Introduzione all'utilizzo di IRM per i messaggi di posta elettronica

In questo articolo viene illustrato come limitare le autorizzazioni per i messaggi di posta elettronica in Microsoft Office Outlook 2007 tramite Information Rights Management (IRM), uno strumento disponibile in Microsoft Office System 2007. Per informazioni sulla limitazione delle autorizzazioni per il contenuto di documenti, cartelle di lavoro e presentazioni, vedere Limitazione delle autorizzazioni per l'accesso alle informazioni riservate in file di Office.

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• Scopo di IRM e relative limitazioni
• Configurazione del computer per l'utilizzo di IRM
• Download delle autorizzazioni
• Visualizzazione di messaggi su un computer privo di IRM
• Tipi di file che è possibile proteggere tramite IRM quando vengono allegati ai messaggi

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Scopo di IRM e relative limitazioni

Information Rights Management (IRM) consente ai singoli utenti di specificare autorizzazioni di accesso per i messaggi di posta elettronica. Tramite IRM è possibile evitare che le informazioni riservate vengano stampate, inoltrate o copiate da utenti non autorizzati. Se si utilizza IRM per limitare le autorizzazioni per un messaggio, le restrizioni di accesso e utilizzo verranno applicate indipendentemente dalla natura delle informazioni, perché le autorizzazioni di accesso a un messaggio di posta elettronica sono memorizzate nel file di messaggio stesso.

IRM consente ai singoli utenti di impostare le proprie preferenze personali relative alla trasmissione delle informazioni personali o private e consente inoltre alle organizzazioni di applicare criteri aziendali che regolino il controllo e la distribuzione di informazioni riservate o proprietarie.

Tramite IRM è possibile:

• Impedire ai destinatari non autorizzati di contenuto con restrizioni di inoltrare, copiare, modificare, stampare, inviare via fax oppure tagliare e incollare tale contenuto per un uso non autorizzato
• Impedire che il contenuto con restrizioni venga copiato tramite la caratteristica STAMP di Microsoft Windows
• Limitare il contenuto indipendentemente dalla destinazione dei messaggi
• Impostare lo stesso livello di limitazione agli allegati di posta elettronica, poiché si tratta di file creati tramite altre applicazioni di Microsoft Office, ad esempio Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office PowerPoint 2007
• Impostare una scadenza per i file in modo che non sia più possibile visualizzare il contenuto dei documenti e dei messaggi di posta elettronica dopo un periodo di tempo specificato
• Applicare criteri aziendali che controllino l'utilizzo e la distribuzione di contenuto all'interno della società

Tramite IRM non è invece possibile:

• Impedire che il contenuto venga cancellato, rubato oppure acquisito e trasmesso da programmi dannosi quali trojan horse, keystroke logger e determinati tipi di spyware
• Impedire la perdita o il danneggiamento del contenuto a causa di virus informatici
• Impedire che il contenuto con restrizioni venga copiato a mano o ridigitato mentre è visualizzato sullo schermo del computer di un destinatario
• Impedire che un destinatario scatti una fotografia digitale del contenuto con restrizioni visualizzato su uno schermo
• Impedire che il contenuto con restrizioni venga copiato utilizzando programmi di terze parti per l'acquisizione dello schermo

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Configurazione del computer per l'utilizzo di IRM

Nei computer che eseguono Windows Vista il client Windows Rights Management Services (RMS) è già installato. Nei computer che eseguono Microsoft Windows XP l'utente o l'amministratore di RMS deve installare Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1).

L'amministratore di RMS può configurare criteri di IRM specifici per la società in cui vengono indicati gli utenti autorizzati ad accedere alle informazioni e il livello di modifica consentito per i messaggi di posta elettronica. Un amministratore della società può ad esempio definire un modello di diritti denominato "Riservato alla società", in cui è specificato che i messaggi di posta elettronica per cui viene utilizzato tale criterio possono essere aperti solo dagli utenti interni al dominio aziendale.

Installazione del client Windows Rights Management Services (RMS)

 Nota   Nei computer che eseguono Windows Vista il client Windows Rights Management Services (RMS) è già installato.

1. In Windows XP fare clic su Start e quindi scegliere Pannello di controllo.
2. Fare clic su Installazione applicazioni.
3. Fare clic su Aggiungi nuovi programmi.
4. Nell'elenco dei programmi selezionare Client Windows Rights Management e quindi fare clic su Aggiungi.

 Nota   Nella visualizzazione classica, fare doppio clic su Installazione applicazioni, quindi nel riquadro di sinistra selezionare Aggiungi nuovi programmi. Nell'elenco dei programmi selezionare Client Windows Rights Management e quindi fare clic su Aggiungi.

In alternativa, la prima volta che si tenta di aprire un file con contenuto protetto in Office versione 2007 viene richiesto di scaricare il client Windows Rights Management Services, se tale software non è già disponibile nel computer in uso. Per ulteriori informazioni sul client Windows Rights Management Services, visitare il sito Web Windows Rights Management Services (in lingua inglese).

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Download delle autorizzazioni

La prima volta che si tenta di aprire un messaggio di posta elettronica che utilizza autorizzazioni limitate è necessario connettersi a un server licenze per verificare le proprie credenziali e scaricare un contratto di licenza con l'utente finale, in cui viene specificato il livello di accesso dell'utente al file. Questo processo è necessario per ogni file che utilizza autorizzazioni limitate. In altri termini, non è possibile aprire contenuto con autorizzazioni limitate se non si dispone di un contratto di licenza con l'utente finale. Per il download delle autorizzazioni è necessario che Microsoft Office invii al server licenze le credenziali dell'utente, incluso l'indirizzo di posta elettronica, e informazioni sulle autorizzazioni di cui dispone. Al server licenze non vengono inviate le informazioni contenute nel messaggio di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, leggere l'informativa sulla privacy.

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Visualizzazione di messaggi su un computer privo di IRM

Se si desidera leggere o aprire un messaggio con autorizzazioni limitate ma nel computer in uso non è disponibile Office versione 2007, sarà possibile scaricare il componente aggiuntivo Rights Management per Internet Explorer, che consente di visualizzare i messaggi in Microsoft Windows Internet Explorer. Tramite questo componente aggiuntivo i destinatari possono visualizzare i messaggi, ma non possono rispondere, né inoltrare, copiare o stampare i messaggi.

 Nota   Se si utilizza il componente aggiuntivo Rights Management per visualizzare i messaggi, gli allegati inviati con il messaggio potrebbero non essere visualizzati.

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Tipi di file coperti dai criteri di IRM se allegati ai messaggi

Se in Office Outlook 2007 si allega uno dei tipi di file seguenti a un messaggio di posta elettronica con contenuto protetto, anche i diritti di tali file verranno automaticamente gestiti tramite IRM.

 Nota   Se si allega un file di messaggio (con estensione msg) a un messaggio di posta elettronica con contenuto protetto, il contenuto del messaggio allegato non verrà protetto, perché IRM non consente la protezione dei file con estensione msg.

File di Word

File di Excel

File di PowerPoint

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