Gestire i messaggi di posta elettronica mediante le regole

Una regola è un'azione che Microsoft Outlook esegue automaticamente sui messaggi in arrivo o in uscita, sulla base di condizioni specificate dall'utente. È possibile creare una regola da un modello, un messaggio o impostare condizioni personalizzate.

Informazioni per l'utilizzo con Outlook Web App Per informazioni sulla creazione e la gestione di regole che funzionano anche nell'applicazione desktop Outlook, vedere Regole della Posta in arrivo.

Contenuto dell'articolo


Semplificare la gestione dei messaggi di posta elettronica tramite le regole

Una regola è un'azione che Microsoft Outlook applica automaticamente ai messaggi ricevuti o inviati che soddisfano le condizioni specificate nella regola. È possibile scegliere diverse condizioni e azioni utilizzando Creazione guidata Regole.

Le regole possono essere suddivise in due categorie: organizzazione e notifica. Le regole non vengono applicate ai messaggi già letti, ma solo a quelli ancora da leggere.

Modelli di regola in Creazione guidata Regole

In Creazione guidata Regole sono disponibili modelli per le regole di uso più frequente, tra cui:

  • Organizza     Queste regole semplificano l'archiviazione e il completamento dei messaggi. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale i messaggi inviati da un particolare mittente, come Davide Milano, che contengono la parola "vendite" nella riga Oggetto, vengono contrassegnati per il completamento, categorizzati come Vendite e spostati in una cartella denominata Vendite di Davide.
  • Avvisa     Queste regole consentono di essere avvisati alla ricezione di un determinato messaggio. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale viene inviato automaticamente un avviso al proprio telefono cellulare quando si riceve un messaggio da un familiare.
  • Crea nuova regola     Si tratta di regole create dall'utente senza l'ausilio di un modello di regola e che possono essere personalizzate interamente.

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Creare una regola

In Outlook sono inclusi alcuni modelli di regola per gli scenari più comuni. È possibile usare questi modelli di regola o creare regole personalizzate.

Usare i modelli di regola di Outlook

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.
  3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.
  4. In Passaggio 1: selezionare un modello selezionare il modello desiderato nel gruppo di modelli Organizza o Avvisa.
  5. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato. Ad esempio, se si fa clic su utenti o gruppo pubblico verrà aperta la Rubrica.
  6. Scegliere Avanti.
  7. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.
  8. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi condizione aggiunta e quindi specificare il valore.
  9. Scegliere Avanti.
  10. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.
  11. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi azione aggiunta e quindi specificare il valore.
  12. Scegliere Avanti.
  13. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni, selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.
  14. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi eccezione aggiunta e quindi specificare il valore.
  15. Scegliere Avanti.
  16. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome.
  17. In Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo per le opzioni desiderate.
    • Per eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "Posta in arrivo".
    • La nuova regola è attivata per impostazione predefinita. Per disattivarla, deselezionare la casella di controllo Attiva regola.
    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica configurati in Outlook, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.
  18. Scegliere Fine.

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Progettare una regola personalizzata

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.
  3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.
  4. In Crea nuova regola fare clic su Controlla messaggi in arrivo o su Controlla i messaggi dopo l'invio.
  5. Scegliere Avanti.
  6. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.
  7. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi condizione aggiunta e quindi specificare il valore.
  8. Scegliere Avanti.
  9. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.
  10. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi azione aggiunta e quindi specificare il valore.
  11. Scegliere Avanti.
  12. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni, selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.
  13. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi eccezione aggiunta e quindi specificare il valore.
  14. Scegliere Avanti.
  15. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome.
  16. In Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo per le opzioni desiderate.
    • Per eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "Posta in arrivo".
    • La nuova regola è attivata per impostazione predefinita. Per disattivarla, deselezionare la casella di controllo Attiva regola.
    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica configurati in Outlook, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.
  17. Scegliere Fine.

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Creare una regola basata sui mittenti o sui destinatari di un messaggio

È possibile creare rapidamente una regola per qualsiasi messaggio. Il vantaggio di questo metodo consiste nel fatto che vengono suggerite regole in base al mittente o ai destinatari del messaggio. Ad esempio, quando si inizia con un nuovo messaggio, viene suggerita una regola per lo spostamento di tutti i messaggi dello stesso mittente in una cartella di propria scelta.

  1. Fare clic sul messaggio per cui si desidera creare una regola, quindi fare clic su Regole nel gruppo Sposta della scheda Home.

Verranno visualizzate regole suggerite in base al mittente e ai destinatari del messaggio

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:
  • Fare clic su una delle regole suggerite, fare clic su una cartella di destinazione e quindi fare clic su OK.
  • Per ulteriori opzioni per le regole in base al mittente, ai destinatari o all'oggetto del messaggio, fare clic su Crea regola.

Se al passaggio 2 è stata selezionata l'opzione Crea regola, verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea regola. Procedere con i passaggi seguenti.

  1. In Alla ricezione di messaggi che soddisfano tutte le condizioni selezionate selezionare le caselle di controllo corrispondenti alle condizioni desiderate.
  2. In Esegui la seguente azione selezionare le caselle di controllo corrispondenti all'azione che la regola dovrà eseguire quando sono soddisfatte le condizioni specificate.
  3. Selezionare la casella di controllo Sposta elemento nella cartella.
  4. Fare clic su una cartella esistente oppure su fare clic su Nuova per creare una cartella in cui memorizzare i messaggi.

Per aggiungere altre condizioni, azioni o eccezioni alla regola, fare clic su Opzioni avanzate e seguire le istruzioni nella Creazione guidata Regole, ovvero la procedura guidata che viene avviata quando si fa clic su Gestisci regole e avvisi nella visualizzazione Backstage (facendo clic sulla scheda File). Per ulteriori informazioni, vedere Progettazione di una regola personalizzata.

  1. Fare clic su OK.

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Importare o esportare regole

Per informazioni su come importare o esportare un set di regole affinché possa essere usato da altri utenti, vedere Importare o esportare un set di regole.

Eseguire le regole manualmente

Per eseguire manualmente una o più regole, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.
  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.
  3. Fare clic su Applica regole.
  4. Nella finestra di dialogo Applica regole, in Selezionare le regole da applicare selezionare le caselle di controllo corrispondenti alle regole che si desidera eseguire.
  5. Per selezionare una cartella diversa, fare clic su Sfoglia nella casella Applica nella cartella, fare clic sulla cartella e fare clic su OK.

Selezionare la casella di controllo Includi sottocartelle per includere tutte le sottocartelle della cartella specificata al passaggio 5.

  1. L'impostazione predefinita nell'elenco Applica a corrisponde a tutti i messaggi, ma è possibile impostare i messaggi già letti o in messaggi da leggere.
  2. Fare clic su Applica.

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Regole basate sul server e regole solo client

In Outlook  esistono due tipi di regole: basate su server e solo client.

  • Regole basate su server     Se si utilizza un account di Microsoft Exchange Server, alcune regole sono basate sul server. Queste regole vengono eseguite sulla cassetta postale nel server di posta di Exchange, anche quando Outlook non è in esecuzione nel computer. Le regole basate sul server vengono applicate ai messaggi quando questi vengono recapitati per la prima volta in Posta in arrivo e devono poter essere eseguite fino al completamento sul server. Ad esempio, una regola che specifica che un messaggio deve essere stampato non può essere eseguita fino al completamento della regola sul server. Se una regola non può essere applicata sul server, verrà applicata all'avvio di Outlook, diventando così una regola solo per il client.
  • Regole solo client     Le regole solo client sono regole che vengono eseguite solo sul computer dell'utente. Si tratta di regole che non possono essere eseguite fino a che non sono state completate sul server, ad esempio specificando di stampare alcuni messaggi. Le regole solo client possono essere eseguite solo quando Outlook è in esecuzione.

Se l'elenco di regole include sia regole basate sul server sia regole solo client, vengono applicate innanzitutto le regole basate sul server e quindi le regole solo client.

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Applicazione di regole ad altri elementi di Outlook

Conferme di recapito, risposte di voto e risposte automatiche

Quando si applicano regole, le conferme di recapito, le conferme di lettura, le risposte di voto e le risposte automatiche (notifiche Fuori sede) vengono elaborate come se si trattasse di messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) il cui oggetto contiene la parola "riunione", verranno spostate anche le conferme di recapito, le risposte di voto e le risposte automatiche che soddisfano questa condizione.

 Nota    L'utilizzo di una regola per spostare le risposte di voto dalla cartella Posta in arrivo a un'altra cartella incide sulla verifica dei voti. Quando si apre un messaggio inviato che includeva un pulsante di voto, le informazioni di verifica non vengono incluse automaticamente per le risposte spostate da una regola.

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Convocazioni di riunioni, richieste di attività e documenti

Quando si applicano regole, le convocazioni di riunioni, le richieste di attività e i documenti vengono considerati come messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi (elemento: Elemento fondamentale per la memorizzazione di informazioni in Outlook, paragonabile a un file in altri programmi. Gli elementi possono essere rappresentati da messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti.) la cui casella Oggetto contiene la parola "riunione", verranno spostate anche le convocazioni di riunione o le richieste di attività che soddisfano questa condizione. Quando si creano regole per questi tipi di elementi, tuttavia, è necessario tenere presenti le limitazioni seguenti:

  • Gli elementi spostati in una cartella non di posta potrebbero non funzionare come previsto. Se ad esempio si sposta un messaggio nella cartella Calendario, non verrà creato un nuovo appuntamento.
  • Se una risposta a una convocazione di riunione o a una richiesta di attività viene spostata nella cartella Posta eliminata tramite una regola, la risposta non verrà registrata nell'elemento originale.
  • Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà aggiunta al Calendario.
  • Le regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e alle convocazioni di riunione.

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Gruppi di contatti

Il funzionamento di una regola per un gruppo di contatti può variare in base a come è stata creata la regola:

  • Spostare i messaggi inviati in una cartella gruppo di contatti      Questa regola è disponibile solo se si utilizza un account di Exchange Server. Verranno spostati nella cartella specificata solo i messaggi inviati al gruppo di contatti. I messaggi inviati da utenti che fanno parte del gruppo di contatti, invece, non verranno spostati nella cartella.

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Inoltro di messaggi all'esterno dell'organizzazione

Per impostazione predefinita, se si utilizza un account di Microsoft Exchange Server 2010 non è possibile usare le regole per inoltrare messaggi a indirizzi di posta elettronica esterni all'organizzazione, allo scopo di evitare la divulgazione di informazioni riservate e private al di fuori dell'organizzazione. Questa impostazione può essere modificata solo da un amministratore di Exchange.

Per altre informazioni, vedere Determinazione della versione di Microsoft Exchange Server.

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Si applica a:
Outlook 2010