Gestire le aree di lavoro di Business Contact Manager

È probabile che per la maggior parte del tempo si utilizzi una delle aree di lavoro disponibili, perché sono state progettate espressamente come superficie digitale su cui lavorare in Business Contact Manager per Outlook. Le aree di lavoro vengono visualizzate facendo clic sulle cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti.

In questo articolo vengono illustrate le aree di lavoro e viene spiegato come adattarle alle proprie necessità aziendali.

Per informazioni su come lavorare utilizzando le aree di lavoro, vedere Eseguire il proprio lavoro nelle schede di Business Contact Manager.

Contenuto dell'articolo


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Perché utilizzare le aree di lavoro

Le aree di lavoro Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti rappresentano i ruoli o le attività che sono necessari nella maggior parte delle aziende di piccole dimensioni. In ogni area di lavoro sono inclusi tipi di record correlati alla funzione dell'area di lavoro, tuttavia è possibile aggiungere qualsiasi tipo di record a qualsiasi area di lavoro.

Utilizzare l'area di lavoro Gestione contatti per visualizzare e gestire informazioni sugli account, i contatti commerciali e i clienti potenziali, ad esempio gli indirizzi e i numeri di telefono.

Area di lavoro Vendite di Business Contact Manager senza riquadro di spostamento e barra multifunzione

Area di lavoro Vendite

Utilizzare l'area di lavoro Vendite per visualizzare e gestire le informazioni relative alle vendite potenziali, ad esempio ai clienti potenziali. Per impostazione predefinita, in tale area di lavoro sono inclusi sia gadget che visualizzano le informazioni sulle attività di vendita sia schede per i record Opportunità e Cliente potenziale.

Utilizzare l'area di lavoro Marketing per visualizzare e gestire le informazioni relative alle attività e campagne di marketing svolte. Le attività possono includere elenchi di chiamate, spedizioni di messaggi di posta elettronica di massa e brochure o volantini stampati con spedizione via posta diretta. Per impostazione predefinita, in tale area di lavoro sono inclusi sia gadget che visualizzano le informazioni sulle campagne sia schede per l'analisi, gli elenchi di chiamate, l'invio di messaggi di posta elettronica di massa, la spedizione diretta di materiale stampato e altre attività di marketing, come ad esempio le fiere.

Utilizzare l'area di lavoro Gestione progetti per visualizzare e gestire le informazioni relative ai progetti commerciali e alle attività di progetto. Per impostazione predefinita, in tale area di lavoro sono inclusi sia gadget che visualizzano le date di scadenza sia schede per i progetti commerciali e le attività di progetto.

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Accedere alle aree di lavoro

Le aree di lavoro sono accessibili tramite il riquadro di spostamento di Outlook.

Cartella Business Contact Manager nel riquadro di spostamento sotto le cartelle Posta in arrivo

Fig. 1  Nella visualizzazione Elenco cartelle del riquadro di spostamento la cartella Business Contact Manager in genere è disponibile sotto le cartelle di posta di Outlook.

Cartella Business Contact Manager espansa nel riquadro di spostamento

Fig. 2  Espandere la cartella Business Contact Manager per visualizzare le cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti. Nella cartella Business Contact Manager sono inoltre incluse le cartelle Centro attività iniziali ed Elementi eliminati. Non è possibile modificare, aggiungere o spostare altre cartelle all'interno della cartella Business Contact Manager. Per ulteriori informazioni su tali cartelle, vedere Acquisire familiarità con le funzionalità e le opzioni di Business Contact Manager.

Pulsante di Business Contact Manager nella parte inferiore del riquadro di spostamento

Fig. 3  Fare clic sul pulsante Business Contact Manager o Soluzioni per visualizzare le cartelle Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti, nonché la cartella Record commerciali.

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Elementi di un'area di lavoro di Business Contact Manager

Le aree di lavoro Gestione contatti, Vendite, Marketing e Gestione progetti includono una barra multifunzione, un'area dei gadget e alcune schede.

Benché in ogni area di lavoro vengano visualizzati tipi di record e informazioni diversi, il funzionamento è analogo.

I comandi disponibili in ogni barra multifunzione variano in base alla scheda selezionata nell'area di lavoro.

I gadget in genere visualizzano grafici o elenchi utili per analizzare ed esaminare lo stato dei propri affari. L'area dei gadget può essere nascosta se si desidera lasciare più spazio per le schede.

In ogni scheda vengono visualizzati un elenco di record e un riquadro di lettura/anteprima. In tale riquadro è possibile aprire un record o visualizzare un'anteprima del relativo contenuto.

Nell'immagine seguente viene illustrata un'area di lavoro Vendite personalizzata. Tale area è stata personalizzata mediante l'aggiunta di una scheda Negozi. Per informazioni sulla personalizzazione, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Area di lavoro Vendite di Business Contact Manager con tre callout. Il primo è nell'area dei gadget. Il secondo è nell'area delle schede. Il terzo è nel riquadro di lettura.

Callout 1 Nell'area dei gadget è possibile visualizzare le informazioni e le metriche aziendali chiave sotto forma di grafici ed elenchi. Fare clic su Nascondi gadget per lasciare più spazio per la visualizzazione delle schede. Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare i gadget in Business Contact Manager.
Callout 2 Il lavoro viene svolto all'interno delle schede, le quali sono costituite da un elenco, ad esempio di record Cliente potenziale nel caso di quest'immagine, e da un riquadro di lettura/anteprima (mostrato in 3). Per nascondere tale riquadro, fare clic su Riquadro di lettura nella scheda Visualizza sulla barra multifunzione.

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Utilizzare e modificare le aree di lavoro di Business Contact Manager

È possibile modificare le aree di lavoro in modo che vengano visualizzate le informazioni più utili per il lavoro da svolgere. Se ad esempio si decide di visualizzare i gadget nell'area di lavoro, si avranno a disposizione sullo schermo i dati di cui si desidera effettuare il monitoraggio. Adattare le schede in maniera da visualizzare le informazioni che è necessario esaminare e analizzare.

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Aggiungere o rimuovere un gadget

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Gadget.
  2. Nel gruppo Aggiungi gadget fare clic su uno dei pulsanti, a seconda del tipo di gadget che si desidera aggiungere:

Scheda Gadget della barra multifunzione con i pulsanti per i gadget Vendite, Marketing, Gestione progetti e Generale, nonché il pulsante Aggiorna tutto

  1. Nell'elenco fare clic sul gadget da visualizzare.

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Rimuovere un gadget

  • Per eliminare il gadget, fare clic sul pulsante Rimuovi Chiusura del gadget.

 Suggerimento   Per chiudere l'area dei gadget, fare clic su Nascondi gadget.

Per ulteriori informazioni sui gadget, vedere Utilizzare i gadget in Business Contact Manager.

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Area delle schede

Utilizzare le schede per gestire, analizzare, modificare o esaminare i record, che si tratti di account, contatti commerciali, attività di progetto o record di qualsiasi altro tipo.

Nell'immagine seguente vengono illustrate le schede Opportunità, Clienti potenziali e Fornitori, con quest'ultima scheda selezionata. Un fornitore è un tipo di record Account.

Riquadro di lettura

Le schede sono costituite da un elenco di record di un determinato tipo, ad esempio fornitori, e da un riquadro di lettura/anteprima nel quale vengono visualizzate le informazioni incluse nelle diverse sezioni del record selezionato.

In ogni scheda vengono visualizzati record di un solo tipo, ad esempio account o clienti potenziali, e un riquadro di lettura/anteprima.

 Nota   I tipi di record personalizzati, ad esempio Fornitore o Cliente potenziale, sono basati sul tipo di record Account o Contatto commerciale, pertanto nelle schede possono essere visualizzati tutti i record di un solo tipo. Per ulteriori informazioni sulla personalizzazione, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Se lo si desidera, non è necessario limitarsi a utilizzare la serie di schede fornite con Business Contact Manager per Outlook. È infatti possibile creare nuove schede e inserirvi il tipo di record desiderato. Non è tuttavia possibile creare una scheda per visualizzare tutti gli elementi della cronologia comunicazioni, a differenza di quanto è possibile fare con altri tipi di record quali account o elenchi di chiamate. L'elenco di tutti gli elementi della cronologia comunicazioni è disponibile nella cartella Cronologia comunicazioni, contenuta nella cartella Record commerciali. Per ulteriori informazioni su come accedere all'elenco di tutti gli elementi nella cronologia comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

 Nota   È possibile eliminare le schede, ma eliminando una scheda non si eliminano i record in essa contenuti.

Quando si fa clic su un record, nel riquadro di lettura/anteprima vengono visualizzate le sezioni del record selezionato. È possibile scegliere quali sezioni visualizzare.

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Visualizzare le informazioni desiderate in una scheda

Per visualizzare in una scheda le informazioni desiderate, è possibile modificare le schede nei modi seguenti:

  • Aggiungere, rinominare, modificare, spostare e rimuovere schede.
  • Visualizzare schede indirizzi o biglietti da visita oppure ripristinare la visualizzazione elenco.
  • Selezionare le informazioni da visualizzare nel riquadro di lettura/anteprima scegliendo le sezioni desiderate all'interno dei moduli.
  • Nascondere il riquadro di lettura/anteprima.

Aggiungere una scheda (e filtrare l'elenco) Schede con l'icona per la creazione di una nuova scheda

Nell'area di lavoro possono essere visualizzate fino a 20 schede.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Nell'area di lavoro fare clic sul pulsante Crea nuova scheda Crea nuova scheda.
  2. Nella finestra di dialogo Crea nuova scheda eseguire le operazioni seguenti:
    1. Nella casella Nome scheda digitare un nome per la nuova scheda.
    2. Nell'elenco Tipo di elemento fare clic sul tipo di record che si desidera visualizzare nella scheda.

 Nota   In ogni scheda è possibile elencare record di un solo tipo. Ad esempio, nella stessa scheda è possibile elencare tutti i contatti commerciali e i clienti potenziali perché sono record dello stesso tipo, mentre gli account e i contatti commerciali non possono essere elencati insieme.

  1. Fare clic su Filtro se si desidera specificare un criterio per i record da visualizzare.

 Nota   L'unico modo per verificare se all'elenco di una scheda è stato applicato un filtro è quello di fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e quindi di scegliere Modifica. Accanto al pulsante Filtro verrà visualizzata la dicitura Filtro applicato.

Per informazioni su come applicare un filtro, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

Rinominare, modificare, spostare o rimuovere una scheda

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Rinominare una scheda    
      1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e quindi scegliere Rinomina.

Verrà selezionata l'etichetta della scheda.

  1. Digitare un nome diverso.
  • Modificare una scheda    
    1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e quindi scegliere Modifica.
    2. Nella finestra di dialogo Modifica scheda digitare un nome diverso per la scheda, se lo si desidera.
    3. Nell'elenco Tipo di elemento fare clic sul tipo di record che si desidera elencare nella scheda.
    4. Fare clic su Filtro se si desidera specificare un criterio per il tipo di elementi da elencare.
  • Spostare una scheda    
  • Trascinare la scheda nella posizione desiderata.

 Nota   È possibile modificare l'ordine delle schede solo trascinandole in un'altra posizione all'interno della stessa area di lavoro. Le schede non possono essere trascinate in altre aree di lavoro.

  • Eliminare una scheda    
  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e quindi scegliere Elimina.

 Nota   L'eliminazione di una scheda non comporta l'eliminazione dei record in essa visualizzati.

Ordinare le informazioni in una scheda

L'elenco dei record in una scheda può essere ordinato in diversi modi, ovvero per categoria, in base alle informazioni contenute in una colonna oppure in base al nome della persona a cui è assegnato il record. Le opzioni di ordinamento variano a seconda del tipo dei record visualizzati nella scheda.

Nella procedura seguente viene illustrato come ordinare un elenco in base alle informazioni contenute in una colonna. Per visualizzare tutte le opzioni di ordinamento disponibili, fare clic sulla scheda Visualizza sulla barra multifunzione di una qualsiasi area di lavoro.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Fare clic sulla scheda contenente l'elenco di record che si desidera ordinare.

 Nota   I record devono essere visualizzati come elenco per poter essere ordinati. Non è possibile ordinare record in visualizzazione schede indirizzi o biglietti da visita.

  1. Fare clic su un'intestazione di colonna per ordinare l'elenco in base alle informazioni contenute nella colonna.

 Suggerimento   Per ripristinare la visualizzazione originale dell'elenco, sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza e quindi sul pulsante Reimposta visualizzazione.

Aggiungere o rimuovere colonne da una scheda

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Fare clic sulla scheda in cui si desidera aggiungere o rimuovere colonne.
  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Aggiungere una colonna    
  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.
  2. Nel gruppo Disposizione fare clic su Scegli colonna.
  3. Per aggiungere campi dei moduli di Business Contact Manager, nell'elenco Seleziona colonne disponibili da fare clic su Campi definiti dall'utente nella cartella.

 Nota   Nell'elenco sono inoltre inclusi gli eventuali campi personalizzati creati manualmente.

Se lo si desidera, è possibile selezionare colonne da qualsiasi altro elemento nell'elenco Seleziona colonne disponibili da.

  1. Nell'elenco Colonne disponibili fare clic sulla colonna desiderata e quindi su Aggiungi.
  2. Se lo si desidera, nell'elenco Mostra le colonne nel seguente ordine fare clic sulla colonna e quindi su Sposta su o Sposta giù.
  3. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
  • Rimuovere una colonna    
  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna e quindi scegliere Rimuovi colonna.

 Suggerimento   Per ripristinare la visualizzazione originale dell'elenco, sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza e quindi sul pulsante Reimposta visualizzazione.

Visualizzare le schede indirizzi o i biglietti da visita in una scheda

Anziché visualizzare i record di tipo Account e Contatto commerciale sotto forma di elenco, è possibile visualizzare le informazioni come schede indirizzi.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Vendite o Gestione contatti.
  2. Fare clic sulla scheda per cui si desidera passare dalla visualizzazione elenco a un altro tipo di visualizzazione.

 Nota   È possibile passare dall'elenco a un altro tipo di visualizzazione solo per i record di tipo Account e Contatto commerciale. Un cliente potenziale è un tipo di contatto commerciale.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.
  2. Nel gruppo Visualizzazione corrente eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Fare clic su Scheda indirizzo.
    • Fare clic su Biglietto da visita, disponibile solo per i record Contatto commerciale o Cliente potenziale.

 Nota   Per ripristinare la visualizzazione elenco, sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza e quindi nel gruppo Visualizzazione corrente fare clic su Elenco.

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Modificare il riquadro di lettura/anteprima

Il riquadro di lettura/anteprima è una parte personalizzabile dell'area di lavoro che può essere utilizzata per migliorare la propria efficienza, perché consente di visualizzare solo le informazioni desiderate senza aprire un record. In tale riquadro le informazioni commerciali riepilogative di cui si ha necessità vengono infatti presentate direttamente e nell'ordine desiderato. Indipendentemente dal ruolo svolto all'interno dell'azienda, è possibile personalizzare il riquadro di lettura/anteprima in base alla propria mansione e alle attività da eseguire con maggiore frequenza.

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Quando si seleziona una casella di controllo o si seleziona una voce in un elenco, nel riquadro di lettura/anteprima viene aggiornato il record sottostante. Se ad esempio nel riquadro di lettura/anteprima viene visualizzato il metodo di comunicazione preferito per un contatto commerciale e si selezionano le caselle di controllo Non telefonare e Non inviare fax, tali caselle verranno selezionate e salvate nel record relativo a tale contatto commerciale.

Quando si aggiunge una nuova sezione al riquadro di lettura/anteprima, la sezione viene aggiunta in fondo al riquadro e può essere spostata successivamente più su nell'elenco.

È inoltre possibile scegliere di eliminare una o tutte le sezioni del riquadro di lettura/anteprima.

Il modo più efficiente per utilizzare il riquadro di lettura/anteprima dipende dal ruolo che si ricopre nell'azienda e dalle modalità con cui si svolge il proprio lavoro. Di seguito sono riportati due esempi:

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Scegliere le sezioni da visualizzare nel riquadro di lettura/anteprima

Il riquadro di lettura/anteprima consente di visualizzare le informazioni di qualsiasi record selezionato.

Riquadro di lettura

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Fare clic su una scheda e quindi su Seleziona sezioni Seleziona sezioni.
  2. Nella finestra di dialogo Seleziona sezioni selezionare le caselle di controllo relative alle informazioni che si desidera vengano visualizzate per ogni sezione.
  3. Deselezionare le caselle di controllo relative alle informazioni che non si desidera visualizzare.

 Nota   Nell'elenco sono inoltre inclusi le eventuali sezioni e i campi personalizzati aggiunti manualmente.

  1. Fare clic su OK per salvare le selezioni effettuate e chiudere la finestra di dialogo.

 Suggerimento   Fare clic su Reimposta per ripristinare le sezioni originali nel riquadro di lettura/anteprima. È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del record nel riquadro di lettura/anteprima e quindi scegliere Ripristina impostazioni predefinite.

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Riordinare, comprimere o rimuovere le sezioni nel riquadro di lettura/anteprima

È possibile controllare in modo completo l'ordine delle sezioni all'interno del riquadro di lettura/anteprima.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Fare clic su una scheda.
  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:
    • Per riordinare le sezioni, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione desiderata nel riquadro di lettura/anteprima e quindi scegliere Sposta su o Sposta giù. Ripetere l'operazione finché tutte le sezioni non saranno nell'ordine desiderato.
    • Per comprimere una sezione in modo che ne venga visualizzato solo il nome, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione desiderata nel riquadro di lettura/anteprima e quindi scegliere Comprimi.
    • Per visualizzare le informazioni dell'intera sezione, fare clic con il pulsante destro del mouse su una sezione compressa e quindi scegliere Espandi.
    • Per rimuovere o chiudere una sezione, fare clic sul pulsante Chiudi.

 Suggerimento   È inoltre possibile rimuovere sezioni deselezionando le caselle di controllo corrispondenti nella finestra di dialogo Seleziona sezioni. Per ulteriori informazioni su come scegliere le sezioni, vedere Scegliere le sezioni da visualizzare nel riquadro di lettura/anteprima più indietro in questo argomento.

 Suggerimento   Fare clic su Reimposta per ripristinare le sezioni originali nel riquadro di lettura/anteprima. È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del record nel riquadro di lettura/anteprima e quindi scegliere Ripristina impostazioni predefinite.

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Nascondere il riquadro di lettura/anteprima

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, faer clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:
    1. Gestione contatti.
    2. Vendite.
    3. Marketing.
    4. Gestione progetti.
  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.
  2. Nel gruppo Layout fare clic su Riquadro di lettura.

 Nota   Fare clic su Riquadro di lettura per visualizzare di nuovo il riquadro.

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Si applica a:
Outlook 2013, Outlook 2010