Una lista di distribuzione è una raccolta di contatti (contatto: Persona, all'interno o all'esterno della propria organizzazione, per la quale è possibile salvare vari tipi di informazioni, quali indirizzo postale e di posta elettronica, numero di telefono e di fax e URL di pagina Web.) che facilita l'invio di messaggi a un gruppo di persone. Se ad esempio occorre inviare spesso dei messaggi al gruppo marketing, è possibile creare una lista di distribuzione con nome Gruppo marketing contenente i nomi di tutti i membri di quel gruppo. I messaggi indirizzati a questa lista di distribuzione vengono inviati a tutti i destinatari inclusi nella lista. Sulla riga A del messaggio i destinatari non vedranno comunque il nome della lista di distribuzione, bensì il proprio e quello di tutti gli altri destinatari. Le liste di distribuzione possono essere utilizzate per l'invio di messaggi, le richieste di attività, le convocazioni di riunioni e altre liste di distribuzione.
È possibile modificare facilmente una lista di distribuzione aggiungendovi ed eliminando dei nomi, inviarla ad altri utenti e stamparla.
Le liste di distribuzione sono identificate dall'icona 
e per impostazione predefinita vengono memorizzate nella cartella Contatti, dove possono essere facilmente ordinate e suddivise per categorie (categoria: Parola chiave o frase che consente di tenere traccia degli elementi in modo da poterli trovare, ordinare, filtrare o raggruppare facilmente.). Se si utilizza Microsoft Exchange Server, l'Elenco indirizzi globale (Elenco indirizzi globale: Rubrica contenente tutti gli indirizzi di posta elettronica degli utenti, dei gruppi e delle liste di distribuzione di un'organizzazione. Questa rubrica viene creata e gestita dall'amministratore. Può anche contenere gli indirizzi di posta elettronica delle cartelle pubbliche.) può contenere liste di distribuzione globali, a disposizione di chiunque acceda alla rete. Le liste di distribuzione (lista di distribuzione personale: Insieme di indirizzi di posta elettronica che viene creato e aggiunto alla Rubrica di Outlook come singolo alias di posta elettronica. Quando si invia un messaggio a una lista di distribuzione, il messaggio verrà inviato a ciascun indirizzo di posta elettronica contenuto nell'elenco.) personali create nella cartella Contatti saranno disponibili solo per l'utente, ma potranno essere copiate e inviate ad altri utenti.
È possibile inviare un messaggio o una convocazione di riunione solo ad alcuni membri di una lista di distribuzione. A tale scopo, fare clic sul segno più (+) accanto al nome della lista di distribuzione e quindi eliminare i nomi che si desidera escludere. Non è possibile espandere le liste di distribuzione indicate nel campo Posta elettronica di un contatto.
