Quando si utilizza un account di posta elettronica (account di posta elettronica: Nome del server, nome utente, password e indirizzo di posta elettronica utilizzati da Outlook per connettersi a un servizio di posta elettronica. Per creare un account di posta elettronica in Outlook, si utilizzano le informazioni fornite dall'amministratore o dal provider di servizi Internet (ISP).) di Microsoft Exchange Server, la modalità fuori rete consente di continuare a utilizzare una copia locale delle informazioni. L'utilizzo fuori rete può essere necessario in diversi casi, inclusi i seguenti:
- Il server di Exchange non è in linea per motivi di manutenzione.
- L'utente è in viaggio e non può connettersi al server di Exchange.
- La connessione al server è lenta, ad esempio nel caso di un accesso remoto con un modem a 56 Kbps, e le prestazioni risultano inaccettabili.
Ogni volta che si desidera lavorare fuori rete, la connessione al server di Exchange viene eseguita soltanto se richiesta esplicitamente o specificata nei gruppi di invio/ricezione.
Cartelle fuori rete
Le cartelle fuori rete sono repliche delle cartelle rilevate nella cassetta postale (cassetta postale: Posizione nel server di Microsoft Exchange in cui vengono recapitati i messaggi di posta elettronica. L'amministratore del sistema imposta una cassetta postale per ogni utente. Se si imposta un file delle cartelle personali come destinazione per il recapito della posta elettronica, i messaggi verranno trasferiti in tale file dalla cassetta postale.) del server di Exchange. Queste copie locali delle cartelle presenti nel server vengono mantenute nel computer in un file delle cartelle fuori rete (ost) (file delle cartelle offline: File nel disco rigido che contiene le cartelle offline. Il file delle cartelle offline ha estensione ost. È possibile crearlo automaticamente quando si installa Outlook oppure la prima volta che una cartella viene resa disponibile offline.) e sono disponibili anche quando non è disponibile una connessione di rete.
Le cartelle fuori rete consentono di utilizzare una cartella memorizzata nel server, modificarne i contenuti quando non si è connessi in rete e aggiornare la cartella e la relativa copia nel server per rendere i contenuti identici quando la connessione di rete è nuovamente disponibile. Questo processo è definito sincronizzazione delle cartelle.
È possibile aggiungere, eliminare e modificare i contenuti di una cartella fuori rete come se si trattasse di un cartella del server. È ad esempio possibile modificare e spostare gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) tra cartelle, inviare messaggi che vengono inseriti nella cartella Posta in uscita fuori rete e leggere i messaggi contenuti nelle cartelle pubbliche. Nel frattempo i nuovi messaggi vengono mantenuti nella cartella Posta in arrivo del server e altri utenti possono aggiungere, eliminare o modificare gli elementi presenti nelle cartelle pubbliche. Le modifiche apportate nel server vengono rilevate solo quando viene eseguita una nuova sincronizzazione.
Dopo aver creato un file con estensione ost, è necessario sincronizzarlo con il server affinché i contenuti di entrambi i file siano identici.
Nelle informazioni sincronizzate sono inclusi i seguenti elementi:
- Intestazioni Solo per gli elementi di posta elettronica, si tratta di un identificatore descrittivo che indica il nome del mittente, l'oggetto del messaggio, l'ora di ricezione e la dimensione del messaggio.
- Elementi interi Intestazione, testo del messaggio ed eventuali allegati, inclusi gli oggetti o le immagini incorporati.
Durante l'utilizzo fuori rete, le cartelle che devono essere sincronizzate vengono determinate nei gruppi di invio/ricezione (gruppo di invio/ricezione: Account e cartelle di posta elettronica che è possibile raggruppare e per cui è possibile impostare opzioni comuni, ad esempio se scaricare le intestazioni o i messaggi, i limiti di dimensione per i messaggi scaricati, il comportamento online e offline e l'intervallo di tempo per la connessione al server.). Tramite i gruppi di invio/ricezione è possibile scegliere le cartelle da sincronizzare e mantenere aggiornate, affinché sia possibile continuare a utilizzare tali elementi quando la connessione al server non è disponibile o si desidera lavorare fuori rete. È inoltre possibile specificare il download degli aggiornamenti della Rubrica (Rubrica: Insieme delle rubriche che è possibile utilizzare per la memorizzazione di nomi, indirizzi di posta elettronica, numeri di fax e liste di distribuzione. La Rubrica può includere un Elenco indirizzi globale, la Rubrica di Outlook e una Rubrica personale.).
Gruppi di invio/ricezione
Se si è scelto l'utilizzo fuori rete, per impostazione predefinita le cartelle Calendario, Contatti, Posta eliminata, Posta in arrivo, Posta in uscita, Posta inviata e Attività sono selezionate per la sincronizzazione. È possibile selezionare altre cartelle, incluse le cartelle pubbliche, o rimuovere qualsiasi cartella predefinita nel gruppo Opzioni cartella della finestra di dialogo Impostazioni di invio/ricezione.
Nota L'inclusione delle cartelle pubbliche può determinare un aumento significativo delle dimensioni del file con estensione ost e dei tempi di sincronizzazione.
Se si esegue la connessione a Microsoft Exchange Server 2003, è possibile specificare che vengano scaricate soltanto le intestazioni dei messaggi (intestazione del messaggio: Informazioni di riepilogo che è possibile scaricare nel proprio computer per determinare se scaricare, copiare o eliminare l'intero messaggio dal server. L'intestazione del messaggio include i seguenti campi: Oggetto, Da, Ricevuto, Priorità, Allegato e Dimensione.) oppure che vengano scaricate solo le intestazioni se alcuni elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.), inclusi eventuali allegati, superano una determinata dimensione. Si tratta di un'opzione utile se si desidera visualizzare tutti gli elementi delle cartelle specificate per il gruppo di invio/ricezione, scaricando tuttavia soltanto alcuni elementi interi.
In questo modo sarà possibile esaminare le intestazioni e decidere quali elementi scaricare per intero durante la sincronizzazione successiva, scegliendo tra sincronizzazioni inizializzate manualmente o avviate automaticamente in base a una pianificazione specificata.
Dopo aver apportato le modifiche desiderate, è possibile utilizzare un gruppo di invio/ricezione per connettersi al server e inviare i messaggi di posta elettronica composti durante l'utilizzo fuori rete. Se sono state selezionate intestazioni corrispondenti a elementi che si desidera scaricare per intero, tali elementi verranno scaricati durante le operazioni di invio e ricezione e le eventuali modifiche verranno sincronizzate con il server di Exchange.
Passaggio dall'utilizzo in rete all'utilizzo fuori rete
Posta remota
Posta remota consente di sincronizzare soltanto i messaggi della cartella Posta in arrivo con un file delle cartelle personali (pst) locale tramite una connessione remota. Questa caratteristica consente di escludere i messaggi che non si desidera scaricare, in quanto prevede la possibilità di scaricare innanzitutto le intestazioni dei messaggi (intestazione del messaggio: Informazioni di riepilogo che è possibile scaricare nel proprio computer per determinare se scaricare, copiare o eliminare l'intero messaggio dal server. L'intestazione del messaggio include i seguenti campi: Oggetto, Da, Ricevuto, Priorità, Allegato e Dimensione.) e quindi di decidere quali elementi scaricare per intero. In questo modo è passibile escludere i messaggi meno urgenti ed evitare eventuali problemi di velocità e costi di connessione quando si è fuori sede.
Se non si utilizza un account di posta elettronica di Microsoft Exchange Server e Outlook non è stato configurato per il recapito e la memorizzazione delle informazioni in un file delle cartelle personali (pst) nel computer, è consigliabile utilizzare le cartelle fuori rete e i gruppi di invio/ricezione (gruppo di invio/ricezione: Account e cartelle di posta elettronica che è possibile raggruppare e per cui è possibile impostare opzioni comuni, ad esempio se scaricare le intestazioni o i messaggi, i limiti di dimensione per i messaggi scaricati, il comportamento online e offline e l'intervallo di tempo per la connessione al server.).
Nota Outlook consente di scaricare ed elaborare le intestazioni della cartella Posta in arrivo per gli account di posta Internet, come gli account POP3 (POP3: Protocollo comune utilizzato per recuperare i messaggi di posta elettronica da un server di posta elettronica Internet.), tuttavia la caratteristica Posta remota è riservata esclusivamente agli account di Exchange.
Modalità cache e utilizzo fuori rete
Se si dispone di un account di posta elettronica per un server di Exchange, è consigliabile utilizzare la modalità cache. La modalità cache consente di eliminare la maggior parte dei motivi che impongono l'utilizzo fuori rete. Questa modalità consente di ovviare alla mancanza di connessione di rete, in quanto è possibile continuare a utilizzare gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) desiderati.
Per impostazione predefinita, tramite la modalità cache viene automaticamente creato e utilizzato un file delle cartelle fuori rete (ost) (file delle cartelle offline: File nel disco rigido che contiene le cartelle offline. Il file delle cartelle offline ha estensione ost. È possibile crearlo automaticamente quando si installa Outlook oppure la prima volta che una cartella viene resa disponibile offline.) e viene quindi scaricata e mantenuta aggiornata una copia sincronizzata degli elementi presenti in tutte le cartelle della cassetta postale (cassetta postale: Posizione nel server di Microsoft Exchange in cui vengono recapitati i messaggi di posta elettronica. L'amministratore del sistema imposta una cassetta postale per ogni utente. Se si imposta un file delle cartelle personali come destinazione per il recapito della posta elettronica, i messaggi verranno trasferiti in tale file dalla cassetta postale.). Le informazioni utilizzate nel computer vengono automaticamente sincronizzate con il server.
In questo modo, le variazioni e la disponibilità della rete non rappresentano alcun problema per il lavoro in ufficio, a casa o in viaggio. Infatti, se la connessione al server di Exchange viene interrotta è possibile continuare a utilizzare i dati necessari. Quando la connessione viene ripristinata, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente e le cartelle e gli elementi presenti nel server e nel computer risultano nuovamente identici. La gestione della connessione al server e l'aggiornamento dei dati vengono gestiti automaticamente in Outlook, senza che sia necessario passare all'utilizzo fuori rete e tentare ripetutamente di ristabilire la connessione al server.
La modalità cache consente inoltre di evitare l'impostazione di gruppi di invio/ricezione (gruppo di invio/ricezione: Account e cartelle di posta elettronica che è possibile raggruppare e per cui è possibile impostare opzioni comuni, ad esempio se scaricare le intestazioni o i messaggi, i limiti di dimensione per i messaggi scaricati, il comportamento online e offline e l'intervallo di tempo per la connessione al server.), la selezione delle cartelle che si desidera utilizzare fuori rete e la relativa sincronizzazione. Tutte queste operazioni vengono gestite automaticamente da Outlook.
L'unico caso in cui può ancora risultare utile scegliere lo stato fuori rete è quello in cui si desideri esercitare un controllo maggiore sugli elementi scaricati nella copia locale della cassetta postale di Exchange, ad esempio quando si utilizza un servizio o una periferica di connessione i cui costi dipendono dalla quantità di dati trasferiti. La modalità cache consente di mantenere tutti i dati e gli elementi aggiornati, mentre lo stato fuori rete permette di utilizzare i gruppi di invio/ricezione per definire in maggiore dettaglio il tipo e la quantità di informazioni che si desidera sincronizzare.
