scegliere la scheda Altro.
  3. Scegliere il pulsante Opzioni avanzate, quindi Gestione componenti aggiuntivi.
  4. Selezionare la casella di controllo Accesso delegati, quindi scegliere OK.

Se la casella di controllo Accesso delegato non è disponibile, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Scegliere il pulsante Installa, quindi fare clic sul file Dlgsetp.ecf.
  2. Chiudere e riaprire la finestra di dialogo Opzioni.
  1. Scegliere Aggiungi.
  2. Digitare il nome da assegnare al delegato oppure selezionarlo nell'elenco Nome.
  3. Nella casella di gruppo Aggiungi utenti fare clic su Aggiungi, quindi scegliere OK.

 Nota   Per aggiungere più delegati contemporaneamente, tenere premuto CTRL facendo clic sui nomi presenti nella casella di riepilogo Nome. Le autorizzazioni selezionate sono valide per tutti i delegati.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Autorizzazioni delegato.

  1. Per consentire al delegato di inviare messaggi di posta elettronica in vece del delegante, è necessario impostare l'elenco Posta in arrivo su Autore o Supervisore.

Per impostazione predefinita, al delegato non è consentito vedere gli elementi personali. Per concedere l'accesso delegati agli elementi contrassegnati come personali, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

 Nota   L'accesso di tipo Autore o Supervisore consente al delegato anche di leggere i messaggi di posta elettronica. Per rimuovere questa autorizzazione, deselezionare la casella di controllo Lettura elementi. Tuttavia, per consentire al delegato di rispondere alle convocazioni di riunioni è necessario concedergli l'accesso in lettura.

MostraCondividere la cassetta postale di Exchange

  1. Scegliere Posta elettronica dal menu Vai.
  2. Nel riquadro Tutte le cartelle di posta fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cassetta postale di Exchange.

In genere è visualizzata come Cassetta postale - nome utente

  1. Fare clic su Condivisione.

Commando Condivisione nel menu di scelta rapida quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su Cassetta postale nell'elenco delle cartelle

Callout 1 Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cassetta postale di Exchange.
Callout 2 Scegliere Condivisione.

Se il nome del delegato non è visibile, probabilmente è stata selezionata la cartella Posta in arrivo, anziché Cassetta postale - nome utente.

  1. Nella scheda Autorizzazioni scegliere il pulsante Aggiungi.
  2. Digitare il nome del delegato oppure selezionarlo nell'elenco Nome. Fare clic su Aggiungi.
  3. Per aggiungere il nome all'elenco delle autorizzazioni, scegliere OK.
  4. Nella scheda Autorizzazioni accanto a Livello di autorizzazione, è necessario selezionare almeno il livello Autore (2).

È anche possibile selezionare Autore, Autore pubblicazione, Supervisore, Supervisore pubblicazione o Proprietario.

Passaggio 2: Agire da delegato

MostraAprire la cassetta postale di un altro utente

  1. Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.
  2. Fare clic su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti, quindi scegliere Avanti.
  3. Selezionare l'account di Exchange, quindi fare clic su Cambia.
  4. Scegliere il pulsante Altre impostazioni, quindi scegliere la scheda Avanzate.
  5. In Cassette postali fare clic su Aggiungi, quindi digitare la cassetta postale che si desidera aggiungere.

 Nota   Il nome della cassetta postale è in genere il nome completo della persona.

  1. Scegliere OK, quindi Avanti e Fine.

Panoramica dei passaggi da eseguire per aggiungere un'altra cassetta postale a un profilo di posta elettronica

Callout 1 Scegliere Account di posta elettronica dal menu Strumenti.
Callout 2 Il nome del delegato è riportato nel campo Aggiungi cassetta postale.

MostraInviare un messaggio di posta elettronica per conto di un'altra persona

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi Messaggio di posta elettronica.

 Nota   Anche se è possibile fare clic su Da e selezionare un nome dall'Elenco indirizzi globale, è consentito inviare un messaggio solo per conto di una persona che ha concesso questa autorizzazione.

  1. Nella casella Da digitare il nome della persona in vece della quale si sta inviando il messaggio. Se si lascia vuota la casella, il messaggio sarà inviato a proprio nome.

 Nota   Se la casella Da non è visibile sopra le caselle A e Cc, effettuare le seguenti operazioni: nella finestra del messaggio, sulla barra degli strumenti Posta elettronica, fare clic sulla freccia del pulsante Opzioni, quindi su Da. Se non si utilizza Microsoft Office Word 2003 come editor predefinito, nella finestra del messaggio, scegliere Campo Da dal menu Visualizza.

Parti di questo articolo sono state estratte da Formazione su Office Online.

 
 
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Outlook 2003