Le cartelle pubbliche sono una caratteristica di Microsoft Exchange Server e consentono di raccogliere, organizzare e condividere in modo efficace informazioni con altre persone all'interno di un'organizzazione. Vengono in genere utilizzate da gruppi di progetto o di utenti per condividere informazioni relative a un'area di interesse comune. Quando si è connessi a un server di Exchange, le cartelle etichettate come "Cartelle pubbliche" vengono visualizzate nell'Elenco cartelle (Elenco cartelle: Visualizza le cartelle disponibili nella cassetta postale. Per visualizzare le sottocartelle, fare clic sul segno più (+) visualizzato accanto alla cartella. Se l'Elenco cartelle non è visualizzato, scegliere Elenco cartelle dal menu Vai.) di Microsoft Outlook nel riquadro di spostamento (riquadro di spostamento: Colonna che consente di accedere alle cartelle utilizzate per organizzare le informazioni dell'utente. Facendo clic su una cartella è possibile visualizzare gli elementi contenuti. Include inoltre la sezione Cartelle preferite e pulsanti che consentono di spostarsi tra Posta elettronica, Calendario, Attività e altre visualizzazioni.) dove è possibile gestirle. Le cartelle pubbliche possono contenere qualsiasi tipo di elemento di Outlook, ad esempio messaggi, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note, moduli, file e inserimenti. È inoltre possibile aggiungere un collegamento a qualsiasi cartella pubblica nella cartella Preferite sotto a Cartelle pubbliche.
Le operazioni che è possibile effettuare con le cartelle pubbliche sono le seguenti:
Inserimento delle informazioni in una BBS
- La BBS consente di partecipare a discussioni in linea. Ciascun argomento può essere memorizzato nella propria cartella con le relative autorizzazioni di accesso.
- La BBS può non prevedere la presenza di un moderatore, assumendo quindi una connotazione simile a quella dei newsgroup di Internet per i quali ogni utente dispone dell'autorizzazione a leggere e inserire informazioni.
- La BBS può prevedere la presenza di un moderatore, ovvero una persona designata che riceve gli elementi dagli utenti e decide quali inserire.
- È possibile utilizzare le informazioni inserite nei seguenti modi:
- Una volta avviata la conversazione, è possibile inviare una risposta nella cartella pubblica che tutto il gruppo può leggere.
- Se non si desidera che tutto il gruppo legga la risposta, rispondere direttamente alla persona che ha inviato l'informazione originaria o inoltrare le informazioni esclusivamente ai destinatari desiderati.
- Per utilizzare una cartella pubblica come BBS, è necessario che in tale cartella sia possibile memorizzare i messaggi di posta elettronica.
Condivisione degli elementi di Outlook in un calendario, in un elenco di contatti o di attività
- Condividere un calendario per tenere traccia di riunioni, eventi, festività, ferie e scadenze di progetti che interessano l'intero gruppo.
- Condividere un elenco dei contatti per rendere disponibili al gruppo nomi, posizioni, indirizzi e numeri di telefono.
- Condividere un elenco delle attività per tenere traccia dell'andamento del lavoro di ciascun membro del gruppo relativamente a un progetto.
Condivisione di file
- Aprire un file in una cartella pubblica per leggere o aggiornare il file o per scorrere rapidamente un insieme di file.
- Utilizzare Esplora risorse per copiare in una cartella pubblica un file da un altro programma senza dover aprire l'applicazione in cui è stato creato il file.
- Inserire un file in una cartella pubblica senza uscire dal programma utilizzato per creare il file. È possibile ad esempio inserire un rapporto trimestrale sulle vendite aggiornato in una cartella di lavoro di Microsoft Excel in modo che il gruppo possa visualizzare rapidamente le informazioni più recenti.
Per condividere i file letti o aggiornati da altri più di frequente, è necessario che sul proprio computer sia installato il programma in cui è stato salvato il file. Quando si copia un file da Esplora risorse o si inserisce un file da un altro programma di Microsoft Office aperto in una cartella pubblica, il file originale non viene spostato. Le modifiche al file copiato o inserito nella cartella pubblica non vengono riportate nel file originale.
Concessione dell'autorizzazione di accesso alle cartelle
- Le autorizzazioni per accedere alle cartelle pubbliche vengono in genere concesse da un amministratore del sistema o dalla persona che, all'interno della società, risulta proprietaria della cartella relativa a un progetto o argomento specifico.
- Nelle cartelle per cui si dispone dell'autorizzazione all'accesso, è in genere possibile leggere e aggiungere elementi ma non eliminare gli elementi aggiunti da altri.
- Se si dispone della necessaria autorizzazione, sarà possibile creare delle cartelle pubbliche e consentirne l'utilizzo ad altri utenti.
- Il proprietario di una cartella pubblica può applicare visualizzazioni personalizzate, moduli, campi personalizzati e regole, nonché specificare che appaia una determinata visualizzazione quando altri utenti aprono la cartella per la prima volta.
- Anche se non si dispone dell'autorizzazione a modificare gli elementi della cartella, è comunque possibile salvare una visualizzazione personale di una cartella pubblica che soddisfi esigenze specifiche. Una volta salvata, la visualizzazione personale di una cartella pubblica risulta sempre disponibile.
