Introduzione all'utilizzo di IRM per i messaggi di posta elettronica

È possibile limitare le autorizzazioni per il contenuto dei messaggi di posta elettronica di Microsoft Outlook 2010 utilizzando Information Rights Management (IRM), esattamente come per altri file di di Microsoft Office.

In questo articolo


Informazioni su IRM

Information Rights Management (IRM) consente di specificare autorizzazioni di accesso per i messaggi di posta elettronica. Tramite IRM è possibile evitare che informazioni riservate vengano lette, stampate, inoltrate o copiate da utenti non autorizzati. Se si utilizza IRM per limitare le autorizzazioni per un messaggio, le restrizioni di accesso e utilizzo verranno applicate indipendentemente dalla natura del messaggio, perché le autorizzazioni di accesso a un messaggio di posta elettronica sono memorizzate nel file di messaggio stesso.

IRM consente di limitare la trasmissione delle informazioni personali o private e consente inoltre alle organizzazioni di applicare criteri aziendali che regolino il controllo e la distribuzione di informazioni riservate o proprietarie, sia all'interno dell'organizzazione sia con clienti e partner.

 Nota   IRM non è in grado di evitare che il contenuto venga cancellato, rubato, danneggiato o acquisito e trasmesso da malware o da virus. Non è in grado, inoltre, di evitare che contenuti con restrizioni vengano copiati a mano o con altri mezzi o fotografati.

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Configurazione del computer per l'utilizzo di IRM

Nei computer che eseguono Windows 7 o Windows Vista il client Windows Rights Management Services (RMS) è già installato. Nei computer che eseguono Windows XP l'utente o l'amministratore di RMS deve installare Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 2 (SP2) o versione successiva.

L'amministratore di RMS può configurare criteri IRM specifici della società che definiscono quali utenti possono accedere al contenuto e il livello di modifica consentito per i messaggi di posta elettronica.

Installazione del client Windows Rights Management Services (RMS)

  1. In Windows XP fare clic su Start e quindi scegliere Pannello di controllo.
  2. Fare clic su Installazione applicazioni.
  3. Fare clic su Aggiungi nuovi programmi.
  4. Nell'elenco dei programmi selezionare Client Windows Rights Management e quindi fare clic su Aggiungi.

 Nota   Nella visualizzazione classica, fare doppio clic su Installazione applicazioni, quindi nel riquadro di sinistra selezionare Aggiungi nuovi programmi. Nell'elenco dei programmi selezionare Client Windows Rights Management e quindi fare clic su Aggiungi.

In alternativa, quando si tenterà di aprire per la prima volta file con diritti gestiti tramite IRM, Microsoft Office chiederà di scaricare il client Windows Rights Management Services se nel computer in uso tale software non è disponibile. Per ulteriori informazioni sul client Windows Rights Management Services o per effettuare il download, visitare la pagina Windows Rights Management Services.

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Download delle autorizzazioni

La prima volta che si cerca di aprire un messaggio di posta elettronica con autorizzazioni con restrizioni, viene stabilita la connessione a un server licenze. Se le credenziali dell'utente vengono convalidate, il server emette una licenza d'uso, che definisce il livello di accesso dell'utente a un file. Questo processo è necessario per ogni file che utilizza autorizzazioni con restrizioni. In altre parole, il contenuto con autorizzazioni con restrizioni non può essere aperto se il server licenze non emette una licenza d'uso per tale contenuto.

Per effettuare il download delle autorizzazioni è necessario che Microsoft Office invii al server licenze le credenziali (comprendenti l'indirizzo di posta elettronica) e le informazioni sui diritti. Le informazioni contenute nel messaggio di posta elettronica non vengono inviate al server licenze. Per ulteriori informazioni, leggere l'informativa sulla privacy.

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Visualizzazione di messaggi su un computer privo di IRM

Se è necessario leggere o aprire contenuto con autorizzazioni con restrizioni, ma nel computer in uso non è disponibile Microsoft Office 2010, è possibile utilizzare un Web browser. Se si utilizza Outlook Web Access (OWA), è possibile visualizzare messaggi con autorizzazioni con restrizioni su qualsiasi browser.

In alternativa è possibile visualizzare i messaggi in Windows Internet Explorer se si scarica il componente aggiuntivo Rights Management per Internet Explorer. Tuttavia, in questo modo non sarà possibile rispondere, inoltrare, copiare o stampare i messaggi. Quando si utilizza il componente aggiuntivo Rights Management per visualizzare i messaggi, non possibile visualizzare eventuali allegati ai messaggi.

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Tipi di file coperti dai criteri di IRM se allegati ai messaggi

Se in Outlook si allega uno dei tipi di file seguenti a un messaggio di posta elettronica con contenuto protetto, anche i diritti di tali file verranno automaticamente gestiti tramite IRM.

 Nota   Se si allega un file di messaggio (con estensione msg) a un messaggio di posta elettronica con contenuto protetto, il contenuto del messaggio allegato non verrà protetto, perché IRM non viene applicato ai file con estensione msg.

File di Word

Tipo di file Estensione
Documento doc
Documento docx
Documento con attivazione macro docm
Modello dot
Modello dotx
Modello con attivazione macro dotm

File di Excel

Tipo di file Estensione
Cartella di lavoro xls
Cartella di lavoro xlsx
Cartella di lavoro con attivazione macro xlsm
Modello xlt
Modello xltx
Modello con attivazione macro xltm
Cartella di lavoro binaria non XML xlsb
Componente aggiuntivo con attivazione macro xla
Componente aggiuntivo con attivazione macro xlam

File di PowerPoint

Tipo di file Estensione
Presentazione ppt
Presentazione pptx
Presentazione con attivazione macro pptm
Modello pot
Modello potx
Modello con attivazione macro potm
Presentazione pps
Presentazione ppsx
Presentazione con attivazione macro ppsm
Tema di Office thmx

File di InfoPath

Tipo di file Estensione
Modulo dinamico/Modello .xsn

File XPS

Tipo di file Estensione
XPS (XML Paper Specification) .xps

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Si applica a:
Outlook 2010